Referentieverhaal Privera AG

Als de postbode digitaal gaat - Digitale verwerking van inkomende post bij Privera AG.

Privera AG

Vijfhonderdduizend documenten. Zoveel post gooiden de postbodes elk jaar in de brievenbussen van de twaalf filialen van Privera AG. Dat zijn meer dan 2.200 poststukken per dag. Nu wilde het vastgoedservicebedrijf deze berg documenten overbrengen naar het digitale tijdperk. adeon ag speelde een belangrijke rol bij de transformatie naar een papierloos kantoor.

Velen praten erover, weinigen slagen er echt in: het papierloze kantoor. Privera AG durfde dit ambitieuze doel voor zichzelf te stellen. Het besloot om innovatie en digitalisering actief aan te pakken als kern van zijn bedrijfswaarden en een pionier te worden in de vastgoeddienstverlening. Dit is een ambitieus project, omdat de traditionele vastgoedsector met zijn ontelbare papieren dossiers nog steeds op dezelfde manier functioneert. Privera kent drie soorten dossiers: huurdersdossiers, eigenaarsdossiers en vastgoeddossiers. Namens de eigenaren - waaronder pensioenfondsen, banken en verzekeringsmaatschappijen - beheert het bedrijf talloze woningen, commerciële en winkelpanden in heel Zwitserland en zorgt het voor hun huurders. Alleen al de huurdersdossiers bevatten bergen documenten in mappen, van huurcontracten tot verslagen van de overdracht van appartementen. Wendbaar blijven in zo'n omgeving is geen gemakkelijke taak.

Het digitaliseringsproject van Privera AG

Op dit punt kwam adeon ag in beeld. Het had al de archivering van boekhouddocumenten en inkomende facturen uit het eigen SAP met het documentmanagement d.3ecm van d.velop AG geïmplementeerd. SAP met het documentmanagement d.3ecm van d.velop AG. Nu kwam het team rond Pascal Staub van adeon een concept voor de digitalisering van alle bestanden van Privera en de inkomende en uitgaande post. Privera onderzocht verschillende aanbieders en koos na het vergelijken van de aanbiedingen en concepten voor de meest overtuigendste aanbod - dat van adeon. Samen met Privera ontwikkelde adeon een concept voor digitalisering. Begin 2017 kreeg het groen licht voor de implementatie. Scannen was een centraal onderdeel van het project. De omvang van de eerste scans uitgevoerd door een externe scanpartner is indrukwekkend: 75.000 huurdersdossiers, 2.000 vastgoeddossiers, 7 miljoen vellen papier. Alleen al op de vestiging in Wallisellen reed het bedrijf drie maanden lang elke twee weken met vrachtwagens en haalde kratten op. om de twee weken gedurende drie maanden en haalde kratten met documenten op om te scannen.

Privera wilde nu zoveel mogelijk documenten in digitale vorm bewaren. "Dat zou veel dingen gemakkelijker maken voor ons," legt Pascal Staub uit. "Onze medewerkers hebben ook thuis of onderweg toegang tot documenten die ze nodig hebben. Alle documenten zouden vanaf elke locatie beschikbaar zijn en op een revisie-, brand- en wettelijk veilige manier kunnen worden opgeslagen. Om bestanden echt digitaal te maken, moest ook de fysiek binnenkomende post deze stap zetten. De lastige taak bestond daarom uit twee delen: Ten eerste wilden ze alle bestaande documenten digitaliseren en beschikbaar maken in hun eigen systemen. Ten tweede moest Swiss Post alleen in digitale vorm bij Privera aankomen - bij een bedrijf met ongeveer 450 werknemers en twaalf filialen in heel Zwitserland.

Het digitaliseringsconcept van Privera AG

adeon implementeerde het op de behoeften van Privera afgestemde documentbeheersysteem d.3ecm en ontwikkelde ook interfaces naar de centrale vastgoedbeheersoftware REM. De taken waren gevarieerd, vertelt Manuel Prantl, die het project namens adeon leidde: "De binnenkomende post moest worden gedigitaliseerd en aan de verantwoordelijke verwerker worden toegewezen. Bovendien moesten alle dossiers aan de juiste panden, huurders, afdelingen en verwerkers worden gekoppeld. Tenslotte moesten alle documenten die het bedrijf verlieten digitaal op de juiste plek worden opgeslagen."

Digitale post vereist een gedefinieerde workflow

Post versturen klinkt eenvoudig. Maar laten we eens naar de echte wereld kijken. Een ondertekend huurovereenkomst van een huurder, inclusief een borgovereenkomst en een bestelformulier bestelformulier voor belplaten, is net aangekomen bij het filiaal van Privera in St. In Gallen. In de echte wereld opent de interne postmanager de brief en verspreidt de verschillende documenten - bijvoorbeeld aan de exploitant en de boekhoudafdeling. afdeling. In een ander filiaal kan de baas elke brief openen en overhandigen aan de verantwoordelijke persoon. aan de verantwoordelijke persoon.

