Referentieverhaal Teekanne GmbH + Co. KG

d.velop heeft haar oplossing voor digitale handtekeningen, d.velop sign, uitgerold bij Teekanne.

• Aanzienlijke vereenvoudiging van het werk
• Auditbestendige documentopslag
• Efficiëntiestijging van 50

Teekanne stroomlijnt administratieve processen met de oplossing voor digitale handtekeningen d.velop sign

Düsseldorfse handelsonderneming zet interne transformatie voort

Teekanne GmbH & Co. KG, opgericht in 1882 in Dresden, is een handelsonderneming in thee met hoofdkantoor in Düsseldorf. Het is een van de grootste theeproducenten van Duitsland en is ook actief in de machinebouw, met de productie en marketing van vulmachines voor theezakjes. Er werken ongeveer 1.500 werknemers op het hoofdkantoor in het Rijnland en op negen andere productie- en distributielocaties in Europa.

Digitale transformatie bij Teekanne GmbH

De naam Teekanne staat niet alleen voor traditie en gezond genieten, maar ook voor kernwaarden als duurzaamheid en innovatie. Dit geldt zowel voor het productassortiment - met regelmatig nieuw ontwikkelde theesoorten - als voor de werkprocessen achter de schermen. Harald Liedtke houdt toezicht op de optimalisatie van deze processen, die zich uitstrekken over alle locaties en afdelingen. Als hoofd Corporate Process Management is hij verantwoordelijk voor het digitaliserings- en transformatieprogramma van de Teekanne Group.

Digitale handtekening: Een hulpmiddel dat thuishoort in elke digitale gereedschapskist

"Mijn rol is om het bedrijf te ondersteunen in zijn voortdurende ontwikkeling", legt de manager uit die verantwoordelijk is voor organisatieontwikkeling en procesadvies. Het stroomlijnen van administratieve gebieden is slechts één hefboom in het bredere systeem van proces- en kostenefficiëntie. Dit omvat ook het vervangen van handmatige processen, zoals handgeschreven handtekeningen, door digitale oplossingen. "Wij zien de digitale handtekening," vervolgt de procesoptimalisator, "als een hulpmiddel dat in elke digitale gereedschapskist thuishoort."

Resoluties versturen: Mediabestoringen, hoge kosten, tijdrovend

Maar waarom is de elektronische handtekening zo belangrijk voor een groot bedrijf als Teekanne? Het antwoord is simpel: omdat het managementteam van de Teekanne Group vaak internationaal reist. Met een digitale handtekening kunnen managementbeslissingen flexibeler en vanaf elke locatie worden ondertekend. Voorheen reisden deze documenten de wereld rond als geprinte kopieën of handmatig bijgehouden e-mails, wat resulteerde in hinderlijke onderbrekingen van de media en kosten voor papier, drukwerk en portokosten. En nog duurder: de verloren tijd.

De oplossing: Een digitale handtekening - maar welke?

Handtekeningen maken niet alleen deel uit van managementprocessen. Bij inkoop verwachten leveranciers ook ondertekende documenten. "Inkoopprocessen bij Teekanne waren vroeger gebaseerd op papier", zegt Georg Bilstein, Account Manager Manufacturing bij d.velop. "De digitale handtekening vervangt het papieren proces voor zaken als inkooporders en maakt locatieonafhankelijke, parallelle en efficiëntere workflows mogelijk." Harald Liedtke voegt hieraan toe: "Vroeger werden documenten in tweevoud afgedrukt, ondertekend en naar de leverancier gestuurd."

Teekanne's digitale transformatie bevorderen

Ook in het kwaliteitsbeheer vereisen bedrijven zoals Teekanne vaak dat auditprotocollen handmatig worden ondertekend op papier of met geïmproviseerde methoden zoals het verspreiden van e-mails en handmatig bijhouden. Om al deze bedrijfsprocessen efficiënter te maken en de digitale transformatie van het bedrijf te bevorderen, was een oplossing voor digitale handtekeningen nodig. Een oplossing die bovenal eenvoudig en flexibel te gebruiken, audit-proof en wettelijk bindend is.

d.velop sign wint het selectieproces

Om een geschikte oplossing te vinden, nodigde Teekanne verschillende leveranciers uit om de mogelijkheden van hun tools voor digitale handtekeningen te presenteren als onderdeel van een selectieproces. De focus lag op gemeenschappelijke criteria zoals functionaliteit, consulting expertise en prijsmodellen. "Een dergelijke selectie en de onderhandelingen zijn altijd een teaminspanning tussen inkoop, IT en mijn afdeling", zegt Harald Liedtke. " Na een zorgvuldige afweging kozen we voor d.velop sign", legt hij uit.

d.velop sign getest in drie proefgebieden

De pilotfase begon op drie belangrijke gebieden: Teekanne Group management, inkoop en kwaliteitsmanagement. Deze afdelingen waren de eerste die de oplossing voor digitale handtekeningen d.velop sign uitprobeerden, met als doel aantoonbaar succes te boeken en een bredere organisatorische uitrol voor te bereiden. "Tijdens de pilotfase schatten we rond de 1.000 handtekeningen per jaar," zegt Harald Liedtke. "Maar dat is niet langer voldoende." Gelukkig biedt het contract met d.velop sign de mogelijkheid om het handtekeningvolume flexibel aan te passen - nog een punt dat Teekanne overtuigde.

