Referentieverhaal Stichting Liebenau
Het verwerken van inkomende facturen duurt nu slechts drie dagen in plaats van twee weken.
De Liebenau Foundation vertrouwt op de digitale factuurverwerkingsoplossing van d.velop, geïntegreerd met SAP. Facturen worden nu rechtstreeks in het DMS gearchiveerd.
De Liebenau-Stiftung, met hoofdkantoor in Meckenbeuren, Baden-Württemberg, nabij het Bodenmeer, is een kerkelijke particuliere stichting met 40 dochterondernemingen, deelnemingen en onafhankelijke stichtingen. De stichting is opgericht in 1870 en heeft momenteel ongeveer 8.000 mensen in dienst op ongeveer 370 locaties in 115 gemeenten in Duitsland, Oostenrijk, Italië, Bulgarije, Slowakije en Zwitserland. Als complexe aanbieder op het gebied van zorg en woonruimte, inclusie en gezin, gezondheid, onderwijs, diensten en producten ondersteunt de Liebenau-Stiftung jaarlijks ongeveer 30.000 mensen en bevordert zo zelfbeschikking en participatie in de samenleving.
- 370 Locaties worden beheerd door de Stiftung Liebenau
- 8000 werknemers mensen werken bij de Stiftung Liebenau.
Hoge administratieve kosten voor papieren facturen
In een organisatie die jaarlijks 30.000 mensen in zes Europese landen ondersteunt en verzorgt, is de administratieve inspanning aanzienlijk. Vooral op het gebied van digitalisering zijn er altijd mogelijkheden om workflows te versnellen en te vereenvoudigen. Ook de Liebenau-Stichting zag dit potentieel: alleen al voor haar Duitse entiteiten worden jaarlijks ongeveer 130.000 inkomende facturen ontvangen. "Alles gebeurde op papier – facturen kwamen op verschillende locaties binnen en werden vervolgens doorgestuurd", legt Markus Holleczek, projectconsultant bij de centrale IT-afdeling van de Liebenau-stichting, een van de uitdagingen uit.
Lange verwerkingstijden en beperkte transparantie
Er waren ook nog andere efficiëntieproblemen met de verwerkingstijden, die tot twee weken konden duren, en met de transparantie: "Het was moeilijk om te achterhalen waar een bepaalde factuur zich bevond", herinnert Markus Holleczek zich. "Dit was uiteindelijk een van de redenen waarom we besloten om het hele proces te digitaliseren." De IT-expert voegt nog een reden toe: "Tot dan toe hadden we geen gestandaardiseerde processen voor de verwerking van inkomende facturen. Daar wilden we ook verandering in brengen. Ons doel was om het proces te stroomlijnen en digitaal in kaart te brengen."
SAP als toonaangevende tool voor bedrijfsbeheer
Bij de Liebenau Foundation is SAP het belangrijkste bedrijfsbeheersysteem. "Het is ons ERP- en managementinformatiesysteem, waarmee we ook de financiën, de bedrijfscontrole en de salarisadministratie afhandelen", legt Markus Holleczek, projectconsultant bij Central IT, uit. Het hoofd van de afdeling Boekhouding nam het onderwerp inkomende factuurverwerking (IIP) voor de Duitse entiteiten van de stichting onder handen. "Het was noodzakelijk om dit proces nader te bekijken", herinnert hij zich, "en we besloten om een meer globale visie te hanteren, in plaats van ons uitsluitend te richten op inkomende facturen."
Het doel: factuurverwerking en DMS parallel implementeren
De Liebenau Foundation wilde niet alleen het proces voor inkomende facturen voor haar Duitse entiteiten digitaliseren, maar ook een leverancier vinden die in staat was om tegelijkertijd documentbeheer en digitale bestanden te implementeren. "Op het gebied van dienstverlening aan mensen met een beperking hebben we te maken met klantendossiers en inkomende post", zegt Markus Holleczek. "We wilden een brede digitale opzet realiseren, met het oog op de toekomst." Dit leidde tot een aanbestedings- en selectieproces.
