Digitale inkoopprocessen

Hoe uw bedrijf profiteert van digitale inkoopprocessen

Omarm digitale en geautomatiseerde inkoopprocessen en bevrijd uw inkoopafdeling van vervelende routinetaken.

Digitale inkoopprocessen – en hoe uw bedrijf hiervan kan profiteren

Uitdagingen bij inkoop

Niets in de inkoop is nog zoals het vroeger was. En bedrijven die al zijn overgestapt op digitale workflows in hun inkoopafdelingen zijn het erover eens: dat is een goede zaak. Inkoopprocessen zijn voortdurend in ontwikkeling. Importbeperkingen, internationale wetshervormingen, wetgeving op het gebied van toeleveringsketens, politieke crises – het zijn uitdagende tijden voor inkopers bij bedrijven. Digitalisering heeft echter snelle en efficiënte workflows mogelijk gemaakt, waardoor inkoopprofessionals effectief kunnen reageren op onvoorspelbare marktschommelingen. Met de juiste technologieën en software zijn ze goed uitgerust om nu en in de toekomst succesvol te zijn.

Kwetsbare beschikbaarheid van grondstoffen en goederen

In een wereld waarin de wereldwijde beschikbaarheid van grondstoffen en goederen kwetsbaarder – en belangrijker – is dan ooit, zijn analoge inkoopprocessen niet langer concurrerend. Daarentegen hebben nieuwe technologieën de afgelopen jaren een revolutie teweeggebracht in de inkoop. Automatisering bespaart tijd en creëert ruimte voor meer strategische, waardetoevoegende activiteiten. Digitalisering maakt niet alleen efficiëntere, geautomatiseerde processen mogelijk, maar verbetert ook de data-analyse, waardoor beter geïnformeerde beslissingen kunnen worden genomen op basis van geëxtraheerde inkoop-KPI's.

Inkoop 4.0 is het heden en de toekomst

Sinds de jaren 2010 zijn er geautomatiseerde processen ontstaan onder de noemer Procurement 4.0. Deze worden gekenmerkt door autonome digitale bestelsystemen op basis van big data-analyse. Virtuele marktplaatsen hebben de manier waarop goederen worden verhandeld ingrijpend veranderd. Cloudgebaseerde leveranciersintegratie betekent een enorme sprong voorwaarts, waardoor bedrijven leveranciers en partners naadloos in hun bedrijfsprocessen kunnen integreren. En dit zijn nog maar enkele voorbeelden van de baanbrekende workflows die te vinden zijn in moderne, gedigitaliseerde inkoopafdelingen.

Aankoopprocessen voortdurend herzien en aanpassen

Daarom is het voor bedrijven essentieel om hun inkoopprocessen voortdurend te herzien en aan te passen aan nieuwe eisen. Bedrijven die hun inkoop niet digitaliseren, lopen het risico achterop te raken.

• 15 % extra kosten die bedrijven gemiddeld maken als gevolg van maverick buying
• 75 € zijn de gemiddelde proceskosten per inkooporder.
• 87 % van de inkoopmanagers gelooft dat digitalisering de inkoop zal verbeteren.

Definitie: Wat is inkoop in een bedrijf?

De term 'inkoop' verwijst in een zakelijke context naar het proces van het aanschaffen van goederen en diensten ter ondersteuning van de operationele activiteiten van het bedrijf. Inkoop omvat niet alleen het identificeren van behoeften, maar ook het selecteren van geschikte leveranciers en het onderhandelen over prijzen. Het omvat ook het overeenkomen van contractvoorwaarden en het beheren van bestellingen en betalingen. Het doel van inkoop is om te voldoen aan de eisen van het bedrijf op het gebied van kwaliteit, kosten en levertijd. Tegelijkertijd zorgt het ervoor dat de aangeschafte goederen en diensten aan de nodige normen voldoen en de waarde voor de organisatie maximaliseren.

---

Welke wetten zijn van invloed op bedrijfsinkoop?

