Referentieverhaal NWB Verlag

Digitaal proces verkort productietijd boek bij NWB Verlag.

NWB Verlag uitgeverij

Wanneer belastingprofessionals en economische experts vragen hebben, krijgen ze antwoorden van de NWB Verlag uitgeverij in Herne, Duitsland, of het nu in een traditioneel boek is, op de website, of in een e-book, een PDF-document of een print-on-demand boek. Ongeveer 280 mensen met verschillende educatieve en professionele achtergronden werken samen in een familiaire sfeer bij NWB Verlag om de juiste antwoorden te geven op de professionele of educatieve behoeften van hun klanten. En dat alles terwijl ze hun duurzaamheid voortdurend verbeteren. NWB Verlag bestaat al sinds 1947, toen het bedrijf begon als uitgever van tijdschriften. In de loop der jaren is de uitgeverij meegegroeid met de eisen van haar klanten. Om haar klanten te blijven inspireren met inhoud die zowel actueel als praktisch is, is de uitgeverij zich steeds meer gaan richten op digitale hulpmiddelen. Het hart van het digitale aanbod van de uitgeverij is de online database, die het laatste nieuws, tools, juridische beslissingen en nog veel meer biedt dat belangrijk is voor het dagelijkse werk van de gebruikers. Maar de producten zijn niet het enige dat de uitgeverij steeds meer digitaliseert; ze brengt ook geleidelijk haar interne processen in kaart in de digitale wereld.

Processen voor de productie van tekstboeken versnellen

Het ontwerpen en schrijven van een tekstboek is een complex proces. Bij elke titel moeten auteurs en uitgevers veel nieuwe informatie genereren, verzamelen en controleren. Deze informatie moet ook verweven worden tot een geheel dat meer is dan de som der delen. Aan de creatieve kant betekent dit ervoor zorgen dat er een gemeenschappelijke thematische rode draad is en aan de uitgeverskant betekent dit het implementeren van een gestandaardiseerd en gedigitaliseerd proces. Met de hulp van softwarefabrikant d.velop AG heeft NWB Verlag in Herne een nieuw digitaal proces gecreëerd voor de productie van tekstboeken. De nieuwe softwareoplossing heet "BooX" en versnelt niet alleen de processen - en dus de productie - maar zorgt ook voor transparantie in het proces, waardoor de acceptatie onder de betrokken medewerkers toeneemt. Met BooX is alle informatie over het boek en het proces nu digitaal te vinden op één plek en met de kortst mogelijke toegangstijden.

De d.velop oplossing in één oogopslag

Taak: het digitaliseren van het productieproces van een gedrukte publicatie. Alle processen en werkstappen die betrokken zijn bij het maken van een gedrukte publicatie moesten digitaal in kaart worden gebracht. Er moesten tot 120 documenten per boek worden opgeslagen, gearchiveerd en van versies worden voorzien - en dat tot 280 keer per jaar. De oplossing moest ook de productiesnelheid verhogen en transparantie bieden.

• Papieren workflows digitaliseren
• Informatie centraal toegankelijk maken
• Snelle toegang tot informatie bieden
• Productiesnelheid verhogen

Doelstellingen van het project: Met de nieuwe software wilde NWB Verlag alle productiestappen in de productie van een nieuw boek digitaliseren, vanaf het idee om het boek te schrijven tot en met de redactie, productie, marketing en distributie van het boek. Bij een dergelijk proces zijn ongeveer 180 mensen betrokken, die allemaal in de oplossing moeten worden opgenomen.

Procedure: De belangrijkste taak in de procedure was het analyseren en visualiseren van alle relevante handmatige workflows in de uitgeverij. Tijdens deze onderzoeks- en analysefase moesten de partners de eerste beslissingen nemen over hoe een software voor het digitaal implementeren van deze workflows eruit zou komen te zien. De uitgeverij stelde een procesteam samen dat tijdens de planningsfase eisen formuleerde voor de software. De partners volgden de Scrum-methode om een agile ontwikkeling te garanderen.

Resultaat: De nieuwe software heet BooX en is sinds half juli 2018 in gebruik op alle afdelingen van NWB Verlag. BooX vergroot de transparantie van het hele proces: alle afdelingen kunnen zien welke stappen er voor of na hun eigen stap in het proces zijn gezet, wat de acceptatie vergroot omdat medewerkers buiten hun eigen "hokje" kunnen kijken. De software bespaart ook tijd, bijvoorbeeld door snellere toegang tot documenten en dossiers.

Eerste stap: analyse van alle handmatige workflows

Om de interne processen te digitaliseren, analyseerde en visualiseerde een team alle handmatige workflows in de uitgeverij. Tijdens deze fase moest de uitgeverij de eerste beslissingen nemen over hoe software voor het digitaal implementeren van deze processen eruit zou zien. Het printboekproces werd geselecteerd als het eerste proces dat digitaal geïmplementeerd moest worden. De uitgeverij stelde hiervoor een projectteam samen. In het team zat één medewerker van elke afdeling die later met de software zou werken. Volgens Andrea Weigert, projectmanager voor Project- en Procesmanagement (PPM) bij NWB Verlag, lag de focus van de discussies op de vraag: "Waar kunnen we documenten, zoals dockets, opslaan zodat ze voor iedereen toegankelijk zijn en centraal (op alle afdelingen) in hun laatste versie worden opgeslagen?".

