Referentieverhaal Motor Presse Stuttgart

Motor Presse Stuttgart digitaliseert de verwerking van inkomende facturen en het contractbeheer.

Mediabedrijf Motor Presse Stuttgart

Motor Presse Stuttgart is een mediabedrijf dat sinds de oprichting in 1946 is uitgegroeid tot een internationale onderneming. Vandaag de dag publiceert het wereldwijd ongeveer 140 tijdschriften op het gebied van autorijden, lifestyle, sport en vrije tijd. Naast deze klassieke gedrukte kernactiviteiten heeft Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG al jaren investeren en uitbreiden naar nieuwe activiteiten. Het portfolio van het bedrijf omvat nu een breed scala aan online producten, tv-activiteiten, evenementen en diensten.

Waarom ze voor d.velop kozen

Motor Presse Stuttgart was op zoek naar een op SharePoint gebaseerde oplossing voor het automatisch beheer van inkomende facturen (inclusief verificatie en goedkeuringsworkflow) en contracten.

Met de digitale factuurverwerking in Microsofot 365 kon aan alle gewenste eisen worden voldaan. Zo ondersteunt het contractbeheer in Microsoft 365 alle noodzakelijke processen gedurende de gehele contractlevenscyclus. En ook het gebruik van d.velop-oplossingen voor Microsoft 365 en SAP, dat Markus Ilka van Motor Presse Stuttgart in dit verslag beschrijft, draagt bij aan een aanzienlijke verbetering van de processen en zorgt voor meer transparantie tussen de financiële boekhouding en de gespecialiseerde afdelingen.
Het vroegtijdig, digitaal vastleggen van facturen vergemakkelijkt het intern bijhouden van facturen enorm. Er is geen handmatig papieren archief meer; elke factuur is direct toegankelijk met de juiste toegangsrechten, zowel voor de financiële administratie via SAP en Microsoft 365 als voor de gespecialiseerde afdeling in het portaal. De gespecialiseerde afdelingen houden niet langer een dubbel papieren archief bij. Informatie over accounttoewijzingen of notities uit de workflow wordt bewaard voor overdracht naar SAP.

Voor Markus Ilka, hoofd informatiebeheer bij Motor Presse Stuttgart GmbH & Co. KG, hebben geïntegreerde SharePoint-oplossingen een veel betere toekomst dan geïsoleerde toepassingen. "Elke op zichzelf staande oplossing heeft overeenkomstige voorwaarden nodig voor technische werking. Deze technologie moet worden ingebed in de IT-infrastructuur, ondersteund, onderhouden en, last but not least, toekomstbestendig worden gemaakt. Ook het respectieve specifieke beheer van gebruikers of bijvoorbeeld de controle van rechten in de verschillende applicaties stelt ons keer op keer voor problemen. Als we dit kunnen vermijden door een geïntegreerd platform zoals Microsoft 365 te gebruiken, hebben we al veel gewonnen".

SharePoint werd een strategisch platform

Een belangrijke reden om de voorkeur te geven aan SharePoint-oplossingen bij het succesvolle mediabedrijf in Stuttgart is ook het betere gebruik van bestaande knowhow. De gebruikte mechanismen en tools blijven identiek en kunnen nog steeds flexibel worden toegepast op de verschillende vereisten en oplossingen. De strategie van Motor Presse Stuttgart: bij het analyseren van de vereisten van projecten waarin document- en/of rolgebaseerde processen op de voorgrond staan, is de eerste benadering het gebruik van het bestaande platform van SharePoint-technologie.

"Als dit mogelijk is, hoeven we niet eens te kijken naar de algemene kwestie van technische implementatie. We zijn ook bereid om compromissen te sluiten bij het vergelijken van functionele scopes met een oplossing, omdat onze ervaring tot nu toe heeft geleerd dat de totale kosten merkbaar lager zijn wanneer we de bestaande infrastructuur in SharePoint gebruiken".