Inkoopprofessionals in bedrijven moeten rekening houden met een breed scala aan wet- en regelgeving. Of het nu gaat om strategische of operationele inkoop, zowel nationale als internationale richtlijnen moeten worden gevolgd – op het gebied van politiek, financiën, milieu, maatschappij en veiligheid. Overtredingen kunnen leiden tot zware sancties. Daarom is het essentieel dat inkoopprocessen aan de wetgeving voldoen en dat inkoopafdelingen op de hoogte blijven van de laatste juridische ontwikkelingen op het gebied van inkoop en logistiek. De belangrijkste toepasselijke wet- en regelgeving – waarvan een groot deel aan verandering onderhevig is – omvat:

Handelsbeleid en handelsovereenkomsten

Veranderingen in het handelsbeleid of internationale handelsovereenkomsten kunnen van invloed zijn op de inkoop van grondstoffen, producten en diensten uit andere landen. Voor inkoopteams is het essentieel om altijd een plan B achter de hand te hebben voor het geval plan A niet meer beschikbaar is.

Aanbestedingswetgeving

Wetten en voorschriften met betrekking tot de aankoop van goederen en diensten – zoals die betreffende aanbestedingen, leverancierskwalificatie of duurzaamheidseisen – kunnen een aanzienlijke invloed hebben op het aankoopproces. Een voorbeeld hiervan is de Duitse wet inzake zorgvuldigheid in de toeleveringsketen, die op 1 januari 2023 in werking is getreden. Deze wet verplicht Duitse bedrijven boven een bepaalde omvang om ervoor te zorgen dat hun toeleveringsketens voldoen aan mensenrechten- en milieunormen.

Douane- en invoervoorschriften

Veranderingen in douane- en invoervoorschriften – zoals handelsembargo's – kunnen van invloed zijn op de inkoop van goederen uit het buitenland. Daarom is het altijd raadzaam om een alternatieve inkoopstrategie te hebben voor essentiële grondstoffen en goederen. Dit helpt verstoringen in de levering te voorkomen en waarborgt de continuïteit en levensvatbaarheid van het bedrijf.

Duurzaamheid en milieubescherming

Duurzaam inkopen wordt voor veel bedrijven steeds belangrijker. Ze streven er bijvoorbeeld naar om hun CO₂-uitstoot en ecologische voetafdruk te verkleinen. Naast vrijwillige duurzaamheidsdoelstellingen zijn er ook wettelijk vastgelegde doelstellingen, zoals de klimaatdoelstellingen waaraan elk land moet voldoen. Een ander voorbeeld is de EU-verordening inzake duurzaamheidsverslaglegging, die bepaalde bedrijven met meer dan 500 werknemers verplicht om verslag uit te brengen over hun prestaties op het gebied van milieu, maatschappij en governance (ESG). Dit omvat informatie over broeikasgasemissies, vervuiling, arbeidsomstandigheden en mensenrechten.

Arbeids- en sociaal recht

Inkoopafdelingen moeten ervoor zorgen dat hun leveranciers en dienstverleners voldoen aan de geldende arbeids- en sociale wetgeving. Dit helpt het risico op schendingen van mensenrechten en andere inbreuken op sociale verantwoordelijkheid te minimaliseren.

Gegevensbescherming en IT-beveiliging

Bij de aanschaf van IT-producten en -diensten moeten inkoopafdelingen ervoor zorgen dat de voorschriften inzake gegevensbescherming en IT-beveiliging worden nageleefd. Dit is essentieel om het risico op datalekken en cyberaanvallen te verminderen.

---

Wat zijn de verantwoordelijkheden van de inkoopafdeling in een bedrijf?

