Referentieproject Klinikum Westmünsterland

Het Klinikum Westmünsterland werkt efficiënter dankzij de gecentraliseerde factuurverwerking in SAP.

Klinikum Westmünsterland GmbH stroomlijnt administratieve processen

Klinikum Westmünsterland GmbH is een zorggroep met hoofdkantoor in Ahaus, in het district Borken. De onderneming exploiteert zes ziekenhuizen in Ahaus, Vreden, Stadtlohn, Bocholt, Rhede en Borken, met in totaal 1.485 bedden en ongeveer 55.000 opgenomen patiënten per jaar. Daarnaast exploiteert het zes bejaarden- en verpleeghuizen met gemiddeld 80 bewoners per stuk, vier dagopvangcentra en een dochteronderneming, Gesundheitszentrum Westmünsterland GmbH, die fysiotherapie en ergotherapie aanbiedt. In totaal heeft Klinikum Westmünsterland GmbH ongeveer 5.500 medewerkers in dienst.

• 80000 Facturen worden jaarlijks ontvangen op de locaties van het Klinikum Westmünsterland.
• 55000 Patiënten elk jaar in het ziekenhuis worden opgenomen.

Gecentraliseerde factuurverwerking in Ahaus

Het district Borken strekt zich uit over ongeveer 1.400 vierkante kilometer in het westelijke Münsterland, langs de Nederlandse grens. Zes ziekenhuizen, zes verzorgingstehuizen en vier dagopvangcentra hebben hun krachten gebundeld in een gedecentraliseerde structuur onder de paraplu van Klinikum Westmünsterland GmbH. Hoewel deze decentralisatie veel voordelen biedt voor een uitgebreide regionale gezondheidszorg, heeft ze in het verleden ook voor bepaalde uitdagingen gezorgd. “We hadden een groot aantal adressen, wat een aanzienlijke administratieve last met zich meebracht”, legt Werner Lentfort, commercieel directeur van het Klinikum, uit. Een gebied dat hier bijzonder onder leed, was de factuurverwerking.

Jaarlijks komen er meer dan 80.000 inkomende facturen binnen op de verschillende locaties van Klinikum Westmünsterland GmbH. Vroeger kwamen de meeste daarvan op papier binnen. „Dit betekende voor ons een enorme logistieke uitdaging, aangezien onze administratieve afdelingen, waaronder de financiële boekhouding, gecentraliseerd zijn in Ahaus“, legt Lentfort uit.

Eerder: Uitdagingen bij de verwerking van facturen

Vóór de invoering van de op SAP gebaseerde factuurverwerking (ERV) moesten alle inkomende facturen fysiek van de gedecentraliseerde vestigingen naar Ahaus worden vervoerd. „Dit leidde keer op keer tot problemen – facturen raakten zoek, kortingen voor vroegtijdige betaling werden gemist of er werden aanmaningen ontvangen“, herinnert Lentfort zich. „Om dit proces te verbeteren, zijn we het project ‘Digitale factuurverwerking’ gestart.“

Digitalisering en centralisatie: een langetermijnstrategie

Bij het Klinikum Westmünsterland wordt al jaren gewerkt aan de digitalisering en centralisatie van processen. De organisatie heeft haar digitale infrastructuur gestaag verder ontwikkeld en tegelijkertijd synergieën nagestreefd door middel van consolidatie. “Het is voor ons een continu proces. In de afgelopen 10 tot 15 jaar hebben we onze documentatie steeds verder gedigitaliseerd”, zegt Lentfort. Dit initiatief kwam de afgelopen vijf jaar in een stroomversnelling, te beginnen op de grootste locatie van de groep in Bocholt.

