Referentieverhaal Ferdinand Bilstein

Ferdinand Bilstein bespaart tijd en vermindert werkdruk met digitale personeelsdossiers

• Locatie-onafhankelijke toegang via pc, laptop of smartphone - zelfs als je thuis werkt
• Wettelijk conforme, rolgebaseerde toegang voor geautoriseerde HR-medewerkers
• Aanzienlijk kortere verwerkingstijden
• Eenvoudig voldoen aan alle bewaartermijnen

Ferdinand Bilstein omarmt digitalisering: personeelsdossiers worden papierloos

Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG (febi), gevestigd in Ennepetal, Noordrijn-Westfalen, wordt nu in de zevende generatie geleid door de familie van de oprichter - en met groot succes. De fabrikant van auto- en industriële onderdelen heeft meer dan 2.000 mensen in dienst op meer dan 20 locaties wereldwijd. Een van de hoekstenen van dit succes: voortdurende innovatie.

Het bedrijf heeft de afgelopen jaren een bovengemiddelde groei doorgemaakt. Daardoor kwamen er steeds meer medewerkers bij - en daarmee ook steeds meer papieren personeelsdossiers. "De kasten werden steeds voller", herinnert Andreas Blau, HR Business Partner bij febi zich. "We hadden een archief zonder ramen voor onze papieren personeelsdossiers, met verplaatsbare rekken - als een grote bibliotheek. Op een gegeven moment werd het beheer van de papieren dossiers extreem vervelend."

Digitale personeelsdossiers kunnen onnodig extra werk elimineren

Omslachtig en omslachtig - en soms zelfs onmogelijk als je thuis of onderweg werkt. Als een bestand niet meteen in het archief te vinden was, moest de zoektocht zich tot de bureaus van de collega's uitstrekken. Dit onnodige extra werk voor zelfs de kleinste wijziging of toevoeging werd een echte uitdaging voor febi, vooral tijdens de COVID-19 pandemie. Het idee om de papieren dossiers te digitaliseren lag voor de hand. Maar hoe? Met een scanner en veel manueel werk? En dan?

Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG ging op zoek naar een leverancier van digitale personeelsdossiers. Drie bedrijven kwamen op de shortlist terecht, waaronder d.velop AG. De andere twee aanbieders waren gespecialiseerd in digitale personeelsdossiers, "maar we wilden verder denken dan alleen HR," zei Andreas Blau, "dus kozen we voor d.velop AG, dat niet alleen digitale personeelsdossiers mogelijk maakt, maar ook een compleet documentbeheersysteem, digitale handtekeningen en nog veel meer biedt."

De weg naar het digitale personeelsdossier: febi's overgang naar efficiënt documentbeheer

Om zijn reis naar digitaal documentbeheer te beginnen, besloot febi begin 2021 om het digitale personeelsdossier van d.velop AG te implementeren. "Het digitale personeelsdossier kan voor veel bedrijven een echte verademing zijn", zegt Kristofer Erlenkamp, Market Director Mechanical Engineering & Construction bij d.velop AG. "Er zijn gevallen waarin werknemers wijzigingen in hun papieren dossiers bijhouden met behulp van Excel-spreadsheets, alleen maar om een snel overzicht te krijgen. Dat zorgt natuurlijk voor nog meer werk."

Voor het scanproces huurde febi een externe dienstverlener in die alle ongeveer 2.000 bestanden verzamelde, scande en terugstuurde. Dit nam ongeveer acht weken in beslag. Inclusief de selectie van de dienstverleners, het opschonen van de bestanden, het scannen, het instellen van de software en de training duurde de overgang ongeveer zes maanden. "Natuurlijk moesten we eerst wennen aan de digitale workflow," zegt Blau, "maar inmiddels is alles veel gemakkelijker geworden."

febi profiteert van deze specifieke voordelen van het digitale personeelsdossier

• Locatie-onafhankelijke toegang via pc, laptop, tablet of smartphone, ook vanuit een kantoor aan huis
• Toegang geregeld door gebruikersrechten (bijv. alleen-lezen of lezen & schrijven) voor relevant HR-personeel
• Snelle toegang tot documenten, bijvoorbeeld via zoeken in de volledige tekst, vergelijkbaar met wat wordt gebruikt door zoekmachines op internet
• Alle bestanden altijd toegankelijk met slechts een paar klikken
• Aanzienlijk kortere verwerkingstijden
• Eenvoudig voldoen aan alle bewaartermijnen
• Veilige encryptie
• Duidelijke, intuïtieve interface
• Informatie kan sneller en gemakkelijker ter plaatse worden verstrekt

Andreas Blau: "Als het op gebruiksvriendelijkheid aankomt, vergelijk ik het digitale personeelsdossier van d.velop AG graag met Apple - het is intuïtief en gemakkelijk te gebruiken." Het instellen van de software nam ook weinig tijd in beslag en de interface werd zelfs aangepast aan de huisstijl van de Bilstein Groep.

febi: "We waarderen het als iemand vooruit denkt".

"Ik zou onze samenwerking met d.velop AG een A+ met onderscheiding geven," zegt Andreas Blau. "d.velop was altijd beschikbaar, consequent innovatief en we hoefden zelden vragen te stellen. Vooral tijdens de installatiefase hadden we het gevoel dat d.velop een schat aan ervaring meebracht en al begreep wat we nodig hadden. Dat was zeer nuttig. Als we vragen hadden, werden we binnen een paar uur of uiterlijk de volgende dag teruggebeld. We waarderen het echt als iemand proactief meedenkt."

Na de installatie volgden twee halve dagen opleiding. Twee zogenaamde key users van febi kregen een grondige opleiding. Zo konden ze hun kennis doorgeven aan andere medewerkers van febi die het digitale personeelsdossier minder vaak of in beperktere mate gebruiken.

De beslissing voor d.velop AG: een strategische keuze voor febi

Nu het digitale personeelsdossier goed loopt en het bedrijf er goed mee werkt, is febi van plan om verdere digitaliseringsmogelijkheden te ontsluiten - zoals een digitaal documentbeheersysteem of rechtsgeldige digitale handtekeningen.

"We wilden verder denken dan alleen HR," zegt Blau, "daarom kozen we voor een leverancier met meer dan alleen digitale personeelsdossiers in hun portfolio. De samenwerking verliep naadloos. d.velop AG ondersteunde ons uitzonderlijk goed en gaf ons het gevoel dat we als gelijken werkten - niet alleen als een klant aan wie verkocht werd."