Referentieverhaal die Bayerische

Die Bayerische gebruikt documentbeheer als centraal informatieknooppunt.

• Gebruik van elektronische documentarchivering incl. scanonderdelen en workflows
• Ca. 83.000 gemaakte workflows per maand
• Het productiearchief bevat 41,6 miljoen objecten
• Bijna 400 specialisten worden ontlast door digitalisering

die Bayerische

Een zoektocht naar de oorsprong van de verzekeringsgroep Die Bayerische brengt een rijke en consistente evolutie aan het licht. De geschiedenis van Die Bayerische begint al in 1858 met de oprichting van een zogenaamde pensioen- en begrafenisvereniging van de Koninklijke Beierse Staatsspoorwegen, die later het "Begrafenisfonds van Beierse ambtenaren" werd. Na verschillende naamsveranderingen leidde de oprichting van een dochteronderneming voor onroerendgoedverzekeringen in 1962 tot de vorming van een krachtige verzekeringsgroep, die sinds 2012 op de markt actief is onder de merknaam "Die Bayerische". Vandaag de dag bestaat de verzekeringsgroep uit de bedrijven Bayerische Beamten Lebensversicherung a.G. (moedermaatschappij), Neue Bayerische Beamten Lebensversicherung AG en de onroerendgoedverzekeringsmaatschappij Bayerische Beamten Versicherung AG.

Digitalisering lang voor de trend van vandaag

However surprising given its 160-year history, Die Bayerische had already begun separating from paper documents long before the general trend towards digitalizing business processes emerged. More precisely, this shift began as early as May 2006, over ten years ago. At that time, the first implementation of the document management system by d.velop AG took place. In several stages, electronic document archiving, combined with a scanning component and workflows, was introduced for various departments.

The aim was to convert all incoming mail, including invoices, reports, and other documents, into electronic data through document capture and provide them to the departments digitally for processing using workflow management. This also involved introducing digital files, such as electronic customer files, to move away from paper files. Holger Kühl, who was the technical contact during the system implementation and still responsible for the DMS landscape, recalls, “The transition to electronic document management marked a significant change in our administrative procedures.”

• 450 Werknemers
• 83000 Maandelijkse workflows

Maandelijks 83.000 workflows bij Die Bayerische

These were just the initial steps of digitalization. Once the benefits became apparent, Die Bayerische consistently expanded its DMS landscape with additional solution components. For example, in 2007, they integrated information from all input channels, including fax and emails, into the DMS. They also realized SAP integration as well as sales integration in transaction processing. “Driven by our conviction that electronically supported processes lead to significant efficiency advantages, we developed a strong ambition to drive digitization forward quickly,” reports Holger Kühl. He adds, “With the DMS as a basis, we have built new digital processes, and this system is now the central hub for information in process automation.”

Deze vroege focus op digitale processen heeft voor Die Bayerische zeker vruchten afgeworpen. Terwijl het aantal verwerkingsgevallen sindsdien aanzienlijk is toegenomen, heeft het systeem de meer dan 400 DMS-gebruikers aanzienlijk ontlast. Om het in indrukwekkende getallen uit te drukken: Sinds de start in 2006 zijn er via het ECM-systeem ongeveer zeven miljoen workflows verwerkt voor verzekeringstransacties op verschillende afdelingen. Momenteel zijn er ongeveer 83.000 workflows per maand, terwijl het productiearchief ongeveer 41,6 miljoen objecten bevat.

We waren op zoek naar een DMS-partner die niet alleen wordt gekenmerkt door toekomstbestendige oplossingen, economische stabiliteit en betaalbare licentiekosten, maar met wie samenwerking op gelijke voet mogelijk is...

Holger Kühl
Hoofd organisatorische eenheid, Die Bayerische

Gelijke partners

Deze ontwikkeling heeft er ook toe bijgedragen dat Bayerische een uitzonderlijk positief economisch beeld laat zien. Het totale premie-inkomen van de groep bedroeg in 2020 meer dan 600 miljoen euro. De groep verhoogt voortdurend haar eigen vermogen en zit ruim boven het sectorgemiddelde. Ze beheert een beleggingsvermogen van meer dan 5 miljard euro. 1 miljoen klanten worden bediend door persoonlijke adviseurs van Bayerische nationwide. Het ratingbureau Assekurata heeft Neue Bayerische Leben in een recente uitgebreide bedrijfsanalyse opnieuw de kwaliteitsklasse A+ ("uitstekend") toegekend.

Terugkijkend op de nu al meer dan 15 jaar durende samenwerking tussen Bayerische en d.velop, is Kühl positief. "We waren op zoek naar een DMS-partner die niet alleen wordt gekenmerkt door toekomstbestendige oplossingen, economische stabiliteit en betaalbare licentiekosten, maar met wie samenwerking op voet van gelijkheid mogelijk is." Aan deze verwachting is consequent voldaan, ook als het gaat om flexibel inspelen op nieuwe eisen van de verzekeringsgroep.