Digitalisering in de houtindustrie
Van handmatig werk naar continu gedigitaliseerde processen
Documentbeheer voor de houtindustrie
De houtindustrie is een ambacht met vaak een oude traditie. De digitalisering gaat echter ook aan deze industrie niet voorbij. Hout is al heel lang een hightech bouwmateriaal. In vrijwel geen enkele andere bouwsector is de mate van automatisering zo ver gevorderd als in de productiesector van de houtindustrie. Tot nu toe werkten de handelaren langs de hele logistieke keten, vaak handmatig en met slechts een paar gedigitaliseerde processen. Digitalisering heeft de productie-industrie in een paar jaar tijd radicaal veranderd, maar de houthandel lijkt voor sommige waarnemers nog steeds een beetje ouderwets. De houthandel vereist flexibele bedrijfsprocessen, verhoogde efficiëntie en een uitgesproken serviceniveau.
Als informatie en processen consequent worden gedigitaliseerd in alle vakgebieden en bouwfasen, kunnen werkprocessen worden geoptimaliseerd en kan de productiviteit worden verhoogd. Het is ook mogelijk om gegevensoverlapping te voorkomen en foutbronnen te minimaliseren. De aanpassingen aan nieuwe nationale en Europese richtlijnen en wettelijke voorschriften, evenals de archivering van gegevens, worden hierdoor eenvoudiger. Belangrijke kenmerken van Industrie 4.0 zijn de consequente digitalisering van productie en logistiek en het in een netwerk opnemen van autonome, "intelligente" objecten en systemen - met als doel de productie flexibel te maken en te optimaliseren. Dit omvat de hele waardeketen.
Machinedossier
Met het digitale machinedossier zijn instructiehandleidingen, catalogi van reserveonderdelen en onderhoudsprotocollen nu altijd snel toegankelijk. Met het sjabloon voor het dossier hebt u altijd overzicht en weet u waar u de benodigde informatie kunt vinden.
Projectdossier
Met ons digitale projectdossier kunt u alle informatie van alle afdelingen op één hoofdlocatie verzamelen en bekijken. Alle betrokken partijen kunnen de informatie altijd snel en gemakkelijk vinden en bewerken en nieuwe documenten toevoegen.
Productdossier
Tijdens de levenscyclus van een product worden veel verschillende documenten gemaakt die relevant zijn voor meerdere afdelingen. Van productideeën tot de inkoop van grondstoffen en bedieningshandleidingen, relevante informatie kan centraal worden gearchiveerd.
Factuurverwerking in SAP
De oplossing voor inkomende factuurverwerking is speciaal ontwikkeld voor SAP en automatiseert de handmatige processen voor het verwerken van uw facturen. Creëer transparantie in het hele proces, vergroot de mogelijkheid om informatie te verstrekken en te verkrijgen en verlaag uw kosten.
Referenties
De volgende bedrijven uit de sector vertrouwen al op de producten en oplossingen van d.velop:
Het verwerken van inkomende facturen verlaagt de kosten, verbetert de informatievoorziening en leidt uiteindelijk tot een snellere afsluiting, omdat facturen sneller worden verwerkt.
Günter Winkler, IT-manager bij Parador GmbH
Gebruiksvriendelijk documentbeheer met SAP interface - Parador GmbH
Parador GmbH uit Coesfeld werd in 1977 opgericht. Sindsdien heeft het bedrijf zich ontwikkeld tot een uiterst succesvolle fabrikant van eersteklas producten voor vloer- en wandinrichting en heeft nu 550 mensen in dienst. De onderneming produceert parket, laminaat, elastische vloerbedekkingen en decoratieve panelen voor plafonds en wanden. In 1999 besloot Parador een volledig nieuwe ERP-infrastructuur op te zetten bij de fabrikant van Parador vloeren en tegelijkertijd een ECM-oplossing van d.velop te implementeren.
Hoe ziet het eruit? Bekijk hier hoe het project bij Parador GmbH verliep!
Parador GmbH - de uitdaging
In oktober 2016 werd Parador afgesplitst van de Hüls Group en verkocht aan Nord Holding, een transactie die verstrekkende gevolgen had voor het IT-landschap van het bedrijf en uitgebreide veranderingen vereiste. Tot dan toe was Parador geïntegreerd in de SAP-wereld van de Hüls Group. Als zelfstandig bedrijf moest het nu een eigen SAP-systeemlandschap inrichten. Dit project werd onder hoge tijds- en budgetdruk succesvol uitgevoerd met de speciale software cbs Enterprise Transformer. In het kader van de carve-out werd ook besloten om een nieuw, state-of-the-art systeem te gebruiken voor ECM-zaken. Op dat moment gebruikte het bedrijf versie 7 van d.velop d.3ecm. Parador gebruikt de software d.velop sinds 1999. Toch werd er nog eens gecontroleerd welke software het best aan de eisen voldeed. Maar versie 8 van d.3ecm kon het bedrijf in 2016 opnieuw overtuigen.