Meerdere DMS-leveranciers evalueren
"In dit proces was de verwerking van inkomende facturen slechts een onderdeel van de totale vereisten", legt Holleczek uit. "We hebben verschillende DMS-leveranciers bekeken en hun aanbod geëvalueerd: welke componenten ze leveren, hoe de licenties werken, hoe de software is gestructureerd en of deze goed aansluit bij onze bestaande omgeving."
d.velop komt als winnaar uit de bus
"Wat onze serverarchitectuur betreft, zijn we Microsoft-georiënteerd", vervolgt de projectexpert. Er moesten nog meer vragen worden beantwoord: Welke functies biedt het systeem? Hoe worden bestanden weergegeven? Hoe wordt het proces voor inkomende facturen in kaart gebracht? Hoe goed kan alles worden geïntegreerd met onze bestaande systemen? "We hebben een hele reeks onderwerpen onderzocht om te beoordelen of ze aan onze behoeften voldeden." Uiteindelijk kwam d.velop als winnaar uit de bus.
Verwerking van inkomende facturen en klantendossiers
Beide partijen stelden vervolgens projectdeelnemers aan, waarmee de projectteams werden gevormd. "Er waren twee belangrijke aandachtsgebieden", vat Holleczek samen. "Het ene was de verwerking van inkomende facturen en het andere was het klantendossier met onze dochteronderneming 'Liebenau Teilhabe'." De IT-specialist beschrijft de projectworkflow: "De deelprojecten volgden klassieke structuren, met kick-off workshops en intensieve vergaderingen om de te behandelen kwesties te verduidelijken."
Iteratieve stappen naar Go-Live
Deze vergaderingen waren in eerste instantie gericht op het installeren van de systeemfundering en het zorgen dat de hardware voor alle toekomstige systemen aanwezig was. "Vervolgens worden de afzonderlijke componenten van IIP, zoals de factuurlezer, workflow en ERP-overdracht, gepresenteerd. Op basis hiervan worden in overleg met de relevante afdelingen de details van het scanproces, de toewijzing van verwerkers, goedkeuringslimieten en overdrachtsparameters besproken. De overeengekomen vereisten worden vervolgens geëvalueerd en geïmplementeerd in het testsysteem", aldus Simon Vastmann, projectmanager Healthcare & Welfare bij d.velop.
Live gaan na testen
"Om belangrijke gebruikers in staat te stellen het systeem te testen met behulp van een testmatrix, worden er trainingssessies gehouden en worden eventuele aanpassingsverzoeken iteratief behandeld. Na de testfase wordt een livegangdatum vastgesteld en ondersteunt het d.velop-projectteam het systeem tijdens de eerste weken van gebruik", legt Simon Vastmann uit. "Het systeem wordt vervolgens overgedragen aan de collega's van de Liebenau Foundation."
Vier maanden vanaf de start van het project tot de livegang
De Liebenau Foundation was al vroeg begonnen met de voorbereidingen voor de digitale verwerking van inkomende facturen. "Uiteraard werden de crediteuren opgeschoond en hebben we gekeken hoe het proces zou kunnen werken en of het kon worden geïmplementeerd zoals we voor ogen hadden", aldus Markus Holleczek.
We hadden zeer korte doorlooptijden – vanaf de start van het project tot de implementatie duurde het slechts vier maanden voordat de eerste workflow voor inkomende facturen live ging.
Markus Holleczek
Projectadviseur, Centrale IT
Stichting Liebenau
Goed voorbereid door de Liebenau Foundation
Grondige voorbereiding zorgde voor een vlotte planning en uitvoering van elke projectstap. "De Liebenau Foundation heeft een eigen IT-afdeling met een speciaal datacenter", legt Eva-Maria Würz uit, terwijl ze de omstandigheden ter plaatse beschrijft. "De projecten waren zeer gestructureerd en goed beheerd. De stichting is uitzonderlijk sterk in IT-projecten." Geleidelijk aan werd de IIP-implementatie uitgebreid naar andere entiteiten van de Liebenau-stichting. Markus Holleczek voegt hieraan toe: "Nu blijft er nog maar één dochteronderneming over en bevinden we ons in wezen in de laatste fase van het project."
Nauw projectondersteuning door d.velop
Een groot deel van de projectfase werd op afstand uitgevoerd. "Er waren twee vergaderingen ter plaatse; al het andere werd digitaal afgehandeld", vat Markus Holleczek samen. Hij vervolgt: "Wat ik vooral waardeerde, was dat het projectteam van d.velop altijd ontvankelijk was en zeer snel reageerde. De ondersteuning van d.velop was zeer praktisch, waardoor alles perfect op elkaar aansloot."
Integratie met SAP
Waren er uitdagingen bij het project? “Projecten als deze brengen altijd uitdagingen met zich mee – we zijn geen eenvoudige organisatie met onze complexe structuur. Een uitdaging was het beheren van de vele verschillende verzoeken van onze entiteiten. Een andere uitdaging was het in kaart brengen en integreren van het proces voor inkomende facturen binnen SAP. Je moet uitzoeken hoe je alles samenbrengt, maar uiteindelijk zijn alle problemen opgelost en zijn er voor alles oplossingen gevonden.”
