Referentieverhaal Grant Thornton International

Een grote efficiëntiewinst dankzij de digitale handtekening.

• 30.000 auditrapporten per jaar
• d.velop voldoet aan alle speciale vereisten
• Lagere porto- en arbeidskosten voor het afdrukken en verpakken van de rapporten

Grant Thornton België

Grant Thornton staat wereldwijd bekend om zijn technische expertise en diepgaande kennis van bedrijfsmodellen, de bedrijfstak en de specifieke eisen van hun respectieve cliënten: Voor de medewerkers van Grant Thornton vormen deze de spil van hun werk.

Het accountantskantoor helpt zijn klanten al sinds 1958 bij het realiseren van hun bedrijfsdoelen. Met ongeveer 1500 werknemers op elf locaties in Duitsland wordt er veel papier gegenereerd: "Vroeger drukten we ongeveer 30.000 auditrapporten per jaar af, in totaal drie miljoen pagina's," legt Philipp Wiesauer, hoofd Strategische Digitale Projecten, uit.

In een steeds veranderend bedrijfslandschap biedt moderne IT efficiënte en nauwkeurige ondersteuning voor auditors bij hun werk. Afhankelijk van de branche zijn er meerdere regels, wetten en bijbehorende bedrijfsnalevingsregels die moeten worden nageleefd. Zelfs met computers is dit nog steeds een veeleisend beroep. Het is daarom begrijpelijk dat een auditrapport al snel honderden pagina's lang kan worden.

Elektronische handtekening: rechtsgeldig, veilig, gemakkelijk te gebruiken

Een inspanning die op het eerste gezicht overbodig lijkt in het informatietijdperk. Maar alleen op het eerste gezicht. Zo'n rapport kan eenvoudig op de computer worden gemaakt, goedgekeurd en geautoriseerd. De handtekening is een andere zaak - die moet immers rechtsgeldig, veilig en gemakkelijk te gebruiken zijn. Conventionele tekstverwerkingsprogramma's bereiken al snel hun grenzen.

"Het aanmaken en goedkeuren van de rapporten gebeurde nog wel elektronisch, maar daarna werd het proces doorbroken", legt Philipp Wiesauer uit: "De handtekening. Dit betekent rapporten uitprinten, ze ondertekenen of ze via interne logistiek naar de inspecteurs sturen die ze moeten ondertekenen. Veel kleinschalig werk, veel papierverbruik.

Sommige rapporten moesten wel vier keer ondertekend worden. Dit resulteerde bij Grant Thornton in wel 120.000 handtekeningen per jaar. Dit brengt kosten met zich mee, niet alleen voor papier en logistiek, maar ook in termen van werkuren: het rapport uitpakken, de juiste plaats vinden, de ondertekende versie opnieuw versturen... vooral wanneer het medewerkers in de hogere salarisklassen betreft, zijn er aanzienlijke personeelskosten.

In 2021 leek dit niet langer logisch, vooral omdat sommige klanten van Grant Thornton op elektronische documenten stonden, inclusief handtekeningen. Grote beheerders van energienetwerken bijvoorbeeld.

Waarom d.velop het won van andere aanbieders van elektronische handtekeningen

Grant Thornton besloot een oplossing voor een elektronische handtekening te testen. Deze oplossing maakte gebruik van sleutelkaarten en lezers om de identiteit aan te tonen. Het proces duurde echter lang en was ingewikkeld, en het bestellen van de sleutelkaarten was omslachtig. Een bedrijfsbrede installatie leek te omslachtig en te kostenintensief.

Een ander alternatief was: d.velop sign. Grant Thornton maakte al een aantal jaren gebruik van d.velop documenten om e-mails te maken. "Tussen de vele aanbieders van elektronische handtekeningen viel d.velop op," herinnert Philipp Wiesauer zich. d.velop maakte er werk van om ons probleem te begrijpen en te leren welke professionele voorschriften en bedrijfsregels in acht moesten worden genomen. 

Grant Thornton werkte nauw samen met het team van d.velop om maandenlang met d.velop sign te werken. "Een prettig proces," zegt Philipp Wiesauer. "We konden met d.velop aan alle speciale vereisten voldoen. Het was constructief en productief." WKGT moet bijvoorbeeld aan toezichthoudende instanties bewijzen dat het bedrijf de volledige soevereiniteit over zijn gegevens behoudt - vooral wanneer het IT-oplossingen aanschaft.

Elektronische handtekening via internetbrowser

d.velop sign heeft geen sleutelkaarten, lezers of andere hardware nodig. De software draait in een internetbrowser zoals Chrome of Firefox en hoeft niet geïnstalleerd te worden op een pc of Mac. Auditrapporten en andere documenten kunnen als PDF worden geüpload en naar andere medewerkers worden gestuurd in een aanpasbaar proces.

Aangezien WKGT al d.3one gebruikt, kan het bedrijf het systeem gebruiken als identiteitsleverancier om de handtekening te legitimeren. d.3one is op zijn beurt afhankelijk van de Windows gebruikers-ID. Identificatie vindt plaats in samenwerking met d.3one, dat op zijn beurt vertrouwt op de Windows gebruikers-ID. De installatie van d.velop sign was in een paar dagen voltooid en de eerste WKGT-medewerkers konden d.velop sign begin 2021 gebruiken.

Na de training gebruikten ongeveer 40 gebruikers van de afdeling Audit & Assurance de oplossing als onderdeel van het pilotproject. In een tweede uitbreidingsfase heeft WKGT de gehele afdeling Audit & Assurance aangesloten. De oplossing zal ook in andere bedrijfsonderdelen van het bedrijf worden gebruikt.

Vroeger moesten we de auditrapporten scannen en handmatig opslaan. Tegenwoordig sleep ik het document naar het documentbeheersysteem zodra het elektronisch is ondertekend en alles is klaar. We besparen materiaal, werktijd en logistieke kosten.

Philipp Wiesauer
Directeur Strategische Digitale Projecten
Grant Thornton International

De portokosten zijn ook lager, net als de arbeidskosten voor het afdrukken en verpakken van de rapporten. Een niet onbelangrijk aspect: het milieu wordt ook beschermd dankzij het lagere papierverbruik.

"De business case was al vroeg rond, de afschrijvingsperiode was een jaar", vat Philipp Wiesauer samen, "de implementatie was eenvoudig, alles was binnen een paar dagen up and running, puur vanuit de IT-kant. Alleen al de logistiek van de auditrapporten is tot een fractie teruggebracht. Dat is een enorme efficiëntiewinst."