Inkoop is een belangrijke functie die verantwoordelijk is voor het aanschaffen van goederen en diensten binnen een bedrijf. Inkoop is echter niet alleen een operationeel proces, maar speelt ook een cruciale rol bij het waarborgen van een soepele bedrijfsvoering. Inkoopprofessionals zijn ook verantwoordelijk voor het ontwikkelen van inkoopstrategieën en het toezicht op de inkoopcontrole om de toeleveringsketen op lange termijn veilig te stellen en een toekomstgericht voorraadbeheer mogelijk te maken. Dit overzicht belicht enkele van de belangrijkste verantwoordelijkheden van een inkoopafdeling:

• Tijdige inkoop: levering van grondstoffen en goederen voor de productie; inbedrijfstelling van diensten (inclusief leveringsplanning voor magazijnmaterialen)
• Controle van levertijden op basis van bevestigingen van leveranciers
• Onderhandelen over prijzen met leveranciers
• Het opstellen van raamovereenkomsten
• Offertes aanvragen, kosten berekenen en de financiën in de gaten houden
• Bestellingen plaatsen en het transport van goederen coördineren
• Facturen controleren
• Beheer van stamgegevens
• Monitoring van voorraadniveaus
• Klachten en retourzendingen afhandelen

---

Verschillen tussen strategische en operationele inkoop

Er zijn twee verschillende soorten inkoopprocessen: strategische en operationele inkoop. Ze verschillen in hun doelstellingen, aandachtsgebieden en verantwoordelijkheden. Ze zijn echter nauw met elkaar verbonden en moeten samenwerken om de algemene inkoopdoelstellingen van een bedrijf te bereiken.

Belangrijkste verschillen tussen strategische en operationele inkoop:

Doelstellingen: Strategische inkoop heeft tot doel de inkoopactiviteiten te optimaliseren en langetermijnbeslissingen te nemen die leiden tot kostenbesparingen en concurrentievoordelen. Operationele inkoop daarentegen richt zich op het voldoen aan kortetermijnbehoeften en het waarborgen dat materialen en diensten op tijd en binnen het budget worden ingekocht.

Focus: Strategische inkoop richt zich op het analyseren van markttrends, het ontwikkelen van inkoopstrategieën, het identificeren van leveranciers, het onderhandelen over contracten en het beoordelen van risico's in de toeleveringsketen. Operationele inkoop houdt zich voornamelijk bezig met de dagelijkse orderverwerking, het beheren van leveranciersrelaties en het oplossen van leveringsproblemen.

Verantwoordelijkheden: Strategische inkoop is verantwoordelijk voor het plannen en implementeren van inkoopstrategieën en het identificeren van geschikte leveranciers. Operationele inkoop houdt zich bezig met het verwerken van bestellingen, het beheren van inkooporders en het controleren van leveringen.

Strategische inkoop	Operationele inkoop
Behoeftenanalyse	Offerteaanvraag (RFQ) en vergelijking
Beoordeling en selectie van leveranciers	Escalatiemanagement bij leveringsproblemen
Onderhandeling over contractvoorwaarden	Aanmaken van inkooporders en orderbevestiging
Identificatie van risico's in de toeleveringsketen	Aanbestedings- en biedingsprocedures
Contractbeheer	Deadlinebewaking en leveringstracking
Leveranciersontwikkeling	Inspectie van goederenontvangst
Kostenbeheer	Factuurverificatie en -verwerking
Duurzaamheidsbeheer	Retourbeheer
Controle en rapportage	Beheer van stamgegevens
Innovatiemanagement	Voorraadbeheer en optimalisatie

---

Welke inkoopprocessen bestaan er?

Er wordt een grote verscheidenheid aan inkoopprocessen gebruikt in zowel de dienstensector als de materiaalsector van bedrijven. Afhankelijk van specifieke behoeften en vereisten kunnen deze processen variëren. Enkele van de meest voorkomende inkoopprocessen zijn:

1. Identificatie van de vraag en planning: Identificatie van de behoeften en vereisten van verschillende afdelingen binnen het bedrijf.
2. Beoordeling en selectie van leveranciers: Beoordeling en selectie van leveranciers op basis van criteria zoals kwaliteit, prijs, levertijd en betrouwbaarheid.
3. Offerteaanvraag en evaluatie: Informatie verzamelen over specifieke producten of diensten, inclusief vergelijking en beoordeling.
4. Prijsonderhandelingen en contractopstelling: Streven naar de best mogelijke voorwaarden voor het bedrijf bij onderhandelingen met leveranciers.
5. Aanmaken van inkooporders: het plaatsen van bestellingen voor benodigde goederen of diensten, rekening houdend met leveranciersovereenkomsten, budgetten en levertijden.
6. Orderbewaking: het orderproces volgen om tijdige levering en de verwachte kwaliteit te garanderen.
7. Claims en retourzendingen: klachten ontvangen en beoordelen en het vervolgproces beheren.
8. Factuurcontrole en -verwerking: controleren en goedkeuren van inkomende facturen om te zorgen dat prijzen en hoeveelheden overeenkomen met de bestellingen.
9. Voorraadbeheer: Beheer van voorraadniveaus en aanvullen ervan door middel van inkoop.
10. Kostenanalyse en optimalisatie: marktprijzen herzien en leveranciersvoorwaarden heronderhandelen.
11. Strategische planning en ontwikkeling van inkoop: Behoeften en inkoopopties identificeren om een langdurige, kosteneffectieve en hoogwaardige levering van goederen en diensten te garanderen.

Wat zijn de grootste uitdagingen op het gebied van inkoop?

De aankoop van goederen en diensten speelt een cruciale rol in de waardeketen van een bedrijf. Tijdens het inkoopproces kunnen zich echter verschillende uitdagingen en problemen voordoen, die van invloed kunnen zijn op de efficiëntie en winstgevendheid van het bedrijf.

Succesvol inkoopbeheer: problemen identificeren en oplossen

Deze kwesties variëren van de inkoop van producten en diensten tot contractonderhandelingen en samenwerking met leveranciers. Het is daarom essentieel om deze problemen te identificeren en aan te pakken om een succesvol inkoopbeheer te garanderen. De belangrijkste bronnen van problemen liggen op de volgende gebieden:

