Referentieverhaal epcan GmbH

Volledig digitale boekingen met d.velop sign – zie hoe epcan GmbH de werkdruk drastisch vermindert met digitale handtekeningen

• Snelle implementatie
• Barrières weggenomen
• Eenvoudig proces

Noodzakelijke actie

Op het gebied van digitalisering staat Duitsland op de voorlaatste plaats van de zeven leidende industrielanden (G7) – en dat is al voor de tweede keer op rij. Dat blijkt uit een nieuw onderzoek van het European Center for Digital Competitiveness in Berlijn. "Er wordt in Duitsland veel gesproken over digitalisering", aldus Philip Meissner, hoofdauteur van het onderzoek en professor aan de ESCP Business School in Berlijn, in een interview met Handelsblatt, "maar er gebeurt eigenlijk relatief weinig."

Toch verzetten sommige kleine en middelgrote ondernemingen zich hier en daar tegen de voorzichtige aanpak van Duitsland op het gebied van digitalisering. epcan GmbH uit Vreden is zo'n vastberaden speler.

Glasvezel en streng beveiligde datacenters

Met als missie om de regio te verbinden, richtten de directeuren Nils Waning, Gerd Gevering en Christian Meiners in 2008 epcan GmbH op. Hun leidende principe: "Wij maken het digitale leven gemakkelijker." Vandaag de dag biedt epcan diensten aan via drie streng beveiligde datacenters, uitgebreide IT-diensten en breedbandnetwerken (bijv. glasvezel) in verschillende Duitse deelstaten. Deze diensten zijn uitgegroeid tot belangrijke pijlers van de digitalisering voor zowel particuliere als zakelijke klanten. Ongeveer 15.000 particuliere breedbandklanten en ongeveer 1.000 bedrijven behoren nu tot de referenties van epcan.

In de digitaliseringssector is het cruciaal dat aanbieders voorop blijven lopen. Met 52 medewerkers (per september 2021) is epcan al een van de grotere spelers, maar nog geen gigant in de branche. Alleen al omwille van de efficiëntie moet elk werkuur optimaal worden benut voordat het opnieuw wordt geïnvesteerd in de uitbreiding van het bedrijf. Gelukkig hoeft het wiel niet altijd opnieuw te worden uitgevonden.

"Wij zijn de typische concurrent van bedrijven als Telekom", zegt Nils Waning, een van de managing partners van epcan. "Alleen zijn wij veel kleiner." Het voordeel van kleinere bedrijven is dat ze sneller en flexibeler kunnen reageren dan de industriereuzen. Hierdoor kunnen ze niet alleen beter inspelen op de behoeften van hun doelgroepen, maar ook eerder inspelen op economische en technologische ontwikkelingen.

Digitalisering van bestelformulieren via API, geïntegreerd als white label

Als je gaat automatiseren, doe het dan goed. Toevallig kwam epcan in contact met d.velop AG – en zag een kans. d.velop biedt d.velop sign, een oplossing voor digitale handtekeningen die niet alleen juridisch veilig en browsergebaseerd is zonder downloads, maar ook een API biedt – een directe interface met het enterprise resource planning-systeem van epcan.

Het eerste contact werd gelegd in oktober 2020. Om een soepele API-gebaseerde automatisering te garanderen, werkten de ontwikkelingsteams van beide partijen vanaf het begin samen. "Alles werd direct en snel gecoördineerd", zegt Waning, "wat leidde tot een extreem snelle implementatie. We hadden een paar aanvullende verzoeken en het hele proces nam slechts anderhalve maand in beslag."

De bestelling voor d.velop sign werd in januari 2021 geplaatst en eind februari was het testsysteem al geïnstalleerd. Het volledige systeem ging half maart live. "We verstrekken de gegevens aan d.velop sign via een beveiligd kanaal", legt Waning uit, "waarna d.velop sign een digitaal contract genereert dat onze potentiële klant in realtime ontvangt. Alles is volledig geïntegreerd, alle gegevens zijn digitaal en geen enkele medewerker hoeft de boeking handmatig te verwerken. Voor ons is dat gewoon perfect."

