Digitalisering van gezondheidszorg en sociale diensten
Documentbeheer voor de gezondheidszorgsector
Universele toegang tot gegevens en informatie mogelijk maken
In veel ziekenhuizen en medische praktijken is een grote hoeveelheid documenten aan de orde van de dag. Maar juist in de gezondheidszorg moet de zorg voor mensen voorop staan. Daarom maken steeds meer instellingen grotendeels afscheid van het werken met papier. Digitale processen en documenten zorgen voor inkomsten, helpen om patiëntinformatie sneller te vinden en versnellen de sectoroverschrijdende communicatie tussen poliklinische en klinische instellingen. Documentbeheer in de gezondheidszorg maakt tijd vrij voor de zorg voor patiënten.
- Verhoog de efficiëntie met snelle toegang tot informatie
- Zorg voor naleving van veilige archivering
- Breek datasilo's af voor gecentraliseerd beheer en opvragen
Het elektronische patiëntendossier van d.velop is volledig afgestemd op het behandelingsproces van de patiënten.
Michael Ryl
Projectmanager van het ziekenhuismanagement
Kinderziekenhuis Zürich
-
Digitaal patiëntendossier
Patiëntgegevens zijn vaak verspreid over verschillende systemen. Digitale dossiers kunnen deze informatie samenvatten. Alle relevante documenten uit AI-systemen, archieven en applicaties van derden, waaronder MRI-beelden, video's enz., zijn overal veilig toegankelijk.
-
Digitale handtekening
Er is geen speciale hardware nodig: de digitale handtekening is locatieonafhankelijk en kan op elk moment worden gebruikt. De veiligste variant ervan is juridisch gelijkwaardig aan de handgeschreven handtekening. Bovendien kunnen documenten na ondertekening niet meer worden gewijzigd.
-
Bestanden voor medische diensten
In het dagelijkse werk van de gezondheidszorg is niet alle informatie over een patiënt altijd even relevant. Het dossier voor medische diensten bevat alleen de documenten die op dat moment nodig zijn. Het wordt automatisch samengesteld op basis van het digitale patiëntendossier en in digitale vorm doorgestuurd.
Het Universitair Kinderziekenhuis Zürich kiest voor ECM van d.velop voor digitalisering.
Het Universitair Kinderziekenhuis Zürich stelt de gezondheid van kinderen voorop en biedt gezinnen snelle en deskundige hulp bij ziekte. Zijn internationale bekendheid is te danken aan uitzonderlijke medische expertise en efficiënte processen, ondersteund door een sterk geïntegreerde IT-omgeving, waaronder d.3ecm van d.velop. Deze uitgebreide software-implementatie door adeon ag zorgt voor een efficiënt beheer en een auditbestendige archivering van elektronische patiëntendossiers, personeelsdossiers en andere kliniekgerelateerde documenten, wat bijdraagt aan het succes van het ziekenhuis bij het leveren van eersteklas zorg aan jonge patiënten.
Informatie sneller vinden en documentatie versnellen: documentbeheer voor de gezondheidszorg in het Kinderziekenhuis Zürich
Het Kinderspital Zürich is het grootste universitaire kinderziekenhuis van Zwitserland. Tegelijkertijd is het een van de toonaangevende centra voor kindergeneeskunde en adolescentengeneeskunde in Europa. Jaarlijks verzorgen de ongeveer 2300 medewerkers meer dan 100.000 patiënten, vanaf hun eerste levensdag tot hun 18e verjaardag. Het ziekenhuis beschikt onder andere over zeven medische en chirurgische afdelingen, isolatieafdelingen en afdelingen voor stamceltherapieën.
Het documentbeheersysteem d.3ecm vergemakkelijkt het dagelijkse werk van de medewerkers, bijvoorbeeld met het elektronische patiëntendossier of het elektronische personeelsdossier. Patiëntgegevens zijn met één muisklik in gebundelde vorm beschikbaar, blijven tientallen jaren beschikbaar en worden volgens de wet gearchiveerd. Daarbij past de software zich aan aan de kliniekspecifieke eisen van geneeskunde en administratie. Het systeem legt ook de basis voor intersectorale communicatie.