SAP scenario's voor archivering en documentbeheer
De doorslaggevende factoren waren de vele functies en de voorbeeldige integratiemogelijkheden met de ERP-systemen van SAP. Als een oplossing die speciaal voor SAP is ontwikkeld in zijn eigen namespace, ondersteunt de software een breed scala aan SAP-archiverings- en documentbeheerscenario's. Andere belangrijke redenen om voor d.velop te kiezen waren de lage kosten per werkstation en de superieure gebruiksvriendelijkheid. De introductie van de nieuwe versie van d.3ecm verliep vlekkeloos. Tussen de aankoopbeslissing en de go-live lagen slechts vier maanden.
Nadat de installatie was voltooid, werden gegevens en documenten van de vorige versie overgezet. Om juridische redenen is het bij een dergelijke overdracht belangrijk dat de gegevens van het oude systeem één op één worden overgezet naar het nieuwe systeem, wat bij d.velop sowieso altijd het geval was. De migratie werd ondersteund door een d.velop SAP competence team bestaande uit ervaren SAP consultants en ontwikkelaars. Het ECM-systeem wordt momenteel gebruikt voor het archiveren van documenten (inclusief gescande documenten) uit de SAP-modules Boekhouding, Verkoop en Inkoop. Het kan ook worden gebruikt om externe documenten van Verkoop en Logistiek te archiveren.
SAP-interface
Tijdens de omschakeling werd bijzondere waarde gehecht aan het herzien van de interfaces naar SAP. Het doel was om een geoptimaliseerde, gestroomlijnde overdracht van documenten naar het ECM-systeem te implementeren. In de oude oplossing werden calls gebruikt voor gegevensoverdracht. Deze werden vervangen door een API-interface, waardoor documenten rechtstreeks naar het ECM konden worden overgebracht. Hierdoor werd de tussentijdse opslag die nodig was in de oude oplossing overbodig. Deze veel slankere aanpak resulteerde in een aanzienlijke verlaging van de onderhoudskosten, waardoor Parador zijn ECM-systeem nu zelf kan onderhouden. Aangezien de gegevens in het nieuwe scenario rechtstreeks van SAP naar het ECM-systeem worden overgedragen, moesten de twee systemen tegelijkertijd kunnen werken. Ook dit was geen probleem voor d.velop. d.3ecm is nu een van de belangrijkste IT-platformen bij Parador GmbH, samen met de Microsoft Active Directory, Microsoft Exchange, de Windows- en Office-werelden en de drie SAP-systemen ERP (Enterprise Resource Planning), LE (Logistic Execution) en BW (Business Warehouse).
Het resultaat - uitgebreide uitbreiding van d.3ecm
Door de positieve ervaringen met d.3ecm heeft Parador vaste plannen gemaakt om de oplossing verder uit te breiden. In 2017 werd documentarchivering, die rechtstreeks vanuit CRM en PIM (Product Information Management) plaatsvindt, met succes ingevoerd. Andere geplande projecten zijn e-mailarchivering vanuit Exchange, de introductie van workflowgebaseerde digitale factuurverwerking en contractbeheer. Als gevolg van de crediteurenadministratie in SAP, die in 2019 extra vaart kreeg, profiteren gebruikers van aanzienlijk verbeterde, overzichtelijke workflows. Die maken immers het automatisch boeken, controleren en aftekenen van facturen mogelijk. En dit in een directe, naadloze verbinding met SAP, orderbeheer en financiële boekhouding.
We werken consequent aan de digitalisering van ons bedrijf. En d.velop is een van de belangrijke pijlers in dit proces.
Günter Winkler
IT Manager
Parador GmbH
HERZOG Küchen AG
Met een traditie van meer dan 100 jaar staat de Zwitserse keukenfabrikant Herzog Küchen AG voor hoogwaardige producten en diensten voor woonkeukens, van advies, monsters en ontwerp tot productie, installatie en speciale diensten. HERZOG Küchen is sinds 2008 klant van d.velop AG en heeft in de tussentijd de d.3ecm functionaliteit systematisch uitgebreid. Naast de standaard d.3ecm-functies heeft HERZOG Küchen ook workflows voor orderverwerking, scancomponenten voor inkomende post en inkomende factuurverwerking en auditbestendige langetermijnarchivering geïntroduceerd.
Schoeller Textil AG
Schoeller Textil AG is gevestigd in Sevelen en produceert speciale stoffen voor rijbroeken en voor politie-uniformen, rugzakken en outdoor- en motorkleding. En voor mobiele Bluetooth-luidsprekers met textielbekleding. Aan het begin van het millennium creëerde Schoeller een elektronisch archief voor de financiële boekhouding in Sage 200 en voor de productie- en planningssoftware TIM. In 2007 werd vervolgens e-mailarchivering geïntroduceerd. Tegelijkertijd werd het documentbeheer uitgebreid naar andere gebieden: ISO-certificering, het klachtenproces van leveranciers en douaneafhandeling.