Referentieverhaal Zentis GmbH & Co. KG

Zentis maakt bedrijfskennis beschikbaar.

• Improvement in the quality of all products
• Reduction in process costs
• Grote archiefruimtes worden overbodig

Over Zentis GmbH & Co. KG

Zentis, een van Europa's grootste fruitverwerkers vertrouwt op d.velop

In 1893 opende Franz Zentis zijn kruidenierszaak in Aken en legde daarmee de basis voor een succesverhaal. Zijn innovatieve geest bracht hem op het idee om suiker en gedroogde abrikozen voor het eerst tot jam te verwerken. Het resultaat van deze innovatie was FAMOS, een afkorting voor "Fijnste abrikozenjam zonder siroop".

Er zijn meer dan 120 jaar verstreken sinds de oprichting van de eerste winkel (Zentis vierde onlangs zijn 125-jarig bedrijfsjubileum) en Zentis heeft uitgebreide ervaring met de verwerking van fruit en andere natuurlijke grondstoffen. In totaal bedraagt de verwerkingscapaciteit op het hoofdkantoor in Duitsland en op zes internationale locaties nu ongeveer 525.000 ton fruitbereidingen, jam en suikerwerk.

Dat is waar digitalisering voor staat bij Zentis

Ideale processen bij de ontwikkeling van nieuwe producten

• Altijd transparante communicatie over de productmonsters
• Nauwkeurige analyse van deze productmonsters
• Snel en eenvoudig onderzoek in de digitale bestanden van d.velop
• Digitale bedrijfsprocessen die over afdelingen heen worden gecreëerd

Zo profiteert Zentis

• De kwaliteit van alle producten verhogen
• Verlaging van proceskosten
• Grote archiefruimtes worden overbodig
• Digitale levering van loonstroken aan de cloudarchieven van werknemers bespaart kosten

Het selectieproces

Innovatieve producten maken deel uit van duurzaam zakelijk succes. Een ander onderdeel zijn moderne technologisch ondersteunde organisatieprocessen die efficiënte en resourcebesparende processen mogelijk maken. Bij Zentis bestaat de technische basis hiervoor uit het ERP-systeem van SAP en een digitaal document management systeem (DMS). Een DMS verhoogt de productiviteit, versnelt processen en biedt medewerkers meer comfort bij het uitvoeren van hun taken.
Zentis had in het verleden al te maken gehad met DMS en Enterprise Content Management (ECM). Het audit-proof archief voor factuurverwerking en enkele andere taken was echter technisch niet meer up-to-date. Omdat het niet meer adequaat aan de huidige eisen kon voldoen, moest het geleidelijk worden afgebouwd. Op dit punt moest de verreikende vraag worden beantwoord met welk platform de stap naar de DMS-toekomst moest worden gezet.
Zentis, met het hoofdkantoor in Aken, maakte voor het selectieproces gebruik van de professionele ondersteuning van het Research Institute for Rationalization (FIR) van de lokale RWTH. Samen werden de voor- en nadelen van talrijke DMS-oplossingen onderzocht in een gedetailleerd selectieproces in meerdere fasen. Niet alleen IT-experts werden in dit proces geïntegreerd, maar vanaf een bepaald moment ook afdelingshoofden en belangrijke gebruikers. Dit zorgde ervoor dat de gebruikerseisen vanaf het begin nauwkeurig in acht werden genomen.

Hoge eisen werden met succes geïmplementeerd

Aan het einde van het proces was er een duidelijke beslissing: d.velop had de race gewonnen. De reden hiervoor was volgens Udo Hanke niet alleen de aantrekkelijk geprijsde offerte, maar ook de overtuigende technische competentie van het softwarehuis uit Gescher. Ook de mogelijkheid om taken over te nemen in het kader van het geplande project was overtuigend. Dit maakte het mogelijk om af te zien van aanvullende adviesdiensten, ondanks hun moeilijk te berekenen prijzen en tijdsbeperkingen.

Over de hele linie is een ambitieuze aanpak geïmplementeerd

The introduction was a complex project. At the same time, an ambitious project to optimize product development was launched. This is a process with a wide range of product samples and test productions that ends with the handover to the customer’s series production. Today, around 15,000 product samples are created at Zentis every year. These can be found in a little more than 1,000 digital files with tens of thousands of documents. Before the introduction of the DMS, a large physical archive was used here. The search for information was correspondingly complex and time-consuming.

“A particular challenge of product development is that it requires processes that affect almost all areas of the company, from sales to production,” says the head of the organization, Phillip König. For this reason, the linked d.velop solution was rolled out across the board. The project was implemented in three phases. First, document archiving and workflows for the leading documents were implemented, and then the process for the test series was determined. This all-encompassing approach ensures that the product development process fully supports the finished product. The respective filing plans are assigned to the associated value chain. The new product development process at the Aachen site works so well that it is currently being implemented in the USA.

Hoge waardering onder werknemers

"De reacties van medewerkers in verschillende gebieden van ons bedrijf laten ook zien dat de inzet voor het nieuwe project de moeite waard was," legt Hanke uit. "We krijgen veel vragen van medewerkers die geïnteresseerd zijn in uitbreiding van het DMS-platform, wat duidelijk maakt dat het zo goed geaccepteerd is, en dat heeft ons compleet nieuwe perspectieven gegeven voor digitale innovaties."

Werknemers en bedrijven profiteren ook van voordelen waar in het begin nog niet eens aan gedacht was. Voorbeelden zijn verbeterde transparantie en betere opties voor evaluaties. Dankzij de digitale basis kunnen nu zeer nauwkeurige analyses worden uitgevoerd. Het is nu bijvoorbeeld mogelijk om te bepalen hoeveel receptmonsters er binnen een bepaalde periode voor een klant zijn geproduceerd. Bovendien kunnen de beschikbare gegevens worden gebruikt om trendanalyses uit te voeren. De resulterende algehele kwaliteitsverbetering is al positief geregistreerd door externe auditors.

Persoonlijke cloudarchieven besparen op loonkosten

Medewerkers van Zentis kunnen ook op andere manieren profiteren van de voordelen van digitalisering. Naast de DMS (digitale beheersoftware) werd d.velop Post geïntroduceerd voor de elektronische levering van facturen. Facturen zijn gekoppeld aan het SAP HR-systeem en worden elektronisch verzonden naar de persoonlijke cloud-archieven van de Zentis-medewerkers via versleutelde bestandsdeling.

De oplossing van d.velop voldoet aan de wettelijke voorschriften, wordt gehost in Duitsland en alle gegevensoverdracht is versleuteld. Bovendien loont de oplossing omdat de levering van de afschriften via het cloudarchief ongeveer drie euro per maand per werknemer bespaart. "Hoewel de digitale service vrijwillig wordt gebruikt, maakt alleen al op administratief gebied meer dan 80 % van de medewerkers er gebruik van", zegt Hanke.

De introductie en permanente ontwikkeling van het DMS-landschap bij Zentis is een essentiële stap in de strategische richting van Zentis om digitale media te gebruiken om werkprocessen te verbeteren en nieuwe bedrijfsconcepten te ontwikkelen.