Documentarchivering met d.velop
Bedrijven en organisaties vertrouwen op het DMS van d.velop.
Archiefdocumenten met een systeem
Het archiveringsproces eenvoudig uitgelegd
Documentarchivering verwijst naar het proces waarbij documenten systematisch en veilig worden opgeslagen om ze langdurig te bewaren en terug te vinden wanneer dat nodig is. Om te zorgen voor een wettelijk conforme opslag en snelle toegang, maken bedrijven doorgaans gebruik van interne archiveringssoftware voor documentarchivering. Dergelijke archiveringssoftware is een essentieel onderdeel van het documentbeheersysteem van d.velop.
Het archiveringsproces eenvoudig uitgelegd
Papieren documenten, technische tekeningen, afbeeldingen, kantoordocumenten, documenten in SharePoint, ontvangstbewijzen van je boekhouding of e-mails - wat voor document het ook is!
In het centrale documentbeheersysteem van d.velop, inclusief archiveringssoftware, vindt alles zijn plaats: digitaal, langdurig en revisiebestendig. Het is dus natuurlijk conform de wetgeving en onafhankelijk van het oorspronkelijke genererende systeem.
Zodra de documenten digitaal zijn gearchiveerd, kunnen ze op elk moment spontaan worden doorzocht. Uiteraard alleen door geautoriseerde gebruikers. En vervolgens kunnen ze natuurlijk worden bewerkt, gecontroleerd en verspreid. Met mobiele ECM zelfs als u onderweg bent.
Voordelen van documentarchivering met een DMS
Waarom zou je archiveringssoftware gebruiken?
Het d.velop DMS biedt een intuïtieve en flexibele configuratie die zich aanpast aan uw individuele behoeften. Een op maat gemaakt rechtenconcept maximaliseert de gegevensbescherming en zorgt ervoor dat de wettelijke normen worden nageleefd.
Wettelijke vereisten
Kies voor veiligheid! Sla uw documenten op een wettelijk conforme en controleerbare manier op in uw eigen opslagsystemen of in gecertificeerde datacenters. Door bescherming tegen wijzigingen te garanderen, legt u de basis voor een compliance-ready bedrijfsvoering. Uiteraard wordt rekening gehouden met bewaartermijnen en deadlines in overeenstemming met GoBD.
Centrale beschikbaarheid
Alle documenten worden centraal gearchiveerd in digitale bestanden, zelfs als ze verspreid zijn over meerdere locaties. Zo is alle informatie altijd toegankelijk en up-to-date. Bovendien kunt u dankzij de auditbestendige archivering zelfs tientallen jaren later nog steeds door elk document bladeren. Documenten worden bovendien opgeslagen in TIFF- of PDF/A-formaat.
Ontwerpprocessen
Documenten die via de software worden gearchiveerd, vormen de basis voor transparante bedrijfsprocessen. Alleen met continue en centrale beschikbaarheid van informatie kunnen efficiënte elektronische workflows worden gecreëerd, waardoor de verwerkingstijden en kosten aanzienlijk worden verminderd.
API & Integraties | Archiveringssoftware
Verbind uw systemen met d.velop
Gegevens en documenten worden in veel softwaretoepassingen binnen een bedrijf gegenereerd. Om ervoor te zorgen dat documenten in digitaal documentbeheer kunnen worden opgeslagen, wordt een verbinding tot stand gebracht met de oorspronkelijke toepassingen.
Zodra de integratie naadloos is verlopen, kunt u rechtstreeks vanuit de betreffende applicatie toegang krijgen tot informatie in het digitale archief. Gebruikers blijven werken in hun vertrouwde omgeving en profiteren tegelijkertijd automatisch van een centraal archief en een overzichtelijk documentbeheersysteem. Als u uw interface wilt aanpassen of uw eigen gespecialiseerde applicaties wilt koppelen, kunt u dat zelfstandig doen of met onze ondersteuning dankzij onze REST API.
DMS Witboek
Digitaal documentbeheer eenvoudig uitgelegd
Wat moet een documentbeheersysteem kunnen? Wat zijn de voordelen van het implementeren ervan? En hoe ziet AI in documentbeheer er eigenlijk uit? Deze 35 pagina's tellende whitepaper staat boordevol deskundige kennis, inclusief praktische tips, invulbare checklists, antwoordvelden en een downloadbare korte presentatie om uw team te overtuigen van de waarde van een DMS.
Inhoud van het witboek:
- Een duidelijke introductie tot digitaal documentbeheer
- Overzicht van de zeven belangrijkste functionaliteiten van een DMS
- Speciale focus: Kunstmatige intelligentie in documentbeheer
- Stapsgewijze begeleiding voor een succesvolle implementatie van DMS
- Geavanceerde onderwerpen: Procesdigitalisering en factuurverwerking
d.velop-platform
Benut het volledige potentieel van d.velop.
DMS, ECM, EIM of simpelweg: verbonden kennis
Productief, intelligent, veilig: uw d.velop-tools.
Digitaliseren, structureren, opslaan en informatie toegankelijk maken: onze d.velop-platformoplossingen zijn altijd afgestemd op uw behoeften en leveren naadloos kennis – of het nu voor medewerkers, klanten of partners is. Dit verlaagt niet alleen de proceskosten en bespaart tijd, maar verlicht ook de werkdruk voor uw team, waardoor er ruimte ontstaat voor innovatieve ideeën.
