zwissTEX

In de auto's van morgen zit niemand achter het stuur, tenzij hij dat zelf wil. En als de auto zelf rijdt, komt het interieur des te meer in het middelpunt van de belangstelling te staan. De hightech textielfabrikant zwissTEX is er klaar voor: met innovatief textiel dat hele ontwerp- en constructieconcepten kan vervangen.

De geschiedenis van zwissTEX gaat terug tot 1828. Toen al onderkende een voorloper van de GmbH de tekenen des tijds en produceerde textiel van natuurlijke vezels. In de loop der decennia heeft zwissTEX zichzelf en zijn productassortiment steeds opnieuw uitgevonden. Vandaag de dag is het bedrijf een veelgevraagde partner dankzij zijn hightech textiel.

Het hoofdkantoor van het bedrijf is gevestigd in Gerstetten, tussen Stuttgart en München. Met nieuwe composietmaterialen, kettingbrei- en afstandsweefsels en vele andere producten levert zwissTEX niet alleen aan de auto-industrie, de kledingsector en de medische technologie, maar ook aan de luchtvaartindustrie en op het gebied van ultralichtgewicht constructies.

Werken in een sector die nauw verbonden is met de automobielsector is echter niet alleen opwindend en inspirerend. Het vereist ook uitgebreide documentatie van werkprocessen. Kwaliteitsmanagement (QM) is een andere cruciale factor, en elke autofabrikant heeft zijn eigen specifieke eisen waaraan leveranciers zoals zwissTEX moeten voldoen.

Digitale factuurverwerking

Product

600

Werknemers

consumptiegoederen

Industrie

zwissTEX vertrouwde aanvankelijk op papier, Word en Excel voor kwaliteitsbeheer

"Als toeleverancier aan de auto-industrie hebben we zeer uitgebreide documentatie-eisen op het gebied van kwaliteitsmanagement", zegt Mark Seewald, hoofd Integraal Management bij zwissTEX. Kwaliteitsbeheer omvat methoden waarmee bedrijven de vereisten voor kwaliteit, milieubescherming, gezondheid en veiligheid op het werk, veiligheid en nog veel meer kunnen consolideren binnen een uniforme structuur. Werknemers op de productievloer moeten te allen tijde toegang hebben tot de meest recente documenten en zich aan de voorschriften houden.

Lange tijd vertrouwde zwissTEX op papieren documenten, Word en Excel om de uitgebreide taken van kwaliteitsbeheer te beheren. Zo moeten bijvoorbeeld minstens drie mensen bij zwissTEX een voorschrift goedkeuren voordat het in werking kan treden. "Dus één werknemer maakte een voorschrift", legt Mark Seewald uit, "maakte een kopie en liep door de hele vestiging om het papier te verspreiden."

Als een voorschrift voor de productie werd gewijzigd, moest de bijgewerkte versie fysiek worden afgeleverd bij het afdelingshoofd en de ploegchef voordat deze de productievloer bereikte. "In het verleden duurde het ongeveer een week voordat een herziene regeling circuleerde", zegt Seewald. Er circuleren tot 900 papieren voorschriften binnen het bedrijf en telkens als er iets veranderde, begon het analoge proces opnieuw. Dit hield de werknemers vele uren per week bezig.

"zwissTEX GmbH gebruikte eerder een bestandssysteem met Word-documenten," herinnert John Stender zich, projectmanager bij Digital Life Sciences GmbH, het competentiecentrum van d.velop AG voor kwaliteitsmanagement en partner van edoc solutions ag. zwissTEX was hierin niet de enige: "Veel bedrijven gebruiken vergelijkbare structuren, zoals mappen met documenten en Excel-spreadsheets, om versies en geldigheid bij te houden."

Als toeleverancier aan de auto-industrie hebben we zeer uitgebreide documentatieverplichtingen op het gebied van kwaliteitsmanagement. In het verleden duurde het ongeveer een week voordat een herziene regeling circuleerde. We hebben veel oplossingen bekeken om onze processen te optimaliseren. Maar toen we zagen wat de digitaliseringsoplossingen van d.velop Life Sciences konden doen, zijn we gestopt met zoeken. Alles is nu transparant gedocumenteerd, versiegestuurd, gearchiveerd en traceerbaar.
Mark Seewald
Hoofd geïntegreerd beheer
zwissTEX GmbH

zwissTEX is op zoek naar: een elektronisch kwaliteitsmanagementsysteem

Op een gegeven moment werd de handmatige verwerking van papieren documenten voor kwaliteitsbeheer te veel voor zwissTEX. Het goedkeuren, verspreiden en up-to-date houden van documenten was tijdrovend. Daarom ging het bedrijf op zoek naar een alternatief: een systeem voor digitaal kwaliteitsbeheer.

