Referentieverhaal Bremer Kreditbank AG

Een nieuw digitaal dossier was nodig - de introductie van eFiles bij Bremer Kreditbank AG

Bremer Kreditbank AG

Bremer Kreditbank AG werkt al sinds 1863 succesvol samen met middelgrote ondernemingen. Met het hoofdkantoor in Bremen en vestigingen in Frankfurt, Stuttgart, Hannover, Düsseldorf, Hamburg, Berlijn en München is het een gerenommeerde bank met een hoog expertiseniveau en een schat aan ervaring. De medewerkers van Bremer Kreditbank AG zien zichzelf als partners van hun klanten en bieden persoonlijke expertise en ondersteuning.

De moderne wereld van werk als uitdaging

In 2027 werd Bremer Kreditbank AG (BKB) geconfronteerd met de uitdagingen van de moderne arbeidswereld. Op dat moment was BKB een kleine financiële instelling die een breed scala aan financiële diensten aanbood met een totaal aan activa van meer dan 2 miljard en een kredietvolume van 3 miljard. BKB was vooral succesvol op het gebied van gespecialiseerde financieringen naast zakelijke klanten.

Hoewel hun vorige systeem voldeed aan de wettelijke eisen voor documentbeheer, was het niet gebruiksvriendelijk of intuïtief in het gebruik. Ze maakten gebruik van een verplicht archiveringssysteem op papier, gecombineerd met documenten die volledig elektronisch werden opgeslagen en in elk filiaal toegankelijk waren. Toch waren er enkele uitdagingen:

1. De jaarlijkse licentie/het onderhoud was extreem duur.
2. Het systeem werd voornamelijk gebruikt als archiveringssysteem, hoewel interactieve samenwerking op documenten te allen tijde nodig was in de zeer geïndividualiseerde zakelijke klantenbusiness.

Drie softwareleveranciers werden geëvalueerd in een selectieproces. Na de presentatie van de oplossing op locatie in Bremen koos het team van BKB voor d.velop-partner amexus om het bestaande systeem te vervangen,

Bremer Kreditbank AG vertrouwt op SharePoint

Voordat het project begon, had BKB al een nieuw intranet op basis van SharePoint geïntroduceerd. Het idee om de bestaande functionaliteiten te gebruiken en uit te breiden werd als een echt voordeel ervaren. Het projectteam stond nu voor twee uitdagingen:

1. De oplossing moest de bestaande structuren van BKB in hun bestaande documentbeheersysteem combineren binnen de mogelijkheden van SharePoint.
2. Een efficiënt migratietraject van het vorige documentbeheersysteem met minimale handmatige inspanning moest deel uitmaken van de nieuwe oplossing.

Document Management for Microsoft 365 bood de perfecte oplossing door SharePoint te combineren met een gestructureerde archiveringsstructuur in de vorm van digitale bestanden. Het DMS voor Microsoft 365 maakt gebruik van de functies die al beschikbaar zijn in SharePoint en breidt deze uit met extra functies. In gezamenlijke workshops georganiseerd door d.velop en de Bremer Kreditbank AG werd een Excel-bestand gemaakt dat de volledige bestandsstructuur in het vorige documentbeheersysteem in kaart bracht, inclusief de 'creatieve implementaties door individuele gebruikersgroepen'. Het document, dat meer dan duizend regels lang was, bevatte elk individueel documenttype met een precieze beschrijving en de bijbehorende sleutelwoorden. In verschillende iteraties werd dit Excel-bestand vervolgens omgezet in het uiteindelijke digitale bestand, dat zowel vanuit de browser als rechtstreeks vanuit alle bestaande Office-toepassingen kan worden geopend.

De voordelen van het nieuwe eFile voor BKB Bank

Het nieuwe eFile maakt het mogelijk om live documenten op te slaan, er samen aan te werken en ze op een eenvoudige manier aan elke medewerker te presenteren. Documenten zijn nu via een link direct toegankelijk in het dossier. Er kan in meerdere documenten tegelijk worden gezocht en door de nieuwe structuur is iedereen met een paar klikken op de juiste plek. De voordelen op een rij:

1. Integratie in Office-toepassingen: Met de zijbalk van d.velop kunnen documenten uit Word, Excel of PowerPoint en e-mails eenvoudig worden gearchiveerd.
2. Samenwerken aan live documenten: Documenten kunnen rechtstreeks in de browser worden bewerkt. Wijzigingen zijn direct zichtbaar voor collega's via de samenwerkingsfuncties van SharePoint.
3. Lagere onderhoudskosten: d.velop heeft de jaarlijkse onderhoudskosten aanzienlijk verlaagd.
4. Flexibelere structuren: d.velop documentbeheer met SharePoint integreert naadloos met veel toonaangevende toepassingen.

De moderne werkwereld wordt steeds sneller en complexer door nieuwe eisen. Werknemers moeten steeds meer doen in minder tijd. De banksector staat in dit opzicht voor een nog grotere uitdaging: de sterk gereguleerde sector moet zich altijd aanpassen aan de veranderende spelregels. Dit geldt ook voor systemen zoals documentbeheer.

Vaste structuren worden metadata

Na de succesvolle implementatie van het eFile bij BKB was de volgende directe uitdaging de migratie. Daarom werd een tweede document opgesteld. Dit voorziet in de corresponderende nieuwe locatie in het eDossier voor meer dan duizend documenttypes. Het document bevat ook aanvullende regels voor metadata, die automatisch werden gedefinieerd op basis van de archiveringsstructuur. Met de hulp van HAVI Solutions werd deze uitdaging met succes overwonnen. De documenten werden geëxtraheerd, verrijkt en geïmporteerd in het eFile met metadata op basis van de overeengekomen regels.

Terugblik en toekomst van BKB Bank

Aan het einde van het project hebben we nu een systeem dat voldoet aan de huidige eisen van de moderne werkwereld en dat een hoge acceptatiegraad heeft. De introductie van d.velop solutions for Microsoft bracht niet alleen een andere technologie met zich mee, maar ook een verandering in de manier van werken. De nieuw gevormde bankgroep, die opereert onder de naam Oldenburgische Landesbank, zal ook in de toekomst blijven vertrouwen op SharePoint. Het amexus-team verheugt zich daarom op verdere spannende projecten en nieuwe uitdagingen.