Referentieverhaal EP New Energies

EP New Energies heeft de afgelopen 12 maanden ongeveer 2.000 digitale handtekeningen geplaatst met behulp van d.velop sign, waardoor hoge kosten en aanzienlijke tijdverliezen in verband met traditionele handtekeningprocessen zijn geëlimineerd.

• Een trainingssessie van 30 minuten is voldoende.
• Preventie van fouten die typisch zijn voor analoge processen
• Automatisch archiveren van contracten in SharePoint

550% toename in digitale handtekeningen binnen 12 maanden bij EP New Energies

Projectontwikkelaar uit Berlijn sluit snel en duurzaam internationale contracten af met d.velop sign

EP New Energies GmbH (EPNE) is een in Berlijn gevestigd bedrijf dat gespecialiseerd is in de realisatie van projecten op het gebied van hernieuwbare energie. Het dienstenaanbod strekt zich uit van projectidentificatie en -ontwikkeling tot volledige bouw. Sinds 2019 maakt EPNE deel uit van de EPH Group als centrum van excellentie voor hernieuwbare energie, waar locaties worden ontwikkeld voor windparken op het land, fotovoltaïsche systemen op de grond, PV-installaties op daken en drijvende zonneparken (Floating PV). Het bedrijf heeft 32 medewerkers in dienst, verdeeld over twee locaties in Berlijn en Cottbus.

Contracten ondertekenen op meerdere locaties

Het managementteam van EP New Energies werkt vanuit drie verschillende locaties. Er zijn vier directeuren: twee in Praag, één in Berlijn en één in Cottbus. De belangrijkste uitdaging, zoals beschreven door Maxi Krüger, teamassistent en administrateur bij EPNE GmbH, is als volgt: "Er zijn veel contracten die snel ondertekend moeten worden", legt ze uit. "Om te voorkomen dat we voortdurend papieren documenten heen en weer moeten sturen, hadden we een snelle, digitale handtekeningoplossing nodig."

Het versturen van contracten kost EPNE tijd en geld

Voorheen verliep het ondertekenen van contracten bij EPNE allesbehalve efficiënt. " Er werden stapels papier – soms behoorlijk omvangrijk – van Berlijn naar Praag gestuurd. Vervolgens kwamen de documenten terug naar Berlijn, reisden ze door naar Cottbus en kwamen ze uiteindelijk weer terug naar Berlijn", legt Maxi Krüger, teamassistent en administrateur bij EPNE GmbH, uit. Deze procedure kostte veel moeite: kopieën maken, afdrukken, handmatig ondertekenen en documenten versturen. Het bracht ook hoge kosten en aanzienlijke vertragingen met zich mee, om nog maar te zwijgen van het verbruik van middelen zoals papier, transport en inkt.

Elektronische handtekeningen in eerste instantie voor directeuren

Om alle vier de directeuren in staat te stellen documenten digitaal en onafhankelijk van hun locatie te ondertekenen, was de eerste stap het vinden van geschikte oplossingen voor elektronische handtekeningen. De elektronische handtekening moest aan een aantal essentiële eisen voldoen. "We kwamen al snel bij d.velop sign terecht", herinnert Maxi Krüger zich. Wat EPNE meteen overtuigde, was het gebruiksgemak van het product – een van de belangrijkste eisen. "Het was heel intuïtief om te begrijpen hoe het werkt."

Digitale handtekeningen met belangrijke vereisten

Twee EPNE-medewerkers van de afdelingen administratie en communicatie waren het erover eens dat er een oplossing voor elektronische handtekeningen moest komen. "Ze waren het er allebei over eens dat een digitale handtekening nodig was en snel moest worden geïmplementeerd", zegt Maxi Krüger. Het belangrijkste doel was dat de directeuren de handtekening internationaal konden gebruiken zonder dat ze daarvoor een uitgebreide training nodig hadden. "We weten allemaal hoe weinig tijd ze hebben – alles moet heel snel gebeuren", benadrukt ze.

Wettelijk bindende en voor de rechtbank toelaatbare digitale handtekeningen

Een andere vereiste was compatibiliteit met e-mailprogramma's. "De software moest integreerbaar zijn. Ontvang het contract per e-mail, klik op 'Ondertekenen' en klaar", legt Maxi Krüger uit. Het was belangrijk dat er geen aparte app nodig was om de pdf-contracten te bekijken en te ondertekenen. Ten slotte moest de handtekeningtool nog aan één laatste, maar zeer cruciale eis voldoen: "Het moest juridisch bindend en toelaatbaar zijn voor de rechtbank", zegt Maxi Krüger. Dit betekende dat er maar één optie haalbaar was: de gekwalificeerde elektronische handtekening (QES). d.velop sign voldeed aan al deze criteria en werd uiteindelijk geselecteerd.

EPNE hecht veel waarde aan gestructureerde samenwerking met d.velop

Maxi Krüger beschrijft de samenwerking met d.velop als volgt: "Alles is ongelooflijk goed gestructureerd – het is echt een uitstekende samenwerking geweest. Alles verloopt snel en soepel, zonder lange communicatieprocessen of misverstanden.” Vanaf het begin verliep de samenwerking harmonieus. “Zelfs de introductieseminars en de videoconferenties die we hebben gehouden, waren heel duidelijk en ze hebben echt de tijd voor ons genomen. Het was echt geweldig”, voegt Alexandra Ehrenberg, ook teamassistent bij EPNE, toe.

