Referentieverhaal Pietsch Ondernemingsgroep
Centrale SAP documentarchivering in het digitale archief voor alle locaties
Pietsch, by people for people! Pietsch is open, welcoming and reliable. That provides the foundation for intensive, personal relationships with customers, suppliers and clients.” This slogan is no empty promise – it is lived. The software and consulting partner d.velop also got to enjoy this positive experience during their joint DMS/archive project. The long-term success of this medium-size wholesaler of sanitary, heating, air conditioning and technology is built on seasoned experience, expert professionalism and innovative, high-quality products. These values have been at the core of the company for three generations. The family-owned company was founded in 1947 and now has 70 locations, so there is no doubt about its excellent level of experience in corporate management.
Digitale bestanden
Product
1000
Werknemers
Groothandel
Industrie
Het doel van het project
Parallel aan de introductie van SAP bedrijfsapplicaties in 2001 wilde het bedrijf zowel het papieren archief als het oude elektronische archief vervangen door een nieuw, modern DMS/archiefsysteem om SAP documentarchivering (alle CI-informatie) naadloos te integreren. Een andere belangrijke doelstelling was om medewerkers van vestigingen verspreid over drie deelstaten in Duitsland de mogelijkheid te geven om deze documenten terug te vinden. Ruimtebesparing was ook een belangrijke factor.
De uitvoering
De weg van de beslissing naar de productieve werking was volgens de verantwoordelijke projectmanager "kort en onspectaculair", waarbij onspectaculair volledig positief bedoeld is. Het drukt uit hoe weinig tijd er nodig was en hoe er geen problemen waren, ook al liepen er twee projecten parallel. "Dat was het bijzondere aan dit project," zegt Markus Graf, "dat het zo soepel verliep naast de uitrol van SAP. We konden het grootste deel uitvoeren met ons eigen personeel. We hadden slechts een fractie van de begrote externe projectdagen nodig, omdat alles al voorbereid was. Zelfs de SAP interface was al beschikbaar.
d.velop was er altijd als ondersteuning nodig was en de training vond plaats in de vorm van learning by doing. d.velop liet de medewerkers zien wat ze moesten doen en de medewerkers konden de processen vervolgens zelfstandig uitvoeren. "De communicatiewegen met d.velop zijn kort, direct en zorgen ervoor dat je de verantwoordelijke contactpersoon direct kunt bereiken, waardoor de responstijden tot een minimum worden beperkt", legt Markus Graf, hoofd IT, uit. Sinds de go-live van SAP is ook de archivering gebaseerd op het nieuwe documentbeheersysteem van d.velop AG. Verouderde bestanden werden niet overgedragen. Tijdens de gehele implementatie van de projecten heeft Pietsch zich een zeer competente gebruiker getoond en veel van het werk zelf gedaan, van planning tot implementatie.
De status
Sinds het begin van de samenwerking is de archivering van NCI-documenten al met succes geïmplementeerd - met andere woorden: het scannen, indexeren en archiveren van afleveringsbewijzen als bewijs van levering. Tegenwoordig worden NCI-documenten decentraal gescand, geïndexeerd en gearchiveerd op twee locaties. De elektronische verwerking, automatische doorzending en distributie, evenals de controle en goedkeuring van inkomende facturen van leveranciers via workflow, is ook geïmplementeerd. Als gevolg hiervan zijn de deelprojecten digital document capture en invoice processing met succes afgerond.
Het antwoord van Markus Graf op de vraag wat het personeel van de software vindt, is kort en bondig en geeft weer hoe ongecompliceerd een DMS/archiefproject kan zijn: "Niets - absoluut geen negatieve punten. Dat betekent: iedereen is tevreden."
Softwaredemonstratie
Meer informatie over d.velop-software
Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.