En in de digitale wereld? De uitdaging is hier om een workflow te definiëren die voor iedereen geldig is, die zijn waarde in het dagelijks leven bewijst, het werk eenvoudiger maakt, de inspanning vermindert - en vooral: die door alle medewerkers wordt geaccepteerd. Privera en adeon hebben samen deze workflow gedefinieerd, die adeon vervolgens in d.3ecm heeft geïmplementeerd. Er volgde een testfase - en daarna de go-live. Geleidelijk werd elke locatie omgezet naar de digitale workflow. In augustus 2018 startte het proefproject in Wallisellen; in december waren alle vestigingen overgestapt op digitale inkomende postverwerking.

80.000 mappen zijn verdwenen uit de kantoren

Laten we eens kijken naar het werkproces na de verandering: Het is leeg, verrassend papierloos in de kantoren van Privera. Kortom, ongeveer 80.000 mappen verdwenen. Ze waren niet langer nodig. En de postbode? Zijn baan wordt steeds meer gedigitaliseerd. Dit is wat er op de achtergrond: Alle brieven geadresseerd aan Privera worden automatisch doorgestuurd naar het scancentrum. Daar worden ze, op een paar uitzonderingen na, gescand en gedigitaliseerd in volledige tekst. Door het filiaal, de geadresseerde, eventuele referenties of eigendommen en en huurders, herkent het systeem automatisch waar elk individueel document over gaat en voor welke persoon of afdeling het bestemd is. over gaat en voor welke persoon of afdeling het bestemd is. Deze persoon wordt op de hoogte van de ontvangst in d.3ecm - en desgewenst ook per e-mail - en kan het document direct bewerken, doorsturen of vernietigen, bijvoorbeeld in het geval van irrelevante reclame. van irrelevante reclame.

De vraag blijft: Wat gebeurt er met uitgaande post? Pascal Staub zegt: "Die blijft natuurlijk fysiek verstuurd worden. Maar terwijl medewerkers vroeger van elk uitgaand document een kopie moesten bewaren, kunnen ze nu documenten die ze bijvoorbeeld in Word, SAP of REM maken, met één druk op de knop direct in d.3ecm opslaan. Wanneer rechtsgeldige handtekeningen vereist zijn, wordt het fysieke document gescand, ook digitaal gearchiveerd in d.3ecm - en vervolgens verzonden."

d.3ecm legt de basis voor digitale transformatie met nieuwe diensten

De voordelen van het nieuwe systeem zijn talrijk. Een medewerker kan nu documenten zoeken, vinden en bewerken op zijn of haar apparaat, op een pc, laptop of mobiele telefoon. Bovendien ontvangt een verantwoordelijke onmiddellijk een bericht als er nieuwe mail binnenkomt. Als de mail iets te lang blijft liggen, herinnert d.3ecm de gebruiker eraan hoe de mail verwerkt moet worden. Verantwoordelijkheden en vervangingen kunnen worden gedefinieerd, zodat er niets wordt vergeten, zelfs niet als iemand ziek of op vakantie is. Met andere woorden: Voor Pascal Staub vormt de digitalisering van de documenten de basis van de digitale transformatie: "Als we bijvoorbeeld ooit een centraal servicecentrum voor huurders in Wallisellen willen opzetten, zullen de agenten met één druk op de knop het dossier van een beller zien. Dit was voorheen niet mogelijk, toen alles werd opgeslagen in mappen in de filialen. Hierdoor kunnen we de wereld van Privera opnieuw vormgeven en de klantenservice verbeteren."

Privera hecht ook veel belang aan gegevensbescherming. Alle gegevens worden opgeslagen op servers in Zwitserland. Als de naam van een werknemer op een brief voor de bedrijfsnaam staat in de adresregel of als de brief het label "Persoonlijk" draagt, wordt de brief alleen naar de geadresseerde gestuurd. Een reeks regels zorgt ervoor dat de privacy van klanten en werknemers gewaarborgd blijft. Het definieert duidelijke autorisaties en escalatieniveaus voor postverwerking. Privera heeft ook van alle werknemers toestemming gekregen om de post te openen en te scannen.

Aanzienlijke vereenvoudiging van de documentverwerking

Pascal Staub is erg tevreden met de oplossing: "De post is een emotionele aangelegenheid. Als je hier zo'n ingrijpende verandering wilt doorvoeren, moeten alle betrokkenen erachter staan. We hechtten veel belang aan goede voorlichting en training van ons personeel. In Wallisellen is het systeem nu een jaar in werking en de mensen waarderen het steeds meer. waarderen het steeds meer. Het is veel gemakkelijker geworden om met documenten om te gaan."

Ook de samenwerking met adeon overtuigde hem: "adeon heeft voor alle uitdagingen oplossingen gevonden. Het brengt ook veel expertise met zich mee."