• Handmatige gegevensinvoer en -verwerking: Voor de aanschaf van goederen en diensten is uitgebreide documentatie en gegevensverwerking nodig, zoals inkooporders, orderbevestigingen en facturen van leveranciers. Wanneer dit proces handmatig wordt uitgevoerd, kost het veel tijd en is het foutgevoelig. Dit omvat het handmatig controleren van leveringsdata in orderbevestigingen en, indien niet geautomatiseerd, het omzetten van SAP-inkoopaanvragen in inkooporders. Het omvat ook het bijhouden van stamgegevens, het registreren en matchen van orderbevestigingen en het aanmaken van inkooporders.
• Ongestructureerde documentarchivering: Een veelvoorkomend probleem in niet-gedigitaliseerde bedrijven is het gebruik van ingewikkelde mappenstructuren op basis van verschillende criteria. Het andere uiterste is dat documenten in fysieke mappen worden bewaard. Documenttypes die moeten worden gearchiveerd zijn onder meer aanvragen, offertes, inkooporders, orderwijzigingen, herinneringen, orderbevestigingen, leveringsschema's, afroeporders, leveringsbonnen, contracten, raamovereenkomsten, inkomende facturen, correspondentie en klachten van leveranciers.
• Gebrek aan transparantie: Een handmatig inkoopproces kan het moeilijk maken om het overzicht te behouden over lopende bestellingen, leveringen en betalingen, wat vaak leidt tot vertragingen en inefficiëntie.
• Moeilijkheden bij samenwerking: Zonder digitalisering kan het delen van informatie en documenten met andere afdelingen die bij de aanbesteding betrokken zijn, een uitdaging zijn, wat kan leiden tot vertragingen en miscommunicatie.
• Uitdagingen op het gebied van leveranciersbeheer: Effectief leveranciersbeheer vereist goede communicatie, evaluatie en monitoring. Zonder digitale tools wordt het verzamelen en beheren van leveranciersinformatie en -beoordelingen moeilijk.
• Gebrek aan automatisering: Door het inkoopproces te digitaliseren, kunnen veel taken worden geautomatiseerd, zoals bestellingen, betalingen en leveringen. Handmatige processen zijn tijdrovend en foutgevoelig.
• Beperkte analytische mogelijkheden: zonder een digitale inkoopoplossing kunnen bedrijven moeite hebben om gegevens te verzamelen en te analyseren om weloverwogen beslissingen te nemen. Een digitale oplossing helpt bij het verzamelen en evalueren van gegevens om inkoopprocessen te verbeteren en de efficiëntie te verhogen.
• Vertraagde leveringen: Late leveringen verstoren de productie en hebben gevolgen voor alle verdere processen. Vertragingen kunnen de tijdige voltooiing van projecten in gevaar brengen en zelfs leiden tot beëindiging van het contract.
• Ontbrekende informatie of documenten: wanneer documenten niet op de juiste plaats liggen, belemmert dit de traceerbaarheid en de naleving van auditvoorschriften. Dergelijke verliezen leiden ook tot een gebrek aan transparantie.
• Verouderde structuren: waar starre processen de boventoon voeren en geen ontwikkeling plaatsvindt, is er vaak een gebrek aan acceptatie van digitalisering. Op de lange termijn zullen bedrijven die vasthouden aan analoge workflows waarschijnlijk van de markt verdwijnen.
• Omslachtige goedkeuringsprocedures: Ingewikkelde goedkeuringsprocessen kunnen de uitvoering van projecten en innovatie vertragen, waardoor het concurrentievermogen afneemt.
• Ontbrekende handtekeningen: Bij analoge processen worden documenten vaak niet ondertekend vanwege het ongemak. Zonder handtekening hebben documenten echter geen rechtsgeldigheid. Elektronische handtekeningen kunnen universeel worden gebruikt en zijn als gekwalificeerde elektronische handtekeningen (QES) juridisch bindend in de rechtbank.
• Gebrek aan samenwerkingssoftware: wanneer documenten nog steeds per fax, post, e-mail of interne post moeten worden verzonden, gaat er veel tijd en geld verloren. Een centrale digitale opslagplaats in een documentbeheersysteem (DMS), die vanaf elke werkplek toegankelijk is, biedt een oplossing.
• Leveringsrisico's: Elk bedrijf heeft te maken met leveringsrisico's. Denk aan niet-levering door insolventie, onbruikbare goederen door kwaliteitsproblemen, handelsbeperkingen door politieke beslissingen of prijsschommelingen waardoor aankopen niet meer rendabel zijn.

Waarom digitale processen in inkoop belangrijk zijn

Digitale processen in bedrijven hebben een breed scala aan positieve effecten op de bedrijfsefficiëntie. Een van de belangrijkste voordelen is de aanzienlijke efficiëntieverhoging die wordt bereikt door het gebruik van digitale technologieën. Bedrijven kunnen veel handmatige processen automatiseren, wat leidt tot een meer gestroomlijnde afhandeling van inkoopactiviteiten. Dit omvat bijvoorbeeld de elektronische inkoop van goederen en diensten, geautomatiseerde orderverwerking en elektronische factuurverwerking.

Meer kosteneffectieve inkoopprocessen

Naarmate de efficiëntie toeneemt, nemen ook de kostenbesparingen toe. Automatisering van de inkoop, bijvoorbeeld door het gebruik van e-procurementsystemen, maakt snellere prijsvergelijkingen mogelijk, wat kan leiden tot gunstigere inkoopprijzen. Bovendien kan het verminderen van papier- en afdrukkosten door digitale documentverwerking bijdragen aan verdere besparingen.

Verbeterde datakwaliteit voor optimalisatie van inkoop

Een derde belangrijk aspect is de verbetering van de gegevenskwaliteit. Digitale processen maken een betere gegevensverzameling en -verwerking mogelijk. Door gebruik te maken van digitale tools en systemen kunnen gegevens sneller en nauwkeuriger worden vastgelegd en verwerkt, wat de nauwkeurigheid van de gegevens ten goede komt.

