Referentieverhaal Schlagenhauf
Schlagenhauf
Het bedrijf Schlagenhauf, dat zijn hoofdkantoor heeft in Meilen aan het meer van Zürich in Zwitserland, biedt een ongewoon breed scala aan ondersteunende diensten voor de bouwsector. Het bedrijf combineert zes verschillende werkgebieden onder één dak: schilderen, stukadoren en metselen, gevel- en steigerbouw en volledige renovaties. Het bedrijf werd meer dan 80 jaar geleden opgericht en is nu aanwezig op negen verschillende locaties. Het heeft enkele honderden werknemers en wordt geleid door de derde generatie van dezelfde familie, Rolf Schlagenhauf. Maar hoe groot het bedrijf ook is, één ding is altijd fundamenteel geweest voor Schlagenhauf: "We kunnen vandaag gebeld worden en morgen de schilder naar de klant sturen." Het bedrijf voert de kleinste klussen uit voor particuliere klanten, zoals het schilderen van een kamer. Het neemt echter ook het volledige schilder-, stukadoors- en gevelwerk voor grootschalige constructies op zich. Zo'n breed werkterrein met zoveel projecten van verschillende grootte, verspreid over negen locaties, kan alleen worden beheerd met een uitstekende organisatie.
Digitale bestanden
Product
250
Werknemers
Bouw
Industrie
Decentrale verwerking van bestanden als belangrijkste probleem
Uitstekende organisatie - als je dat hoort, verwacht je high-performance IT, wat de volgende uitspraak van Rolf Schlagenhauf nog verbazingwekkender maakt: "IT-afdeling? Die hebben we niet!" Zijn bedrijf maakt gebruik van externe partners en een aantal getrainde medewerkers die de IT-systemen kennen en eerstelijns ondersteuning bieden. Voorheen beheerden de verantwoordelijken hun projecten op een gedecentraliseerde manier. Digitale mappen met alle benodigde documenten werden aangemaakt in de vestiging die het project uitvoerde. Als je een document twee of drie jaar nadat een project was afgerond weer nodig had, was het soms een kwestie van geluk of je het wel of niet vond. Rolf Schlagenhauf zegt: "De gedecentraliseerde afhandeling van dossiers was een van de grootste problemen in onze administratie. Op het hoofdkantoor konden we zien welke offertes en facturen waren uitgegeven, maar het proces zat vol hiaten en was behoorlijk traag. Dat wilden we veranderen."
Op zoek naar software die processen in kaart brengt
The company management began to assess the market. Schlagenhauf was already using the construction software SORBA. That allowed it to manage projects, but not to map processes. “We wanted to find a solution for mapping our processes and to create an electronic document repository that any authorized person could access,” explains Rolf Schlagenhauf of their goal. While searching for a solution, his company quickly came across the document management system from d.velop and its Swiss IT partner adeon ag. “We heard that the road-building and civil engineering company Hagedorn AG from Meilen had introduced d.3ecm from adeon ag. We took a closer look at it – and were quickly convinced of the capabilities of the software.” As its project manager for the implementation, Schlagenhauf chose the company EDV Feller AG from Kloten in Switzerland. It acted as a liaison with adeon. The first step was to define all the processes that d.3ecm had to map. There were four of them: quotation/offer, contract, partial billing and final billing/project completion. Robert Heiniger, Systems Engineer at adeon ag, elaborates: “We noticed that Schlagenhauf was very well organized for a company in the construction sector. Their processes were already established in paper form, but they had difficulties processing them efficiently. Due to the enormous number of documents, there were always tasks that did not make progress. The aim of d3.ecm was to help in this regard.”
The DMS makes processes much simpler, from the offer to the contract
Once the requirements for d.3ecm were defined, the task was to implement them. Rolf Schlagenhauf explains: “Previously, we had sent workflow tasks by e-mail or post. For instance, we would receive a docket for a new project in Meilen, and would then draft an offer. This offer was then sent back to the managing director of the company in question along with the docket.” Nowadays, d.3ecm has made everything much easier. A project manager can now create an offer in SORBA, print it there instantly using the d.3ecm button – and the process is started: the offer goes through a variety of approval steps based on the value of the proposed task. Everyone involved receives a notification on their screen immediately and can further edit or authorize it – until it is finally issued to the customer. “Workflows that were previously processed in paper form are much easier and quicker to work through thanks to the digital version.” But that is not all: once the offer is issued, the tool automatically reminds the project manager to contact the customer again after a certain period of time. The contract approval process is also started automatically. All the necessary people are notified to confirm the conditions of the contracts, retrieve any approvals from superiors, sign the contracts and finally to scan and store them.