Gecentraliseerde inkoop en logistiek

Ook de inkoopprocessen hebben een transformatie ondergaan. „De afgelopen jaren hebben we veel aspecten van de centralisatie geoptimaliseerd en gestandaardiseerd”, zegt Mathias Tenkamp, Sales Manager Healthcare & Welfare bij d.velop. Een belangrijk voorbeeld hiervan is het centrale magazijn in Ramsdorf, waar alle goederen voor het Klinikum worden opgeslagen en naar de verschillende vestigingen worden gedistribueerd. Dit betekende een grote stap voorwaarts voor de factuurverwerking, aangezien alle bijbehorende documenten nu op één centrale locatie binnenkomen.

Digitale factuurverwerking: een belangrijke mijlpaal

Uiteindelijk waren het Werner Lentfort en de directeur van het Klinikum Westmünsterland – die ook verantwoordelijk is voor de IT – die inzagen dat er verbeteringen nodig waren in de factuurverwerking. “Naast de digitalisering van patiëntendossiers, waarmee we al bezig waren, was digitale factuurverwerking een cruciale stap om de logistieke inspanningen te verminderen”, concludeert Lentfort. Het doel was ook om processtappen transparanter te maken en de interne en externe informatiestromen te versnellen. “En niet in de laatste plaats om te voorkomen dat we kortingen voor vroege betaling mislopen door lange verwerkingstijden – daarom is het project gestart.” 

Een leverancier voor factuurverwerking kiezen: d.velop als betrouwbare partner

Om het volledige ERV-proces binnen SAP te implementeren, was een geschikte leverancier nodig. Eén kandidaat was al goed bekend binnen de organisatie: d.velop. “Die beslissing was eigenlijk vrij eenvoudig”, zegt Werner Lentfort, commercieel directeur, “aangezien we al jaren met d.velop samenwerken – bijvoorbeeld op het gebied van digitale archivering en de digitalisering van patiëntendossiers.” Er werden verschillende systemen bekeken, maar uiteindelijk werd het project aan d.velop gegund, “ook om onze bestaande samenwerking uit te breiden.” 

Integratie van ERV in SAP, Amor3 en Wave

“Het was een standaard SAP-project voor factuurverwerking”, legt Siggi Piastowski, Key Account Consultant bij d.velop, uit. Er was echter één belangrijk verschil: “De klant maakt gebruik van twee aanvullende systemen van derden die essentieel zijn voor hun bedrijfsvoering.” Dit zijn Amor3, een inkoop systeem dat veel wordt gebruikt in apotheken en ziekenhuizen, en het levenscyclusbeheersysteem Wave. "De uitdaging was om een uitbreiding te ontwikkelen die niet alleen facturen naar SAP zou overbrengen, maar ook naar deze andere applicaties, waardoor een gedeeltelijke automatisering van gerelateerde processen mogelijk zou worden."

Succesvolle projectuitvoering ondanks de pandemie

De projectfase na de selectie van de dienstverlener verliep anders dan bij eerdere d.velop-projecten. „De uitvoering ging in 2020 van start, tijdens de COVID-19-pandemie. De eerste bijeenkomst vond fysiek plaats, maar alle daaropvolgende sessies werden via videoconferentie gehouden“, herinnert Werner Lentfort zich. „Het hele project moest op afstand worden aangestuurd, waarbij vergaderingen uitsluitend online en af en toe telefonisch plaatsvonden.“ Ondanks enkele kleine vertragingen werd het project binnen ongeveer een jaar succesvol afgerond. 

d.velop: Betrouwbaarheid en hechte samenwerking

Werner Lentfort waardeert vooral de betrouwbaarheid van het team van d.velop. „We kenden hen al van eerdere projecten“, zegt hij. „Hun snelle reactietijden en de hechte samenwerking – niet alleen op professioneel, maar ook op persoonlijk vlak – hebben echt indruk op ons gemaakt. Die combinatie heeft ons uiteindelijk overtuigd.“ 

Grootste uitdaging: de verscheidenheid aan faciliteiten

Waren er grote hindernissen tijdens de implementatie? Lentfort aarzelt geen moment: „De grootste uitdaging was ongetwijfeld de diversiteit van onze vestigingen”, zegt hij . „We hadden vijftien postkamers die papieren facturen ontvingen. Het was gezien het grote aantal locaties een enorme klus om ze allemaal op één lijn te krijgen, het personeel op te leiden en het hele concept te centraliseren.” Een andere grote uitdaging, die nog steeds gaande is, is de integratie van Amor3 als extern inkoopsysteem.

