Digitale factuurverwerking

Met digitale en geautomatiseerde factuurverwerking bespaart u zowel tijd als geld. Snellere verwerking verlaagt de transactiekosten, terwijl locatieonafhankelijke factuurverificatie de workflows versnelt. U kunt ook de overdracht van processen aan uw accountant volledig digitaliseren. Gecentraliseerde toegang tot documenten in ons archief vergroot de transparantie tussen afdelingen. Snelle, eenvoudige en wettelijk conforme factuurarchivering zorgt voor een naadloos proces zonder mediaonderbrekingen.

Facturen komen via verschillende inputkanalen bij een bedrijf binnen. Als ze nog niet in digitale vorm zijn, worden ze eerst gedigitaliseerd. Daarna volgt de gegevensextractie, oftewel de feitelijke factuurherkenning. De factuurgegevens worden gelezen en gekoppeld aan uw (leveranciers)stamgegevens. Vervolgens komt de digitale controle- en goedkeuringsworkflow, gevolgd door de overdracht naar de financiële boekhouding of het ERP-systeem, waar de factuur uiteindelijk wordt geboekt. Daarnaast wordt de factuur opgeslagen in een controleerbaar archief.

We bieden doorgaans een standaard goedkeuringsworkflow aan die bestaat uit distributie, feitelijke controle, goedkeuring en boekhouding. Zowel de workflow, inclusief de volgorde van de stappen, als de voorwaarden waaronder een factuur naar de volgende controlestap gaat, kunnen worden aangepast. Ook goedkeuringslimieten kunnen individueel worden afgestemd. Er kunnen meerdere goedkeuringsstappen met specifieke limieten worden aangemaakt, of er kan een matrix worden opgezet voor het automatisch toewijzen van verantwoordelijke controleurs.

Voor PDF-facturen gebeurt dit met behulp van OCR, wat staat voor 'Optical Character Recognition' (optische tekenherkenning). OCR legt tijdens het digitaliseren alle tekens op de factuur vast. Aan de hand van regels en patronen haalt het belangrijke informatie uit de factuur, zoals de factuurdatum, het bedrag, het btw-nummer en andere relevante gegevens. In combinatie met kunstmatige intelligentie en door gebruik te maken van masterdata kunnen op basis van deze geëxtraheerde gegevens aanvullende gegevens worden afgeleid of gevalideerd. Bij elektronische factuurformaten zijn alle gegevens onmiddellijk machinaal leesbaar en kunnen ze direct worden overgebracht naar de volgende verwerkingsworkflow.

Standaard ondersteunt de software-interface Duits, Engels, Portugees, Frans, Chinees, Deens, Italiaans, Kroatisch, Nederlands, Pools, Servisch, Slowaaks, Spaans en Tsjechisch. Voor factuurherkenning zijn veel extra talen beschikbaar. Bovendien kunnen projectspecifieke uitbreidingen worden geïmplementeerd.

Papieren facturen kunnen worden vernietigd als het digitale proces als GoBD-conform wordt aangemerkt. Dit wordt over het algemeen verwacht met ons systeem, maar moet worden bevestigd door een auditor. Er moet een procedurele instructie worden opgesteld, inclusief technische documentatie en verdere uitleg over de workflow voor factuurverwerking, die als basis dienen voor de beoordeling door de auditor. Onze applicatie heeft een softwarecertificering volgens IDW PS880 ontvangen, wat bevestigt dat documenten bij correct gebruik op een auditbestendige manier online kunnen worden opgeslagen. Ga voor meer informatie over beveiliging naar onze website. U kunt zelf bepalen welke documenten of mappen u op een wettelijk conforme, GoBD-conforme manier wilt archiveren.

Het digitaliseren van facturen biedt verschillende voordelen: het vereenvoudigt het archiveren en snel toegankelijk maken van documenten, vermindert het papierverbruik en verhoogt de efficiëntie bij het beheren van uw financiën. Bovendien verbetert het de gegevensbeveiliging door middel van back-upopties en maakt het het gemakkelijker om te voldoen aan wettelijke bewaarplichten door middel van georganiseerde opslag.