Referentieverhaal Mattig-Suter und Partner

Een nieuwe manier van omgaan met gevoelige documenten: Mattig-Suter und Partner introduceert DMS en permanent dossier.

 

Het is bijna een natuurwet waar elk bedrijf met meerdere locaties of vestigingen mee bekend is: Als je op de ene locatie een dossier nodig hebt, is het bijna gegarandeerd ergens anders te vinden. Het fiduciair en auditbedrijf Mattig-Suter und Partner (MSuP), met hoofdkantoor in Schwyz, Zwitserland, was het zat om dit als status quo te accepteren. In plaats daarvan zochten ze adeon ag en hun documentbeheersysteem d.3ecm op.

Mattig-Suter und Partner (MSuP)

Hoofdkantoor in Schwyz, vestigingen in Pfäffikon SZ, Zug, Zürich, Brig en Altdorf, en kantoren in Bulgarije en Roemenië: Met ongeveer 100 medewerkers bedient MSuP zakelijke en particuliere klanten in Zwitserland en daarbuiten. Vaak wordt een mandaat behandeld door meerdere medewerkers op verschillende locaties. In dergelijke gevallen wordt de toegang tot klantendossiers al snel ingewikkeld, ondanks interne postdiensten. Claudia Mattig, directeur van de derde generatie en mede-eigenaar van het bedrijf, legt uit: "We hebben experts op verschillende locaties die toegang moeten hebben tot de gegevens van onze klanten. Een beperkte audit kan bijvoorbeeld worden uitgevoerd in Schwyz, maar de boekhouding kan worden bewaard in Pfäffikon SZ. Om onze klanten consistente en naadloze ondersteuning te bieden, hielden we één dossier per klant bij, dat uit meerdere ringmappen kon bestaan. Het was onvermijdelijk dat dossiers vaak niet op de plek lagen waar ze nodig waren. We wilden ons klantenbeheer efficiënter maken en niet steeds documenten heen en weer hoeven sturen." De beschikbaarheid van informatie was een van de belangrijkste redenen voor MSuP om op zoek te gaan naar een betere oplossing.

120.000 documenten digitaal beschikbaar maken

MSuP is veel. Aan de ene kant is het bedrijf een klassiek fiduciair bedrijf met diensten op het gebied van financiën en boekhouding, zoals boekhouding en belastingen. Het is ook een door de staat erkend accountantskantoor dat beursgenoteerde bedrijven controleert. Mattig-Suter und Partner voert ook bedrijfswaarderingen uit, stelt financiële plannen op en helpt bedrijven met opvolgingsplanning en herstructurering. Het bedrijf biedt zelfs notariële akten aan door zijn eigen advocaten in het kanton Schwyz - van contractenrecht tot familierecht. Het moet altijd rekening houden met wettelijke bewaarplichten, vertrouwelijkheidsvoorschriften, wetten voor gegevensbescherming en vertrouwelijkheidsovereenkomsten, wat de behandeling van documenten bijzonder gevoelig maakt.

In december 2015 definieerde MSuP hun vereisten voor een nieuw documentbeheersysteem. Ze wilden onder andere 120.000 documenten die voorheen alleen in fysieke vorm beschikbaar waren, digitaal vastleggen en eenvoudig toegankelijk maken voor medewerkers.

Het bedrijf ging op zoek naar leveranciers op de markt. "Na een eerste beoordeling van vijf leveranciers, identificeerden we er al snel twee die het beste aan onze criteria voldeden", zegt Simon von Holzen, ICT System Engineer bij MSuP. Op de shortlist: adeon ag en zijn product d.3ecm by d.velop.

Live demonstratie van d.3ecm met referentieklanten

Simon von Holzen kreeg de kans om de IT-systemen van de twee finalisten live te bekijken bij referentieklanten: "Zo konden we een idee krijgen van hoe effectief de software werkt in een alledaagse omgeving." Mattig-Suter und Partner rondde de evaluatie in mei 2016 af. Ze besloten in het voordeel van adeon ag en d.3ecm. Een doorslaggevend criterium was dat d.3ecm geen nicheproduct is, maar wordt geproduceerd door een Duits bedrijf met ongeveer 600 werknemers. Dit verzekerde Mattig-Suter und Partner ervan dat de software verder ontwikkeld en verbeterd zou worden. Volgens Simon von Holzen: "Het product heeft echt indruk op ons gemaakt. De demonstratie ter plaatse bevestigde ons dat de software aan onze eisen kan voldoen, maar ook dat hij door zijn modules flexibel en uitbreidbaar blijft om in de toekomst nog meer processen te kunnen afdekken. Bovendien toonde adeon meteen een goed begrip van onze processen en gaf goede ideeën over hoe d.3ecm aan onze eisen aangepast zou kunnen worden. Het was hun actieve, zorgvuldige meedenken dat ons overtuigde." Natuurlijk speelde ook de kostenfactor een rol, zoals Claudia Mattig zegt: "Wij zijn accountants - cijfers zijn belangrijk voor ons. d.3ecm en zijn partner adeon deden het ook aan de kostenkant goed in een concurrentievergelijking."

Mattig-Suter und Partner kan nu documenten vinden met één druk op de knop

In juli 2016 startte adeon met de implementatie, die nauw werd begeleid door een intern projectteam gevormd door MSuP. De overgang was gepland voor 1 januari 2017: Vanaf die dag zouden alle klantdocumenten alleen nog maar digitaal worden vastgelegd. De schakelaar werd op de geplande datum omgezet en het werkte. Wat doet d.3ecm nu precies bij MSuP?

