Referentieverhaal Energiekontor AG
Succes door wetgeving
1990. De Electricity Feed-In Act wordt van kracht. Wat eenvoudig klinkt, bleek een ecologische en economische triomf te zijn: als voorloper van de huidige Wet Hernieuwbare Energie verplichtte de Feed-In Act elektriciteitsleveranciers om stroom opgewekt uit hernieuwbare bronnen aan te kopen en te compenseren.
In Bremerhaven onderkenden zakenpartners Günter Lammers en Dr. Bodo Wilkens onmiddellijk het belang van de nieuwe wetgeving. Ze richtten Energiekontor Windkraft GmbH op. In 1994 had Energiekontor haar eerste windmolenpark gebouwd in Misselwarden bij Bremerhaven - tien turbines met elk een capaciteit van 500 kilowatt. In die tijd waren dit de grootste windturbines op de markt.
In de loop der jaren kwamen wind- en zonne-energie in een stroomversnelling. Ze werden zo aantrekkelijk dat Energiekontor niet alleen elektriciteit begon te produceren met eigen installaties, maar ook begon met de ontwikkeling van wind- en zonneparken in binnen- en buitenland. Vandaag de dag hebben deze pioniers van hernieuwbare energie kantoren in Duitsland, het Verenigd Koninkrijk, Portugal, de Verenigde Staten en Frankrijk.
Digitale handtekening
Product
150
Werknemers
Nutssector
Industrie
Werken op afstand verstoort een gevoelig proces
Het succes van het bedrijf bevestigt niet alleen de oorspronkelijke visie van de oprichters van Energiekontor, maar valideert ook de economische weg die zij kozen. De tekenen wijzen duidelijk in de richting van "groene energie" - en de wereld is er klaar voor. Maar dan, begin 2020, slaat de coronaviruscrisis toe. Terwijl de overgang naar werken op afstand verrassend soepel verloopt, wordt één proces aanzienlijk verstoord: de workflow voor handtekeningen. Met meer dan 300 dochterondernemingen moet elk jaar een groot aantal documenten worden ondertekend - tot wel vier per bedrijf door de algemeen directeuren.
"In het verleden drukten we de documenten af en verspreidden ze ter ondertekening onder de managing directors", herinnert Jaqueline Afzali, administratief medewerker bij Energiekontor, zich. Vóór de pandemie verliep dit proces soepel met slechts een paar uitzonderingen. Eén collega verzamelde alle papieren en zorgde ervoor dat ze werden rondgedeeld. Iedereen die wel eens met papier heeft gewerkt, weet dat er wel eens een document zoek kan raken - dat hoorde er gewoon bij. Maar toen kwam het werken op afstand.
"Digitale handtekeningen werden een dringende noodzaak - een must"
Energiekontor AG overwoog al enige tijd om meer processen binnen de bedrijvengroep te digitaliseren. "Door de coronaviruscrisis werden digitale handtekeningen een dringende noodzaak," legt Jaqueline Afzali uit, "een must. Ondertekenen op papier werd extreem moeilijk terwijl je van thuis uit werkte - zelfs met koeriers. En het was erg duur."
Jaqueline Afzali begon online onderzoek te doen, op zoek naar een oplossing voor digitale handtekeningen. Een grote internationale aanbieder trok als eerste haar aandacht. "Maar veel was in het Engels, onduidelijk en verwarrend," herinnert ze zich. "Uiteindelijk waren er te veel vraagtekens - en de prijzen waren hoog en moeilijk te begrijpen."
Ze zette haar zoektocht voort en ontdekte d.velop sign - een gebruiksvriendelijke oplossing voor digitale handtekeningen. d.velop sign vereist geen speciale hardware zoals kaarten of lezers, en geen software-installatie. Het draait in elke webbrowser, zoals Firefox, Chrome of Edge. Het platform ondersteunt drie niveaus van rechtsgeldige handtekeningen, inclusief gekwalificeerde elektronische handtekeningen, en werkt op elk apparaat - zelfs mobiel. Het verifieert de identiteit van ondertekenaars en beschermt documenten tegen manipulatie nadat ze zijn ondertekend.
