Referentieverhaal Schoeller Textil AG

Schoeller Textil AG migreert meer dan 9 miljoen documenten naar een nieuw DMS en automatiseert enkele bedrijfsprocessen.

• Migration of the entire accounting archive
• Archive containing 7 million emails
• High level of user convenience

The fabric behind the management of 9 million documents

What does fabric actually sound like? And how can a motorcycle suit offer maximum protection while remaining comfortable and breathable? Schoeller Textil AG provides answers to such questions with textiles that are in demand around the globe. When it came to answering their own questions about document management, they turned to adeon ag – and the d.velop DMS.

---

Schoeller Textil AG

Schoeller Textil AG vierde in 2018 zijn 150e verjaardag. Het bedrijf, dat is gevestigd in Sevelen in de St. Gallen Rijnvallei, produceert speciale stoffen voor producten zoals rijbroeken, politie-uniformen, rugzakken, outdoorkleding en motorkleding. Ze maken zelfs de stoffen omhulsels voor mobiele Bluetooth-luidsprekers. Ruedi Kühne, financieel directeur van Schoeller, legt uit: "Toen een wereldmarktleider ons voor het eerst vroeg om zo'n stof, stonden we voor een onbekende uitdaging: Hoe klinkt onze stof eigenlijk? We vonden de oplossing door een slijtvaste en waterdichte stof aan te passen die oorspronkelijk was ontworpen voor motortextiel."

Schoeller produceert stoffen in drie fasen met 200 werknemers. In de eerste fase wordt de stof geweven van garens. Vervolgens wordt het geverfd en in de derde fase wordt het afgewerkt. Een voorbeeld van een dergelijke afwerking zijn sandwichconstructies voor functioneel textiel: Een membraansysteem aan de binnenkant wordt gecombineerd met lagen stof aan beide zijden. Het textiel, dat voor 90 procent buiten wordt gebruikt, wordt vervolgens op rollen geleverd aan klanten over de hele wereld.

Een elektronisch archief sinds het begin van de jaren 2000

As early as the 2000s, Schoeller began building an electronic document archive for its financial accounting in Sage 200, as well as for its production and planning software TIM. The archive for financial accounting, including all financial records, was implemented back then by adeon using Comarch DMS Infostore. In 2007, email archiving was added. But a new challenge soon emerged, as Ruedi Kühne explains: “Two years ago, we received the first indications that Infostore would no longer be developed. So it was time to look for a new solution. We asked adeon, our trusted implementation partner, and another provider to present possible options.” Adeon’s solution: the powerful and future-ready document management system from d.velop. “It’s now much easier to assign documents to an order. Everything is clearly logged, and you can see exactly what was done and when,” says Kühne.

Everything that had previously been archived electronically was to be transferred seamlessly into the new archive.

Schoeller’s requirement: all existing electronically archived content had to be fully migrated and made accessible in the new system. “We’re talking about seven million emails and one million other documents that we wanted to access at any time,” says Ruedi Kühne. At the same time, the scope of document management was to be expanded to include additional areas: ISO certification, the supplier complaint process, and customs clearance.

Het converteren van het volledig boekhoudarchief

Het aanbod van adeon trok hen over de streep. "De oplossing voldeed aan onze eisen. Bovendien werken we al meer dan adeon al meer dan 15 jaar. We kennen hun mensen, en hun mensen kennen onze systemen. Er is niet veel uitleg of communicatie nodig. We konden meteen aan de slag met het project." Het omzetten van het boekhoudarchief was het eenvoudige gedeelte. De taak was om alle elektronisch opgeslagen gegevens beschikbaar te maken via d.3ecm. Adrian Dähler, projectmanager bij adeon, legt uit: "Onze expertise stelt ons in staat om zeer diep in andere systemen te integreren. Bij Schoeller hebben we d.3ecm naadloos geïntegreerd in de toonaangevende systemen TIM en Sage 200. Dit betekent dat alle zoekopdrachten door beide systemen kunnen worden gedekt." Volgens Dähler "maakt de implementatie van d.3ecm het mogelijk om documenten van crediteuren en debiteuren op te roepen die tientallen jaren teruggaan op basis van elk denkbaar zoekcriterium."

Een archief van zeven miljoen e-mails

Een grote uitdaging was het overbrengen van het archief en de zeven miljoen e-mails van Infostore naar de d.3 server. de d.3 server. Adrian Dähler legt uit: "We moesten deze enorme hoeveelheid enorme hoeveelheid gegevens veilig overbrengen naar d.3ecm zodat alle documenten toegankelijk zouden blijven en de mailserver niet belast zou worden met correspondentie uit het verleden." Dähler voegt eraan toe: "Niets kan meer vergeten worden omdat het proces je er automatisch aan herinnert om e-mails te verwerken."

Ondanks het nieuwe kun je nog steeds alle gearchiveerde e-mail op elk moment bekijken. "Met één druk op de knop", bevestigt Ruedi Kühne, die onder de indruk is van deze mogelijkheid om de volledige van de bedrijfscorrespondentie. Ongeveer één keer per week moet hij teruggaan naar oudere e-mails. Het systeem merkt automatisch wanneer dit het geval is. geval is.