Maverick Buying: Geaggregeerde inkoop

Op basis van deze gegevens wordt zogenaamd maverick buying mogelijk. Dit is een strategie waarbij een inkoper de aankoop van goederen of diensten van meerdere leveranciers combineert om betere prijzen of voorwaarden te bedingen. Dit type inkoop wordt ook wel geaggregeerde of gezamenlijke inkoop genoemd.

Belangrijke digitale processen in inkoop 4.0

De term Procurement 4.0 verwijst naar het gebruik van innovatieve technologieën om het inkoopproces te automatiseren en te optimaliseren. Het vormt de basis voor een nieuw, digitaal bedrijfsprocesbeheersysteem in de inkoopsector. De belangrijkste processen in Procurement 4.0 zijn onder meer de automatisering van bestellingen, de digitalisering van inkoopworkflows en de implementatie van intelligente besluitvormingssystemen. Samen hebben deze processen tot doel de inkoop efficiënter en transparanter te maken. Enkele belangrijke functies zijn:

Elektronische aanbesteding

Dit verwijst naar het digitale inkoopproces, waarbij bedrijven online leveranciers kunnen selecteren, bestellingen kunnen plaatsen en facturen kunnen betalen. E-procurement-systemen kunnen automatisch inkooporders genereren, goedkeuringen verkrijgen en leveringen volgen.

E-sourcing

E-sourcingtools helpen bedrijven het inkoopproces efficiënter te maken door het identificeren van leveranciers, het vergelijken van offertes en het selecteren van de beste aanbieding te automatiseren.

Leveranciersrelatiebeheer (SRM)

SRM-systemen helpen bedrijven hun relaties met leveranciers effectief te beheren en te optimaliseren. Ze stellen bedrijven in staat om de prestaties van leveranciers te evalueren en hun leveranciers strategisch te beheren.

Elektronische facturering

E-facturering (elektronische facturering) verwijst naar de elektronische uitwisseling en geautomatiseerde verwerking van elektronische facturen. Wanneer een bedrijf facturen automatisch kan verzenden, ontvangen en verwerken, wordt dit e-facturering genoemd.

E-veilingen

Met e-veilingen kunnen bedrijven concurrentie tussen leveranciers creëren en de beste prijs voor een product of dienst bedingen.

Analytics en rapportage

Analytics en rapportage stellen bedrijven in staat om gegevens te verzamelen en te analyseren om betere beslissingen te nemen in het inkoopproces. Door gebruik te maken van gegevensanalyse kunnen ze trends identificeren en potentiële besparingen ontdekken.

Contractbeheer

Contractbeheersoftware helpt bedrijven hun contractbeheerprocessen te optimaliseren. Dit omvat het efficiënter beheren van leverancierscontracten en het waarborgen dat overeengekomen voorwaarden worden nageleefd.

Voordelen van digitale inkoopprocessen voor de boekhouding

De digitalisering van inkoopprocessen biedt tal van voordelen, niet alleen voor de inkoop zelf, maar ook voor de boekhouding. Zo worden betalingstransacties en factuurverwerking vereenvoudigd door de automatische overdracht van factuurgegevens naar boekhoudsoftware. Facturen kunnen ook sneller worden verwerkt en betaald, wat leidt tot een efficiënter cashflowbeheer. Digitale documentbeheersystemen (DMS) ondersteunen dit door de elektronische archivering van facturen en ontvangstbewijzen mogelijk te maken. Dit vermindert het papierverbruik en de kosten voor afdrukken en opslag.

