Digitalisering van HR

Hoe u uw HR kunt digitaliseren Digitalisering

Automatiseer en digitaliseer HR-processen om de werkdruk binnen uw HR-afdeling te verminderen.

Taken en uitdagingen van een HR-afdeling

Taken

De verantwoordelijkheden van HR-professionals zijn divers. In principe zijn zij verantwoordelijk voor personeelsadministratie, personeelsontwikkeling en andere HR-gerelateerde zaken. Afhankelijk van het bedrijf kunnen deze taken het volgende omvatten:

• Personeelsplanning of personeelsbehoefteplanning
• Werving en talentacquisitie
• Personeelsplanning
• HR-administratie of human resource management
• Loonadministratie
• HR-controlling of personeelsanalyse
• Strategische planning

Challenges

In veel kleinere bedrijven of start-ups heerst vaak een familiale sfeer waarin iedereen zich persoonlijk verantwoordelijk voelt. Het belangrijkste criterium bij aanwerving: de nieuwe medewerker past in het team – of past er niet in.

Deze persoonlijke benadering verdwijnt echter vaak naarmate het bedrijf groeit. In deze fase neemt de tevredenheid van de werknemers vaak af en neemt het personeelsverloop toe. Veel taken die voorheen op natuurlijke en informele wijze werden uitgevoerd, vallen nu onder de verantwoordelijkheid van HR.

Met structuur en procesautomatisering kunnen snelgroeiende bedrijven deze uitdagingen het hoofd bieden. HR-afdelingen hebben te maken met een groot aantal sterk gestandaardiseerde documenten en processen, en de informatie die wordt verwerkt is vaak zeer gevoelig. Toch wordt het potentieel van digitalisering in HR vaak onderschat.

---

Voordelen van een digitale HR-afdeling

De voordelen van HR-digitalisering reiken verder dan de HR-afdeling – ze ondersteunen de hele organisatie en elke individuele medewerker. Naast het voordeel dat alle documenten 24/7 toegankelijk zijn via een documentbeheersysteem (DMS), zelfs tijdens het reizen of werken op afstand, zijn er nog de volgende voordelen:

• Verbeterde proceskwaliteit: langdurige en foutgevoelige processen kunnen efficiënter worden afgehandeld door middel van digitalisering en automatisering.
• Kostenbesparing en tijdwinst: Routinematige documentgerelateerde taken kunnen sneller en efficiënter worden uitgevoerd door middel van automatisering.
• Verhoogde flexibiliteit: digitale processen maken een flexibeler reactie op veranderingen en nieuwe trends mogelijk.
• Betere besluitvorming: Data-analyse kan waardevolle inzichten opleveren en goed geïnformeerde HR-beslissingen ondersteunen, met name op het gebied van werving.
• Meer tijd voor strategische taken: zoals personeelsplanning, werving en ontwikkeling van medewerkers.
• Hogere werknemerstevredenheid en -retentie: Werknemers zijn gemakkelijker bereikbaar, wat bijdraagt aan een positieve werkomgeving en een sterkere loyaliteit aan het bedrijf.

Bovendien zijn jongere werknemers doorgaans zeer flexibel en zullen ze vanwege hun waarden eerder ontslag nemen als ze ontevreden zijn. Het creëren van een moderne werkomgeving kan deze trend helpen tegengaan. Werknemers verwachten van bedrijven – en dus ook van HR – meer transparantie, flexibiliteit, autonomie en een op waarden gebaseerde bedrijfscultuur.

Meer tijd voor taken die waarde toevoegen

Een belangrijk probleem binnen HR-afdelingen is de hoge administratieve werkdruk. Administratieve taken zoals documentbeheer en gegevensonderhoud nemen 37% van de werktijd van HR-professionals in beslag.

Tegelijkertijd vragen werknemers om meer tijd om zich te concentreren op strategische taken, zoals:

• De werknemerservaring verbeteren
• Ontwikkeling van medewerkers
• Nieuw talent werven

Zoals blijkt uit het PWC-onderzoek People Management 2025, zullen deze taken de komende jaren steeds belangrijker worden. Om voldoende tijd te hebben voor activiteiten die waarde toevoegen, is het digitaliseren van de HR-afdeling een belangrijke factor. Met een digitaal personeelsdossier wordt alle informatie centraal opgeslagen en door verschillende taken te automatiseren, besparen HR-professionals veel tijd.

Het digitaliseren van de HR-afdeling helpt HR-professionals niet alleen om zich te concentreren op strategische taken, maar verbetert ook de algehele werknemerservaring. Een betere ervaring leidt tot een hogere werknemerstevredenheid. En tevreden werknemers zijn meer betrokken, wat op zijn beurt een positieve opwaartse trend teweegbrengt met langetermijnvoordelen voor de productiviteit.

