JAB ANSTOETZ: Marktleider in hoogwaardige stoffen en tapijten

JAB ANSTOETZ KG

JAB JOSEF ANSTOETZ KG werd in 1946 opgericht door Josef Anstoetz in Bielefeld en heeft vandaag de dag wereldwijd ongeveer 1.600 mensen in dienst. Het is de internationale marktleider op het gebied van hoogwaardige stoffen en tapijten. Twee keer per jaar presenteert het hoofdkantoor van het bedrijf in Bielefeld nieuwe trendcollecties van 'stoffen voor droominterieurs'. Het assortiment omvat 3.000 artikelen in bijna 20.000 kleuren. De JAB-groep omvat niet alleen de stoffenmerken JAB, Chivasso, Gardisette en Soleil Bleu, maar ook JAB Anstoetz Flooring (vloerspecialist), Carpet Concept (expert in de contractsector), Bielefelder Werkstätten (meubelfabrikant) en retailers zoals Golf House en Sarah & Sue, samen met diverse andere bedrijven op het gebied van detailhandel, onroerend goed en horeca.

Projectdoelstellingen

Enkele jaren geleden was JAB ANSTOETZ KG na een complete revisie van hardware en software – waaronder de overgang naar een serveromgeving en de implementatie van SAP R/3 – van plan om van het oude archiefsysteem over te stappen op een modern documentbeheersysteem (DMS). Tot dan toe gebruikte het bedrijf een puur outputbeheersysteem voor het archiveren van uitgaande facturen. Het doel was om ook inkomende facturen te archiveren en formulieren voor uitgaande facturen in het DMS te integreren. Facturen moesten niet alleen als lijsten beschikbaar zijn, maar ook in hun oorspronkelijke formaat, gemakkelijk doorzoekbaar en indien nodig afdrukbaar.

Contractbeheer

Product

1.600

Werknemers

Consumptiegoederen

Industrie

Gebruikerservaring was de doorslaggevende factor

Na verschillende systemen te hebben geëvalueerd, viel de keuze voor d.velop documents vooral op basis van het gebruiksgemak. "De gebruikersinterface sprak ons gewoon het meest aan – zowel vanuit het perspectief van de beheerder als, nog belangrijker, vanuit het perspectief van de gebruiker", zegt Patrick Kosche, CIO bij JAB ANSTOETZ. Ook wat betreft prijs-kwaliteitverhouding presteerde het documentbeheersysteem van d.velop beter dan alle andere geëvalueerde oplossingen.

Efficiëntiewinst

Sinds de implementatie van de d.velop-oplossing voor bestanden en archieven werken de medewerkers van JAB ANSTOETZ sneller en efficiënter. Om een specifieke inkomende factuur te vinden, hoeven gebruikers nu alleen maar het leveranciersnummer in te voeren – en het document verschijnt direct op het scherm. Een ander groot voordeel: ruimtebesparing. Voorheen vulden 15 grote archiefkasten een hele kamer op de verkoopafdeling. Wat vroeger in talloze mappen in de kelder werd bewaard, is nu transparant en direct beschikbaar op de server: alleen al in de eerste drie maanden werden 13 miljoen documenten gearchiveerd – en dat aantal blijft groeien. De documentarchivering neemt met 16% per jaar toe. Voor het management zijn de voordelen duidelijk: gegevens zijn direct toegankelijk, waardoor snellere besluitvorming mogelijk is. Het bedrijf heeft ook meer controle gekregen over zijn huisstijl. Alle documentsjablonen worden opgeslagen in het DMS en geïntegreerd met Microsoft Outlook en Microsoft Word, waardoor alle uitgaande correspondentie een consistente en professionele uitstraling heeft – een belangrijke factor voor het externe imago van het bedrijf.

Feiten en cijfers

Integratie van de d.velop-oplossing voor geautomatiseerde factuurverwerking met SAP, inclusief archivering van inkomende facturen, afdruklijsten en uitgaande verkoopdocumenten
Implementatie van een digitaal bestand voor productieorders in d.velop-documenten, met alle relevante productiedocumenten
Verbinding van internationale verkoop- en filialen
Opzetten van het DMS in zes talen: Duits, Engels, Italiaans, Frans, Spaans en Nederlands
Aanvullende DMS-vereisten worden onafhankelijk door JAB-medewerkers geïmplementeerd, zonder dat ondersteuning van d.velop nodig is.

