Referentieverhaal Mattig-Suter und Partner

Een nieuwe manier van omgaan met gevoelige documenten: Mattig-Suter und Partner introduceert DMS en permanent dossier.

• Make documents digitally accessible
• Meet legal requirements
• High employee acceptance

Mattig-Suter und Partner (MSuP)

Headquarters in Schwyz, branches in Pfäffikon SZ, Zug, Zurich, Brig and Altdorf, and offices in Bulgaria and Romania: With around 100 employees, MSuP serves corporate and private clients in Switzerland and abroad. Often a mandate is handled by several employees at different locations. In such cases, access to customer dossiers quickly becomes complicated, despite internal postal services. The availability of information was one of the main reasons why MSuP started looking for a better solution.

Availability of Information

It’s almost a law of nature—every company with multiple locations or branches knows the problem: whenever a file is needed at one site, it’s guaranteed to be at another. The auditing and fiduciary firm Mattig-Suter und Partner (MSuP), headquartered in Schwyz, decided it no longer wanted to accept this situation. Instead, it found a solution in adeon ag and its document management system.

Cross-location collaboration

Claudia Mattig, Managing Director and third-generation co-owner of the company, explains: “We have experts working at different locations who need access to our clients’ data. For example, a limited audit might take place in Schwyz, while the bookkeeping is handled in Pfäffikon SZ. To ensure seamless client service, we maintained a dossier for each client—sometimes consisting of several large binders. It was almost inevitable that files were not where they were needed. We wanted to make our client service more efficient and stop constantly sending documents back and forth.”

120.000 documenten digitaal beschikbaar maken

MSuP is veel. Aan de ene kant is het bedrijf een klassiek fiduciair bedrijf met diensten op het gebied van financiën en boekhouding, zoals boekhouding en belastingen. Het is ook een door de staat erkend accountantskantoor dat beursgenoteerde bedrijven controleert. Mattig-Suter und Partner voert ook bedrijfswaarderingen uit, stelt financiële plannen op en helpt bedrijven met opvolgingsplanning en herstructurering. Het bedrijf biedt zelfs notariële akten aan door zijn eigen advocaten in het kanton Schwyz - van contractenrecht tot familierecht. Het moet altijd rekening houden met wettelijke bewaarplichten, vertrouwelijkheidsvoorschriften, wetten voor gegevensbescherming en vertrouwelijkheidsovereenkomsten, wat de behandeling van documenten bijzonder gevoelig maakt.

Live demonstratie van d.3ecm met referentieklanten

In December 2015, MSuP defined their requirements for a new document management system. Among other things, they needed 120,000 documents that were previously only available in physical form to be digitally captured and made easily accessible to employees. The company started looking for suppliers on the market. “After an initial review of five providers, we soon identified two that most closely met our criteria,” says Simon von Holzen, ICT System Engineer at MSuP. On the shortlist: adeon ag and its product d.3ecm by d.velop.

Simon von Holzen kreeg de kans om de IT-systemen van de twee finalisten live te bekijken bij referentieklanten: "Zo konden we een idee krijgen van hoe effectief de software werkt in een alledaagse omgeving." Mattig-Suter und Partner rondde de evaluatie in mei 2016 af. Ze besloten in het voordeel van adeon ag en d.3ecm. Een doorslaggevend criterium was dat d.3ecm geen nicheproduct is, maar wordt geproduceerd door een Duits bedrijf met ongeveer 600 werknemers. Dit verzekerde Mattig-Suter und Partner ervan dat de software verder ontwikkeld en verbeterd zou worden. Volgens Simon von Holzen: "Het product heeft echt indruk op ons gemaakt. De demonstratie ter plaatse bevestigde ons dat de software aan onze eisen kan voldoen, maar ook dat hij door zijn modules flexibel en uitbreidbaar blijft om in de toekomst nog meer processen te kunnen afdekken. Bovendien toonde adeon meteen een goed begrip van onze processen en gaf goede ideeën over hoe d.3ecm aan onze eisen aangepast zou kunnen worden. Het was hun actieve, zorgvuldige meedenken dat ons overtuigde." Natuurlijk speelde ook de kostenfactor een rol, zoals Claudia Mattig zegt: "Wij zijn accountants - cijfers zijn belangrijk voor ons. d.3ecm en zijn partner adeon deden het ook aan de kostenkant goed in een concurrentievergelijking."

Mattig-Suter und Partner kan nu documenten vinden met één druk op de knop

In juli 2016 startte adeon met de implementatie, die nauw werd begeleid door een intern projectteam gevormd door MSuP. De overgang was gepland voor 1 januari 2017: Vanaf die dag zouden alle klantdocumenten alleen nog maar digitaal worden vastgelegd. De schakelaar werd op de geplande datum omgezet en het werkte. Wat doet d.3ecm nu precies bij MSuP?