De uitdaging in de gezondheidszorg
In geval van ziekte hebben families en zorgverleners behoefte aan snelle en deskundige hulp. Het Universitair Kinderziekenhuis Zürich zet zich in voor de strijd voor gezondheid. Om dit doel te bereiken, vertrouwt het op een uitgebreid, geïntegreerd netwerk van gespecialiseerde applicaties, bedrijfsbeheersystemen en medische apparatuur. De kern van het netwerk wordt gevormd door het ziekenhuisinformatiesysteem (HIS) CGM PHOENIX. Het enige minpunt van deze zeer specifieke IT-omgeving: de auditproof verwerking van elektronische en papieren documenten, en dit in het hele ziekenhuis. Daarom hield het ziekenhuis het documentbeheersysteem d.3ecm in de gaten.
Het elektronische patiëntendossier
De start van een kliniekbreed documentbeheersysteem (DMS) was de introductie van het elektronische patiëntendossier. Papieren documenten, die tijdens de behandeling worden aangemaakt of al bij de opname van patiënten worden meegebracht, moeten samen met de elektronische documenten van andere gespecialiseerde applicaties, databases of bestandsservers in een centraal dossier kunnen worden beheerd. Een andere belangrijke vereiste was de visualisatie van het nieuwe dossier. Met meer dan 1.000 gebruikers uit bijna alle afdelingen gebruikt het personeel de gegevens van het HIS in hun dagelijkse werk via een directe systeemoproep vanuit het HIS. Daarom moet de toegang tot het elektronische patiëntendossier rechtstreeks vanuit de kernapplicatie gebeuren en moeten de documenten direct worden weergegeven.
Het elektronische personeelsdossier
Net als patiëntendossiers kunnen ook personeelsdossiers veel informatie en documenten bevatten. Daarom zijn digitale personeelsdossiers een tweede voorbeeld van documentbeheer in het kinderziekenhuis. Het is waar dat de eerste digitalisering van personeelsdossiers tijdrovend is. Dit werk hoeft echter maar één keer te worden gedaan, terwijl het op een gegeven moment toch moet gebeuren. Na het scannen kan de personeelsafdeling de personeelsdossiers beheren en verwerken in een strikt beveiligd gedeelte van het documentbeheersysteem. De structuur van het dossier is gebaseerd op de personeelsgeschiedenis en criteria voor duidelijkheid. Het dossier bevat alles wat de HR-medewerker nodig heeft, van arbeidscontracten tot loon- en verzekeringsafschriften, personeelsplanning, werktijdregistratie en de beloning (loon, salaris, vergoedingen). Alleen al de geautomatiseerde overdracht van salarisdocumenten zorgt voor een drastische vermindering van de hoeveelheid papier, wat de weg vrijmaakt voor een documentbeheersysteem voor de gezondheidszorg.
Auditbestendige archivering in de gezondheidszorg
Sommige documenten moeten op een auditbestendige en wettelijk conforme manier worden beheerd en gearchiveerd. Hiervoor moet het type elektronische opslag aan bepaalde eisen voldoen. Dit geldt vooral voor documenten die vanuit zakelijk of juridisch oogpunt relevant zijn. Net als bij de toepassingsgebieden 'personeelsdossier' en 'patiëntendossier' wordt dit zogenaamde 'interne documentgebied' binnen het documentbeheersysteem geregeld door een strikt autorisatieconcept: Wie geen toegang mag hebben, heeft ook geen toegang. Medewerkers hebben alleen toegang tot de informatie die tot hun gebied behoort. Sommigen mogen de bestanden alleen lezen of weergeven, anderen mogen ze ook bijwerken, aanmaken of verwijderen. De documenten van het centrum voor klinische chemie en laboratorium vormen een centrale documentenopslagplaats. Medewerkers certificeren en accrediteren ze regelmatig.
Het resultaat
Het elektronische patiëntendossier was de eerste stap naar een kliniekbreed documentbeheersysteem voor het Kinderziekenhuis Zürich. De informatie wordt volgens de wet gearchiveerd. Al na het eerste jaar gebruik beheerde het systeem 3,4 miljoen documenten op basis van d.3ecm. Geleidelijk aan heeft de kliniek steeds meer documenten overgezet naar d.3ecm en het systeem uitgebreid met een archief voor contracten en aparte archieven voor documenten van het management en de Eleonorenstiftung, de sponsor van het ziekenhuis. Er loopt ook een project voor de introductie van crediteurenverwerking. Het project wordt beheerd door d.velop-partner adeon AG.
Contact & Advies
Wij verbinden data en mensen – en kijken ernaar uit om van u te horen.
Nieuwsgierig geworden? We laten u graag onze software zien.
Vraag eenvoudig een live demo aan.