Referentieverhaal Pantaenius

Pantaenius breidt OASIS en andere kernsystemen uit met documentbeheer.

• Met d.velop worden documenten, documentprocessen, het archiefschema en de archivering in kaart gebracht
• Het papieren dossier is in het DMS vervangen door het digitale dossier

Pantaenius Holding GmbH

Veel bedrijven in Duitsland voelen een vaag gevoel dat er op het gebied van digitalisering iets moet gebeuren, zonder precies te weten welke maatregel het juiste rendement oplevert voor hun bedrijfsmodel. Pantaenius Holding GmbH heeft al jaren geleden drie pijlers vastgesteld waarop alle digitaliseringsmaatregelen zijn gebaseerd. Zo bespaart de ondernemingsgroep, die tot de toonaangevende aanbieders van boot- en jachtverzekeringen in Europa behoort, niet alleen geld, maar vereenvoudigt zij ook processen, waardoor deze veiliger en minder foutgevoelig worden.

---

Manuel Schlief en Sebastian Papke leiden digitaliseringsprojecten voor de traditionele verzekeringsgroep uit Hamburg, die via twaalf vestigingen klanten over de hele wereld bedient. Pantaenius Holding GmbH is gespecialiseerd in het bemiddelen bij boot- en jachtverzekeringen en in uitgebreid risicobeheer, met name voor middelgrote ondernemingen. De scantool is echter slechts één van de vele praktische voorbeelden. Net als alle andere digitaliseringsmaatregelen bij Pantaenius is deze gebaseerd op de volgende drie pijlers:

• De juiste interface
• Flexibel werken
• De juiste partner

Bijvoorbeeld: de scantool. Een softwareprogramma controleert automatisch alle inkomende post, zowel elektronisch als op papier, en koppelt deze aan een klant of een contract. De documenten worden vervolgens met een duidelijke onderwerpregel doorgestuurd naar de verantwoordelijke medewerker. Op deze manier verwerkt de tool jaarlijks zo’n 200.000 stuks inkomende post. “Papier neemt af”, zegt Sebastian Papke, hoofd Digitaal Projectmanagement in de verzekeringsmakelaardij van de Pantaenius Group, “we hebben papier al voor 95 procent geëlimineerd.”

• 375 werknemers
• 200000 binnenkomende e-mails worden in één jaar gescand.

De juiste DMS-koppeling vinden voor OASIS en andere ERP-systemen

Het woord ‘interface’ klinkt misschien technisch, maar vooral bij digitaliseringsprojecten is het van cruciaal belang dat nieuwe tools en oplossingen aansluiten bij wat het bedrijf al gebruikt. Veel verzekeringsmakelaars maken gebruik van het polisbeheersysteem OASIS, een dagelijks hulpmiddel voor administratiemedewerkers. En het documentbeheersysteem van d.velop AG biedt precies de juiste interface met OASIS, waardoor het systeem wordt uitgebreid tot volledige, digitale, documentgebaseerde processen.

“Met het DMS brengt Pantaenius niet alleen alle documentprocessen in kaart, maar ook het volledige dossierplan en de archivering”, aldus Detlef Hölzen, Market Director Financial Services bij d.velop AG. Het DMS neemt OASIS bij de hand en opent zo nieuwe, bredere en gebruiksvriendelijkere mogelijkheden voor digitalisering.

Daarom besloot Pantaenius al in 2008 om documenten en dossiers te digitaliseren en hiervoor het documentbeheersysteem in te voeren. Het systeem slaat alle documenten veilig op, in overeenstemming met alle wettelijke vereisten, en kan bovendien termijnen bijhouden en de betrokken medewerkers op het juiste moment hieraan herinneren. „We hebben het papieren dossier vervangen door het digitale dossier in het DMS”, aldus Sebastian Papke.

Digitale workflow voor acceptatie

Een van de nieuwste digitaliseringsprojecten op basis van het DMS: de digitale workflow voor het „Underwriting“-proces. In dit proces beoordeelt een specialist aanvragen, evalueert hij risico’s en sluit hij contracten af. Dit proces genereert een offerte op maat voor potentiële klanten. Het gehele proces verloopt digitaal binnen het documentbeheersysteem en is tegelijkertijd gekoppeld aan het systeem dat de aanmaak van offertes initieert, zodat het naadloos kan worden geïntegreerd in bestaande verwerkingsworkflows. De kracht van de oplossing ligt vooral in het uitbreiden van de bestaande processen van de Pantaenius Group door middel van flexibel definieerbare, systeemondersteunde processen.

En zo werkt het: aanvragen, vakinformatie en andere documenten worden met slechts een paar muisklikken of via een full-text zoekfunctie op het scherm gehaald. Ook de voorgaande en volgende stappen en de betrokken medewerkers zijn vanuit het systeem toegankelijk. Het DMS maakt het bovendien mogelijk om documenten op de juiste, gemakkelijk terug te vinden plek op te slaan en ze eenvoudig te taggen. “We hebben dit digitaliseringspotentieel zelf ontdekt”, zegt Manuel Schlief, “we hebben het gesignaleerd vanuit de verkoopafdeling.”

