Digitaal personeelsdossier
Functies van het digitale personeelsdossier
Maak HR-taken een fluitje van een cent met digitale
personeelsdossiers
Hetdigitale personeelsdossiersysteem van d.velop digitaliseert en automatiseert een groot deel van uw HR-processen en zorgt tegelijkertijd voor meer transparantie. Het speciale personeelsdossier voor elke medewerker biedt een plek voor elk relevant document. Van de sollicitatie tot het contract, loonstroken en ziekteverzuim – alle personeelsdocumenten zijn op één plek te vinden. Een echt digitaal HR-systeem vereist een volledig digitale personeelsadministratie. De digitale personeelsdossiers bieden ook meer veiligheid – met individueel configureerbaar rechtenbeheer om ervoor te zorgen dat alleen bevoegde personen toegang hebben tot gevoelige gegevens.
Dit garandeert dat de juiste mensen dossiers kunnen inzien en bijwerken wanneer dat nodig is - maar niemand anders. Zo'n digitaal archiefsysteem omzeilt ook het risico op verlies van kostbare HR-gegevens en voorkomt manipulatie door derden. Digitale personeelsdossiers verhogen de efficiëntie en verlagen de risico's over de hele linie, waardoor uw administratiekosten aanzienlijk dalen.
Geautomatiseerde processen
- Door workflows ondersteunde automatisering van alle HR-gerelateerde processen.
- Dankzij automatische herinneringen en taakbeheer raak je taken en stappen nooit meer uit het oog.
- 1:1-weergave van bestaande archiefstructuren in het digitale archiefplan.
Wettelijk verplichte archivering
- Strikte, automatische naleving van alle bewaartermijnen, wettelijke voorschriften inzake gegevensbescherming, archiveringsverplichtingen en voorgeschreven verwijderingstermijnen in overeenstemming met de GoBD.
- Centrale, ruimtebesparende archivering van alle gescande documenten – van contracten tot ziekteverklaringen.
- Veilige 256-bits AES-versleuteling (Advanced Encryption Standard).
.
Eenvoudig zoeken en vinden
- Dankzij nauwkeurige zoekfuncties blijft elk detail van elk bestand direct toegankelijk – zelfs jaren later.
- Verkeerd opgeborgen documenten worden in een mum van tijd opgespoord.
- Toegang vanaf verschillende locaties
- Toegang tot personeelsgegevens op basis van functies
Handleiding voor digitale bestandsprojecten
Een succesvolle uitrol van digitale personeelsdossiers in drie fasen
In de projectgids "Een succesvolle uitrol van digitale personeelsdossiers in drie fasen" leer je het proces van de invoering van digitale personeelsdossiers - van de voorbereidingsfase tot de implementatie en vestiging in het bedrijf.
Na 17 pagina’s boeiende lectuur, met onder meer praktische tips en checklists, bent u klaar om digitale personeelsdossiers in uw bedrijf in te voeren!
Digitaal personeelsdossier voor alle systemen
De populairste digitale personeelsdossiers
onder onze klanten
Microsoft 365
Digitaal personeelsdossier voor Microsoft 365
Het bijhouden en beheren van een personeelsdossier is vaak tijdrovend en soms zelfs vermoeiend. De informatie is onvolledig. Het zoeken naar documenten duurt veel te lang. En een langdurige zoektocht drijft de administratieve kosten op. Met het digitale personeelsdossier in Microsoft SharePoint kunt u uw HR-gegevens efficiënt en overzichtelijk beheren.
SAP
Digitaal personeelsdossier voor SAP
Het d.velop-personeelsdossier voor SAP is volledig geïntegreerd in SAP. Voor het archiveren (opslaan) van documenten is alleen een standaard ArchiveLink-interface nodig. Het digitale personeelsdossier heeft een zeer overzichtelijke en eenvoudige structuur. Het eigenlijke personeelsdossier is onderverdeeld in zogenaamde „registers“ en „subregisters“, waarin de documenten worden geordend.
Webinar
Digitale personeelsdossiers voor het tijdperk van werken op afstand
Leer in het webinar de voordelen van digitale personeelsdossiers en hoe u de manier waarop u met documenten en informatie in uw organisatie werkt effectief kunt beheren, versnellen en vereenvoudigen met behulp van d.velop documents.
- Algemene uitdagingen bij het beheer van HR-documenten
- Live presentatie van onze oplossing
- Wrap-up & digitaal personeelsdossier in het grote geheel
Ferdinand Bilstein maakt gebruik van het personeelsdossier van d.velop
Op een gegeven moment werd het werken met papieren dossiers echt vervelend. Daarom maken we nu gebruik van het digitale personeelsdossier van d.velop AG. Het resultaat: we besparen veel tijd bij de verwerking en hebben overal toegang tot de dossiers – vanuit de auto, in een café of thuis. Dat is een enorme opluchting en een groot voordeel.
Andreas Blau
HR-businesspartner
Ferdinand Bilstein GmbH & Co. KG
Veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen over het digitale personeelsdossier
Een elektronisch personeelsdossier is een digitale vorm van het vastleggen van personeelsgegevens, ter vervanging van het traditionele papieren personeelsdossier. Het omvat het verzamelen, beheren en opslaan van gegevens en informatie over een persoon. Meestal gaat het hierbij om gegevens over de identiteit, loopbaanontwikkeling, opleidingen en trainingen, sollicitatiedocumenten en andere relevante ervaring en kwalificaties.
Een digitaal personeelsdossier bevat alle HR-documenten die relevant zijn voor de arbeidsrelatie tussen werknemer en werkgever. Hieronder vallen bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten, ziekteverklaringen, sollicitatieformulieren of loonstrookjes.
Nee, een digitaal personeelsdossier is niet verplicht. In veel landen, zoals Duitsland, bestaat er momenteel bijvoorbeeld geen wettelijke verplichting om zo’n dossier in te voeren.
Om digitale personeelsdossiers aan te maken, worden de bijbehorende documenten gescand met behulp van OCR-software of via slepen en neerzetten in het systeem geüpload, waarna ze automatisch in het juiste dossier worden gesorteerd. De software herkent de kenmerken van het document en wijst het op basis daarvan toe.
Een elektronisch personeelsdossier biedt tal van voordelen voor het beheer van HR-documenten. Dankzij individueel instelbare toegangsrechten hebben alleen bevoegde personen toegang tot de dossiers. Digitale archivering voorkomt verlies en manipulatie van documenten, wat de veiligheid verhoogt. De administratieve kosten worden verlaagd doordat dossiers digitaal worden opgeslagen en gearchiveerd. Bovendien wordt voldaan aan de wettelijk voorgeschreven bewaartermijnen, waardoor naleving van de regelgeving wordt gewaarborgd. Kortom, het gebruik van een elektronisch personeelsdossier zorgt voor een efficiënter HR-proces.
Er zijn verschillende aanbieders van HR-softwareoplossingen. Met d.velop documents (DMS) kunnen personeelsdossiers bijvoorbeeld digitaal worden vastgelegd.
Contact & Advies
Wij verbinden data en mensen – en kijken ernaar uit om van u te horen.
Nieuwsgierig geworden? We laten u graag onze software zien.
Vraag eenvoudig een live demo aan.