Referentieverhaal Brax Leineweber
BRAX Leineweber
BRAX is een belangrijke speler in het premium casual segment, opgericht in 1888 door Bernward Leineweber in Berlijn. Het hoofdkantoor van BRAX is gevestigd in Herford. Sinds 1971 is de leverancier van premium vrijetijdskleding gespecialiseerd in broeken voor mannen en vrouwen. Gebaseerd op het jarenlange succes in dit kernsegment, breidt BRAX nu haar krachten uit naar gebreide kleding, shirts, blouses en outdoorkleding. BRAX presenteert haar producten wereldwijd bij alle grote gespecialiseerde retailpartners via shop-in-shop concepten en vrijstaande winkels in Duitsland, Europa en Azië.
De personeelsafdeling van BRAX Leineweber beheert in totaal 1300 medewerkers. Tot 2015 gebeurde dit op de klassieke manier, met papieren personeelsdossiers die met de hand werden bijgehouden. "Er was veel ruimte voor verbetering, omdat onze papieren dossiers verschillende nadelen hadden ten opzichte van nieuwe oplossingen", zegt Marion Gruffke van IT Process Management bij BRAX Leineweber. "Papieren personeelsdossiers kunnen bijvoorbeeld maar één keer worden uitgegeven en het zoeken naar details is moeilijker en kan niet concurreren met de handige opties die digitale dossiers bieden", aldus de IT-expert. Een ander probleem was dat de gedecentraliseerde locaties het ingewikkelder dan nodig vonden om toegang te krijgen tot de personeelsdossiers van hun eigen medewerkers. Samen met haar collega's heeft Marion Gruffke veel oplossingen bekeken en intensief overlegd over het digitaliseren van hun personeelsdossiers om HR-processen in de toekomst eenvoudiger en efficiënter te maken.
Digitaal personeelsdossier
Product
1000
Werknemers
Textiel
Industrie
De expertise van 2B Consulting bleek overtuigend
Bij het zoeken naar een dienstverlener was BRAX Leineweber onder de indruk van de expertise van 2B Consulting uit Nordhorn. Het team demonstreerde in Herford de door 2B ontwikkelde oplossing voor digitale personeelsdossiers (ElPa), gebaseerd op het documentbeheersysteem van d.velop, en presenteerde ook een overtuigende integratie met de VEDA-personeelssoftware. "We gingen heel gedetailleerd te werk en hadden veel vragen – en 2B Consulting had altijd oplossingen. De competentie van de projectmanagers heeft ons uiteindelijk overtuigd", aldus Marion Gruffke.
Terwijl BRAX Leineweber samenwerkte met een dienstverlener om bijna 100.000 pagina's te digitaliseren, richtte 2B Consulting zich op de implementatie van het DMS en het aanpassen van het systeem aan de specifieke eisen van het modemerk. Het resultaat is indrukwekkend: vandaag de dag is Personnel File 2.0 het eerste aanspreekpunt voor alle belangrijke informatie. Bevoegde managers en de HR-afdeling hebben nu met één muisklik toegang tot alle relevante gegevens, zonder dat dit ten koste gaat van de gegevensbeveiliging. "Dankzij duidelijk gedefinieerde beveiligingsinstellingen en toegangsniveaus kunnen we nu veel nauwkeuriger bepalen wie welke gegevens in personeelsdossiers mag inzien. Zo kunnen we ongeoorloofde toegang nog effectiever voorkomen", voegt Marion Gruffke toe.
Digitalisering maakt processen slimmer
Heeft een medewerker sleutels voor een winkel of het hoofdgebouw? Heeft een collega in een filiaal een camera gekregen? De uitgifte van dergelijke werkuitrusting gebeurt decentraal, maar verantwoordelijke medewerkers kunnen deze informatie nu zelf met een paar muisklikken toevoegen aan het digitale personeelsdossier. Tussenstappen zoals telefoontjes of e-mails zijn niet langer nodig. Dankzij full-text search kunnen de verantwoordelijken ook snel zien wie welke hardware gebruikt. Hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de toewijzing van bedrijfswagens. Een speciaal ontworpen voorblad, dat de belangrijkste gegevens uit het personeelsdossier samenvat en dagelijks wordt bijgewerkt, biedt een bijzonder snel overzicht.
Workflows vereenvoudigen het werk aanzienlijk
Het tijdrovende zoeken naar gedetailleerde informatie behoort nu tot het verleden – voor medewerkers betekent dit een aanzienlijke tijdwinst en een echte verlichting in hun dagelijkse werk, aldus Marion Gruffke. Zij en het IT-procesmanagementteam hebben al ideeën voor verdere verbeteringen. Binnenkort worden processen geautomatiseerd door middel van individueel gedefinieerde workflows: bij bijvoorbeeld tijdelijke arbeidscontracten worden automatische e-mailherinneringen naar besluitvormers gestuurd om ervoor te zorgen dat er tijdig actie wordt ondernomen. Extra workflows – bijvoorbeeld voor het verwerken van vakantieaanvragen – zijn al in planning. Worden prestatiebeoordelingen nu uitsluitend met een tablet in de hand uitgevoerd dankzij het digitale personeelsdossier? "Nee, helemaal niet", zegt Gruffke. "In dit geval is het persoonlijke één-op-één-gesprek nog steeds belangrijker dan het kijken naar een iPad of soortgelijk apparaat", benadrukt de IT-expert.
Er was veel ruimte voor verbetering, omdat onze papieren dossiers verschillende nadelen hadden ten opzichte van nieuwe oplossingen. Personeelsdossiers op papier kunnen bijvoorbeeld maar één keer worden uitgegeven en het zoeken naar details is moeilijker en kan niet concurreren met de handige opties die digitale dossiers bieden.
Marion Gruffke
IT-procesbeheer BRAX Leineweber
Het project in oogopslag:
- Digitale personeelsdossiers gebaseerd op d.3ecm van 2B Consulting vervangen papieren personeelsdossiers
- VEDA HR-systeem aangesloten op d.3ecm
Implementatie partner 2B Consulting GmbH
De missie: 2B Consulting creëert digitale oplossingen om uw werk gemakkelijker te maken
Als ervaren IT-dienstverlener richt 2B Consulting zich op Enterprise Content Management (ECM en DMS) oplossingen. Haar missie is om papier zoveel mogelijk uit bedrijven te bannen en digitale oplossingen te bieden die uw dagelijkse werk gemakkelijker, efficiënter en beter voorbereid op de toekomst maken. 2B Consulting is gespecialiseerd in het vereenvoudigen, versnellen en beveiligen van bedrijfsprocessen door middel van elektronische verwerking van documenten en informatie. Naast het portfolio van d.velop AG vertrouwt het team op eigen ontwikkelingen en op de implementatie van interfaces tussen d.3ecm en gespecialiseerde applicaties. Het bedrijf bouwt voort op zijn jarenlange expertise met AS 400 van IBMi.
Software-demo
Meer informatie over d.velop-software
Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.