Een nieuwe planning en planningsproces voor meer gemak

Verdere taken toegevoegd. Eén daarvan lag bijzonder gevoelig: het plannings- en planningproces proces moest worden omgeschakeld voor de grote dag. "En dat verliep soepel," zegt Ruedi Kühne waarderend. De workflowengine kijkt naar andere systemen en merkt op wanneer er een nieuwe klantorder wordt geopend in ERP. Het instrueert dan de planner om de leverdatum binnen een paar dagen te bevestigen. Het systeem controleert wanneer productie en levering mogelijk zijn en laat zien wanneer de bevestiging kan worden verzonden. Kortom, de plannings- en planner herinnert u aan elke workflow en kan zelfs escaleren naar de planner. aan elke workflow en kan zelfs escaleren naar de leidinggevende als iets niet op tijd niet op tijd wordt gedaan. Omdat de herinneringsfunctie medewerkers enorm ontlast en werkprocessen stroomlijnt, is het ook zeer waardevol voor Schoellers ISO certificering van Schoeller.

De workflows zijn nu schoon en elegant. "Het is nu veel gemakkelijker om documenten aan een order toe te wijzen, koppelingen in te stellen, taken te bevestigen. Bovendien wordt alles netjes bijgehouden, zodat je precies kunt zien wat er is gedaan en wanneer," zegt Ruedi Kühne.

It’s now much easier to assign documents to an order, create links, and acknowledge tasks. Everything is clearly logged – you can see exactly what was done and when.

Ruedi Kühne
CFO
Schoeller Textil AG

Papieren documenten zijn niet langer nodig

Schoeller Op veel afdelingen wordt geen papier meer bewaard. Of het nu gaat om crediteuren- of debiteuren, leveranciers- of productiepapieren of klantdossiers, alles wordt nu gestructureerd opgeslagen en kan naar believen worden opgevraagd met behulp van zoekopdrachten. Ruedi Kühne waardeert de flexibiliteit van d.3ecm: "De interfaces zijn uniform, maar elke gebruiker kan een document op de door hem of haar gewenste manier openen. of haar voorkeursmanier toegang krijgen tot een document. Dit is een van de grote voordelen van het elektronische archief: Ik kan op veel manieren zoeken, op naam, datum of ordernummer, en niemand kan het origineel meer verwijderen of verkeerd archiveren. of het origineel verkeerd archiveren. Het blijft altijd waar het hoort.

Zodra een zaak wordt ingevoerd in het boekhoudsysteem, krijgt een document een streepjescode die op elk papieren document kan worden geplakt dat nog nodig is voor de zaak. De boekhoudafdeling hoeft dan alleen nog maar facturen van leveranciers, debiteuren en productiebonnen te scannen - batch per batch - en elk document wordt automatisch toegewezen aan de bijbehorende order via de codes.

Leverancier klachtenproces bespaart contant geld

Ruedi Kühne is vooral te spreken over de klachtenprocedure voor leveranciers die adeon heeft opgezet. Dit stelt Schoeller klachten tegen leveranciers afhandelen. Schoeller heeft ongeveer 700 leveranciers-200 alleen al voor grondstoffen. Hier betekent elke fout geld.

"Nu kan niets worden vergeten wanneer een leverancier slecht materiaal levert, omdat het proces herinnert je er automatisch aan om de zaak te verwerken." Schoeller blijft zijn processen optimaliseren. processen. adeon implementeert momenteel interfaces voor EasyExport, een software voor het aangeven van goederen bij de douane. Dit betekent dat douanedocumenten ook in d.3ecm kunnen worden ingediend. Een ander voordeel voor de medewerkers is dat ze direct kunnen zien kunnen zien welke douaneorder bij welke leverancier hoort.

Een zuiver elektronisch kwaliteitsmanagementsysteem

Ruedi Kühne is ook verantwoordelijk voor het kwaliteitsmanagement, dat Schoeller momenteel implementeert. Natuurlijk wil hij ook hier het papier afschaffen. Schoeller levert veel aan de publieke sector: aan de Belgische en de Hongkongse politie, het postkantoor, SBB en andere organisaties. "We stonden onder toenemende druk om ons te laten certificeren volgens ISO 9001." Het certificeringsproces is nu begonnen. De documenten worden elektronisch opgeslagen, van bezoekersrapporten tot procesbeschrijvingen. Een groot voordeel is dat alleen de actuele rapporten worden weergegeven die daadwerkelijk nodig zijn. die daadwerkelijk nodig zijn worden weergegeven. d.3ecm vertelt u welke versie wanneer door wie is gemaakt en ondertekend. en ondertekend door wie en wanneer. Verwerking is eenvoudig traceerbaar, wat kwaliteitsmanagement aanzienlijk vereenvoudigt. "Wij bevelen adeon zonder voorbehoud aan", zegt Kühne.

Autorisatie beheer is een kernelement van de nieuwe d.3ecm-oplossingen voor Schoeller. Het kan worden gebruikt om te definiëren wie welke autorisaties heeft om documenten te bekijken of te bewerken. Op Daarnaast laten logbestanden zien welke persoon een document heeft bekeken of bewerkt en op welk moment. tijdstip.

Schoeller Textil AG is blij met het nieuwe systeem. Het bedrijf weet dat het kan rekenen op een modern platform van de bekende fabrikant d.velop en deskundig onderhoud-en op het feit dat het systeem over tien jaar nog steeds bestaat. Een ander belangrijk voordeel van van de nieuwe oplossing is dat geautoriseerde medewerkers op elk moment op afstand toegang hebben tot op elk moment, net alsof ze op hun werkplek zijn. "We werken al bijna 18 jaar samen met adeon. We kunnen het bedrijf van harte aanbevelen", besluit Ruedi Kühne. Het is dus niet alleen de stof op uw luidsprekers die goed in de oren klinkt. het zijn ook de nieuwe oplossingen van adeon.