• Documenten toegankelijk voor iedereen
• Documenten centraal opgeslagen in hun meest actuele versie
• Digitaal proces geïmplementeerd in een webapplicatie
• Volledig printboekproces in kaart gebracht

Tijdens de planningsfase formuleerde het projectteam verdere softwarevereisten. Het hele proces moest bijvoorbeeld worden geïmplementeerd in een gemeenschappelijke webapplicatie (SharePoint). Naast gecentraliseerde documentopslag hadden ze ook de mogelijkheid nodig om taken toe te wijzen. Een ander verzoek van het projectteam: het hele printboekproces in kaart brengen met de software en elke gebruiker de huidige status van de verschillende cases binnen het proces laten zien.

d.velop als partner

De toekomstige partner van het bedrijf zou aan alle eisen van het projectteam moeten voldoen. Na een gestandaardiseerde selectieprocedure en verschillende gesprekken koos de uitgeverij d.velop als partner. "We keken elkaar in de ogen en zeiden: ja! Dat past. En dat was het begin van een fantastische nieuwe relatie," zegt NWB projectmanager Andrea Weigert bij het beschrijven van de samenwerking. Het project ging in juli 2017 van start met als doel om medio 2018 live te gaan. Het projectteam had al een naam voor de software bedacht: BooX. Andrea Weigert legt snel uit hoe ze op de naam zijn gekomen: "BooX-de Boo staat voor boek, en de X staat voor zoveel meer."

Procedure

Het team realiseerde het project in vijf fasen, die volgens Scrum "sprints" worden genoemd. Door deze agile aanpak heeft het team veel geleerd, zowel aan de kant van d.velop - met betrekking tot de exacte eisen en wensen van de klant - als aan de kant van de NWB. Andrea Weigert prijst de agile aanpak: "Bij elke stap werden we ons een beetje meer bewust van wat we eigenlijk wilden." In de loop van het project kreeg de software een steeds concretere vorm.

Het projectteam testte de BooX software na elke sprint, met drie verschillende soorten boeken als voorbeeld. Hierdoor kon het team in de loop van het project nieuwe eisen of wijzigingen aan Markus Gevers voorleggen, zodat deze samen op een agile manier geïmplementeerd konden worden. Door deze aanpak konden belangrijke wijzigingen in de software worden opgenomen terwijl de ontwikkeling nog gaande was. Het resultaat toont een van de sterkste punten van Scrum: de mogelijkheid om complexe software stap voor stap te ontwikkelen terwijl de eisen van de klant nauwlettend in acht worden genomen.

Voortgang van het project

Hoewel de start van een project altijd een beetje magisch voelt, moet je soms eerst de juiste projectmanager vinden. De d.velop projectmanager moest passen bij de bedrijfscultuur van de klant, omdat dit bepalend is voor het succes van het project. De chemie tussen klant en projectmanager moet precies goed zijn. En als het de eerste keer niet lukt, kan d.velop terugvallen op een pool van hooggekwalificeerde projectmanagers met een schat aan professionele expertise.

De ervaring leert dat er altijd wel iemand is die bij de bedrijfscultuur past. Andrea Weigert: "Markus Gevers was de juiste projectmanager voor ons. Hij spreekt onze taal perfect en we konden het vanaf het begin goed met elkaar vinden." Aan het begin van het project kozen beide partijen voor een agile aanpak van het BooX-project. De interne ontwikkelafdeling van NWB Verlag werkt al met Scrum en de projectmanager aan de kant van NWB was zelfs een Scrum Master. De betrokkenen van d.velop waren ook getraind in Scrum. Scrum is een projectmanagementaanpak die de voorkeur geeft aan tussentijdse resultaten boven een lange en mogelijk verspillende planningsfase voor de start van het project.

Wat doet de nieuwe software?

De softwareoplossing BooX, die d.velop AG samen met NWB Verlag heeft ontwikkeld, brengt het hele proces en alle werkstappen bij het maken van een gedrukt boek digitaal in kaart, vanaf het idee om het boek te schrijven tot en met de bewerking, productie, marketing en distributie van het boek. Ongeveer 180 mensen zijn betrokken bij een dergelijk proces. Per boek worden tot 120 documenten opgeslagen, gearchiveerd en van versies voorzien - en dat tot 280 keer per jaar. Dankzij de oplossing van d.velop AG is alle informatie over het product en het proces altijd snel en op één plek te vinden. De informatie is gestructureerd door deze onder te verdelen in hoofdprocessen en processtappen. Hierdoor kan elke gebruiker snel zien wat waar bewerkt moet worden en in welke context.

• Kortere toegangstijden
• Traceerbare en transparante werkstappen
• Hoge acceptatie door transparantie
• Het hele proces in kaart brengen

Projectdoelen en -resultaten: snelle toegang tot documenten, transparante processen, hogere productiviteit

BooX is live sinds half juli 2018 en wordt gebruikt door alle afdelingen van NWB Verlag. De software verhoogt de transparantie van het hele proces, waardoor alle afdelingen kunnen zien welke stappen er voor of na hun eigen stap in het proces zijn genomen. Andrea Weigert schrijft deze mogelijkheid om buiten de eigen "doos" te kijken toe aan de toenemende acceptatie onder de verschillende afdelingen, die anders nauwelijks contactpunten zouden hebben. De tijdsbesparing die het digitale proces oplevert, is ook al zichtbaar. NWB Verlag is al begonnen met meer dan 100 boeken in BooX, legt Andrea Weigert uit. Uiterlijk eind 2018 - ongeveer een half jaar na de start van het project - zou het eerste boek moeten verschijnen dat volledig in BooX is verwerkt. Het vorige proces voor het maken van een boek duurde tussen de drie maanden en een jaar, vanaf het idee tot het moment dat het in de handen van een lezer was. "Over het algemeen zijn we erg tevreden over de samenwerking. De communicatie, de planning en de implementatie van de kant van d.velop waren geweldig. Ze kwamen al hun beloften na en ook al waren er onderweg een paar kleine dingen, het project was zeer succesvol. Het hele project werd volgens schema afgerond," zegt Andrea Weigert.