Flexibel werken

In veel afdelingen zijn vaak mogelijkheden voor digitalisering te vinden. „Wij zijn een familiebedrijf“, zegt Schlief, „en de familie is altijd al technologisch georiënteerd geweest. Dit is de afgelopen jaren met de generatiewisseling nog sterker geworden.“

Voor Pantaenius is flexibel werken de sleutel tot het ontdekken en benutten van het potentieel van digitalisering. Daarbij hoort ook dat er dingen worden uitgeprobeerd en dat er tijdens dat proces samen wordt geleerd. „Medewerkers hebben veel vrijheid om zelf te beslissen, wat hen stimuleert om hun eigen onderwerpen aan te pakken en uit te voeren”, aldus Papke.

En: „Ik kan niet altijd van tevoren voorspellen wat een positief effect op de omzet zal hebben“, aldus Papke, „maar we hanteren een kwaliteitscontrole voor ideeën. We voeren projecten niet blindelings uit; we voeren eerst een bedrijfsanalyse uit. Daarvoor maken we gebruik van dynamische werkgroepen.“ Veel afdelingen bij Pantaenius ontdekken zelfstandig verbeterpunten in hun dagelijkse werkzaamheden en zoeken actief naar manieren om digitale processen en hulpmiddelen beter in te zetten.

Agile werken houdt in dat ideeën en projecten snel in een vroeg stadium tot wasdom worden gebracht. Op die manier kunnen bedrijven al in de beginfase testen of een idee daadwerkelijk haalbaar is – nog voordat alle functies en mogelijkheden zijn ontwikkeld. Schlief: „Mijn advies: wees niet bang om te falen! Zet kleine stapjes. Ga niet meteen vanaf het begin voor de perfecte oplossing. Begin gewoon en kijk hoe het loopt, en bekijk welke voordelen het idee oplevert.”

De juiste partner vinden voor digitalisering

Op zoek naar de juiste partner kwam Pantaenius via een extern in opdracht gegeven marktanalyse bij d.velop AG terecht. Manuel Schlief: „De klik was er vanaf het begin. d.velop paste zich uitstekend aan onze ideeën en eisen aan en ontwikkelde op een samenwerkingsgerichte en ondersteunende manier al snel haalbare oplossingen.” Het voordeel: de juiste partner voor digitalisering hoeft het wiel niet opnieuw uit te vinden. Hij weet welke structuren of maatregelen een bepaald bedrijf vooruit helpen en welke misschien voorbarig zijn. Hij heeft alle beginnersfouten al lang achter zich gelaten en kan zich op de kern van de zaak richten. Bovendien beschikt de juiste partner niet alleen over de technologie en de tools, maar houdt hij ook rekening met de mensen, de workflows en de processen.

"Als je zelf iets wilt bouwen wat je ook kant-en-klaar kunt kopen, dan bega je een vergissing", benadrukt Manuel Schlief, "bij d.velop vinden we niet alleen hoge kwaliteit tegen redelijke prijzen, maar ook een hoge mate van betrouwbaarheid die voldoet aan de wettelijke eisen. Ik ga tenslotte ook geen auto zelf bouwen."

Een van de eerste projecten die d.velop eind jaren 2000 samen met Pantaenius uitvoerde, was het digitale schadedossier. Sebastian Papke herinnert zich de tijd dat alles nog op papier gebeurde: „We hadden een grote rolcontainer waarin de dossiers op nummer waren gesorteerd. Alle bijbehorende documenten werden afgedrukt, genummerd en opgeborgen, waarbij alle e-mails en papieren netjes werden geordend. Sommige dossiers behandelden we dagelijks.”

De scansoftware wijst binnenkomende post en e-mails automatisch toe aan de juiste collega’s

Tegenwoordig werken de medewerkers van Pantaenius met het documentbeheersysteem van d.velop AG en beschikken ze over een eigen digitale inbox. Alle e-mails en documenten worden daar verzameld en kunnen vanaf elke locatie ter wereld met internettoegang worden verwerkt. Zoals eerder beschreven, haalt de scansoftware documenten zelfstandig uit Outlook en sorteert deze in de inboxen van de betreffende verantwoordelijke collega’s. “We hoeven geen dossiers meer te sjouwen”, zegt Papke, “de rolcontainer behoort tot het verleden. In totaal hebben we zo’n tien ton papier gescand en vernietigd.”

En last but not least: ideale samenwerkingsverbanden werken in beide richtingen. Detlef Hölzen, Market Director Financial Services bij d.velop AG, zegt: „Sinds 2008 werken we al op verschillende fronten samen met de Pantaenius Group, een van onze meest innovatieve klanten.” Manuel Schlief beantwoordt het compliment: „Digitalisering biedt een antwoord op veel vragen. d.velop is voor ons erg interessant omdat ze heel snel kunnen reageren.”

Softwaredemonstratie

Meer informatie over d.velop-software

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.