Referentieverhaal St. Gallen Kantonale Psychiatrische Diensten

d.3ecm is essentieel voor de beschikbaarheid van elektronische personeels- en patiëntendossiers.

Centrale SAP documentarchivering in het digitale archief voor alle locaties

De psychiatrische verenigingen van het kanton St. Gallen omvatten twee instellingen: St. Gallen Cantonal Psychiatric Services - Sector North en St. Gallen Psychiatric Services South. Meer dan 13.000 mensen per jaar ontvangen ambulante, dag- en intramurale zorg in hun psychiatrische centra en klinieken. Ze produceren dagelijks honderden documenten - van patiëntendossiers tot personeelsdossiers.

Het doel van het project

adeon ag, een d.velopartner, gebruikt het Enterprise Content Management-systeem d.3ecm van d.velop om deze documenten elektronisch beschikbaar te stellen. De samenwerkingsstrategie 2020 van de twee psychiatrische verenigingen in het noorden en zuiden van het kanton St. Gallen vereist een nauwe samenwerking tussen hen. De IT-strategie is gebaseerd op drie pijlers, legt Daniel Schibli uit. Als hoofd van het Shared Service Center "SSC-IT Psych" is hij verantwoordelijk voor beide verenigingen: "Ten eerste moeten we onze afhankelijkheid van softwareleveranciers verminderen door onze gegevens en documenten gescheiden van de applicatie op te slaan. Een nauwe band tussen de applicatie en de gegevens bindt de klant aan de leverancier van de oplossing en eventuele wijzigingen kunnen alleen worden doorgevoerd via gegevensmigraties." Door elektronische gegevens in een elektronisch archief op te slaan, kunnen de psychiatrische verenigingen deze hindernis bij het verlaten van de organisatie uit de weg ruimen en een flexibelere keuze voor een oplossing maken, vervolgt Daniel Schibli.

De tweede pijler betreft e-gezondheid

"E-health biedt toegang tot patiëntgegevens voor patiënten, verwijzende artsen en andere groepen belanghebbenden" Om te weten welke gegevens en documenten over een patiënt bestaan, moeten ze worden geregistreerd in een adresboek en worden opgeslagen op een manier die externe toegang mogelijk maakt. De patiëntgegevens worden daarom normaal gesproken opgeslagen in een e-archief. 

Een gedeeld documentbeheersysteem

Daniel Schibli noemt de consolidatie van het portfolio de derde pijler. De bedrijven gebruikten voorheen verschillende archiveringsoplossingen. "Een hoger doel van de IT-strategie is om synergieën te benutten en kosten te besparen. Een van de manieren om dat te doen is door de introductie van een gedeeld kliniekinformatiesysteem (CIS) en een gedeeld archief voor beide bedrijven." Psychiatric Services South koos al in 2008 voor d.3ecm om haar financiële documenten en crediteurenworkflow op te slaan. Het was een logische stap voor het IT-team om de geschiktheid van d.3ecm voor de opslag van personeels- en patiëntendossiers te testen. De nieuwe oplossing moest toekomstbestendig zijn en daarom een groot aantal technologische standaarden behouden, voor bewezen interfacetechnologieën zowel binnen als buiten de gezondheidssector. Daniel Schibli zegt: "Een cruciale factor voor ons was een hoge mate van marktacceptatie. Toen we d.3ecm nader beoordeelden, beseften we al snel dat het beter aan onze eisen voldeed dan andere populaire oplossingen voor documentbeheer en archivering in de gezondheidszorg." Het hoofd IT koos er daarom voor om d.3ecm in te zetten voor beide instellingen.

Een gemeenschappelijk personeelsdossier voor beide instellingen.

Voor de eerste IT-infrastructuur op een hoger niveau introduceerden de noordelijke en zuidelijke psychiatrische verenigingen in 2014 een gezamenlijk personeelsdossier. Daniel Fisler, projectmanager voor de implementatie van IT-oplossingen, legt uit: "Terwijl sommige afdelingen al over elektronische documenten beschikten, werkten andere nog met mappen. Voor het eerst waren we erin geslaagd om een overkoepelende standaard vast te stellen." Het bedrijf adeon ag kreeg de taak om het elektronische personeelsdossier in te voeren. Het had al eerder de financiële archieven gebouwd, een samenwerking waar Daniel Schibli erg blij mee was: "We werken al langer samen met adeon voor Psychiatric Services South. We hadden dus ook ervaring met de samenwerking en wisten dat we in adeon een oplossingsgerichte en technisch competente partner hadden gevonden met wie we dit project konden realiseren."

