Referentieverhaal Universiteitsstad Marburg

De universiteitsstad Marburg transformeert met succes naar een digitaal stadsbestuur door de introductie van een digitaal samenwerkingsplatform en d.velop-documenten:

• eFile
• Werkstromen
• Digitaal bestandsplan

Behandeling van zaken vanuit het hoofdkantoor

De stad Marburg breidt al enkele jaren consequent het gebruik van d.velop eFile uit over haar verschillende afdelingen. Het elektronische bestandssysteem verhoogt niet alleen de efficiëntie en maakt betere, snellere samenwerking mogelijk, maar bleek ook essentieel tijdens de pandemie. Dankzij eFile konden medewerkers van verschillende afdelingen vanuit huis blijven werken – en dat zal ook in de toekomst zo blijven.

Transformatie naar een digitaal stadsbestuur

Het 'eFile'-project in Marburg wordt beheerd door een speciale gespecialiseerde dienst. Dit team houdt toezicht op de algemene digitaliseringsstrategie van de stad, waaronder de standaardisatie van het archiefbeheer en de implementatie van elektronische workflows – allemaal belangrijke onderdelen van een modern digitaal bestuur. Dr. Karen Verbist, hoofd van de digitaliseringsdienst, legt uit: "In 2018 hebben we ons vorige documentbeheersysteem vervangen door d.velop documents."

“We hadden een oplossing nodig die voldoet aan de eisen van een grote administratie zoals die van de universiteitsstad Marburg, met meer dan 1000 pc-werkplekken. Dankzij de schaalbaarheid en krachtige prestaties van d.velop documents kunnen we ECM en eFile snel en over de hele linie implementeren.”

Media-vrije digitale administratie

Een van de belangrijkste voordelen van de d.velop-software is de hoge mate van integratie met gespecialiseerde administratieve systemen en de brede functionaliteit van de goedkeuringsworkflow. Bijna alle 55 afdelingen van het stadsbestuur maken gebruik van ten minste één gespecialiseerd systeem. Met de introductie van het eFile zijn deze afdelingen nu op weg naar een volledig digitale, mediavrije administratie. Om dit te bereiken, moeten de gespecialiseerde systemen worden gekoppeld aan de ECM-software. Gelukkig biedt d.velop documents al interfaces voor veel gangbare systemen, waardoor maatwerkontwikkeling overbodig is.

In het Bureau voor Vreemdelingenzaken zijn ongeveer 10.000 dossiers die voorheen op papier stonden, nu gedigitaliseerd. Voorheen waren deze dossiers verspreid over meerdere kantoren, waardoor het zoeken veel tijd kostte. Nu, met parallelle toegang tot digitale dossiers, besparen de ongeveer 20 medewerkers van de afdeling aanzienlijk veel tijd.

De overdracht van elektronische dossiers naar andere bureaus voor vreemdelingenzaken is ook volledig gedigitaliseerd, dankzij een beveiligd platform voor bestandsuitwisseling dat door de deelstaat Hessen wordt aangeboden. De afdeling Sociale Dienst werkt nu ook met elektronische dossiers en de afdeling Personeelszaken heeft het digitale personeelsdossier ingevoerd. Bij de afdeling Asiel en Migratie is het eFile geïntegreerd met Open Prosoz. Sinds november 2020 wordt het digitale dossier voor huursubsidie productief gebruikt binnen de afdeling Huisvesting.

Hoog gebruikscomfort – zelfs zonder directe interface tussen ECM en gespecialiseerde systemen

Dr. Karen Verbist: "We zijn erin geslaagd om deze domeinen volledig over te schakelen naar digitale dossierverwerking met behulp van elektronische bestanden."
Een van de grootste uitdagingen was dat de gespecialiseerde systemen die in de huisvestingsafdeling werden gebruikt, geen specifieke ECM-interface hadden. "Daarom hebben we een geavanceerd systeem van COLD-processen ontwikkeld om kennisgevingen die centraal werden afgedrukt of als batch-pdf's werden gegenereerd, op te splitsen, zodat ze automatisch in het eFile konden worden gearchiveerd."