Digitale ERV zorgt voor meer transparantie en efficiëntie

De efficiëntiewinst is duidelijk: „Een opvallend voordeel is de transparantie – facturen zijn op elk moment toegankelijk“, zegt Lentfort. „Herinneringen komen nu nog maar zelden voor en het tijdrovende zoeken naar facturen is vrijwel volledig verdwenen.“ Hij voegt eraan toe dat het verlies van kortingen voor vroegtijdige betaling aanzienlijk is teruggedrongen en dat de betalings- en boekingsprocessen veel gestroomlijnder zijn geworden. „Ik heb van alle betrokkenen alleen maar positieve reacties gekregen.“

Overwegend positieve reacties op ERV – enkele bedenkingen

Volgens Werner Lentfort waren er binnen de organisatie geen grote bedenkingen tegen de invoering van digitale factuurverwerking in SAP. De reacties waren zelfs overwegend positief. “Natuurlijk hadden sommige afdelingen hun bedenkingen”, merkt hij op , “maar die hadden niet zozeer betrekking op de digitalisering van de factuurverwerking zelf, maar eerder op de integratie van systemen van derden, zoals de lifecycle management-tool Wave.” Het probleem was dat bepaalde processtappen zouden worden uitbesteed. “Die worden dan centraal en digitaal afgehandeld en kunnen niet langer rechtstreeks worden gecontroleerd.”

Opleidingsinitiatief voor 300 ERV-gebruikers

Om ervoor te zorgen dat iedereen de nieuwe software goed zou begrijpen, werd een uitgebreid opleidingsprogramma opgezet. „We hebben in elk ziekenhuis opleidingssessies georganiseerd, die door ongeveer 300 gebruikers werden bijgewoond“, herinnert Werner Lentfort zich. „De sessies werden gegeven door leden van de projectwerkgroep.“ Een speciaal daarvoor samengesteld projectteam hield toezicht op de implementatie. Daarnaast werden een centraal ontwikkelde en gecoördineerde PowerPoint-presentatie en instructievideo’s vooraf online beschikbaar gesteld. 

Verdere samenwerking met d.velop gepland

Verdere samenwerking tussen Klinikum Westmünsterland GmbH en d.velop staat vast op de agenda. Hoewel dit „op dit moment nog niet op commercieel gebied plaatsvindt“, legt Lentfort uit, „zijn er wel ruwe plannen op de HR-afdeling – bijvoorbeeld digitale loonstrookjes en soortgelijke initiatieven.“ Op dit moment ligt de focus volgens hem duidelijk op de digitalisering van patiëntendossiers en medische processen. „En dat bepaalt natuurlijk de prioriteiten in onze samenwerking met d.velop.“ 

Medewerkers in een vroeg stadium betrekken en hen op de hoogte houden

Als belangrijke succesfactor voor het digitaliseringsproject van ERV – en een factor die geldt voor alle digitaliseringsinitiatieven – geeft Werner Lentfort het volgende advies: „Het is essentieel om alle betrokken medewerkers in een vroeg stadium bij het project te betrekken en hen in de projectgroep op te nemen.“ Idealiter, zo legt hij uit, „moeten alle afdelingen en vestigingen vertegenwoordigd zijn om een breed projectperspectief te waarborgen. En het is belangrijk om zoveel mogelijk experts en belanghebbenden op elke locatie zo vroeg mogelijk en voortdurend op de hoogte te houden.“

Softwaredemonstratie

Meer informatie over d.velop-software

Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.