Hoe u uw inkoop in 9 stappen kunt digitaliseren

Het aantal bedrijven dat de voordelen van het digitaliseren van hun inkoopprocessen inziet, neemt gestaag toe. Ze maken gebruik van innovatieve technologieën om kosten te verlagen, efficiëntie te verhogen en hun concurrentiepositie te versterken. Voor een succesvolle digitalisering van de inkoop zijn een uitgebreide strategie en een zorgvuldige planning nodig. In dit gedeelte presenteren we negen stappen die bedrijven kunnen helpen bij het digitaliseren van hun inkoop en die een belangrijke bijdrage kunnen leveren aan het algehele succes van het bedrijf – van het identificeren van bedrijfsprocessen en het integreren van softwareoplossingen tot het monitoren van belangrijke prestatie-indicatoren.

1. Analyseer de huidige inkoopprocessen: bekijk de bestaande handmatige processen en identificeer gebieden die kunnen worden gedigitaliseerd.
2. Stel duidelijke doelstellingen vast: Stel duidelijke doelstellingen vast voor het digitaliseren van inkoop, zoals kostenreductie, procesautomatisering of verbeterde datakwaliteit.
3. Selecteer geschikte software: Kies inkoopsoftware die aan uw eisen voldoet en naadloos kan worden geïntegreerd met uw bestaande systemen.
4. Train medewerkers: Geef uw personeel training om hen voor te bereiden op de nieuwe software en de gewijzigde workflows.
5. Leveranciers integreren: Nodig je leveranciers uit om deel te nemen aan het digitale inkoopproces om een soepele samenwerking te garanderen.
6. E-procurementtools implementeren: Gebruik e-procurementtools om bestellingen te automatiseren en de aankoop van goederen en diensten te vereenvoudigen.
7. E-facturering invoeren: Implementeer e-facturering om facturen elektronisch te ontvangen en te verwerken.
8. Maak gegevensuitwisseling met ERP-systemen mogelijk: integreer uw inkoopsoftware met uw ERP-systeem om gegevens automatisch te synchroniseren en handmatig werk te verminderen.
9. Continue verbetering: Houd het inkoopproces continu in de gaten en zoek naar mogelijkheden om het te verbeteren. Analyseer gegevens en gebruik inzichten om workflows verder te optimaliseren.

Overzicht van d.velop-producten voor inkoop

Het digitaliseren van inkoop is een belangrijke stap naar meer efficiëntie en lagere kosten. Het d.velop-platform biedt een reeks producten waarmee u snel en eenvoudig digitale bedrijfsprocessen kunt implementeren die specifiek zijn afgestemd op de behoeften van inkoopafdelingen.

1. d.velop-documenten | Documentbeheersysteem (DMS)

Met het documentbeheersysteem d.velop documents als digitaal archief kunt u uw bedrijfsprocessen digitaliseren en een grote stap zetten in de transformatie van uw inkoopproces. Archiveer al uw documenten, zoals leveringsbonnen, offertes, leveringscontracten of ontvangstbewijzen, op één centrale locatie. Zo raakt geen enkel document meer kwijt. En nog beter: ze zijn altijd en overal voor iedereen beschikbaar.

2. d.velop sign | Digitale handtekening

De digitale handtekening vereenvoudigt het ondertekenen van documenten aanzienlijk, zowel binnen bedrijven als tussen internationale contractpartijen. De tijd van mediaonderbrekingen, waarin contracten moesten worden afgedrukt, ondertekend, gescand en per e-mail naar alle betrokken partijen moesten worden gestuurd, is voorbij. Met d.velop sign duurt het ondertekenen van documenten slechts enkele seconden. Juridisch conform en kosteneffectief.

3. d.velop-facturen | Digitale factuurverwerking

Met de digitale factuurverwerking van d.velop kunt u niet alleen snel stamgegevens vastleggen en matchen, maar ook een snelle, geautomatiseerde factuurverificatie uitvoeren. d.velop invoices integreert naadloos met andere systemen (ERP, boekhouding en voorraadbeheer) en maakt een auditproof archivering mogelijk.

