Referentieverhaal Fiege Groep

Digitalisering bij de Fiege Groep - Van reactieve naar proactieve dienstverlening

• Efficiëntie als prioriteit
• Veilige opslag van documenten
• Digitale factuur vastleggen

Over Fiege

De Fiege Groep, met hoofdkantoor in Greven, Westfalen, is één van Europa's toonaangevende logistieke dienstverleners. Haar kernexpertise ligt in de ontwikkeling en implementatie van geïntegreerde, end-to-end logistieke systemen. De groep heeft wereldwijd ongeveer 15.000 mensen in dienst. Met meer dan 150 locaties en partnerschappen in 15 landen beheert Fiege een nauw verweven logistiek netwerk.

In 2018 genereerde de groep inkomsten van €1,60 miljard. Een totaal van 3,0 miljoen vierkante meter aan magazijn- en logistieke ruimte onderstreept de operationele kracht van het bedrijf. In de afgelopen jaren is Fiege Duitsland geëvolueerd van een traditioneel transportbedrijf naar één van Europa's marktleiders in uitgebreide logistieke oplossingen voor handel en industrie.

Projectdoelen

Het leveren van realtime statusupdates van zendingen via internet is standaard geworden in de logistieke sector. In samenwerking met aanbieders van pakketdiensten zal een eenvoudige statusoverdracht voldoende blijven. Bedrijven uit andere sectoren verwachten echter steeds vaker toegang tot alle documenten die bij een bepaalde bestelling horen.

Fiege Duitsland wilde deze dienst uitgebreid aanbieden aan haar klanten en zocht daarom naar een manier om haar pas geïmplementeerde F-XL Monitor tracking- en tracingoplossing te integreren met een webgebaseerd archief- en documentbeheersysteem.

Feiten en cijfers

• Fiege Deutschland Stiftung & Co. KG biedt haar klanten een webgebaseerde tracking en tracing (T&T) oplossing door d.velop documenten te combineren met de F-XL Monitor technologie.
• Zendingsdocumenten worden gedigitaliseerd met behulp van d.velop's documentcapture en beschikbaar gesteld aan klanten via d.velop webservices binnen het T&T proces. Alleen al in de vestiging in Bocholt worden dagelijks tot 1.500 documenten verwerkt.
• Alle relevante informatie voor elke vrachtopdracht is toegankelijk voor klanten in een gecentraliseerde "Monitor", ongeacht tijd of locatie.
• Klanten waarderen vooral de transparantie en het daaruit voortvloeiende verbeterde serviceniveau van het logistieke bedrijf.

Efficiëntie van de oplossing

Met haar webgebaseerde T&T platform F-XL Monitor, gecombineerd met het documentbeheersysteem van d.velop, biedt Fiege een volledig geïntegreerde oplossing aan haar klanten. De volledige logistieke keten is naadloos gedocumenteerd, wat maximale transparantie garandeert voor alle lopende orders. Dit verbetert niet alleen de kwaliteit van de dienstverlening, maar versterkt ook de concurrentiepositie van het bedrijf. Door klanten in staat te stellen om onafhankelijk online toegang te krijgen tot leveringsdocumenten, vermindert Fiege de nood aan handmatige informatieverwerking. Interne middelen kunnen dus efficiënter ingezet worden. De mogelijkheid om op elk moment en met één klik ordergerelateerde informatie op te vragen is een onmisbare dienst geworden voor veel klanten.

Vroeger, wanneer een medewerker van de klantendienst informatie nodig had over de status van een zending, moesten ze de logistieke afdeling bellen. Die afdeling nam dan contact op met de ontvangende expediteur bij Fiege, die op zijn beurt contact moest opnemen met de transporteur. Meerdere telefoongesprekken waren nodig, terwijl vandaag een enkele klik in de webinterface volstaat. Fiege heeft een tijdrovend proces met meerdere stappen omgevormd tot een gestroomlijnde, klantvriendelijke dienst met een aanzienlijke toegevoegde waarde. Op die manier is het bedrijf overgeschakeld van een reactief naar een proactief servicemodel - van pull naar push.

d.velop documenten met SAP/FI-integratie

Torsten Gronemann legt uit: "Documentbeheer en het traceren van zendingen zijn al lange tijd belangrijke onderwerpen voor ons als logistiek dienstverlener. We gebruiken d.velop-documenten al enkele jaren om inkomende en uitgaande facturen binnen SAP FI te archiveren. Daarop voortbouwend konden we onze verschillende vereisten voor digitale factuurverificatie implementeren met behulp van een op maat gemaakte goedkeuringsworkflow die in samenwerking met d.velop is ontwikkeld. Deze oplossing is sindsdien uitgerold in meerdere Europese landen."

We waardeerden ook het brede scala aan beschikbare modules en het feit dat de open interfacearchitectuur van het product een snelle en naadloze integratie van verschillende systemen mogelijk maakt.

Torsten Gronemann
Projektleider DMS
Fiege Groep

Documenten altijd beschikbaar

"In sommige gevallen ontvangen we geen afleverbon van de ontvanger, dus gebruiken we in plaats daarvan de vrachtbrief als bewijs", legt Jörg Klöpper, Head of Support F-XL Logware bij Fiege, uit. "Het belangrijkste is om een document te hebben dat de vrachtopdracht bevestigt en om dit document binnen de kortst mogelijke tijd beschikbaar te maken voor onze klanten met behulp van DMS en webtechnologie."

Klanten kunnen met hun gegevens inloggen op het webplatform F-XL Monitor. Daar kunnen ze de status van hun zendingen bekijken. Zodra het bewijs van levering is gescand, verschijnt er een klein notitiepictogram naast de zending. Als u op dit pictogram klikt, wordt het document geopend vanuit het archief via de webclient en kan het direct worden bekeken.

Begin 2008 werden leveringsdocumenten al gescand in drie Duitse vestigingen. De volgende locaties - Hamburg en Coesfeld - volgen binnenkort. Fiege overweegt ook de toekomstige digitalisering van fotografische documentatie, die beschikbaar gemaakt zou kunnen worden via het webplatform om bijvoorbeeld schade te registreren en te verifiëren.

Bovendien ontwikkelt de Fiege Holding momenteel een concept voor de internationale uitbreiding van de tracking en tracing oplossing, die tot nu toe enkel in Duitsland gebruikt werd. Het plan omvat het gebruik van d.velop documents als het centrale document management platform voor deze uitrol.