Zoeken op volledige tekst om documenten te vinden
In het najaar van 2015 werd het nieuwe systeem geleidelijk uitgerold voor Schlagenhauf, te beginnen bij het hoofdkantoor in Meilen. Sinds begin 2016 zijn alle vestigingen aangesloten op d.3ecm. De medewerkers kregen een training van adeon. Ze merkten al snel dat ze hun workflows, die ze voorheen op papier verwerkten, veel sneller en eenvoudiger konden verwerken dankzij de digitale formulierenschermen en het automatische transport- en meldingssysteem. Om nog meer voordeel te halen uit de naadloze beschikbaarheid, zette het bedrijf ook al zijn projectbestanden van de afgelopen drie jaar over naar het systeem. Wanneer projectmanagers vandaag een aanvraag ontvangen, kunnen ze alle documenten met betrekking tot de nieuwe opdracht onmiddellijk opslaan in het juiste digitale dossier - inclusief offertes, e-mails, orderbevestigingen en zelfs ingescande werkmanrapporten. Met de full-text zoekfunctie kan het personeel de documenten naar believen doorzoeken. Voor elke bewerking kan het bedrijf specificeren welke individuele medewerkers het recht hebben om documenten te autoriseren. Het d.3ecm-systeem is uiterst flexibel: Schlagenhauf kiest zelf welke processen het op welke manier in kaart wil brengen; adeon configureert de krachtige ECM-oplossing op maat. Deelfacturering, eindfacturering en projectafronding worden nu ook via d.3ecm beheerd. De medewerkers zijn zeer tevreden met de oplossing. Rolf Schlagenhauf zegt: "Voor sommigen van hen was de overgang naar de digitale workflow de eenvoud zelve. Voor anderen, vooral mensen die voorheen eerder
'losse' projecten hadden gedocumenteerd , waren de uitdagingen waarschijnlijk wat groter. Ze moeten hun activiteiten nu nauwkeuriger documenteren, maar dat vereenvoudigt uiteindelijk alle processen."
Alle informatie over een project met één muisklik
Franco Pinelli, die werkt als Managing Director voor Painting bij Schlagenhauf, zegt: "Werken met d.3ecm is fantastisch! Ik werk er heel graag mee." Hij demonstreert op het scherm hoe gemakkelijk hij een projectbestand kan bereiken en daar informatie kan opvragen met slechts een paar klikken. Het is deze duidelijkheid die ook indruk maakt op Rolf Schlagenhauf:
De gedecentraliseerde afhandeling van dossiers was een van de grootste problemen in onze administratie. Op het hoofdkantoor konden we zien welke offertes en facturen waren uitgegeven, maar het proces zat vol hiaten en was behoorlijk traag. Dat wilden we veranderen.
Rolf Schlagenhauf
Managing Director
Schlagenhauf
Schlagenhauf is uitgerust voor de toekomst
Hoe ziet de toekomst eruit? Rolf Schlagenhauf denkt al na over het in kaart brengen van andere processen: de crediteurenworkflow bijvoorbeeld, of de urenregistratie van medewerkers, of inkoopaanvragen die met een muisklik kunnen worden goedgekeurd. Iets anders is belangrijk voor Rolf Schlagenhauf: "De hele implementatie van het project verliep volgens plan." Hij waardeerde de samenwerking met de externe projectmanager, Christoph Müller van EDV, als contactpersoon tussen hem en adeon. "Verder heb ik alleen maar goede dingen gehoord over de samenwerking en het projectmanagement door adeon. Die mensen zijn heel flexibel en efficiënt. Dat vind ik prettig." Hij beantwoordt daarom ook de volgende allesbepalende vraag met een ja: "Ja, ik beveel de samenwerking met adeon ag ten zeerste aan en zou d.3ecm altijd weer voorstellen!" Dat is het geluid van iemand die plezier beleeft aan een oplossing voor documentbeheer die mensen het plezier van gebouwen geeft.
Projectpartner
adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.
Software-Demo
Meer informatie over de d.velop software
Vraag met een paar klikken uw persoonlijke live demo van de d.velop software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel je vragen direct. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.