Alles verliep snel en soepel, grotendeels dankzij de uitstekende samenwerking met d.velop. Het was ook duidelijk dat we over sterke SAP-expertise beschikken binnen ons bedrijf, waardoor ideeën en verantwoordelijkheden naadloos konden worden uitgewisseld.
Markus Holleczek
Projectadviseur, Centrale IT
Stichting Liebenau
Aanzienlijk verbeterde verwerkingstijden
Sinds de introductie heeft IIP in SAP een merkbaar verschil gemaakt. "De verwerkingstijden voor facturen zijn aanzienlijk verbeterd, wat ook van invloed is op de afhandeling van kortingen – die is enorm verbeterd. En natuurlijk is de transparantie verbeterd. Je weet altijd waar een factuur zich bevindt en wie deze momenteel verwerkt. Dit zijn zeker gebieden die verbeterd zijn", legt Markus Holleczek uit.
GoBD- en GDPR-conform met d.velop-documenten als DMS
Om facturen op een GoBD-conforme manier op te slaan, vertrouwt de Liebenau Foundation op het documentbeheersysteem d.velop documents. "We hebben de introductie van IIP in SAP gebruikt om facturen in een digitaal archief op te slaan", zegt Markus Holleczek.
Nieuwe workflows succesvol geïmplementeerd ondanks veranderingen
Hoe is het personeel hierop gereageerd? "Natuurlijk vragen dergelijke veranderingen altijd om aanpassing. Papieren processen zijn erg geduldig", merkt Markus Holleczek op. "Als je gewend bent dat processen zich in je eigen tempo ontvouwen, is het altijd een verandering wanneer je een vast kader moet volgen." Tijdens de implementatie waren er een paar aanpassingen nodig op het gebied van organisatiestructuur en workflows, voegt hij eraan toe, maar: "Over het algemeen zijn de workflows nu goed ingeburgerd. Vaak is het gewoon een kwestie van gewenning – als iets een tijdje draait en mensen eraan gewend zijn, werkt het over het algemeen goed."
De digitale verwerking van inkomende facturen vindt plaats in de vertrouwde SAP-omgeving.
De Liebenau Foundation heeft kennis verspreid via een klassiek multiplicatorsysteem. "Er is een centraal boekhoudteam dat nauw samenwerkt met IT", legt Markus Holleczek uit. "Ze zijn getraind in de belangrijke onderdelen, hoewel er niet veel is veranderd omdat IIP binnen de vertrouwde SAP-omgeving werkt." Daarnaast wordt de online applicatie KPSC Classifier gebruikt voor het goedkeuren van facturen. "Het is geweldig om een webapplicatie met een duidelijke interface te hebben. Dat heeft de zaken zeker gemakkelijker gemaakt."
Meer dan drie keer sneller verwerken
De multiplicatoren, d.w.z. de belangrijkste gebruikers, werden getraind in het systeem en trainden uiteindelijk het relevante personeel in de faciliteiten – zoals afdelingshoofden en keukenmanagers – die betalingen voor facturen in de software goedkeuren of initiëren. "Het was eenvoudig en vrij gemakkelijk om facturen achteraf goed te keuren", zegt Markus Holleczek. Sindsdien is de gemiddelde verwerkingstijd voor inkomende facturen aanzienlijk verkort. "We zitten nu op drie dagen, terwijl het vroeger zeker één tot twee weken duurde."
Veel potentiële toekomstige projecten met d.velop
En hoe zit het met toekomstige samenwerking met d.velop? “We hebben al een digitaal cliëntendossier geïmplementeerd in onze dochteronderneming Liebenau Teilhabe. Momenteel introduceren we de werknemersapp – de Stiftung-Liebenau App. We onderzoeken ook, binnen verschillende entiteiten, andere mogelijke gebruiksscenario's: of het cliëntendossier in andere gebieden moet worden geïntroduceerd, of personeelsdossiers een rol kunnen spelen, en andere mogelijke scenario's. Er zijn nog geen definitieve beslissingen genomen.”
Software-informatie
Ontdek d.velop factuur
Vraag met slechts enkele muisklikken uw gepersonaliseerde informatie aan over de digitale factuurverwerking van d.velop. Bekijk een live demonstratie van de oplossing en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.