Bronnen over het archiveren van documenten
Documentarchivering in detail uitgelegd
Digitaal documentbeheer eenvoudig uitgelegd
Verheug u op 35 pagina's boordevol deskundige kennis – inclusief bruikbare tips, invulbare checklists, antwoordvelden en een downloadbare korte presentatie om uw team aan boord te krijgen met het DMS.
Zonder software is er geen digitaal archief: een overzicht van basisfuncties
Ontdek waarom documentarchivering meer is dan alleen opslag. In dit artikel leggen we uit hoe moderne archiveringsoplossingen zorgen voor naleving, de toegankelijkheid verbeteren en de basis leggen voor efficiënte digitale processen.
Succesvolle introductie van digitale dossiers in 3 fasen
In de projectgids leert u hoe u digitale dossiers kunt invoeren, van de voorbereidingsfase tot de implementatie en invoering in het bedrijf.
Documenten en bestanden archiveren voor meer efficiëntie, naleving van wetgeving en toekomstbestendigheid
Veel bedrijven vertrouwen nog steeds op papieren processen, waardoor ze het risico lopen op documentverlies, mediastoringen en ruimteproblemen. Digitaal archiveren gaat verder dan snellere toegang tot bestanden: het zorgt ervoor dat u voldoet aan de GoBD-wetgeving en dat uw opslag auditproof is.
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over het archiveren van documenten
Archiveringssoftware is een gespecialiseerd type software dat is ontworpen voor het veilig opslaan, organiseren, beheren en langdurig bewaren van digitale gegevens. Het maakt gestructureerde archivering mogelijk van gegevenssets zoals documenten, e-mails, multimediabestanden of databases, zodat deze gedurende langere tijd toegankelijk en terugvindbaar blijven.
Archiveringssoftware garandeert een auditbestendige opslag, wat betekent dat de integriteit, authenticiteit en onveranderlijkheid van gearchiveerde gegevens worden gehandhaafd om te voldoen aan wettelijke en regelgevende vereisten. Het ondersteunt ook functies zoals gegevenscompressie, versleuteling, versiebeheer en indexering om de efficiëntie en veiligheid van gegevensbeheer te verbeteren.
De term documentarchivering verwijst naar de langdurige, controleerbare opslag, het beheer en de structurering van digitale documenten. Archivering kan plaatsvinden ongeacht het formaat – zo kunnen bijvoorbeeld tekstdocumenten, technische tekeningen en afbeeldingen allemaal worden gearchiveerd.
Het archiveren van documenten in overeenstemming met de GoBD-richtlijnen en op een wettelijk conforme en controleerbare manier zorgt voor de vereiste gegevensbeveiliging. Bovendien verhoogt de centrale beschikbaarheid van documenten de efficiëntie van elektronische workflows aanzienlijk, waardoor de verwerkingstijden en kosten worden verminderd.
De archiveringssoftware kent een indexwaarde toe aan het digitale document. Na indexering wordt het document in een archiefplan geplaatst en gearchiveerd, zodat het in de toekomst toegankelijk blijft. Dit proces kan volledig worden geautomatiseerd.
Begin met het uitvoeren van een behoefteanalyse om uw specifieke vereisten te beoordelen. Houd bij het nemen van uw beslissing rekening met belangrijke kenmerken zoals auditbestendige compliance, integratiemogelijkheden, gebruiksvriendelijkheid en geavanceerde zoekopties.
U hebt de keuze: sla uw bedrijfsinformatie op locatie op, in een hybride opstelling of volledig in de cloud. Welke optie u ook kiest, uw gegevens zijn bij ons altijd in veilige handen.
Een naadloze verbinding tussen CAS-systemen en d.velop-software wordt gegarandeerd door een speciale d.velop-component: de d.ecs-opslagmanager. Deze opslagmanager wordt regelmatig gecertificeerd volgens auditnorm 880 van het Instituut van Openbare Accountants in Duitsland (IDW PS880).
Wilt u uw documenten in uw eigen systemen archiveren? Dan zijn Content Addressed Storage (CAS)-systemen de ideale keuze voor langdurige archivering. CAS-systemen zijn op schijven gebaseerde opslagoplossingen die zijn ontworpen om te voorkomen dat documenten worden overschreven.
Er zijn al gestandaardiseerde verbindingen met d.velop-software beschikbaar voor de volgende opslagsystemen:
Dell / EMC² Centera Governance and Compliance Edition
Dell / EMC² Cellera
Dell / EMC² Data Domain
NetApp FAS met SnapLock-technologie
Tivoli Storage Manager incl. IBM DR-oplossingen
GRAU DATA Filelock
Fast LTA Silent Cubes
iTernity iCAS
Governikus LZA
Hitachi HCP
NAS-systemen
Als u een opslagsysteem gebruikt dat hier niet wordt vermeld, neem dan gerust contact met ons op.
Contact & Advies
Wij verbinden data en mensen – en kijken ernaar uit om van u te horen.
Nieuwsgierig geworden? We laten u graag onze software zien.
Vraag eenvoudig een live demo aan.