Het totale pakket van functionaliteit, gebruikerservaring en ontwikkelingspotentieel heeft ons overtuigd. We zijn ervan overtuigd dat we met het geïntegreerde productportfolio van d.velop AG aan toekomstige eisen zullen kunnen voldoen.
Patrick Kosche
CIO
Jab Anstoetz

Migratie van legacygegevens naar het digitale productiedossier

Het oude archief, dat voorheen op tapestations was opgeslagen, werd vervangen door de installatie van d.velop-documentenservers. In de eerste fase van het project werden de oude gegevens uit het voormalige mainframesysteem overgezet: twee miljoen documenten, voornamelijk uitgaande facturen en andere documentatie. Aanvankelijk bestonden de oude gegevens alleen als tekstbestanden in het oude archief. Deze werden vervolgens met de juiste achtergrondformulieren in het d.velop-documentenarchief geïmporteerd. De aanvankelijke prestatieproblemen tijdens de migratie van de oude gegevens werden door d.velop-specialisten opgelost met behulp van parallelle conversieprocessen op meerdere machines. Om orderbevestigingen, leveringsbonnen, facturen en andere uitgaande documenten van de verkoopafdeling te archiveren, werd d.velop documents geïntegreerd in het nieuwe SAP-systeem. Ook afdruklijsten en inkomende facturen worden met d.velop documents gearchiveerd.

Het gezamenlijke projectteam, bestaande uit medewerkers van d.velop en JAB ANSTOETZ, ontwikkelde ook een digitaal productieorderbestand op basis van d.velop-documenten. Dit bestand bevat alle documenten die relevant zijn voor de productie en die na het scannen automatisch aan het juiste dossier worden toegewezen.

Leren door te doen: zelfstandig uitbreiden van structuren

d.velop was nauwelijks betrokken bij de daaropvolgende systeemuitbreidingen. "Hier bleek het gebruiksgemak van het systeem een onverslaanbaar voordeel te zijn", zegt Patrick Kosche, CIO. "Met de later toegevoegde modules d.link voor Microsoft Office en d.link voor Microsoft Outlook konden we volledig zelfstandig onze eigen macro's maken en aanpassen." Met een learning-by-doing-aanpak breidde het team de bestaande structuren zelfstandig uit. Wanneer bijvoorbeeld specifieke velden worden geopend vanuit d.velop-documenten, neemt het MS Office-document automatisch de bijbehorende waarden over – zoals gebruikersmastergegevens – en wordt het vervolgens gearchiveerd in d.3ecm.

Deze functionaliteit werd volledig geïmplementeerd door het IT-team van JAB ANSTOETZ. E-mails in Microsoft Outlook worden aan de klantzijde gearchiveerd, dat wil zeggen op elke individuele werkplek en onder de verantwoordelijkheid van elke medewerker. Dankzij de d.velop-integratie in Outlook gebeurt dit eenvoudig via slepen en neerzetten in het betreffende bestand. Het IT-team heeft ook zelfstandig, zonder externe ondersteuning, de vertraagde archivering van inkomende facturen ontworpen. Tegenwoordig worden facturen geboekt, wordt er een barcode aangebracht door de verantwoordelijke medewerker en wordt het document vervolgens gescand en gearchiveerd op een centraal scanstation.

Volledige contracttransparantie dankzij digitaal contractbeheer

Om te allen tijde een duidelijk overzicht te behouden van zijn huidige contractuele relaties en partners, heeft JAB Anstoetz zijn voorheen analoge contractbeheerproces met behulp van d.velop gedigitaliseerd. De contractbeheeroplossing is rechtstreeks op het bestaande d.velop-documentsysteem gebouwd en maakt tijdrovend zoeken in fysieke mappen overbodig. Door een uniforme, volledige en volledig transparante weergave van alle documenten – inclusief deadlines en contractduur – vereenvoudigt het systeem ook de controle en naleving voor JAB Anstoetz.

d.velop-documenten in internationaal gebruik bij JAB

JAB ANSTOETZ heeft een wereldwijd netwerk van vestigingen en dochterondernemingen. In Europa is de integratie met d.3ecm al ver gevorderd: ongeveer 110 medewerkers maken dagelijks gebruik van het systeem. Collega's bij dochterondernemingen in Italië, het Verenigd Koninkrijk en Nederland slaan hun documenten al enige tijd op de archiefservers in Bielefeld op en zoeken documenten op afstand. In Frankrijk en Spanje wordt d.velop documents volledig benut en de dochterondernemingen in de VS hebben rechtstreeks toegang tot het systeem via Terminal Services.

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.

Referentieverhaal JAB Anstoetz