Referentieverhaal Unimec Fabrikations AG

Unimec Fabrikations AG digitaliseert de administratie met het documentbeheersysteem.

Unimec Fabrikations AG

Dit Zwitserse bedrijf produceert al 20 jaar metalen onderdelen voor veeleisende klanten. Vandaag de dag heeft Unimec Fabrikations AG een productieruimte van ongeveer 6.700 vierkante meter en 85 werknemers in Wetzikon, Zürich. Jonas Locher, lid van de raad van bestuur van het familiebedrijf, vat de bedrijfsfilosofie in twee zinnen samen: "Onze bestellingen zijn altijd speciale vereisten. Daarom zijn we nooit tevreden met het bereiken van de standaard."

De uitdaging in de industrie

In 2014 realiseerde Jonas Locher zich dat de dingen niet konden blijven zoals ze waren; voldoen aan de steeds hogere eisen van klanten werd een steeds grotere uitdaging, niet op het gebied van kwaliteit, maar op het gebied van traceerbaarheid en documentatie. Klanten uit industrieën die relevant zijn voor veiligheid, zoals de luchtvaart, nucleaire technologie en spoorwegvoertuigen, werden steeds veeleisender. "De documentatieverplichtingen zijn de afgelopen tien jaar enorm toegenomen. We moesten soms een halve map papier leveren met één enkel onderdeel. Onze klanten wilden documenten ook jaren later nog eens bekijken en we hadden steeds meer tijd nodig om documenten te vinden en te leveren." Het bedrijf had uiteindelijk een oplossing nodig om snel toegang te krijgen tot documenten.

Fysieke opslag van documenten overbodig maken

Unimec ging op zoek naar zo'n oplossing - en vond die in het bedrijf adeon ag en zijn software voor documentbeheer d .3ecm van d.velop. Voorheen bewaarde Unimec alles op papier: "Facturen, leveringsbonnen, orderbevestigingen, productiegegevens, materiaalcertificaten, maar ook meet-, machine-, las- en testlogboeken ..." vertelt Jonas Locher uitgeput. De eisen voor d.3ecm waren snel geformuleerd: de software moest de fysieke opslag van deze gegevens overbodig maken; medewerkers moesten de documenten met een paar klikken op hun computer kunnen openen. Met deze doelen voor ogen ging Jonas Locher om de tafel zitten met het adeon-projectteam onder leiding van Andreas Kradolfer. Jonas Locher legt uit: "De heer Kradolfer en zijn team bezochten ons en bekeken van dichtbij hoe we werkten. Om te beginnen wisten we gewoon dat we een oplossing voor documentbeheer nodig hadden. Nu werkten we samen om de bestandsstructuur te definiëren, te bepalen welke documenten aan elkaar gekoppeld moesten worden en een praktische methode te bedenken om ze op te slaan, zodat we ze op elk moment met een paar muisklikken terug konden vinden."

Unimec verwerkt ongeveer 1000 productieorders per maand. Eén enkele order kan wel vijf DIN A4-pagina's vullen met verschillende gegevens en natuurlijk facturen, orderbevestigingen, leveringsbonnen en meer. Voorheen werd een order als volgt verwerkt: de orders werden in de werkvoorbereiding op een computer geregistreerd en de onderdelen werden in het ontwerp getekend. Als alles in orde was, gaf de projectverwerker de order door aan productie. Alle documenten die bij een order horen, werden samen met de order en de onderdelen van station naar station getransporteerd. Ze werden in de productie gecontroleerd en door de verwerkers voorzien van allerlei aantekeningen en berekeningen. Aan het einde van een productieproces stuurden de medewerkers de documenten terug naar kantoor, waar ze in mappen werden opgeborgen.

Streepjescodes wijzen elk record toe aan een bestelling

Het bedrijf adeon stelde een pragmatische aanpak voor om de papierstroom in de toekomst in te dammen. Omdat documenten nog steeds ondertekend moesten worden om de traceerbaarheid te garanderen, was de eenvoudigste methode om ze te voorzien van streepjescodes. Elk document kon dan duidelijk worden toegewezen aan een order - ongeacht of het was gemaakt met de normale ERP-software van Unimec of met tekstverwerkingssoftware. De open architectuur van de d.3ecm-documentmanagementoplossing maakte het mogelijk om systematisch met de eisen van Unimec om te gaan. Stap voor stap paste adeon het dienstenaanbod van de nieuwe d.3ecm-oplossing aan de werkprocessen van Unimec aan. Op die manier integreerde de oplossing naadloos in de bestaande workflows van het bedrijf - en kon Unimec de ERP-oplossing en alle andere softwaretoepassingen waar het mee werkte zonder problemen blijven gebruiken. d.3ecm verrijkte de bestaande oplossingen eenvoudigweg met een systeem voor het opslaan van alle documenten die met een order te maken hebben, ongeacht met welk programma ze zijn gemaakt. Medewerkers kunnen het gebruiken om elk document direct terug te vinden, van de orderbevestiging tot de afleverbon - en zelfs direct vanuit de ERP-software.

