Unimec Fabrikations AG digitaliseert haar administratie

Unimec Fabrikations AG digitaliseert administratie met een documentbeheersysteem

Lucht- en ruimtevaart, spoorwegen, nucleaire technologie – iedereen die onderdelen voor klanten in deze sectoren produceert, staat onder streng toezicht. De meetnauwkeurigheid die van een fabrikant wordt verlangd, is even hoog als de toleranties streng zijn. De kwaliteit moet onberispelijk zijn, net als de documentatie van de gebruikte materialen en de genomen productiestappen. Unimec Fabrikations AG voldoet aan al deze eisen.

Unimec Fabricage AG

Al 20 jaar produceert dit Zwitserse bedrijf metalen componenten voor veeleisende klanten. Vandaag de dag heeft Unimec Fabrikations AG ongeveer 85 mensen in dienst op zijn productielocatie in Wetzikon, in het kanton Zürich, die ongeveer 6700 vierkante meter beslaat. Jonas Locher, lid van het managementteam van dit familiebedrijf, vat de bedrijfsfilosofie in twee zinnen samen: "Onze orders hebben altijd speciale vereisten. En daarom nemen we nooit genoegen met standaardoplossingen."

Documentbeheer

Product

Werknemers

Werktuigbouwkunde

Industrie

De uitdaging voor de industrie

In 2014 realiseerde Jonas Locher zich dat het zo niet langer kon; het werd steeds moeilijker om aan de steeds hogere eisen van klanten te voldoen. Niet op het gebied van kwaliteit, maar wel op het gebied van traceerbaarheid en documentatie. Klanten uit veiligheidskritische sectoren zoals de lucht- en ruimtevaart, nucleaire technologie en de productie van railvoertuigen stelden steeds hogere eisen. "De documentatie-eisen zijn de afgelopen tien jaar enorm toegenomen. In sommige gevallen moesten we voor één enkel onderdeel een halve map met papier leveren. Onze klanten wilden ook jaren later nog toegang hebben tot documenten, en wij waren steeds meer tijd kwijt met het zoeken naar en verstrekken van die documenten." Het bedrijf had dringend behoefte aan een oplossing om snel toegang te krijgen tot documenten.

De noodzaak van fysieke documentopslag elimineren

Unimec ging op zoek naar een dergelijke oplossing – en vond die bij adeon ag en het documentbeheersysteem van d.velop. Tot dan toe had Unimec alles op papier opgeslagen: "Facturen, leveringsbonnen, orderbevestigingen, productiedocumenten, materiaalcertificaten, meet-, machine-, las- en inspectierapporten..." Jonas Locher kan ze bijna niet allemaal opsommen. De eisen voor het DMS waren snel gedefinieerd: de software moest de fysieke opslag van deze papieren overbodig maken; medewerkers moesten met een paar muisklikken toegang hebben tot documenten op hun computer. Dus ging Jonas Locher om de tafel zitten met het projectteam van adeon, onder leiding van Andreas Kradolfer. Jonas Locher herinnert zich: "De heer Kradolfer en zijn team kwamen bij ons op bezoek en keken goed naar hoe we werkten. In eerste instantie wisten we alleen dat we documentbeheer nodig hadden. Vervolgens hebben we samen de bestandsstructuur bepaald, welke documenten aan elkaar gekoppeld moesten worden en hoe ze op een zinvolle manier konden worden opgeslagen, zodat we ze met één druk op de knop konden terugvinden."

Unimec verwerkt ongeveer 1.000 productieorders per maand. Een enkele order kan tot vijf A4-pagina's omvatten, samen met verschillende rapporten – en natuurlijk facturen, orderbevestigingen, leveringsbonnen en meer. Tot dan toe volgde een order dit proces: in de afdeling werkvoorbereiding werden orders in de computer ingevoerd; in de ontwerpafdeling werden de componenten getekend. Zodra alles klaar was, droeg het projectpersoneel de order over aan de productie. Alle documenten die bij een order hoorden, werden samen met de order en de componenten van station naar station doorgegeven. In de productie werden ze door de werknemers gecontroleerd en voorzien van aantekeningen, berekeningen en handtekeningen. Aan het einde van het productieproces werden de documenten teruggestuurd naar het kantoor, waar ze in mappen werden opgeborgen.

Barcodes koppelen elk document aan zijn bestelling

Om de papierstroom te verminderen, stelde adeon een pragmatische aanpak voor de toekomst voor. Aangezien documenten nog steeds fysiek moeten worden ondertekend om de traceerbaarheid te garanderen, was de eenvoudigste oplossing om ze te voorzien van barcodes. Op die manier kan elk document duidelijk aan een specifieke order worden toegewezen, ongeacht of het is aangemaakt met de standaard ERP-software van Unimec of met een tekstverwerkingsprogramma. Dankzij de open architectuur van het documentbeheersysteem kon de oplossing precies worden afgestemd op de behoeften van Unimec. Stap voor stap paste adeon de reikwijdte van de nieuwe DMS-oplossing aan de workflows van Unimec aan. Het systeem werd naadloos geïntegreerd in de bestaande processen en het ERP-systeem, samen met alle andere softwaretoepassingen die al bij Unimec in gebruik waren, kon zonder problemen worden blijven gebruikt. Het DMS breidde de bestaande systemen eenvoudigweg uit met een oplossing waarmee alle documenten met betrekking tot een order – ongeacht in welk programma ze waren gemaakt – centraal konden worden opgeslagen. Dit betekent dat medewerkers nu met één druk op de knop elk document, van orderbevestiging tot leveringsbon, kunnen opvragen – zelfs rechtstreeks vanuit de ERP-software zelf.

