Referentieverhaal en safe AG

Door BaFin gereguleerde digitale verzekeraar vertrouwt op cloudoplossing van d.velop.

• Gebruik van een cloudgebaseerd DMS met portaalverbinding
• Auditbestendig gegevensbeheer met geschikte interfaces
• Documenten zijn onmiddellijk beschikbaar

andsafe AG: Digitale verzekeraar gebruikt d.velop-documenten als zijn nieuwe VAIT-conforme DMS

Andsafe AG beschouwt zichzelf als een 'startup met geschiedenis'. Het bedrijf is opgericht als een corporate startup van de Provinzial Group en streeft een digitaal bedrijfsmodel na. Andsafe AG is gevestigd in Münster en heeft 37 medewerkers in dienst uit 14 beroepen en 4 landen. Voor bedrijven biedt andsafe AG aansprakelijkheidsverzekeringen, beroepsaansprakelijkheidsverzekeringen en eigendomsverzekeringen aan, terwijl het voor particuliere klanten fietsverzekeringen aanbiedt.

Het was een gigantisch project dat andsafe AG al had aangepakt. Want de oprichting van een puur digitale verzekeringsmaatschappij vereiste een uitgebreide planning. Er moesten veel beslissingen worden genomen, vooral met betrekking tot IT-compliance, aangezien de Duitse financiële toezichthouder (BaFin) hoge wettelijke eisen stelt aan de verzekeringssector. Een aanzienlijke uitdaging voor andsafe AG, dat vanaf nul begon. Toen de in Münster gevestigde verzekeraar d.velop benaderde voor een nieuw documentbeheersysteem (DMS), was de verkoop van verzekeringsproducten al meer dan een jaar aan de gang.

Cloudoplossing met portaalintegratie

Het oude DMS, dat sinds de oprichting bij andsafe AG in gebruik was, kon niet langer voldoen aan de toegenomen eisen. Het was duur in het gebruik en niet geschikt voor de cloud. Bovendien was het moeilijk om documenten terug te vinden en was het systeem te traag. Met name door de introductie van aanzienlijk meer data-intensieve particuliere verzekeringen ontstonden er zorgen over de prestaties van het oude systeem. "In het begin hadden we andere problemen dan documentbeheer", beschrijft Sascha Körver, hoofd IT bij andsafe AG, de uitgangssituatie. "We wilden aan de slag gaan en meer producten op de markt brengen." Niet alleen de kernactiviteiten hadden het bedrijf echter verhinderd om het DMS eerder te vervangen. "We hebben lang gewacht met het zoeken naar een vervanging voor ons DMS, omdat een overstap voor ons betekende dat we een kerncomponent moesten verwijderen", legt Körver verder uit.

Toen de beslissing om te vervangen werd genomen, moest er een op maat gemaakte DMS-oplossing volgen. En die moest aan zeer specifieke eisen voldoen. De vraag aan d.velop: een cloudoplossing, geïntegreerd met de bestaande portalen van andsafe AG. Bovendien was het absoluut noodzakelijk dat het nieuwe DMS, evenals de uitbestede exploitatie als Software-as-a-Service door d.velop, voldeed aan de voorschriften inzake gegevensbescherming en aan de strenge "IT-regelgeving voor verzekeringstoezicht", afgekort als VAIT door BaFin.

andsafe AG verplaatst delen van zijn kernprocessen naar de cloud

Naast de technische aspecten was het vooral belangrijk om de hoge juridische hindernissen met betrekking tot BaFin te overwinnen. "Dergelijke conversieprojecten duren in de verzekeringswereld altijd langer, soms zelfs jaren", benadrukt Sascha Körver. Gegevensopslag, gegevensbescherming, controleerbaarheid en het back-upconcept zijn enkele van de belangrijkste punten waar BaFin bij dit soort projecten speciale aandacht aan besteedt.