4. d.velop-contracten | Digitaal contractbeheer

Met d.velop contracts raakt u nooit meer uw contracten of opzegtermijnen kwijt. Profiteer van volledige transparantie en efficiëntie, want met deze oplossing kunt u contracten veel sneller opstellen en beheren. Bovendien raakt u nooit meer een contract kwijt – integendeel: uw contracten zijn digitaal beschikbaar voor alle afdelingen.

5. d.velop postbox | Digitale postbezorging

Met de digitale brievenbus wordt het bezorgen van inkoopgerelateerde documenten eenvoudig, snel en probleemloos. d.velop postbox bespaart zowel tijd als geld door papier en portokosten overbodig te maken. Het voldoet ook aan alle wettelijke voorschriften en voldoet aan alle normen op het gebied van gegevensbescherming en beveiliging. En het beste van alles: geen vervelend papierwerk meer. Medewerkers, partners en klanten ontvangen alles digitaal.

Naadloze integratie van d.velop-software in bestaande systemen

d.velop-software biedt interfaces en integraties met een breed scala aan systemen van derden. Door d.velop-oplossingen te integreren, kunnen bedrijven die andere platforms als hun primaire interface gebruiken, hun bedrijfsprocessen naadloos integreren en automatiseren. Hierdoor hoeven medewerkers niet meer tussen verschillende systemen te schakelen en wordt het veel gemakkelijker om informatie te delen. Het vereenvoudigt de samenwerking, maakt een betere gegevensanalyse mogelijk en verbetert de klanttevredenheid door de responstijden te versnellen. Het Gartner Magic Quadrant voor Content Services Platforms bevestigt de sterke integratie-expertise van d.velop – of het nu gaat om ERP, CRM of andere toonaangevende applicaties.

• 

• 

• 

• 

Conclusie: Digitale inkoop als kans

Digitalisering maakt inkoopprocessen efficiënter en transparanter. Bedrijven moeten het potentieel van digitale inkoop onderkennen en benutten. Dit betekent tijd- en kostenbesparingen, terwijl de kwaliteit en flexibiliteit van de inkoop toenemen. Bovendien krijgen medewerkers meer tijd voor activiteiten die waarde toevoegen. Door inkoopprocessen te automatiseren, kunnen zij zich richten op taken die meer waarde opleveren voor het bedrijf. Hierdoor kunnen bedrijven hun personeel effectiever inzetten en hun concurrentiepositie versterken.

Digitalisering van inkoop op de blog

Meer informatie over digitale inkoop

De d.velop-blog publiceert regelmatig achtergrondartikelen, inzichten en bijdragen van experts over digitale inkoopafdelingen, juridische aspecten, actuele marktontwikkelingen en nog veel meer.

• SAP-goederenontvangst: het potentieel van digitale verwerking van leveringen

  Door Frederik Bosse

  

  Leveringsbonnen moeten handmatig worden geregistreerd en toegewezen, wat kan leiden tot vertragingen en fouten. In dit artikel richten we ons op het digitale inkoopproces in SAP en gaan we dieper in op de SAP-goederenontvangst.

• Optimaliseren van inkoopprocessen: wat u moet weten

  Door Laura Funke

  

  In dit blogartikel begeleiden we u door de belangrijkste stappen om uw inkoopproces te stroomlijnen en te verbeteren — van het identificeren van inefficiënties tot het implementeren van slimme oplossingen die de productiviteit en kostenefficiëntie verhogen.

• Digitale transformatie door geoptimaliseerde factuurverwerking

  Door Corinna Hölzel

  

  Bedrijven die concurrerend willen blijven in een dynamische marktomgeving kunnen niet langer om de digitalisering van hun bedrijfsprocessen heen. Een van de meest effectieve hefbomen op weg naar een digitale toekomst is de automatisering van de factuurverwerking.

Veelgestelde vragen en antwoorden over digitale inkoopprocessen

Contact & Advies

Wij verbinden data en mensen – en kijken ernaar uit om van u te horen.

Nieuwsgierig geworden? We laten u graag onze software zien.
Vraag eenvoudig een live demo aan.