Referentieverhaal Hermann Bantleon GmbH

DMS-migratie zonder tijdsdruk: testomgeving opgezet

En de DMS-migratie? Bantleon kon het zonder tijdsdruk en met een grondige voorbereiding aanpakken: "Na de eerste workshop hebben we in eerste instantie een testomgeving opgezet naast ons huidige systeem, waarbij we de tijdens die sessie opgedane inzichten hebben meegenomen", legt Alexander Bunk, hoofd IT, uit. Deze projectfase moest vanwege de pandemie volledig digitaal verlopen via Microsoft Teams - en dat werkte uitstekend, vertelt hij enthousiast. De samenwerking binnen het projectteam was zowel professioneel als collegiaal. "We hebben ook interne enquêtes gehouden en met de resultaten daarvan is rekening gehouden."

Integratie in kernsystemen voorbereid binnen de testomgeving

In nauwe samenwerking met de afzonderlijke afdelingen en d.velop werd een testsysteem ontwikkeld dat de bijgewerkte vereisten weerspiegelde en waarmee de geplande integraties in de kernsystemen konden worden voorbereid. De systeemstructuren moesten voldoende worden vastgesteld zodat medewerkers gemakkelijk door het systeem konden navigeren en documenten intuïtief konden classificeren en opslaan. "Dit alles verliep absoluut soepel en moeiteloos met het d.velop team."

Lage toetredingsdrempel door CRM-integratie

Een grote 'big bang'-uitrol werd bewust vermeden. "Daarom zijn we begonnen met het maken van integraties met ons CRM-systeem, waardoor gebruikers documenten direct vanuit de vertrouwde interface kunnen openen", zegt Alexander Bunk, die een belangrijk principe beschrijft. "Dit verlaagt de toegangsdrempel aanzienlijk." Het systeem wordt nu stap voor stap geïntroduceerd.

Oude structuren doorbreken en werknemers betrekken

De projectleiders van Bantleon hebben waardevol advies voor soortgelijke initiatieven. Alexander Bunk vertelt: "Je moet goed nadenken over hoe je de vastgeroeste structuren die door het vorige documentbeheersysteem zijn gecreëerd, kunt doorbreken." Hij raadt sterk af om te proberen het oude systeem te kopiëren binnen het nieuwe. Hij raadt ook aan: "Het is belangrijk om medewerkers te betrekken bij het selectie- en requirementsproces door middel van interne enquêtes." Deze input is van onschatbare waarde om het nieuwe systeem vanaf het begin goed in te richten.

Bantleon waardeert de diepgaande expertise van d.velop

Voor Bantleon is een van de belangrijkste factoren bij IT-projecten het hebben van een fabrikant met diepgaande expertise en een nauwe samenwerking met een ervaren projectteam. Dit zijn kwaliteiten waar d.velop bij Bantleon al om bekend staat. Net zo belangrijk is het feit dat "de leverancier niet alleen zijn eigen producten kent, maar ook ervaring heeft met systemen van derden, zoals het CRM waarin de oplossing later wordt geïntegreerd", legt Alexander Bunk uit. "In ons geval was dat Microsoft Dynamics 365 Business Central. Omdat de experts van d.velop daar ook bekend mee zijn, was het niet nodig om tijdens het project een derde partij in te schakelen - we konden efficiënt met een kernteam aan de implementatie werken." Dit werd mogelijk gemaakt door de gestandaardiseerde interface naar Microsoft Dynamics 365 Business Central, ontwikkeld door de jarenlange en nauwe ontwikkelingspartner Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH.

Cloud-gebaseerd DMS maakt mobiele toegang mogelijk vanuit het CRM-systeem

Wat zijn de voordelen van het nieuwe DMS? "We hebben nu een uitstekende integratie met ons CRM," legt Alexander Bunk uit. "Voorheen hadden onze buitendienstmedewerkers helemaal geen toegang tot het oude DMS via het CRM-systeem." Met de huidige cloud-gebaseerde oplossing is toegang nu zelfs onderweg mogelijk. Natuurlijk opent de cloud DMS ook geheel nieuwe mogelijkheden voor werken op afstand en thuiskantoren. De verouderde en verwarrende gebruiksvriendelijkheid is vervangen door een moderne, intuïtieve interface en de naadloze integratie van bestaande webapplicaties maakt de bediening aanzienlijk handiger en gebruiksvriendelijker.

Digitaliseringsworkshop met d.velop onthult nieuwe mogelijkheden

Vooruitkijkend is er waarschijnlijk nog meer te doen op het gebied van digitalisering bij Bantleon. "De digitaliseringsworkshop met d.velop heeft zeker veel bijgedragen", zegt Alexander Bunk en geeft een voorbeeld: "Onze vrachtwagenchauffeurs hebben nog steeds papieren afleverbonnen bij zich die ondertekend moeten worden - misschien overwegen we in de toekomst elektronische alternatieven." Hoewel er nog geen concrete plannen zijn, beginnen de ideeën al vorm te krijgen.

Handmatige processen digitaliseren en de werkdruk van het personeel verlagen

"We willen vooral handmatige processen digitaliseren", vervolgt Bunk. "In onze gesprekken werd duidelijk dat medewerkers herhaaldelijk dezelfde soorten documenten op dezelfde locaties opsloegen." Het doel is om medewerkers te ontlasten door repetitieve taken te automatiseren. Er zijn ook plannen om het invoerbeheer te optimaliseren: "In plaats van individuele scanners op elke werkplek, zullen ondertekende leveringsbonnen centraal worden gescand met een multifunctioneel apparaat, gelezen via een barcode en automatisch gearchiveerd in het juiste digitale dossier binnen het d.velop archief."

Subprojecten implementeren in plaats van een Big Bang

En welk advies heeft hij voor andere bedrijven die hun digitaliseringsinspanningen willen bevorderen? Alexander Bunk raadt aan om de tijd te nemen en, indien nodig, twee systemen een tijdje parallel te laten draaien. "Op die manier wordt het hele proces op de lange termijn veel duurzamer."