Transparantie en flexibiliteit van d.velop sign zeer gewaardeerd

EPNE waardeerde ook de transparantie waarmee d.velop werkt. "Natuurlijk biedt d.velop verschillende pakketten waaruit je kunt kiezen", legt Maxi Krüger uit. "Maar ze kunnen ook worden aangepast aan specifieke behoeften. Vooral in het begin, wanneer je nog niet zeker weet hoe de zaken zich zullen ontwikkelen of hoeveel collega's het systeem zullen gebruiken, is flexibiliteit een enorm voordeel." d.velop bood deze flexibiliteit te allen tijde. "Je zit niet meteen vast aan een rigide driejarig contract. Die flexibiliteit vonden we heel positief."

d.velop sign voorkomt fouten in analoge processen

Wat is er verbeterd sinds de introductie van het QES? "We hebben zeker minder handmatig werk en besparen veel tijd", zegt Maxi Krüger, die een belangrijk voordeel benadrukt. "Vroeger moesten we veel brieven en handtekeningenlijsten per post naar collega's sturen, alleen maar om ervoor te zorgen dat alles werd ondertekend." Maar documenten raakten soms zoek in de post en dan moest het proces opnieuw beginnen. "Dat betekende dat deadlines soms niet werden gehaald." Nu is alles veel eenvoudiger en betrouwbaarder.

Elke EPNE-medewerker krijgt een d.velop sign-account

Tegenwoordig gebruiken niet alleen de directeuren d.velop sign, maar alle medewerkers van EPNE. De feedback sinds de introductie is zonder uitzondering positief. "Het systeem wordt goed ontvangen. Nieuwe medewerkers krijgen meteen bij hun indiensttreding een d.velop sign-account", aldus Maxi Krüger. Het aantal digitale handtekeningen is dan ook aanzienlijk toegenomen. "We zijn begonnen met het kleinste pakket, zijn al een niveau hoger gegaan en zullen binnenkort het volume opnieuw moeten aanpassen." Wat begon met 360 handtekeningen per jaar is gegroeid tot ongeveer 2000 – een stijging van 550% in slechts één jaar tijd. d.velop sign is de standaard geworden – zowel intern als extern.

Externe partners kunnen ook gebruikmaken van de elektronische handtekening

Medewerkers van EPNE kunnen d.velop sign ook gebruiken met externe partners. "Documenten die ondertekend moeten worden, kunnen ook worden ondertekend door externe partijen die niet bij d.velop sign zijn geregistreerd, wat een enorm voordeel is", zegt Maxi Krüger. "Je stuurt ze gewoon via e-mail." Elke partner kan dan de elektronische handtekening gebruiken, of deze nu eenvoudig, geavanceerd of gekwalificeerd is. Alle opties zijn inbegrepen in het d.velop sign-pakket. "Het is zoveel makkelijker geworden."

6 stappen naar de invoering van een elektronische handtekening

In dit webinar leert u hoe we de elektronische handtekening met succes in de organisatie kunnen introduceren aan de hand van zes stappen – van het begrijpen van de voordelen tot het aan de slag gaan met d.velop sign.

Agenda

• Waarom zou ik een digitale handtekening invoeren?
• d.velop-handtekening als elektronische handtekening van het d.velop-platform
• 6 stappen om een elektronische handtekening te introduceren
• Volgende stappen: hoe we samen digitaal aan de slag gaan

Begin met slechts één klik.

d.velop sign stimuleert de verschuiving naar digitale processen

Een van de grootste voordelen van d.velop sign is de flexibiliteit die het biedt. "Al onze collega's profiteren ervan, niet alleen de directeuren", legt Maxi Krüger uit. Tijdwinst is een ander groot voordeel. "Tijdwinst is altijd een topprioriteit", merkt ze op. Alexandra Ehrenberg voegt hier aan toe: "Met d.velop sign hebben we ook veel processen kunnen digitaliseren die voorheen niet digitaal konden worden afgehandeld. Dat heeft voor ons een groot verschil gemaakt."

30 minuten training is voldoende voor digitale handtekeningen

Er was geen uitgebreide training nodig voor de handtekeningoplossing. "Toen duidelijk werd dat niet alleen de directeuren, maar alle medewerkers de software zouden gaan gebruiken, hebben we d.velop gevraagd om een training van 30 minuten voor iedereen te verzorgen", herinnert Maxi Krüger zich. "We hebben dat gedaan zodat iedereen precies zou weten waar hij moest klikken – en om een stortvloed aan vragen te voorkomen." Daarnaast biedt d.velop een vaste contactpersoon en een gratis trainingsportaal met e-learning en stapsgewijze klikinstructies.

Automatisch archiveren van contracten in SharePoint

Tot nu toe is het project voor elektronische handtekeningen het enige dat EPNE en d.velop samen hebben geïmplementeerd. Het gebruik van d.velop sign blijft echter groeien en er zijn al plannen om de mogelijkheden ervan uit te breiden. Er zijn ook ideeën voor verdere samenwerking. Momenteel onderzoekt EPNE of het integreren van digitale handtekeningen rechtstreeks vanuit SharePoint een zinvolle volgende stap zou zijn. "We zijn daar actief mee bezig", zegt Maxi Krüger.
"Het zou de zaken nog meer vereenvoudigen: geen documenten meer downloaden naar de desktop om ze te ondertekenen en weer terug te uploaden naar SharePoint."

Software-demo

Meer informatie over d.velop-software

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.