Vooral voor klanten zoals andsafe AG, die onderworpen zijn aan BaFin-regelgeving en delen van hun kernprocessen willen uitbesteden aan de cloud, is uiterste zorgvuldigheid vereist bij de projectplanning en -uitvoering. Het risico: als BaFin het concept niet goedkeurt, kunnen ze hun veto uitspreken. "Je kunt het je niet veroorloven om luchtkastelen te bouwen; alles moet goed doordacht zijn", weet Körver, "want het gaat om de bescherming van de klanten of het hele systeem eromheen." Daarom werd het project dienovereenkomstig voorbereid.

Er was te allen tijde een toegewijd contactpunt beschikbaar.

"We kregen snel en informeel een vast technisch contactpersoon toegewezen en hebben een beetje met de interfaces gespeeld. Sommige van onze collega's die meer technisch onderlegd zijn, hebben ook een kijkje genomen", vat IT-expert Körver de procedure samen. "Op die manier kwamen we erachter dat het systeem in wezen precies was wat we wilden." Bovendien kon andsafe AG de voortgang van het project met d.velop bespreken tijdens een wekelijkse vaste vergadering en eventuele vragen verduidelijken.

De herziening van contracten en het opstellen van een migratiescript met behulp van testgegevens verliepen in de daaropvolgende periode gelijktijdig. Na de intensieve voorbereidingen duurde de daadwerkelijke overgang van het DMS met het deelproject voor de contract-, claim- en tussenbestanden slechts drie maanden. "Het was allemaal heel eenvoudig", zegt Sascha Körver. Ook de contractaanpassingen vond hij niet moeilijk. "d.velop was in dat opzicht erg meegaand."

DMS in recordtijd uitgewisseld

Kort na de ondertekening van het definitieve contract ontving d.velop bevestiging van andsafe AG dat de implementatie van d.velop-documenten succesvol was verlopen. Beide partijen zijn het erover eens dat het nauwelijks beter had kunnen gaan. In totaal nam het project slechts ongeveer 10 maanden in beslag, van het eerste contact tot de voltooiing. De daadwerkelijke implementatiefase duurde slechts vier maanden. "We hebben in recordtijd een DMS vervangen", zegt Körver enthousiast. "Mijn baas zou dat onmogelijk hebben geacht, omdat het meestal jaren duurt."

andsafe AG succesvol en BaFin-conform in de cloud

Sindsdien verloopt het documentbeheer bij andsafe AG vlekkeloos. Documenten zijn direct beschikbaar en het personeel kan alles snel en intuïtief terugvinden.

Sascha Körver legt uit dat klanten nu erg tevreden zijn over de prestaties van hun selfserviceportaal en dat ook collega's er erg blij mee zijn. "d.velop documents is in alle opzichten een verbetering ten opzichte van het vorige systeem." Dankzij d.velop documents kan andsafe AG nu in overeenstemming met de voorschriften voor verzekeringstoezicht en gegevensbescherming gebruikmaken van de d.velop Cloud. "We hebben nog 1000 onderwerpen op onze radar", blikt Körver vooruit, "en bovenal willen we nog meer producten lanceren."

d.velop-documenten als het ideale instapproduct

Tijdens de samenwerking heeft andsafe AG ook kennisgemaakt met twee aanvullende producten van d.velop's partnerbedrijf alphaflow op het gebied van contractbeheer en factuurverwerking. "Vroeger kostte het groeiende mappensysteem ons veel zenuwen, nu is alles veel eenvoudiger en niet te vergelijken met vroeger", vat Sascha Körver het werk met de nieuwe digitale factuurverwerking als voorbeeld samen. Hij kan zich een verdere samenwerking met d.velop goed voorstellen. Hij is van mening dat de software voor elektronische handtekeningen in de toekomst een praktische nieuwe functie in contractbeheer zou kunnen worden.

Software-demo

Meer informatie over d.velop-software

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.