Grote tijdsbesparing, groot enthousiasme

Met de nieuwe oplossing van d.3ecm kan het productiepersoneel nog steeds aantekeningen maken op productiepapieren en deze vervolgens ondertekenen en indienen als de taak is voltooid. Zodra het papieren document aan zijn doel heeft voldaan, wordt het doorgestuurd naar het kantoor en hoeft het daar alleen nog maar te worden ingescand. De streepjescode wijst het automatisch toe aan de juiste bestelling met de juiste naam. Het papier kan nu worden weggegooid. Er is slechts één kleine uitzondering, legt Jonas Locher uit: "De nucleaire industrie. Zij willen dat de originele documenten bewaard blijven. Geen probleem! We scannen ze op dezelfde manier als alle andere documenten hier - en sturen ze dan naar de klant. Daarmee is onze kant van de afspraak rond; we bewaren de scan. En we kunnen nu alles op papier weggooien."

Toegang tot elk document in slechts een paar klikken

De medewerkers van Unimec zijn erg blij met het nieuwe systeem. Ze hoeven niets meer op te slaan in productiemappen en hebben toegang tot alle documenten via het computersysteem. De verwerkers profiteren van de grote tijdsbesparing als gevolg hiervan. Jonas Locher schat dat het voorheen
ongeveer twee uur per week en per persoon kostte om documenten op te slaan en terug te vinden. "De ongelooflijke stroom documenten werd onbeheersbaar. Nu hebben we alles onder controle. We weten precies waar de documenten zijn opgeslagen en kunnen er op elk moment bij. Het werkt perfect."

De uitrol van de nieuwe d.3ecm-oplossing was halverwege 2015 voltooid. Een van de mooiste complimenten die zijn bedrijf in de tussentijd kreeg, was van een belangrijke klant uit Frankrijk - een klant uit de nucleaire industrie, zoals Jonas Locher uitlegt:

Het feit dat productiedocumenten in de nucleaire industrie 30 jaar moeten worden bewaard, maakte de hele kwestie nog belangrijker. Ook dat is geen probleem meer dankzij de nieuwe oplossing voor documentbeheer.

Een ander briljant systeem voor het beheren van meetapparatuur

Unimec was zo onder de indruk van d.3ecm dat ze adeon meteen een volgende opdracht gaven: een oplossing voor het beheer van meetapparatuur. Ongeveer 4.000 meetapparaten, van schuifmaten tot 3D-meetmachines, zijn in het bedrijf in gebruik. Dankzij het nieuwe systeem, dat adeon baseert op speciaal voor Unimec ontwikkelde barcodes, kan het bedrijf nu traceren wanneer en met welke meetapparatuur een product is vervaardigd. Deze traceerbaarheid is vooral belangrijk in de luchtvaart, om de foutloze kalibratie te bewijzen van meetapparatuur die is gebruikt voor de productie van een component. Jonas Locher zegt: "De oplossing voor het beheer van meetapparatuur is weer zo'n briljant systeem dat adeon voor ons heeft gebouwd."

Het documentbeheersysteem d.3ecm is al geruime tijd volledig geïntegreerd bij Unimec. Jonas Locher denkt echter al vooruit. Voor de toekomst voorziet hij een omschakeling naar papierloze productie voor de meer dan 10.000 orders die het bedrijf per jaar ontvangt. "We willen voortdurend meer gebieden toevoegen om ons werk nog efficiënter te maken - bijvoorbeeld door facturen van leveranciers in te scannen of orderdocumenten in de productie automatisch in te vullen." Voor hem is het duidelijk dat adeon hier ook aan boord moet zijn. "We hebben kunnen zien hoe klantgericht adeon ag te werk gaat. Het verdiept zich in onze vraagstukken en vindt voor elke werkstap de juiste oplossing. Dat bleef ons verbazen." En hij benadrukt nogmaals hoe blij zijn bedrijf is met zowel de samenwerking met adeon als de d.3ecm oplossing van d.velop.

De projectpartner:

adeon ag is een geëngageerd team van hooggekwalificeerde en ervaren specialisten die innovatieve oplossingen op het gebied van documentmanagement, elektronische archivering en workflow (Business Process Management, BPM) ontwikkelen en implementeren. Voor duurzame procesoptimalisaties is een competente partner nodig. Het team van adeon ag zet zijn kennis en jarenlange ervaring systematisch in om problemen nauwkeurig te analyseren, diepgaande concepten te definiëren en de implementatie ervan nauwkeurig te coördineren. adeon ag is het competentiecentrum voor ECM-oplossingen van d.velop en is als managing distributor verantwoordelijk voor de markten in Zwitserland en het Vorstendom Liechtenstein.