Eerst werden de permanente dossiers van het bedrijf - contracten met een meerjarige looptijd zoals certificaten of verzekeringspolissen - met terugwerkende kracht gedigitaliseerd. Dit alleen al vormde de eerder genoemde 120.000 documenten, die moesten worden gescand, toegewezen aan klanten en centraal gearchiveerd in d.3ecm. Het resultaat: Vandaag de dag kan elke medewerker met de juiste autorisatie documenten opzoeken vanaf elke locatie en ze bekijken en bewerken met één druk op de knop.

De omschakeling naar d.3ecm betekent ook dat sinds 1 januari 2017 elk document dat per post een kantoor van Mattig-Suter und Partner bereikt, onmiddellijk wordt gedigitaliseerd door een lid van de decentrale administratie en wordt toegewezen aan zowel een klant als een medewerker. Deze medewerker wordt op de hoogte gesteld van de ontvangst in d.3ecm en beslist wat er met het document moet gebeuren. Het fysieke document is niet langer nodig en wordt, indien wettelijk toegestaan, vernietigd. d.3ecm zorgt ervoor dat de originele scan beschikbaar blijft en niet meer kan worden gewijzigd.

Voldoen aan wettelijke verplichtingen voor het omgaan met gevoelige gegevens

Als fiduciair bedrijf dat aan specifieke wetten moet voldoen en gevoelige documenten moet verwerken, hecht MSuP er veel belang aan dat geen enkel document ooit zijn bedrijf verlaat. Alle documenten worden opgeslagen op de eigen servers van het bedrijf en niet niet uitbesteed aan een externe cloud. Medewerkers hebben toegang tot documenten via beveiligde verbindingen zonder ze naar hun eigen apparaten te downloaden. MSuP gebruikt Vertec als CRM-systeem. Er werd een interface voor gegevensuitwisseling geïmplementeerd tussen d.3ecm en Vertec. Documenten kunnen op verschillende manieren worden opgevraagd en bewerkt, terwijl ze toch opgeslagen blijven in de achtergrond in d.3ecm. Dit zorgt ervoor dat er geen duplicaten of meerdere versies tegelijk zijn. In plaats daarvan hebben medewerkers altijd toegang tot de huidige versie van het document. Alle nieuw gescande documenten hebben een full-text zoekfunctie. E-mails en alle andere elektronische documenten en bestanden kunnen ook worden opgeslagen in d.3ecm en worden toegewezen aan klanten.

Hoge acceptatie onder werknemers en verhoogde efficiëntie

Claudia Mattig is blij met de nieuwe oplossing: "Nu kan ik een locatie bezoeken en hoef ik er niet over na te denken om deze of gene map van tevoren mee te nemen. Elk document dat ik nodig heb voor mijn werk is binnen een paar seconden beschikbaar op mijn scherm."

Verschillende klanten hebben de toegenomen efficiëntie al opgemerkt. "We merken steeds vaker dat klanten gewoon contact opnemen met MSuP als ze op zoek zijn naar een specifiek document. Ze weten dat we het met één druk op de knop kunnen leveren." Toen d.3ecm voor het eerst werd geïntroduceerd, vonden sommige medewerkers het moeilijk om over te stappen van hun oude manier om mappen en kasten te gebruiken, en het duurde even voordat ze gewend waren aan het nieuwe documentbeheersysteem. Maar nu waardeert iedereen de merkbare toename in efficiëntie. Volgens Claudia Mattig was effectieve communicatie de sleutel tot een hoge acceptatiegraad onder de medewerkers: "We hebben alle medewerkers voortdurend en op transparante wijze op de hoogte gehouden van de voortgang van het project en ze een uitgebreide training gegeven."

Er is al een uitbreiding gepland

Of het nu gaat om gegevensbeschermingskwesties of vertrouwelijkheid en bewaarplicht, d.3ecm kan het allemaal aan, zegt Simon von Holzen: "Met het nieuwe systeem kunnen we precies definiëren welke bestanden op welk moment worden vernietigd. Dit gebeurt zelfs automatisch voor documenten die niet langer relevant zijn en waarvan de wettelijke bewaarplicht is verlopen. En definiëren wie toegang heeft tot welke documenten is net zo eenvoudig. Kortom, het voldoet perfect aan al onze eisen." MSuP is zo enthousiast over het nieuwe systeem dat het bedrijf nu al uitbreidingen plant. In de toekomst wil het workflows gebruiken met digitale checklists in d.3ecm om processen in kaart te brengen waarbij klanten betrokken zijn, wettelijke vereisten voor het verzegelen van auditdocumenten en meer. Simon von Holzen prijst de samenwerking met adeon: "Het werkte meteen goed. We waarderen hun uitstekende samenwerking enorm. De systeemingenieurs van adeon denken actief en kritisch mee; ze doen niet gewoon wat wij zeggen, maar bepalen de beste weg, zodat we uiteindelijk echt tevreden zijn met de oplossing." Claudia Mattig is het daarmee eens: "Het werken met de nieuwe oplossing was een sensatie. We hebben gemerkt dat het projectteam van adeon erg open was om onze taken en onze business te begrijpen. We bevelen adeon en d.3ecm graag aan."

Projectpartner:

adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.