Energiekontor AG was al bekend met de software van d.velop AG, omdat ze het documentbeheersysteem en de tools voor het verwerken van digitale facturen hadden gebruikt. Daarom besloot het bedrijf d.velop sign uit te proberen. "d.velop sign is veel transparanter", zegt Afzali. "En de prijzen zijn eenvoudig te begrijpen."
Juridisch bindende handtekeningen met één klik
De uitrol van d.velop sign in oktober 2020 duurde slechts een paar dagen. Al snel wisten medewerkers en directeuren precies welke klikken belangrijk waren. Administratieve medewerkers konden eenvoudig contracten of andere documenten - zoals jaarrekeningen - naar de interface van d.velop sign slepen. Ze bepaalden de tekenvolgorde en het systeem stuurde het document na elke handtekening automatisch door naar de volgende ontvanger. Binnen de interface kon het personeel de status van elk document bijhouden en zien wie er op dat moment verantwoordelijk was voor de ondertekening.
Elke deelnemer ontving een e-mail van d.velop sign wanneer het hun beurt was, waarin ze werden uitgenodigd voor de ondertekeningsinterface. Er konden handtekeningvelden en richtlijnen worden toegevoegd om aan te geven waar ondertekend moest worden. Ontvangers konden vervolgens met één klik ondertekenen. "Dit was een enorme opluchting, vooral voor processen waarbij het directieteam betrokken was," zegt Hendrik Siemes, Sales Manager bij d.velop AG en verantwoordelijk voor de implementatie bij Energiekontor.
"We ontdekten al snel waar digitale handtekeningen het grootste voordeel zouden opleveren: jaarrekeningen voor meer dan 300 dochterondernemingen en ook voor betalingsautorisaties."
"We besparen duizenden vellen papier"
d.velop sign biedt drie niveaus van digitale handtekeningen. Zelfs het eenvoudigste niveau - dat Energiekontor gebruikt - is rechtsgeldig. Contracten kunnen immers ook mondeling of met een handdruk worden afgesloten. Voor deze basishandtekening gebruikt Energiekontor Windows inloggegevens. Voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen - juridisch gelijkwaardig aan handgeschreven handtekeningen - werkt d.velop samen met D-TRUST (een dochteronderneming van de Duitse federale drukkerij) als vertrouwde serviceprovider.
"d.velop sign heeft ons werk aanzienlijk vereenvoudigd - voor jaarrekeningen, volledigheidsverklaringen, contracten en meer," zegt Jaqueline Afzali. "We besparen duizenden vellen papier per jaar, ontelbare werkuren en aanzienlijke kosten. Handmatige taken zoals het controleren van geprinte contracten op volledigheid - soms wel 300 pagina's lang - behoren nu tot het verleden."
Hendrik Siemes voegt hieraan toe: "Veel medewerkers van Energiekontor werken vanuit huis en hebben nu de flexibiliteit om juridisch bindende digitale handtekeningen op afstand te zetten."
Tastbaar spaargeld met d.velop bord:
- Ontelbare werkuren voorheen besteed aan het afdrukken, paraferen en rondsturen van honderden documenten per jaar
- Druk- en onderhoudskosten
- Kosten voor papier, porto, enveloppen en kantoorbenodigdheden
- Nooit meer achter documentstatussen aanzitten
- Nooit meer zoeken naar zoekgeraakte papieren
- Geen tijd meer kwijt met het sturen van kopieën naar externe partijen zoals advocaten of belastingadviseurs
Aanvankelijk werkten alleen de boekhoud- en administratieafdelingen van Energiekontor AG - en alleen op de Duitse locaties - met d.velop sign. In de toekomst zijn meer afdelingen en meer geavanceerde soorten elektronische handtekeningen gepland. Nu al wordt tot 80% van alle documenten die een handtekening vereisen verwerkt met d.velop sign door de relevante teams bij Energiekontor. "Dankzij d.velop sign hebben we altijd een duidelijk overzicht van welk document op dit moment bij welke medewerker is", concludeert Jaqueline Afzali. "Dat is een groot voordeel en een enorme opluchting in ons dagelijks werk."
Software-Demo
Meer informatie over de d.velop software
Vraag met een paar klikken uw persoonlijke live demo van de d.velop software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel je vragen direct. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.