"Zelfs zonder directe interface hebben we een hoog gebruikscomfort voor onze casemanagers bereikt." Op het gebied van verkeerd toegewezen woonlasten begon het team met het opzetten van een eFile met een geneste mappenstructuur met vier niveaus. Dit was mogelijk omdat d.velop documents een hoge mate van flexibiliteit biedt. Afgezien van het opzetten van selectielijsten in de eFile – wat door d.velop werd afgehandeld – kon het IT-team van Marburg de volledige bestandsoplossing zelfstandig opzetten. Volgens dezelfde aanpak werden gegevens over daklozen, die voorheen alleen op papier werden opgeslagen, gestructureerd en geïntegreerd in het nieuwe eFile-systeem. In dit geval neemt het eFile zelf de rol van het gespecialiseerde systeem op zich. Zelfs zonder een speciale interface – of wanneer er helemaal geen gespecialiseerde applicatie bestaat – kunnen eFiles effectief worden gebruikt en aanzienlijk bijdragen aan efficiënter werken.

Interne IT-expertise en projectmanagement zijn essentieel

"Voor projecten van deze aard is interne expertise cruciaal", zegt Dr. Verbist op basis van zijn ervaring. "Je moet personeel toewijzen en mensen hebben die een goed overzicht hebben van de verschillende gespecialiseerde procedures en hun specifieke kenmerken." In Marburg zijn zowel technische d.velop-documentbeheerders als projectmanagers binnen de afdeling digitale diensten hiervoor verantwoordelijk. In alle afdelingen bleek het gebruik van het eFile tijdens de pandemie uiterst nuttig voor het personeel en zal het ook in de toekomst het werken op afstand blijven ondersteunen.

Afdelingsgewijze invoering van een gestandaardiseerd archiveringsplan

De volgende projecten op het gebied van dossierbeheer staan gepland op het gebied van bouwkunde en gebouwbeheer, jeugdzorg en sociale dienstverlening, evenals het bureau voor openbare orde en handel. Tegelijkertijd is de universiteitsstad Marburg begonnen met de invoering van een gestandaardiseerd archiveringsplan met behulp van de bijbehorende module in d.velop documents. Het stadsbestuur is decentraal georganiseerd, waarbij elke afdeling voorheen zijn eigen archiveringsstructuur had. Tien van de in totaal 55 afdelingen, met in totaal ongeveer 1.000 medewerkers, werken al met het door KGSt ontwikkelde taakgerichte archiveringsplan. Een specifiek gedeelte met de titel "Algemene informatie voor het bestuur" is expliciet geactiveerd binnen het systeem. "Hierdoor kan iedereen het systeem gebruiken, wat de acceptatie aanzienlijk heeft vergroot", aldus Dr. Verbist.

Integratie tussen documentbeheer en workflow

Inmiddels hebben alle 540 medewerkers van het stadsbestuur van Marburg die met een pc of laptop werken toegang tot centraal verstrekte informatie, kunnen ze naar inhoud zoeken en – mits ze over de benodigde rechten beschikken – documenten opslaan na de invoering van het archiveringsplan en/of het eFile. Een van de eerste ECM-projecten in Marburg was de implementatie van een goedkeuringsworkflow voor inkomende en uitgaande facturen. Al in 2018 werd met de eerste eFile-oplossingen digitale factuurverwerking geïntroduceerd, inclusief het vroegtijdig scannen van inkomende documenten.

"Deze integratie tussen documentbeheer en workflow – de kernidee van ECM – is zeer goed geïmplementeerd in d.velop documents", zegt Dr. Verbist. De universiteitsstad gebruikt de goedkeuringsworkflow niet alleen voor inkomende facturen, zoals meestal het geval is, maar ook voor uitgaande, zogenaamde debiteurgerelateerde goedkeuringen. Deze drie-eenheid van workflows, eFile en digitaal archiveringsplan heeft de basis gelegd voor modern digitaal administratief werk in Marburg via het ECM-systeem.

Software-demo

Meer informatie over d.velop-software

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.