"We hebben veel oplossingen bekeken om onze processen te optimaliseren", zegt Mark Seewald, "maar toen we eenmaal zagen wat de digitaliseringsoplossingen van d.velop Life Sciences konden doen, zijn we gestopt met zoeken." Het grote voordeel: zwissTEX maakte al gebruik van d.3ecm. Het bedrijf werkte al zes maanden met het systeem van d.velop AG voor digitale factuurverwerking in SAP, digitale dossiers (leveranciers- en klantendossiers) en wettelijke e-mailarchivering. Met deze tools had zwissTEX de workflows en processen al digitaal geoptimaliseerd, waardoor de zoek- en verwerkingstijden werden verkort. Hierdoor hebben medewerkers meer tijd voor hun creatieve kerntaken.

Digitale basis gelegd door edoc solutions ag

Hier had edoc solutions ag uit Weilerswist - de grootste d.3ecm partner van d.velop AG - de basis al gelegd. In 2018 implementeerde edoc het documentbeheersysteem bij zwissTEX. "Een partnerbedrijf raadde ons aan en tijdens het evaluatieproces van zwissTEX konden we hen overtuigen met ons ECM-portfolio", herinnert Alexander Ferrauti, accountmanager bij edoc zich. Tot 2018 waren veel processen bij zwissTEX nog afhankelijk van papieren documenten. Met de introductie van het document management systeem werden documenten zoals offertes, orders of ontvangstbewijzen automatisch gearchiveerd in de klant- of leveranciersdossiers binnen het DMS.
Alexander Ferrauti legt uit: "Na handmatig archiveren, automatische documentarchivering vanuit het SAP-systeem of scannen wijst het systeem de documenten automatisch toe aan het bijbehorende digitale proces."

Zo was d.3ecm een van de eerste stappen in de digitaliseringsstrategie van zwissTEX. "Het ging er niet alleen om documenten digitaal toegankelijk te maken", legt Ferrauti uit, "maar ook om de eerste digitale workflows en processen te introduceren - zoals digitale factuurverwerking." Sinds de implementatie van het DMS door edoc solutions ag kunnen de medewerkers van zwissTEX altijd de actuele status van documenten volgen. Facturen - en andere documenten - kunnen nu op elk moment worden bekeken en goedgekeurd, zelfs op afstand.

Startschot voor digitaal kwaliteitsbeheer bij zwissTEX

Na vertrouwd te zijn geraakt met het d.3ecm-systeem, gaf zwissTEX de opdracht aan edoc solutions ag om de bestaande installatie uit te breiden. Het doel: medewerkers moeten kwaliteitsmanagement (QM) documenten digitaal kunnen bewerken, bekijken en bijwerken. "We waren in staat om een zeer effectieve interface te bouwen op het d.3ecm systeem waarmee we kunnen voldoen aan de specifieke eisen van kwaliteitsmanagement," legt John Stender uit.

Het gezamenlijke project om het digitale kwaliteitsmanagementsysteem te implementeren en aan te passen, begon in januari 2019. Er waren slechts kleine aanpassingen nodig om de oplossing af te stemmen op de behoeften van zwissTEX. In de medische sector moeten bedrijven bijvoorbeeld voldoen aan uitgebreide regelgeving die bekend staat onder de term GxP. "zwissTEX is geen typische GxP-klant", zegt Stender, "maar de vereisten zijn vergelijkbaar, aangezien zwissTEX zijn kwaliteitsbeheer heeft afgestemd op de GxP-normen."

In hun dagelijkse werk moeten zwissTEX-medewerkers veel digitale QM-documenten maken, bijwerken en goedkeuren, waarvan sommige een digitale handtekening vereisen. De introductie van digitaal documentbeheer was slechts de eerste stap.
In tegenstelling tot het werken met Word en Excel, bieden de oplossingen voor kwaliteitsbeheer van d.velop Life Sciences een gestructureerd kader dat de workflow begeleidt. Medewerkers krijgen verschillende gebruikersrollen toegewezen, waardoor ze alleen toegang hebben tot de documenten en gebieden die ze daadwerkelijk nodig hebben. Dit zorgt niet alleen voor duidelijkheid en organisatie - het elimineert ook een potentiële bron van fouten.

Doorlooptijden verkort van een week naar een dag

Elke medewerker heeft nu een gepersonaliseerd dashboard waarop alle taken, deadlines en documenten in één oogopslag te zien zijn.
"In het begin brachten we eerst ons organigram in kaart in het DMS", herinnert Mark Seewald zich. Daarna konden gebruikers al taken toewijzen, zoals het beoordelen of goedkeuren van een document of het uitvoeren van een oorzakenanalyse. Taken krijgen deadlines en vervaldata toegewezen en de verantwoordelijke personen ontvangen meldingen via Microsoft Outlook. Als de geldigheid van een document verloopt, wordt een medewerker van het kwaliteitsbeheer automatisch op de hoogte gebracht.

Vanaf de lancering van het project in januari 2019 duurde het slechts zes maanden om live te gaan. Seewald voegt toe: "We hebben ook een kwalificatiemodule voor medewerkers gebouwd die bijhoudt welke collega's op welke documenten moeten worden getraind en welke trainingen al zijn afgerond."