Om documenten uit het verleden en de toekomst in elektronische vorm beschikbaar te maken, moesten ze worden gescand. Hiervoor installeerde het SSC-IT Psych application team ongeveer 70 desktopscanners op in totaal acht locaties van psychiatrische verenigingen in het noorden en zuiden. Medewerkers - voornamelijk secretarieel personeel - gebruikten deze om personeelsdossiers, en later ook patiëntendossiers, op hun lokale werkplek te scannen. Tot nu toe zijn er alleen al voor de HR-administratie ongeveer 75.000 documenten gescand. Daniel Fisler kreeg positieve feedback van HR-managers: "Voorheen moest hun personeel mappen met personeelsdossiers doorzoeken; nu zijn alle documenten eenvoudig toegankelijk." Een ander voordeel van de oplossing: de eliminatie van "schaduwdossiers" die managers bijhielden. Managers creëerden voorheen dergelijke dossiers over hun personeel omdat alleen de HR-afdeling toegang had tot personeelsdossiers. Dankzij d.3ecm worden de dossiers nu centraal opgeslagen en hebben managers met de juiste autorisatie er toegang toe. Omdat d.3ecm naadloos is geïntegreerd met het toonaangevende SAP HR-systeem, is elk document daarin nu eenvoudig toegankelijk met één druk op de knop.

Tweede stap: het gedeelde patiëntendossier

In het najaar van 2015 werden de elektronische personeelsdossiers op alle locaties uitgerold. De IT-projectmedewerkers van adeon en SSC-IT Psych richtten hun aandacht vervolgens op de patiëntendossiers. Er werden workshops gehouden om de exacte eisen voor het nieuwe systeem te bepalen. De belangrijkste eis: alle documenten van een patiënt moeten elektronisch beschikbaar zijn. Daniel Fisler legt uit:
"Het interne kliniekinformatiesysteem (CIS) slaat alle dossiers en rapporten op die in de noordelijke en zuidelijke psychiatrische verenigingen worden opgesteld. De samenwerking met adeon ag is een perfect voorbeeld van een professioneel partnerschap met een leverancier. Dankzij d.3ecm hebben we nu toegang tot de documenten in het CIS en alle andere documenten - zoals laboratoriumresultaten, medische certificaten of rapporten van verwijzende artsen of de autoriteiten. Het belangrijkste voordeel: geautoriseerde mensen kunnen altijd en overal volledige patiëntendossiers inzien."
De oplossing kan ook zonder problemen worden geïntegreerd in toekomstige e-gezondheidsverenigingen in het kanton St. Het aanmaken van nieuwe dossiers is één probleem. Het elektronisch beschikbaar maken van eerder geschreven patiëntendossiers is een andere kwestie. Sector Noord had al eerder enkele documenten gescand, maar deze documenten waren alleen als PDF opgeslagen in het interne CIS. Met 200.000 documenten bereikte dit archief de grenzen van zijn capaciteit. Er was geen full-text search. De overdracht van alle bestaande documenten naar een centraal, duidelijk gestructureerd patiëntenarchief met d.3ecm creëerde een grenzeloze capaciteit. 200.000 documenten automatisch geïndexeerd voor full-text zoeken. De business units van beide psychiatrische verenigingen konden zelf beslissen of ze alleen de meest recente documenten met full-text indexering wilden scannen of ook de oude wilden meenemen. Vooraf sorteren was cruciaal voor een snelle opslag. Daniel Fisler legt uit: "In een conventioneel patiëntendossier vind je allerlei verschillende soorten documenten, van plakbriefjes en kwitanties in DIN A5-formaat tot laboratoriumrapporten. Om ze te ordenen voor het scannen, heeft het personeel ze voorzien van speciale verdelers met streepjescodes. Een dikke stapel kan tot 40 verdelers bevatten. Dankzij deze scheidingsbladen detecteert het systeem automatisch waar scheiding nodig is tijdens het scannen en indexeert het de afzonderlijke documenten dienovereenkomstig."

De uitvoering

De weg van de beslissing naar de productieve werking was volgens de verantwoordelijke projectmanager "kort en onspectaculair", waarbij onspectaculair volledig positief bedoeld is. Het drukt uit hoe weinig tijd er nodig was en hoe er geen problemen waren, ook al liepen er twee projecten parallel. "Dat was het bijzondere aan dit project," zegt Markus Graf, "dat het zo soepel verliep naast de uitrol van SAP. We konden het grootste deel uitvoeren met ons eigen personeel. We hadden slechts een fractie van de begrote externe projectdagen nodig, omdat alles al voorbereid was. Zelfs de SAP interface was al beschikbaar.

d.velop was er altijd als ondersteuning nodig was en de training vond plaats in de vorm van learning by doing. d.velop liet de medewerkers zien wat ze moesten doen en de medewerkers konden de processen vervolgens zelfstandig uitvoeren. "De communicatiewegen met d.velop zijn kort, direct en zorgen ervoor dat je de verantwoordelijke contactpersoon direct kunt bereiken, waardoor de responstijden tot een minimum worden beperkt", legt Markus Graf, hoofd IT, uit. Sinds de go-live van SAP is de archivering ook gebaseerd op d.3ecm. Verouderde bestanden werden niet overgedragen. Tijdens de hele implementatie van de projecten heeft Pietsch zich een zeer competente gebruiker getoond en veel van het werk zelf gedaan, van planning tot implementatie.

