Digitale levering
Bedrijven en organisaties vertrouwen op de d.velop-postbus.
Digitale bezorging via de d.velop-postbus
Just like the mailbox on the side of the house – only digital.
With the help of d.velop postbox, documents are delivered from senders to recipients in a legally compliant manner based on unique identities. The goal is to connect people across organizational boundaries to exchange documents and information digitally. In this way, d.velop postbox bridges the last mile in digital communication.
Beveiligde documentlevering
Verzend uw zakelijke correspondentie digitaal en veilig naar uw ontvangers in een vooraf gedefinieerde mapstructuur – met slechts één muisklik. Voor extra veiligheid is tweefactorauthenticatie inbegrepen.
Massale verzending met sjablonen
Maak sjablonen voor terugkerende documenten, zoals loonstroken, premieafrekeningen en meer, die kunnen worden gepersonaliseerd en via bulkverzending naar de ontvangers worden gestuurd. De toewijzing aan ontvangers gebeurt op basis van vooraf gedefinieerde regels.
Geen onderhoud van stamgegevens nodig
d.velop postbox is een cloudoplossing waarvan de ontvangers zelf eigenaar zijn. Elke gebruiker beheert zijn of haar eigen gegevens (naam, e-mailadres, adres, enz.) zelfstandig in zijn of haar account. Dit betekent dat u geen extra werk hoeft te verrichten voor het beheer van ontvangersaccounts of het bijhouden van stamgegevens.
Verschillende toepassingen van de d.velop-postbus in één oogopslag
Loonstroken digitaal versturen
Met digitale loonstroken kunt u werknemers bereiken die wel of geen pc-werkplek hebben:
- Lever loondocumenten eenvoudig digitaal aan
- Alle medewerkers hebben via de app overal toegang tot HR-documenten
IHK-bijdrageaanslagen digitaal versturen
IHK’s wisselen regelmatig documenten uit met hun leden. Dit proces zou volledig digitaal moeten verlopen:
- Veilige en duurzame bezorging van premieafrekeningen aan leden
- Moderne, efficiënte communicatie met leden
Verzend verzekeringsdocumenten digitaal
Verzekeraars moeten een breed scala aan documenten verstrekken – dit kan ook digitaal en veilig:
- Veilige levering aan verzekerden
- Verzekerden kunnen snel en gemakkelijk documenten uploaden en delen
Bij de invoering van nieuwe software ga je meestal uit van een langdurig project – maar ik moet zeggen dat ik echt onder de indruk was van hoe eenvoudig en snel de implementatie verliep.
Er werden duizenden brieven opgesteld, afgedrukt, in enveloppen gestopt en vervolgens intern verspreid of per post naar het huisadres van de medewerkers verzonden. We wilden deze processen simpelweg optimaliseren en stroomlijnen.
Voordelen van digitale levering
Voordelen van beveiligde, digitale verzend
en voor zakelijke post
Voordelen van digitale levering voor organisaties
- Kostenbesparingen door het wegvallen van papier, afdrukken, enveloppen, portokosten en extra handmatig werk
- Tijdwinst voor collega’s, waardoor zij zich kunnen richten op projecten die de efficiëntie verhogen
- Er zijn geen dure portaalactiviteiten of onderhoudswerkzaamheden nodig
- De hoogste beveiligingsnormen voor het gehele leveringsproces en daarbuiten (versleuteling tijdens transport en opslag, plus een Duits datacenter)
- Hybride post: verstuur documenten digitaal of per post naar ontvangers die nog niet digitaal werken
- Eenvoudige onboarding en naadloze integratie in bestaande systemen
- Aanpassingsmogelijkheden: huisstijl op de website, e-mailmeldingen met uw logo en een white-label-app
- Auditbestendige levering: zodra een document op auditbestendige wijze is geleverd, kunnen eindgebruikers het gedurende de opgegeven bewaartermijn niet verwijderen
Voordelen van digitale bezorging voor ontvangers
- Eigendom van documenten: De d.velop-postbus en alle documenten die daarin worden bezorgd, zijn eigendom van de ontvanger, ook nadat ze de organisatie hebben verlaten
- Eén centrale inbox voor documenten van verschillende afzenders, zoals banken, verzekeraars, overheidsinstanties en overheidsdiensten
- Tijdwinst: u hoeft papieren documenten niet meer te archiveren of achteraf te digitaliseren
- d.velop Postbox-app: persoonlijke documenten op één plek, altijd toegankelijk op je smartphone
- Levenslang gratis gebruik van de digitale brievenbus na een eenmalige registratie
- Inclusief 2 GB opslagruimte voor extra persoonlijke documenten
- Deel documenten met derden voor een vlotte uitwisseling in beide richtingen
- Duurzaam werken op kantoor, vermindering van de CO₂-uitstoot en papierafval
Whitepaper over digitale levering
Digitale verzending van loonstroken en salarisafschriften
Lees verder om meer te weten te komen over de belangrijkste vereisten, functies en voordelen van digitale postbezorging. Zodra het systeem is ingesteld, zult u al snel merken dat de digitale brievenbus veel meer voordelen biedt dan alleen kosten- en tijdbesparing.
Inhoud van het witboek:
- Uitdagingen op het gebied van HR-administratie
- Definitie en proces van digitale salarisadministratie
- Procesoptimalisatie
- Technische vereisten
- Wettelijk kader
- 5 voordelen voor HR
d.velop-platform
Benut het volledige potentieel van d.velop.