Projectuitvoering volledig op afstand

Het hele project werd op afstand uitgevoerd. "Dat werkte heel goed met een bedrijf als d.velop, dat digitalisering in zijn DNA heeft", zegt Harald Liedtke. "Teekanne gebruikt SharePoint Online voor documentbeheer", legt Georg Bilstein uit, "en we hebben d.velop sign rechtstreeks in SharePoint geïntegreerd." Op het gebied van Lean Administration werkte d.velop nauw samen met het interne IT-team van Teekanne om de digitale toolkit van het bedrijf uit te breiden met de digitale handtekening.

Van contract tot uitrol in slechts vier maanden

Afhankelijk van de pilotgroep duurde het tussen drie weken en vier maanden vanaf de beslissing om voor d.velop sign te kiezen tot de volledige uitrol. "Het gaat niet alleen om de technologie", legt Harald Liedtke uit. "Je hebt organisatorische richtlijnen nodig, juridisch advies en actieve ondersteuning voor de pilotgroepen totdat iedereen vertrouwen heeft in het proces."

Digitale handtekening als sleutelelement van digitale transformatie

"Harald Liedtke: "De sleutel tot succes ligt deels in goede, intuïtieve technologie. Maar belangrijker is dat het gaat om effectief verandermanagement en de overgang van langdurige handmatige processen naar moderne, digitale workflows, vooral in samenwerking met klanten en leveranciers. "Natuurlijk verbeteren dergelijke veranderingen ook ons bedrijfsimago en de responstijden," voegt hij eraan toe.

Handtekeningtypes: Een uitdaging die snel is opgelost met d.velop

De sfeer binnen het project was altijd positief. " Een uitdaging was om te begrijpen hoe de drie soorten elektronische handtekeningen - eenvoudige, geavanceerde en gekwalificeerde - in werkelijkheid werken en om ervoor te zorgen dat ze aan de wet voldoen," herinnert Harald Liedtke zich. "Vervolgens moesten we een manier vinden om het duidelijk uit te leggen aan onze medewerkers." d.velop bood waardevolle ondersteuning op dit gebied. 

d.velop als partner die projecten helpt opstarten

"De reactietijden waren altijd kort. Als we vragen hadden, kregen we snel antwoord", zegt Harald Liedtke en benadrukt de constructieve en professionele samenwerking. "d.velop is het soort partner dat je helpt om een oplossing binnen je organisatie van de grond te krijgen."

Teekanne Schaalt Kennis Door Training

Om ervoor te zorgen dat de digitale handtekening op de juiste manier wordt gebruikt, kreeg het personeel van Teekanne een training. "We hebben d.velop gevraagd om ons te laten zien hoe het proces werkt", zegt Harald Liedtke. "Ze gaven een presentatie voor ons managementteam, die we vervolgens intern gebruikten voor training." Samen creëerden de IT- en Corporate Process Management-teams een ondersteuningsstructuur om te helpen bij eventuele vragen.

Aanzienlijke verlichting van het werk door d.velop sign

Hoe is het werk veranderd sinds de introductie van de digitale handtekening? "Wanneer het kwaliteitsmanagement ons een auditrapport stuurt, is dat een enorme opluchting voor iedereen," zegt Harald Liedtke. "Het komt digitaal aan op ons platform, dat de rest afhandelt. Je kunt meteen zien wie er heeft getekend." De pilotgroepen hebben duidelijke verbeteringen in hun workflows gezien.

Efficiëntiestijging van 50 procent dankzij digitale handtekening

"Ondertekenen is gemakkelijker geworden voor inkoop, voor kwaliteitsbeheer en voor het management en hun assistenten," zegt Harald Liedtke. In de pilot voor kwaliteitsbeheer leidde het gebruik van digitale handtekeningen in auditgerelateerde processen tot een efficiëntietoename van meer dan 50 procent.

Auditveilige documentopslag in SharePoint met d.velop

Hoe denkt Teekanne in de toekomst met d.velop te blijven werken? "We hebben nog een uitdaging op te lossen: het vinden van een oplossing voor audit-proof documentuitwisseling met onze handelspartners, " zegt Harald Liedtke. Het doel is om documenten veilig op te slaan in SharePoint. "We zijn sterk gebaseerd op SAP, waar standaard archiveringsmechanismen zorgen voor audit compliance", legt hij uit. "Maar we hebben nu een use case in SharePoint waarbij we hetzelfde niveau van compliance nodig hebben, en we kunnen het niet overbrengen naar SAP." Teekanne is hierover al in gesprek met d.velop.