Referentieverhaal FH Münster
FH Münster vertrouwt op ECM-technologie om interne processen te verbeteren.
FH Münster optimaliseert interne processen met behulp van Enterprise Content Management (ECM) technologie. Of het nu gaat om het geven van opdrachten aan externe docenten, het beheren van contracten of het verwerken van elektronische facturen - FH Münster verbetert zijn interne workflows al enige tijd door het gebruik van ECM-technologie.
Prof. dr. Tobias Rieke doceert en doet onderzoek aan het Instituut voor Procesmanagement & Digitale Transformatie. Sinds 2015 leidt hij digitaliseringsprojecten bij FH Münster, waarbij hij zich met name richt op de implementatie van elektronische factuurverwerking en digitale dossiers. In het begin voerde hij een landelijke enquête uit onder Duitse universiteiten.
De resultaten: Een derde van de Duitse universiteiten beschikte al over ECM-systemen, een ander derde was bezig met de implementatie en de overige instellingen moesten nog beginnen. Sindsdien is het percentage universiteiten dat is uitgerust met ECM-technologie waarschijnlijk aanzienlijk gestegen.
Het gebruik van ECM in het hoger onderwijs wint sterk aan belang.
Prof. Dr. Tobias Rieke
Instituut voor procesbeheer en digitale transformatie bij FH Münster
ECM als kwaliteitsinitiatief bij FH Münster
Het gebruik van Enterprise Content Management (ECM) is een belangrijk kwaliteitsthema geworden bij FH Münster. De redenen zijn duidelijk - en ze waren doorslaggevend bij de beslissing van de universiteit om in 2017 een ECM-systeem te introduceren. Gezien de geografisch verspreide faculteiten en centrale diensten biedt het werken met digitale documenten een aanzienlijke efficiëntiewinst voor elke universiteit. Personeelsdossiers, facturen, contracten en andere documenten zijn nu tegelijkertijd toegankelijk vanaf meerdere locaties. Naast de HR- en financiële afdelingen gaven ook de faculteiten Gezondheidszorg, Maatschappelijk Werk en Bedrijfswetenschappen aan dat ze een elektronisch archiefsysteem wilden. Prof. Dr. Tobias Rieke nam de rol van projectmanager op zich voor de implementatie van een documentbeheersysteem. Het project is gebaseerd op het Wandelwerk, het centrum voor kwaliteitsontwikkeling van FH Münster.
De software werd in heel Europa aanbesteed en FH Münster koos duidelijk voor d.velop documents (voorheen op de markt gebracht als d.3ecm). De oplossing werd kort daarna geïmplementeerd door d.velop public sector GmbH (voorheen codia Software GmbH). "We zochten een partner voor de hele universiteit en d.velop maakte de beste indruk," zegt Tobias Rieke. Er werd rekening gehouden met een groot aantal vereisten, waaronder IT-beveiliging. Terwijl integratie met gespecialiseerde administratieve systemen vaak een belangrijk punt is voor lokale overheden, was het hier minder kritisch vanwege het meer gestroomlijnde IT-landschap in het hoger onderwijs. Belangrijker was de beschikbaarheid van open interfaces om systeemoverschrijdende processen en diensten te ondersteunen. Het ECM-project begon met contractbeheer en digitale onderwijsopdrachten, waaronder het elektronisch aanvragen, toewijzen en factureren van onderwijsopdrachten.
50 medewerkers
gebruiken het contractbeheersysteem van d.velop in de laatste fase van implementatie.
700 Onderwijsopdrachten
worden jaarlijks uitgegeven door FH Münster.
13 faculteiten
gebruiken nu d.velop documenten voor het beheren van digitale lesopdrachten.
Contractbeheer als uitgangspunt
Het commerciële facilitaire team van de universiteit behandelt een groot aantal contracten op het gebied van diensten en onderhoud. Wanneer deze contracten zowel fysiek als elektronisch op netwerk- en lokale schijven zijn opgeslagen, wordt de toegang tot deze gegevens lastig en is het vaak onduidelijk of de meest actuele versie wordt gebruikt. Het bewaken van annuleringstermijnen is ook moeilijk, omdat er voorheen alleen zelfontwikkelde oplossingen waren op basis van Office-tools - gevoelig voor fouten en inconsistenties. De contractbeheermodule van d.velop biedt een oplossing en zal daarom worden uitgerold naar andere gebieden van de universiteit. Hieronder vallen aanvullende contracttypes zoals samenwerkingsovereenkomsten met andere universiteiten of raamovereenkomsten met financiële dienstverleners.