Aanzienlijke tijdwinst, groot enthousiasme

Met de nieuwe DMS-oplossing kunnen productiemedewerkers gewoon blijven werken zoals ze altijd hebben gedaan: aantekeningen maken op productiedocumenten, deze ondertekenen zodra een opdracht is voltooid en ze doorgeven. Zodra het document zijn doel heeft gediend, wordt het overgedragen aan het kantoor, waar het alleen nog maar hoeft te worden gescand. De barcode wijst het automatisch toe aan de juiste opdracht met het juiste label. Het document kan vervolgens worden weggegooid. Er is slechts één kleine uitzondering, zoals Jonas Locher uitlegt: "De nucleaire industrie. Daar moeten de originele documenten worden bewaard. Dat is begrijpelijk! We scannen ze net als alle andere documenten en sturen de originelen vervolgens naar de klant. Voor ons is het dan klaar; we hebben de digitale kopie. En al het andere in papieren vorm kan nu worden weggegooid."

Met één druk op de knop toegang tot elk document

De medewerkers van Unimec zijn erg enthousiast over het nieuwe systeem. Ze hoeven niets meer in fysieke productiemappen te archiveren – alle documenten worden nu digitaal opgeslagen. Dit heeft geleid tot een aanzienlijke tijdwinst voor het administratief personeel. Jonas Locher schat dat elke medewerker ongeveer twee uur per week bespaart die voorheen werd besteed aan het archiveren en opzoeken van documenten. "De enorme stroom aan papierwerk was bijna onbeheersbaar geworden. Nu hebben we het onder controle. We weten precies waar elk document is opgeslagen en kunnen het op elk moment raadplegen. En het werkt feilloos."

Halverwege 2015 was de nieuwe DMS-oplossing volledig geïmplementeerd. Een van de mooiste complimenten die het bedrijf sindsdien heeft ontvangen, kwam van een belangrijke klant in Frankrijk – een klant uit de nucleaire industrie, zoals Jonas Locher uitlegt.

Wat dit nog opmerkelijker maakt, is dat in de nucleaire industrie productiedocumenten 30 jaar moeten worden bewaard. Met het nieuwe documentbeheersysteem is dat geen probleem meer.

Een briljant systeem voor het beheer van meetapparatuur

Unimec was zo onder de indruk van het DMS van d.velop dat ze adeon meteen een vervolgproject toevertrouwden: het beheer van hun meetapparatuur. Het bedrijf heeft ongeveer 4.000 van dergelijke instrumenten in gebruik, van schuifmaten tot 3D-meetmachines. Dankzij het nieuwe systeem, dat adeon speciaal voor Unimec heeft ontwikkeld met behulp van barcodes, is het nu altijd mogelijk om te traceren wanneer en met welke meetinstrumenten een product is vervaardigd. Deze traceerbaarheid is vooral belangrijk in de lucht- en ruimtevaartindustrie, waar het essentieel is om de nauwkeurige kalibratie van de instrumenten die bij de productie van een onderdeel worden gebruikt , aan te tonen. Jonas Locher zegt: "Met het meetapparatuurbeheersysteem heeft adeon weer een briljante oplossing voor ons gebouwd."

Het documentbeheersysteem is nu volledig geïntegreerd in de bedrijfsvoering van Unimec. Maar Jonas Locher denkt al verder. Voor de toekomst voorziet hij een overgang naar een papierarme productieomgeving, met meer dan 10.000 orders per jaar. "We willen ons voortdurend uitbreiden naar andere gebieden om nog efficiënter te werken, bijvoorbeeld door facturen van leveranciers te scannen of orderdocumenten in de productie digitaal in te vullen." Voor hem is het duidelijk dat adeon hier weer bij betrokken zal zijn. "Omdat we hebben gezien hoe klantgericht het bedrijf is, hoe ze zich verdiepen in onze processen en voor elke stap de juiste oplossing vinden. Dat heeft ons volledig overtuigd." En hij benadrukt nogmaals hoe tevreden zijn bedrijf is – zowel met de samenwerking met adeon als met de DMS-oplossing van d.velop.

We hebben kunnen zien hoe klantgericht adeon ag te werk gaat. Ze verdiepen zich in onze problemen en vinden voor elke werkstap de juiste oplossing. Dat bleef ons verbazen.
Jonas Locher
Lid van de raad van bestuur
unimec fabrikations ag

De projectpartner

adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.

Referentieverhaal Unimec Fabrikations AG