Referentieverhaal IDEAL Automotive GmbH

Procesoptimalisatie dankzij naadloze systeemcommunicatie bij IDEAL Automotive.

• Opzetten van digitale factuurverwerking in Microsoft 365
• Implementatie van digitale bestanden
• Synchronisatie van stamgegevens van een gedefinieerde gegevensbron naar een SharePoint-lijst

IDEAL Automotive GmbH

IDEAL Automotive GmbH is een internationale systeemleverancier en ontwikkelingspartner in de auto-industrie. Met meer dan 5.000 werknemers op 16 productielocaties wereldwijd ontwikkelt en produceert het bedrijf textiele bekledingscomponenten voor het interieur en exterieur van voertuigen. Het bedrijf heeft een hoge mate van verticale integratie en is verantwoordelijk voor het volledige productieproces, van de productie van vezels tot het afgewerkte onderdeel.

Digitalisering lang voordat het de trend van vandaag werd

Het in Karlsruhe gevestigde acoris AG, specialist in innovatief informatiebeheer en samenwerking, helpt en adviseert Ideal Automotive al vele jaren op het gebied van Microsoft SharePoint. In het kader van hun samenwerkingsverband hebben ze al vele projecten samen uitgevoerd. Een van die projecten was de implementatie van een uitgebreide SharePoint-omgeving in drie fasen met een bijbehorend SPALM-proces (sharepoint application lifecycle model), dat min of meer uniek is in deze vorm. Andere projecten, zoals de introductie van een intranet en een teamsite, volgden iets later. Om daarnaast bepaalde standaarden te handhaven (bijvoorbeeld voor het crediteurenproces en het bestandsbeheer), raadde acoris aan om d.velop AG in te schakelen.

Projectdoelen

Voorheen werd documentbeheer bij IDEAL Automotive nogal rudimentair aangepakt. Het systeem was gebaseerd op Novell GroupWise en was alleen bedoeld voor het archiveren van documenten en e-mails. Toen de strategische waarde van digitale informatie en processen werd erkend, werd al snel duidelijk dat het bestaande systeem technologisch niet geschikt was om aan de uitgebreide digitaliseringseisen te voldoen.

Inhoud van het project

Naast wettelijke archivering was het vooral belangrijk dat de nieuwe systemen konden worden gebruikt om digitale processen in kaart te brengen. Er werd gekozen voor Microsoft SharePoint als technologieplatform omdat het systeem al in gebruik was binnen de hele groep. Na gesprekken met potentiële leveranciers en op aanraden van acoris koos Ideal Automotive uiteindelijk voor de expertise van d.velop AG en haar oplossingsplatform ecspand, dat speciaal is ontworpen voor SharePoint. Om te beginnen werden de volgende deelprojecten uitgevoerd:

1. Het opzetten van een facturatieoplossing op basis van Microsoft SharePoint, met decentrale scanning in Duitsland en Tsjechië.
2. De introductie van digitale leveranciersdossiers met system-side uitgaande documentarchivering van infor:Xpert en procesgebaseerde e-mailarchivering met integratie in Microsoft Outlook.
3. De synchronisatie van stamgegevens van een specifieke gegevensbron met een SharePoint-lijst

Het systeem werkt op volledig gevirtualiseerde omgevingen. In de toekomst zal het geleidelijk worden uitgebreid met digitale klantendossiers en audit-proof archivering.