De uitgangssituatie van Motor Presse Stuttgart

Er waren geen digitale componenten in de verwerking van inkomende facturen. Aan het einde van het proces werden de papieren facturen handmatig ingevoerd in het SAP-systeem door de boekhoudafdeling. De doelstellingen van Motor Presse: Alle facturen moesten centraal worden gedigitaliseerd en direct audit-proof worden gearchiveerd. Bovendien moest directe toegang vanuit SAP worden gegarandeerd voor alle medewerkers die betrokken zijn bij het desbetreffende goedkeuringsproces. Het digitale boek van inkomende facturen, dat dus automatisch beschikbaar is, zou verbeterde controlemechanismen moeten bieden. Het handmatig gebonden papieren proces en de soms dubbele en tijdrovende verwerking van informatie moesten worden geëlimineerd en essentiële informatie van de gespecialiseerde afdelingen met betrekking tot de factuur moest naadloos worden bewaard, beschikbaar worden gemaakt en automatisch worden gebruikt voor het boeken.

Selectie strategie

Markus Ilka volgt de DMS- en SharePoint-markt al vele jaren:"Voor mij is SharePoint in feite een documentbeheerplatform. Bovendien is het perfect voor samenwerkingsmechanismen. d.velop was de enige complete professionele oplossing voor SharePoint met de oplossingen voor Microsoft 365 op het moment dat de oplossing werd gekozen. Er waren geen andere producten of oude DMS-componenten nodig. Ook de bestaande ERP-knowhow, zoals in ons geval voor SAP, was doorslaggevend voor de keuze van d.velop AG als solution provider. Met het documentbeheer in Microsoft 365 als software kunnen we alle benodigde documenten via SharePoint op een auditbestendige manier archiveren en onze workflowvereisten flexibel integreren."

Project "digitale factuurverwerking met SAP

Het IT-team van Motor Presse Stuttgart verdeelde het totale project in drie substappen

1. Projectstap
   Tegelijk met het opzetten van het project werden de facturen van het vorige en het huidige boekjaar via een serviceprovider ("late scanning") overgebracht naar het digitale facturenarchief, via DMS en gekoppeld aan de SAP-documenten. Het scannen van de huidige documenten werd uitgevoerd door de financiële boekhoudafdeling. De documenten zijn direct toegankelijk vanuit SAP.
2. Projectstap
   Het "vroege scannen": De documenten werden gescand voordat de factuur in omloop werd gebracht. De factuurgegevens werden uitgelezen met OCR en de bijbehorende validatie en overgebracht naar SAP - hier naar de Process Monitor van d.velop - zoals bij een voorlopige invoer. Het vrijgaveproces van de facturen werd vervolgens zoals gebruikelijk op papier uitgevoerd. Zo werden de medewerkers achtereenvolgens vertrouwd gemaakt met de nieuwe werkmethoden.
3. Projectstap
   De laatste projectstap betrof de invoering van de workflow waarin de factuur na het vooraf vastleggen wordt overgedragen naar SharePoint. Hier kunnen de medewerkers kiezen uit verschillende workflowtypen. Het goedkeuringsproces verloopt anders afhankelijk van het workflowtype. Alle noodzakelijke parameters voor de workflow worden door de financiële boekhoudafdeling opgeslagen in SharePoint en bijgehouden in de stamgegevens. Accounttoewijzingen of andere relevante informatie kunnen door de medewerkers worden ingevoerd in het vrijgaveproces. Voordat de gegevens worden teruggestuurd naar SAP voor automatische boeking, kan de financiële boekhoudafdeling controles uitvoeren aan het einde van het goedkeuringsproces. Markus Ilka: "Bijzonder goed opgelost: In een verschilweergave worden wijzigingen tussen de voorlopige invoer en de verwerking tijdens het goedkeuringsproces visueel gemarkeerd".

Verdere procedure

SharePoint wordt het centrale platform bij Motor Presse. "We zullen consequent doorgaan met de strategie die we zijn gestart om requirements conform en passend binnen SharePoint te implementeren.

Eindresultaat van de Motor Presse Stuttgart

Bij de introductie van SharePoint was het aanvankelijk moeilijk om het langetermijndoel en de strategische richting binnen het bedrijf over te brengen. Veel medewerkers waren onbekend met de veranderingen in werkwijze voor documentbeheer en de mogelijkheden om via websites samen te werken in werkruimtes. Maar door het SharePoint-platform consequent te verrijken met content en toepassingen, heeft Motor Presse nu de overeenkomstige acceptatie onder haar medewerkers bereikt. Markus Ilka vat samen: "De keuze voor SharePoint en d.velop was 100% juist.