DMS, ECM, EIM of simpelweg: verbonden kennis
Productief, intelligent, veilig: uw d.velop-tools.
Informatie digitaliseren, structureren, opslaan en toegankelijk maken: onze d.velop-platformoplossingen zijn afgestemd op uw behoeften en zorgen voor een naadloze kennisuitwisseling – of het nu gaat om medewerkers, klanten of partners. Dit verlaagt niet alleen de proceskosten en bespaart tijd, maar verlicht ook de werkdruk voor uw team, waardoor er ruimte ontstaat voor innovatieve ideeën.
Nieuws & Bronnen
Digitale levering uitgebreid uitgelegd.
Wilt u meer weten over het gebruik van digitale levering? Hier vindt u nieuws en uitgebreide informatie.
Eindelijk samenwerken zonder mediastoringen: 3 digitale tools die uw dagelijkse werk gemakkelijker maken
Ontdek drie krachtige digitale tools die storingen in de communicatie voorkomen en de dagelijkse samenwerking soepeler en efficiënter maken.
Whitepaper: Digitale verstrekking van loonstroken
Het doel van dit witboek is om de optimale oplossing voor uw digitale loonadministratie te presenteren en u te begeleiden bij de stappen om dit in uw bedrijf te implementeren.
AI voor personeelszaken: hoe je succes boekt met moderne onboarding van nieuwe medewerkers
Hoe digitaler ons werk wordt, hoe belangrijker het is om processen niet alleen efficiënt, maar ook slim in te richten. Een goed voorbeeld hiervan is de digitale onboarding van nieuwe medewerkers – een proces dat aanzienlijk kan worden geoptimaliseerd door het gebruik van kunstmatige intelligentie (AI) en moderne softwareoplossingen, zoals die van d.velop.
HR-processen optimaliseren: profiteer van digitale salarisadministratie
Waarom zou u HR-processen optimaliseren? Hoe kan de verwerking van de salarisadministratie in uw organisatie volledig worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd? Welke andere HR-processen, naast de verwerking van de salarisadministratie, kunnen door digitalisering worden vereenvoudigd en versneld? Dat leest u in dit blogartikel.
Veelgestelde vragen
Vragen en antwoorden over digitale levering
Met de digitale postbezorging van d.velop kun je alle soorten documenten veilig bezorgen, delen en opslaan. De d.velop postbussoftware is uitstekend geschikt voor het bezorgen van gevoelige documenten, omdat het werkt in overeenstemming met GDPR en de hoogste beveiligingsnormen volgt. Voorbeelden van documenten die kunnen worden verzonden zijn arbeidscontracten, salarisafrekeningen, belastingcertificaten of socialezekerheidscertificaten.
Er zijn talloze voordelen van digitale postbezorging voor uw bedrijf. Met de d.velop postbusoplossing kunt u kosten en tijd besparen door documenten digitaal te bezorgen, waardoor uw HR-afdeling langdurig wordt ontlast. Door digitale en compliant bezorging kunnen documenten in real-time worden bezorgd. Een ander voordeel voor uw bedrijf is dat u geen extra inspanningen hoeft te leveren voor het vervelende onderhoud van stamgegevens, aangezien alle wijzigingen door de gebruiker worden aangebracht. Bovendien kunt u het volledige potentieel van de d.velop postbox benutten door digitale handtekeningen te integreren. Hierdoor kunt u documenten niet alleen afleveren, maar ook direct ondertekenen in de d.velop postbox.
Je medewerkers kunnen allerlei soorten documenten eenvoudig en veilig opslaan in de d.velop postbox. Wanneer er een nieuw document wordt afgeleverd, ontvangen uw medewerkers automatisch een melding via e-mail of pushmeldingen als ze de app gebruiken. Daarnaast biedt de d.velop postbox veel mogelijkheden buiten de professionele context. De app kan gratis privé worden gebruikt en biedt tot 2 GB ruimte voor persoonlijke documenten. Zelfs na beëindiging van de arbeidsrelatie kan de d.velop postbox onbeperkt worden gebruikt om toegang te blijven houden tot de documenten.
Laten we eens kijken naar het voorbeeld van digitale loonstroken. Door loondocumenten digitaal te versturen, worden de kosten voor afdrukken, in enveloppen doen, verzending en de bijbehorende werkzaamheden geëlimineerd. Laten we ons even beperken tot de afdrukkosten: bij 500 werknemers en gemiddeld 6.000 afgedrukte pagina’s per jaar kan jaarlijks in totaal 5.260 € worden bespaard. Als we alle kosten in aanmerking nemen, kan de invoering van digitale verzending ongeveer 50 % van de uitgaven besparen.
De d.velopostbus is ontwikkeld volgens de hoogste veiligheidsnormen in Duitsland en werkt onder Duitse wetgeving. Het datacenter is ISO 27001 en Trustee-Cloud gecertificeerd. Dit zorgt ervoor dat elk document wordt versleuteld en wordt afgeleverd en opgeslagen in overeenstemming met GDPR - met behulp van de huidige industriestandaard AES-256-bit encryptie. Meer informatie over gegevensbeveiliging vindt u hier.
Contact & Advies
Wij verbinden data en mensen – en kijken ernaar uit om van u te horen.
Nieuwsgierig geworden? We laten u graag onze software zien.
Vraag eenvoudig een live demo aan.