De HR-afdeling als pionier

De HR-afdeling moet worden gezien als een kerngebied met een voorbeeldfunctie – een van de pioniers op het gebied van digitalisering binnen het bedrijf. HR-professionals kunnen helpen bij het bevorderen van een pro-digitaliseringsmentaliteit. Het is belangrijk dat ze het onderwerp strategisch benaderen en een duidelijke visie hebben op hoe digitalisering eruit moet zien. Het automatiseren van terugkerende processen, zoals het versturen van loonstrookjes, is nog maar het begin. Sollicitantenbeheer, personeelsplanning, samenwerkingsscenario's – de digitale werkplek en de HR van de toekomst bieden tal van mogelijkheden. HR kan dit echter alleen bereiken in samenwerking met alle afdelingen.

Digitalisering van HR-processen

De basis ligt in de digitalisering van HR-processen en -diensten. Dit maakt alle HR-managementactiviteiten – met name taken als analyse en controlling – aanzienlijk eenvoudiger.

Wat zijn HR-processen?

Voordat we kunnen onderzoeken hoe uw HR-afdeling kan profiteren van digitalisering, moeten we eerst duidelijk maken: wat zijn HR-processen precies? HR-processen zijn complexe activiteiten binnen de HR-afdeling die bijdragen aan het succes van een bedrijf. Enerzijds ondersteunen ze een soepele bedrijfsvoering door middel van administratieve functies. Anderzijds beïnvloeden ze de kwaliteit van het werk in de hele organisatie door middel van technologieondersteunde strategische personeelsplanning – inclusief de selectie en ontwikkeling van medewerkers – en hebben ze invloed op de efficiëntie van workflows. Bij bijna al deze processen zijn documenten betrokken.

Eerst tijdrovende processen automatiseren

Digitale transformatie richt zich voornamelijk op het automatiseren van repetitieve workflows – taken die bijzonder tijdrovend zijn. De salarisverwerking is hier een goed voorbeeld van. Geschikte software kan salarisberekeningen nauwkeurig en efficiënt uitvoeren en automatisch loonstrookjes genereren. Het kan zelfs fouten in werknemersgegevens opsporen en rapporteren – allemaal zonder handmatige tussenkomst.

• 45 % verkorting van de wervingstijd door digitalisering.
• 52 % van de werktijd wordt besteed aan routinetaken.
• 65 % van de tijd van HR-professionals wordt besteed aan documentverwerking.

Gebieden binnen HR waar digitalisering nodig is:

Van geautomatiseerde reiskostenrapporten tot oneindigheid

Ontdek de d.velop process studio – uw kans om alle HR-workflows te revolutioneren. Met deze innovatieve oplossing kunt u complexe processen eenvoudig visualiseren, analyseren en optimaliseren. Het intuïtieve ontwerp zorgt voor een naadloze integratie in uw HR-systemen en biedt geautomatiseerde workflows en realtime analyses. Verhoog de efficiëntie van uw HR-team, verlaag de kosten en verbeter de samenwerking binnen de organisatie – bijvoorbeeld met geautomatiseerde reiskostenrapportages of slimme inkoopaanvragen. De mogelijkheden zijn eindeloos en de voordelen zijn duidelijk: meer transparantie, minder papierwerk, kortere verwerkingstijden en kostenbesparingen. Investeer in de tevredenheid van uw medewerkers en vereenvoudig uw HR-processen met de d.velop process studio.

Het digitale personeelsdossier

Het digitale personeelsdossier digitaliseert en automatiseert HR-processen, waardoor er meer transparantie ontstaat. Het beheert alle documenten van werknemers en versnelt HR-workflows.

Digitale loonstroken

Het bezorgen van loonstroken op papier is niet alleen duur, maar ook tijdrovend. Met d.velop postbox kunnen loonstroken eenvoudig digitaal worden bezorgd. Dit bespaart kostbare tijd en ontlast medewerkers door efficiënte processen, waardoor er meer tijd overblijft voor wat echt belangrijk is tijdens de werkdag.

De tijd tot aanstelling verkorten met digitale handtekeningen

Potentiële kandidaten haken vaak af tijdens het wervingsproces. Een belangrijke reden hiervoor is de lange tijd die nodig is om iemand aan te nemen – de periode die HR-professionals nodig hebben om geselecteerde kandidaten aan te nemen. Deze periode begint bij de sollicitatie en eindigt wanneer de functie is vervuld.

De tijd die nodig is om iemand aan te nemen, geeft de duur van het wervingsproces weer vanuit het perspectief van de kandidaat.
44% van de recruiters gebruikt deze maatstaf al om hun wervingsproces te optimaliseren.

Er zijn twee soorten kosten verbonden aan de tijd die nodig is om iemand aan te nemen:

1. Directe kosten, voornamelijk wervingskosten
2. Indirecte kosten, met name opportuniteitskosten als gevolg van onvervulde vacatures

Manieren om de tijd tot aanwerving te optimaliseren:

De weg naar een digitale HR-afdeling

De klanten van d.velop plukken aanzienlijke vruchten van hun vooruitgang op het gebied van digitalisering. Een belangrijk onderdeel van deze transformatie is de digitale transformatie zelf: een continu proces van technologische vooruitgang binnen organisaties.