Contractbeheer is van strategisch belang voor de hele universiteit - vooral in het licht van de invoering van paragraaf 2b van de Duitse BTW-wet (UStG), die bepaalt dat openbare instellingen BTW-plichtig zijn als ze zelfstandig en op duurzame basis inkomsten genereren. Het contractbeheersysteem is bedoeld om de universiteit te ondersteunen bij het beoordelen of contracten onder deze regeling vallen. FH Münster ontwikkelt een overeenkomstig beoordelingskader. Op dit moment worden contracten gescand en bestaande Excel-gebaseerde contractgegevens overgezet naar het systeem. Zodra het systeem volledig is geïmplementeerd, zullen ongeveer 50 medewerkers met het contractbeheersysteem werken.
eTeaching-opdrachten betrekken de hele universiteit erbij
Terwijl het contractbeheer voornamelijk gericht is op centrale administratieve en service-eenheden, zijn ook de faculteiten van de universiteit betrokken bij het proces van eTeaching-toewijzingen. Prof. dr. Tobias Rieke legt uit: "Dit onderwerp was ideaal als proefproject omdat het zich richt op een proces dat echte toegevoegde waarde biedt op veel gebieden - faculteiten, de HR-afdeling, personeelsraad en financiële afdeling - die allemaal betrokken zijn bij onderwijsopdrachten." Tegenwoordig gebruiken alle 13 faculteiten van FH Münster d.velop documenten voor het beheer van eTeaching-opdrachten.
Wat is een eTeaching-opdracht?
Een eTeaching-opdracht verwijst naar het proces van het geven van opdrachten aan externe docenten, volledig elektronisch, zonder stappen op papier. Bij FH Münster worden elk jaar ongeveer 700 onderwijsopdrachten verstrekt.
Volledig gedigitaliseerde workflows voor toewijzing van onderwijsopdrachten en facturering
Voor elke onderwijsopdracht vullen de faculteiten nu een elektronisch formulier in, dat vervolgens wordt doorgestuurd naar de HR-afdeling voor verdere verwerking en definitieve goedkeuring. Een groot deel van deze opdrachten moet ook worden voorgelegd aan de personeelsraad voor medezeggenschap. Voorheen verliep het hele proces deels op papier en deels via PDF-formulieren en Excel-spreadsheets. De uiteindelijke goedkeuring werd op papier per post aan de docent gegeven.
Papiervermindering was echter niet de belangrijkste drijfveer achter het ECM-project eTeaching Assignment. De focus lag op procesverbetering en naadloze, media-breakvrije samenwerking tussen afdelingen - waardoor locatie-onafhankelijke workflows mogelijk werden. Vandaag de dag wordt het hele proces van onderwijsopdrachten volledig elektronisch afgehandeld binnen het ECM-systeem. De oplossing d.velop documents ondersteunt faculteiten bij het invullen van het aanvraagformulier. Dit wordt vervolgens via de workflow doorgestuurd naar de HR-afdeling. Als medezeggenschap vereist is, wordt automatisch een sjabloon gegenereerd en met één druk op de knop ingediend bij de personeelsraad. De raad stuurt zijn beslissing direct terug via het systeem.
De uiteindelijke onderwijsopdracht wordt ook elektronisch verstrekt: d.velop documents stuurt een e-mail met het automatisch gegenereerde opdrachtdocument naar de docent - waardoor het proces volledig papierloos verloopt. "De feedback is zeer positief. Alle organisatorische eenheden die bij het proces betrokken zijn, zijn zeer tevreden", zegt Katrin Hochmann van het Process Management Team bij Wandelwerk, die verantwoordelijk was voor de implementatie van het eTeaching opdrachtsysteem. Het systeem ondersteunt ook het factureringsproces voor onderwijsopdrachten. Naast voltijdse opleidingen zijn nu ook onderwijsopdrachten voor deeltijdse masteropleidingen in het systeem geïntegreerd. Als gevolg hiervan worden alle toewijzingen van onderwijsopdrachten en factureringsprocessen bij FH Münster nu elektronisch afgehandeld.
Digitaal studentendossier in HISinOne als volgende stap
FH Münster heeft als een van de eerste universiteiten in Duitsland HISinOne volledig geïmplementeerd en is van plan om in 2020 te beginnen met de integratie van het digitale studentendossier met behulp van d.velop-documenten. De interface van de universiteitssoftware is uitgebreid aangepast en geïntegreerd in het "myFH"-portaal, waar studenten zich kunnen registreren voor colleges en seminars en hun examenresultaten kunnen bekijken.
d.velop documenten zullen in de toekomst ook in dit portaal geïntegreerd worden. De implementatie van het digitale studentendossier houdt in dat moet worden voldaan aan een groot aantal eisen van examenbureaus en afdelingssecretariaten en dat er een nieuwe autorisatiestructuur moet worden opgezet. Dit betekent een aanzienlijke hoeveelheid werk voor zowel FH Münster als de experts van d.velop - maar het biedt ook de mogelijkheid om voort te bouwen op eerdere successen van de universiteit op het gebied van procesverbetering door digitalisering.
Software-Demo
Meer informatie over de d.velop software
Vraag met een paar klikken uw persoonlijke live demo van de d.velop software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel je vragen direct. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.