Eerst werden de permanente dossiers van het bedrijf - contracten met een meerjarige looptijd zoals certificaten of verzekeringspolissen - met terugwerkende kracht gedigitaliseerd. Dit alleen al vormde de eerder genoemde 120.000 documenten, die moesten worden gescand, toegewezen aan klanten en centraal gearchiveerd in d.3ecm. Het resultaat: Vandaag de dag kan elke medewerker met de juiste autorisatie documenten opzoeken vanaf elke locatie en ze bekijken en bewerken met één druk op de knop.

De omschakeling naar d.3ecm betekent ook dat sinds 1 januari 2017 elk document dat per post een kantoor van Mattig-Suter und Partner bereikt, onmiddellijk wordt gedigitaliseerd door een lid van de decentrale administratie en wordt toegewezen aan zowel een klant als een medewerker. Deze medewerker wordt op de hoogte gesteld van de ontvangst in d.3ecm en beslist wat er met het document moet gebeuren. Het fysieke document is niet langer nodig en wordt, indien wettelijk toegestaan, vernietigd. d.3ecm zorgt ervoor dat de originele scan beschikbaar blijft en niet meer kan worden gewijzigd.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen voor het omgaan met gevoelige gegevens

Als fiduciair bedrijf dat aan specifieke wetten moet voldoen en gevoelige documenten moet verwerken, hecht MSuP er veel belang aan dat geen enkel document ooit zijn bedrijf verlaat. Alle documenten worden opgeslagen op de eigen servers van het bedrijf en niet niet uitbesteed aan een externe cloud. Medewerkers hebben toegang tot documenten via beveiligde verbindingen zonder ze naar hun eigen apparaten te downloaden. MSuP gebruikt Vertec als CRM-systeem. Er werd een interface voor gegevensuitwisseling geïmplementeerd tussen d.3ecm en Vertec. Documenten kunnen op verschillende manieren worden opgevraagd en bewerkt, terwijl ze toch opgeslagen blijven in de achtergrond in d.3ecm. Dit zorgt ervoor dat er geen duplicaten of meerdere versies tegelijk zijn. In plaats daarvan hebben medewerkers altijd toegang tot de huidige versie van het document. Alle nieuw gescande documenten hebben een full-text zoekfunctie. E-mails en alle andere elektronische documenten en bestanden kunnen ook worden opgeslagen in d.3ecm en worden toegewezen aan klanten.

Hoge acceptatie onder werknemers en verhoogde efficiëntie

Claudia Mattig is blij met de nieuwe oplossing: "Nu kan ik een locatie bezoeken en hoef ik er niet over na te denken om deze of gene map van tevoren mee te nemen. Elk document dat ik nodig heb voor mijn werk is binnen een paar seconden beschikbaar op mijn scherm."

Verschillende klanten hebben de toegenomen efficiëntie al opgemerkt. "We merken steeds vaker dat klanten gewoon contact opnemen met MSuP als ze op zoek zijn naar een specifiek document. Ze weten dat we het met één druk op de knop kunnen leveren." Toen d.3ecm voor het eerst werd geïntroduceerd, vonden sommige medewerkers het moeilijk om over te stappen van hun oude manier om mappen en kasten te gebruiken, en het duurde even voordat ze gewend waren aan het nieuwe documentbeheersysteem. Maar nu waardeert iedereen de merkbare toename in efficiëntie. Volgens Claudia Mattig was effectieve communicatie de sleutel tot een hoge acceptatiegraad onder de medewerkers: "We hebben alle medewerkers voortdurend en op transparante wijze op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en ze een uitgebreide training gegeven."

Er is al een uitbreiding gepland

Of het nu gaat om gegevensbeschermingskwesties of vertrouwelijkheid en bewaarplicht, d.3ecm kan het allemaal aan, zegt Simon von Holzen: "Met het nieuwe systeem kunnen we precies definiëren welke bestanden op welk moment worden vernietigd. Dit gebeurt zelfs automatisch voor documenten die niet langer relevant zijn en waarvan de wettelijke bewaarplicht is verlopen. En definiëren wie toegang heeft tot welke documenten is net zo eenvoudig. Kortom, het voldoet perfect aan al onze eisen." MSuP is zo enthousiast over het nieuwe systeem dat het bedrijf nu al uitbreidingen plant. In de toekomst wil het workflows gebruiken met digitale checklists in d.3ecm om processen in kaart te brengen waarbij klanten betrokken zijn, wettelijke vereisten voor het verzegelen van auditdocumenten en meer. Simon von Holzen prijst de samenwerking met adeon: "Het werkte meteen goed. We waarderen hun uitstekende samenwerking enorm. De systeemingenieurs van adeon denken actief en kritisch mee; ze doen niet gewoon wat wij zeggen, maar bepalen de beste weg, zodat we uiteindelijk echt tevreden zijn met de oplossing." Claudia Mattig is het daarmee eens: "Het werken met de nieuwe oplossing was een sensatie. We hebben gemerkt dat het projectteam van adeon erg open was om onze taken en onze business te begrijpen. We bevelen adeon en d.3ecm graag aan."

Projectpartner:

adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.