Dankzij de nieuwe software is het nu veel eenvoudiger om documenten en deadlines bij te houden, zelfs in de drukte van de dagelijkse werkzaamheden. Gebruikers worden automatisch herinnerd wanneer een deadline nadert. Relevante documenten zijn ook sneller en gemakkelijker toegankelijk. Niemand hoeft meer door mappen te bladeren - met full-text zoeken is het juiste document slechts één klik verwijderd.

Seewald: "Vroeger kon het wel een week duren voordat nieuwe productieregels circuleerden. Met digitaal kwaliteitsmanagement is dat binnen een dag gebeurd - in zeldzame gevallen hooguit twee dagen." Sinds de introductie werken er nu 350 medewerkers met het digitale kwaliteitsmanagementsysteem, waaronder medewerkers van de zwissTEX-vestiging in Mexico.

Vroeger kon het tot een week duren voordat nieuwe productieregels circuleerden. Met digitaal kwaliteitsbeheer duurt dit nu slechts één dag - in zeldzame gevallen hooguit twee.
Mark Seewald
Hoofd geïntegreerd beheer
zwissTEX GmbH

Hoe digitaal kwaliteitsbeheer werkt bij zwissTEX

zwissTEX heeft zijn digitale kwaliteitsmanagement onderverdeeld in vijf procesgroepen:

"We kozen voor d.velop", zegt Mark Seewald, "omdat alle vijf de componenten en oplossingen die we nodig hadden al geïntegreerd waren in één softwareplatform. En de software is uitbreidbaar - bijvoorbeeld met contractbeheer." Al in juli 2019, kort na de implementatie van het documentbeheersysteem, introduceerde zwissTEX een digitaal wijzigingscontrolesysteem op basis van d.3ecm.

De reden: vóór de introductie werden de medewerkers van zwissTEX overweldigd door het beheren van wijzigingen. Sommige wijzigingsverzoeken kwamen via e-mail, andere werden terloops genoemd tussen de koffieautomaat en het bureau - en sommige kwamen zelfs binnen op plakbriefjes. Seewald: "We hadden een digitaal gestuurd change management systeem nodig - ook om te voldoen aan de eisen van de International Automotive Task Force (IATF)."

Voorbeeld: Een klant van zwissTEX wijzigt een terugkerende bestelling - ze hebben nu gele onderdelen nodig in plaats van rode. zwissTEX moet nu gele onderdelen produceren, wat gevolgen heeft voor meerdere afdelingen - van productie en facturatie tot leveringsbonnen en het afdrukken van etiketten.

"Met het documentbeheer van d.velop kunnen onze medewerkers alles bijhouden", zegt Seewald, "en voorkomen we frictieverliezen." Het digitale wijzigingscontrolesysteem maakt automatisch een takenlijst aan voor alle betrokken of verantwoordelijke medewerkers en houdt de voortgang bij. Medewerkers ontvangen meldingen via Outlook wanneer nieuwe taken worden toegewezen of wanneer actie vereist is. Productiemedewerkers kunnen bijvoorbeeld een foto uploaden van de eerste gele onderdelen om te bevestigen dat ze deze nu produceren - waarmee ze voldoen aan het wijzigingsverzoek van de klant.

De andere onderdelen van kwaliteitsmanagement werken op een vergelijkbare manier, zoals CAPA. Het is niet genoeg om gewoon een wijzigingsverzoek door te geven. Medewerkers moeten dat verzoek omzetten in concrete acties en ervoor zorgen dat die acties worden uitgevoerd - op tijd en in de juiste vorm. En tot slot moeten eventuele klachten worden bijgehouden en verwerkt via Afwijkingsbeheer.

Seewald: "Een grote dank aan Jacqueline Gollan, kwaliteitsmanager bij zwissTEX. De snelle implementatie van een elektronisch kwaliteitsmanagementsysteem zou zonder haar niet mogelijk zijn geweest - zij heeft een leidende rol gespeeld bij het vooruithelpen van het project."

"We hebben alle regels op papier verzameld"

"Het grote voordeel van digitaal kwaliteitsbeheer," zegt John Stender, "is niet alleen de directe toegang tot documenten, deadlines en taken - het is vooral de real-time nauwkeurigheid. Documenten zijn altijd up-to-date, wat een enorm voordeel is voor productiemedewerkers. Ze hoeven zich geen zorgen meer te maken of ze wel met de juiste en actuele instructies werken."

Op deze manier elimineert zwissTEX een hoop wrijving - en een hoop papier. "We hebben alle papieren voorschriften verzameld", benadrukt Mark Seewald, "en er zijn geen papieren voorschriften meer in het hele productiegebied." Alle procesbeschrijvingen, werkinstructies, procedurele richtlijnen en de hele afdeling kwaliteitsbeheer zijn nu gedigitaliseerd. Seewald: "Alles is nu transparant gedocumenteerd, versiegestuurd, gearchiveerd en traceerbaar."

Software-Demo

Meer informatie over de d.velop software

Vraag met een paar klikken uw persoonlijke live demo van de d.velop software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel je vragen direct. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.