Referentieverhaal Parador GmbH
Parador GmbH
Parador GmbH from Coesfeld bei Münster, Germany was founded in 1977. Since that time, the company has developed into an extremely successful manufacturer of premium products for flooring and wall design and today employs 550 people. They produce parquet, laminate and rubber flooring as well as decorative panels for ceilings and walls at their home location and in Güssing (Austria). The ownership structure has recently changed, as the previous owner, Nord Holding Unternehmensbeteiligungsgesellschaft mbH, sold Parador to strategic investor HIL Limited. HIL Limited is one of the leading producers of building materials and components in India. This sale had no impact on the company’s IT infrastructure. Two years ago, though, it was a different story.
Een interne IT-infrastructuur ontwikkelen
In oktober 2016 werd Parador afgesplitst van de Hüls Group en verkocht aan Nord Holding, een transactie die verstrekkende gevolgen had voor het IT-landschap van het bedrijf en uitgebreide veranderingen vereiste. Tot dan toe was Parador geïntegreerd in de SAP-wereld van de Hüls Group. Als zelfstandig bedrijf moest het nu een eigen SAP-systeemlandschap inrichten. Onder hoge tijds- en budgetdruk werd dit project met de speciale software cbs Enterprise Transformer succesvol geïmplementeerd.
E-mail archivering
Prodckt
550
Werknemers
Manufacturer
Industrie
The Decision for d.velop
As part of the carve-out, the decision was made to adopt a new ECM system that met the latest technological standards. At that time, Parador was using version 7.2.2 of d.velop’s document management system. Although d.velop software had already been in use at Parador since 1999, a thorough evaluation was conducted to determine which solution best met the company’s current requirements. In 2016, the DMS — now in version 8.1 — once again proved convincing. Key factors in the decision included the system’s wide range of features and its exemplary integration capabilities with SAP ERP systems. As a solution developed specifically for SAP within its own namespace, the software supports a variety of SAP archiving and document management scenarios. Other decisive factors in favour of d.velop were the low cost per user and the system’s superior user-friendliness.
Introductie van de nieuwe oplossing
De introductie van de nieuwe versie van d.3ecm verliep vlekkeloos. Er verliepen slechts vier maanden tussen de beslissing tot aankoop en de go-live. De eigenlijke installatie op de twee locaties van Parador nam slechts drie en een halve maand in beslag. Er was geen behoefte aan training, omdat het bedrijf in het verleden met een vorige versie had gewerkt. Na de installatie werden de gegevens en documenten van de vorige versie overgezet. Om juridische redenen is het bij zo'n overdracht belangrijk dat gegevens uit het oude systeem één-op-één worden overgezet naar het nieuwe systeem, wat bij d.velop sowieso altijd het geval is. De migratie werd ondersteund door een d.velop SAP competence team bestaande uit ervaren SAP consultants en ontwikkelaars.
The ECM system is currently being used to archive documents (including scanned documents) from the SAP modules Accounting, Sales, and Purchasing. It can also be used to archive external documents from Sales and Logistics.
Herziene interfaces vereisen minimaal onderhoud
Tijdens de omschakeling werd bijzondere aandacht besteed aan het herzien van de interfaces naar SAP. Het doel was om een geoptimaliseerde, gestroomlijnde overdracht van documenten naar het ECM-systeem te implementeren. In de oude oplossing werden calls gebruikt voor gegevensoverdracht. Deze werden vervangen door een API-interface, waardoor documenten rechtstreeks naar het ECM konden worden overgebracht. Hierdoor werd de tussentijdse opslag die nodig was in de oude oplossing overbodig. Deze veel slankere aanpak resulteerde in een aanzienlijke verlaging van de onderhoudskosten, waardoor Parador zijn ECM-systeem nu zelf kan onderhouden.
Omdat de gegevens in het nieuwe scenario rechtstreeks van SAP naar het ECM-systeem worden overgedragen, moesten de twee systemen gelijktijdig kunnen werken. Ook dit was geen probleem voor d.velop. d.3ecm is nu een van de belangrijkste IT-platformen bij Parador GmbH, samen met de Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, de Windows- en Office-werelden en de drie SAP-systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) en BW (Business Warehouse). "We werken voortdurend aan de digitalisering van ons bedrijf. En d.velop is een belangrijke pijler in die strategie", benadrukt Günter Winkler, hoofd IT bij Parador GmbH.
Factuurverwerking verlaagt de kosten, verbetert de informatievoorziening en leidt uiteindelijk tot snellere afsluiting, omdat facturen sneller worden verwerkt.
Günter Winkler
IT manager
Parador GmbH
Comprehensive expansion of d.velop documents
Because of their positive experiences with d.velop documents, the company has made firm plans to further expand the solution. The next upcoming project is document archiving, which is to take place directly from CRM and PIM (Product Information Management). Other planned projects include e-mail archiving from Exchange, the introduction of workflow-based digital invoice processing and contract management.
Factuurverwerking is een zeer complexe procedure en daarom biedt d.velop een oplossing voor factuurverwerking die ook beschikbaar is in een speciale variant voor SAP. Gebruikers profiteren van duidelijke en aanzienlijk verbeterde workflows waarmee facturen automatisch worden geboekt, gecontroleerd en goedgekeurd. En deze workflows zijn direct en naadloos verbonden met SAP, inclusief de bestelmodule en de financiële boekhoudmodule. "Factuurverwerking verlaagt de kosten, verbetert de informatievoorziening en leidt uiteindelijk tot een snellere afsluiting, omdat facturen sneller worden verwerkt", legt Günter Winkler uit waarom hij heeft besloten de workflow in te voeren. Met betrekking tot contractbeheer legt hij verder uit: "Contractbeheer wordt het centrale punt voor de controle van contractgerelateerde activiteiten in ons bedrijf. Het biedt elke geautoriseerde afdeling op elk moment transparante toegang tot bestaande contracten."
Software-Demo
Meer informatie over de d.velop software
Vraag met een paar klikken uw persoonlijke live demo van de d.velop software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel je vragen direct. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.