In totaal werden ongeveer 200.000 documenten automatisch overgedragen met behulp van een vooraf gedefinieerde mapping tabel. Alle open poliklinische dossiers worden nu naar behoefte ingescand door het secretariaatsteam. Voor een buitenstaander rijst automatisch de vraag: kunnen alle papieren documenten nu worden afgeschaft? Om aan de wettelijke archiveringsvereisten te voldoen, moet aan twee voorwaarden worden voldaan, legt Daniel Fisler uit: "Ten eerste moet er een gekwalificeerd bewijs zijn dat het gescande document een echte kopie is van het ongewijzigde origineel. d.3ecm zorgt voor deze traceerbaarheid door middel van elektronische documenthandtekeningen. Ten tweede moet beschreven worden hoe de documenten het archief bereiken. Momenteel werken we aan dit documentatieproces. Daarna laten we de procedure controleren en kunnen we alle papieren documenten overbodig maken."

Voor beide psychiatrische verenigingen in St. Gallen is het patiëntendossier in d.3ecm de sleutel tot het beschikbaar maken van alle nieuwe en veel van de oude dossiers in het nieuwe en gestandaardiseerde CIS van de toekomst. Het elektronische proces voor het accepteren van een patiënt verloopt nu als volgt: in het hoofdadministratiesysteem Opale opent de verwerker een patiëntendossier. Hiermee wordt de patiënt ook ingevoerd in het CIS, waar alle laatste meldingen worden genoteerd, en in het patiëntenarchief d.3ecm. Dossiers die een patiënt meebrengt, worden onmiddellijk gescand en opgeslagen. Hierdoor hoeft het personeel dat een patiënt behandelt niet langer naar dossiers te zoeken. In plaats daarvan kunnen ze met één druk op de knop alle documenten met betrekking tot een patiënt uit het d.3ecm-systeem weergeven in hun CIS (Medicare of Phoenix).

d.velop was er altijd als ondersteuning nodig was en de training vond plaats in de vorm van learning by doing. d.velop liet de medewerkers zien wat ze moesten doen en de medewerkers konden de processen vervolgens zelfstandig uitvoeren. "De communicatiewegen met d.velop zijn kort, direct en zorgen ervoor dat je de verantwoordelijke contactpersoon direct kunt bereiken, waardoor de responstijden tot een minimum worden beperkt", legt Markus Graf, hoofd IT, uit. Sinds de go-live van SAP is de archivering ook gebaseerd op d.3ecm. Verouderde bestanden werden niet overgedragen. Tijdens de hele implementatie van de projecten heeft Pietsch zich een zeer competente gebruiker getoond en veel van het werk zelf gedaan, van planning tot implementatie.

De status

Er worden verschillende systemen gebruikt om de beveiliging en gegevensbescherming te garanderen. d.3ecm registreert elke zoekopdracht en elke toegang: leidinggevenden kunnen eenvoudig nagaan wanneer een dossier is geopend en door wie. Artsen en medewerkers hebben niet zomaar toegang tot patiëntendossiers, maar hebben specifieke autorisaties nodig. Algemene zoekopdrachten naar patiënten worden voorkomen; artsen hebben alleen toegang tot dossiers die ze nodig hebben voor hun werk. Bovendien voldoet de nieuwe oplossing van d.3ecm aan de wettelijke bewaartermijn van tien jaar voor medische documenten.

Het voordeel van d.3ecm is duidelijk voor Daniel Fisler: "Er is meer transparantie in het behandelproces. De medische specialisten krijgen nu een totaalbeeld van een patiënt in plaats van alleen een fragment van voorheen. Een papieren dossier kan altijd maar op het bureau van één persoon liggen. Met d.3ecm daarentegen heeft iedereen met autorisatie toegang tot informatie over een patiënt, ongeacht tijd of plaats." Alle gegevens worden centraal en redundant opgeslagen in streng beveiligde serverruimtes. De twee psychiatrische verenigingen hebben hun eigen gesloten netwerken, die zijn aangesloten op het glasvezelnetwerk van het Kanton. De veiligheidsvoorzieningen garanderen dat niemand van buitenaf toegang heeft tot het interne netwerk.