Het hele sollicitatieproces digitaliseren

d.velop AG was even enthousiast over de interesse van epcan. "Het doel was om het hele aanvraagproces te digitaliseren", herinnert Christina Elbert, Business Development Manager bij d.velop AG, zich. "Iedereen die bijvoorbeeld een glasvezelverbinding aanvraagt, moet het proces volledig online kunnen afronden. Onze software, d.velop sign, is hiervoor perfect geschikt. Afhankelijk van het vereiste handtekeningniveau kan d.velop sign met of zonder identificatie worden gebruikt."

Het belangrijkste voordeel: epcan GmbH hoeft in geen enkel stadium van het aanvraagproces concessies te doen aan zijn bedrijfsidentiteit. d.velop sign werkt naadloos zonder de d.velop-frontend. epcan maakt gebruik van de API-functionaliteit van de software, waardoor d.velop sign als een volledig geïntegreerde white label-oplossing kan functioneren in combinatie met de interface die aan de klanten en prospects van epcan wordt aangeboden.

Voordelen van d.velop sign ten opzichte van andere aanbieders

• Volledige integratie met bestaande applicaties: met d.velop sign kunnen medewerkers in hun vertrouwde omgeving werken en het systeem integreert naadloos met applicaties zoals online winkels.
• Efficiëntie: medewerkers besparen tijd dankzij intuïtieve bruikbaarheid en geoptimaliseerde workflows, waardoor er meer tijd overblijft voor andere taken die waarde toevoegen.
• Handtekeningen onafhankelijk van tijd en locatie: d.velop sign biedt een responsieve, mobiele webapplicatie die perfect wordt weergegeven op bijna alle apparaten met internetverbinding.
• Maximale naleving van wettelijke vereisten – gemaakt in Duitsland: d.velop sign voldoet aan de strengste normen voor beveiliging, gegevensbescherming en gegevensbewaring.
• Wettelijk geldig en afdwingbaar: Handtekeningen die met d.velop sign zijn gemaakt, zijn toelaatbaar in de rechtbank. d.velop sign voldoet aan de EU-eIDAS-verordening en biedt drie verschillende soorten handtekeningen, waaronder de gekwalificeerde handtekening, waarvoor d.velop samenwerkt met Bundesdruckerei D-TRUST als vertrouwde dienstverlener.

"Belangrijke barrière weggenomen" door elektronische handtekeningen met d.velop sign

Kort na het einde van de testfase eind februari 2021 begonnen de medewerkers van epcan de impact op hun dagelijkse werk te merken. Ook klanten en prospects vonden de processen veel eenvoudiger, aldus Waning: "De drempel om een pdf te downloaden en in te vullen was gewoon veel hoger dan het rechtstreeks invoeren van de gegevens op de website. Het eenvoudige proces met d.velop sign heeft een belangrijke barrière weggenomen en we zien veel hogere responspercentages. Het systeem is zo intuïtief ontworpen dat er bijna geen vragen rijzen over het gebruik ervan."

Vanuit zakelijk oogpunt levert d.velop sign ook tastbare voordelen op. epcan GmbH kan nu personeel inzetten voor creatievere taken in plaats van tijd te besteden aan het vervelende invoeren van handgeschreven formulieren. "We willen er immers zijn voor mensen", legt Waning uit, "dus het automatiseren van de administratie is de moeite waard. We besparen personeel handmatig werk en kunnen hen elders inzetten. Niemand verliest zijn baan door digitalisering, integendeel."

epcan GmbH is nu van plan om het gebruik van digitale handtekeningen uit te breiden naar andere processen, waaronder B2B-toepassingen. Dit is vooral relevant voor klanten waarmee epcan vaak contracten sluit. Ook interne processen zullen volgen, zoals balansen of communicatie met belastingadviseurs. Waning voegt hieraan toe: "d.velop sign heeft ook onze mentaliteit een beetje veranderd. We weten nu: ja, we kunnen het – en we kunnen het gemakkelijker doen."

Software-demo

Ontdek d.velop-software op maat voor uw branche

Boek vandaag nog uw consult en live demo en ontvang vrijblijvend advies van onze experts!