Sharepoint digitale factuurverwerking

Digitale en geautomatiseerde factuurverwerking bespaart je niet alleen tijd, maar ook geld. Door snellere verwerking kun je de verwerkingskosten verlagen. Locatieonafhankelijke factuurverificatie versnelt het proces. Je kunt ook de overdracht aan je belastingadviseur volledig digitaliseren. De gecentraliseerde beschikbaarheid van documenten in ons archief geeft je meer transparantie over de verschillende afdelingen heen. De snelle, eenvoudige en wettelijke archivering van facturen zorgt voor een continu proces zonder mediastoringen.

Dit werkt door middel van OCR. "OCR" is een afkorting voor "Optical Character Recognition" en betekent "optische tekenherkenning". Bij het digitaliseren van facturen legt OCR-tekstherkenning alle tekens op de factuur vast. Er worden regels en patronen gebruikt om de factuurdatum, het bedrag, de btw-identificatie en andere relevante eigenschappen uit de tekens te halen. In combinatie met kunstmatige intelligentie en met behulp van de stamgegevens kunnen verdere gegevens worden bepaald of gecontroleerd op plausibiliteit op basis van deze eigenschappen.

Facturen worden per e-mail of op papier ontvangen.
In het geval van e-mailfacturen worden deze automatisch ontvangen via een e-mailfunctiemailbox.
Papieren facturen kunnen daarentegen bijvoorbeeld via de cloudgebaseerde scansoftware van d.velop worden ontvangen en vervolgens worden doorgestuurd naar SharePoint.
Eenmaal in SharePoint wordt de factuur op de achtergrond automatisch geanalyseerd en geclassificeerd.
Bovendien wordt een vrijgaveworkflow gestart, die de relevante medewerkers automatisch informeert over nieuwe taken.

De financiële boekhoudafdeling heeft controle over het proces. Medewerkers van de financiële boekhouding kunnen precies zien welke factuur bij welke medewerker in omloop is.

De papieren facturen kunnen worden vernietigd als het digitale proces wordt gecategoriseerd als GoBD-conform. Dit is over het algemeen te verwachten met ons systeem, maar moet opnieuw worden bevestigd door een auditor. Hiervoor moet een procedurehandleiding worden gemaakt met technische documentatie en verdere uitleg over de factuurverwerkingsprocedure, die als basis dient voor de beoordeling door de auditor.
Onze applicatie heeft een softwarecertificaat ontvangen in overeenstemming met IDW PS880. Dit bevestigt dat documenten bij correct gebruik op een auditbestendige manier online kunnen worden opgeslagen. Meer informatie over beveiliging vindt u op onze website. U kunt zelf bepalen welke documenten of mappen u op een audit-proof en dus GoBD-conforme manier wilt archiveren.