HR moet evolueren, digitaler worden en een digitale mindset aannemen. Het belangrijkste is dat HR technologieën omarmt die de HR-functie fundamenteel veranderen. Moderne HR maakt gebruik van digitale tools om strategischer te werken.

Wat is HR-transformatie?

De term 'HR-transformatie' verwijst naar een digitaal veranderingsproces binnen human resources. Het begint in de HR-afdeling en breidt zich geleidelijk uit naar alle onderdelen van de organisatie. HR geeft het goede voorbeeld en zet de norm voor wat in het hele bedrijf de standaard zou moeten worden. Op deze manier wordt HR de drijvende kracht achter een grootschalige verandering binnen het personeelsbestand.

Hoe u in 12 stappen een succesvolle HR-transformatie kunt realiseren

1. Start de digitale transitie

Erken de noodzaak van verandering en informeer uw personeel over de pijnpunten.

2. Bereid uw HR-team voor op digitale technologieën

Beoordeel de huidige staat van uw HR-afdeling. Heeft u externe ondersteuning nodig om uw team voor te bereiden op een digitale toekomst?

3. Ontwikkel een duidelijke digitale HR-strategie

Verzamel betrouwbare gegevens om een strategie te ontwerpen. Dit helpt bij het identificeren van knelpunten en het blootleggen van potentieel binnen de organisatie.

4. Inspireer de bereidheid om te veranderen

Alle HR-teamleden moeten achter het project staan om het te laten slagen. Benadruk de voordelen en toekomstige verbeteringen om hun steun te krijgen.

5. Herdefinieer rollen binnen de HR-organisatie

Stel starre en verouderde HR-structuren en werkprocessen ter discussie. Pas rollen en verantwoordelijkheden dienovereenkomstig aan.

6. Bouw digitale expertise op binnen het bedrijf

Ontwikkel uw personeel voor moderne, digitale manieren van werken. Maak gebruik van interne kennis of schakel externe experts in. Betrek nieuwsgierige, flexibele teamleden die openstaan voor verandering.

7. Geef prioriteit aan HR-relevante technologieën

Herzie niet alle analoge workflows in één keer. Kies voor een holistische benadering van HR-technologieën, introduceer ze stap voor stap en bouw voort op elke implementatie.

8. Verduidelijking van juridische aspecten van digitale technologieën

Gegevensbescherming is essentieel. Zo staan de AVG en GoBD niet toe dat gevoelige gegevens worden opgeslagen op servers buiten de EU.

9. Creëer een digitale omgeving: de digitale werkplek

De digitale werkplek brengt digitale workflows en digitale werkruimtes samen.

10. Maak gebruik van Human Capital Analysis (HCA)

HCA wil werknemers helpen hun talenten en vaardigheden in te zetten om de bedrijfsdoelstellingen te bereiken. Gebruik analysetools om HR-gegevens te verzamelen en deze te koppelen aan gegevens van andere afdelingen.

11. Agile werkmethoden invoeren

Agile methoden stellen teams en processen in staat zich snel aan te passen aan veranderingen. Agility helpt om efficiënt te reageren op crises en van koers te veranderen.

12. Technologieën toepassen en optimaliseren

Implementeer nieuwe technologieën en stimuleer een cultuur waarin digitaal denken en handelen de norm zijn. Kies HR- en andere software die kan worden geïntegreerd met bestaande systemen, bijvoorbeeld SAP HCM of SAP SuccessFactors. Zorg voor naadloze processen die tijdrovende handmatige taken vervangen.

Digitale HR-afdeling op de blog

Meer informatie over HR-digitalisering

Op de d.velop-blog vindt u regelmatig inzichten, inspiratie en deskundige artikelen over de digitale HR-afdeling, juridische aspecten, actuele marktontwikkelingen en nog veel meer.

• HR-processen optimaliseren: profiteer van digitale salarisadministratie

  Door Vanessa Müller

  

  Hoe kan de levering van loonstroken en salarisafschriften in uw organisatie volledig worden gedigitaliseerd en geautomatiseerd?

• Het contractbeheerproces verbeteren? Alleen mogelijk met digitalisering!

  Door Anna Tenbrock

  

  In dit blogartikel wordt precies uitgelegd hoe het contractbeheerproces werkt en hoe het kan worden verbeterd door middel van digitaal ontwerp.

• Software voor digitale handtekeningen: Wat je moet weten!

  Door Mark Kesselmann

  

  Door gebruik te maken van cryptografische algoritmen biedt digitale handtekeningsoftware een veilige methode voor het ondertekenen en verifiëren van documenten. Hierdoor is het onmisbaar voor moderne ondernemingen.

Veelgestelde vragen over HR-digitalisering

Contact & Advies

Wij verbinden data en mensen – en kijken ernaar uit om van u te horen.

Nieuwsgierig geworden? We laten u graag onze software zien.
Vraag eenvoudig een live demo aan.