Referentieverhaal Agentschap Landesdomäne

De Zuid-Tiroolse provinciale overheidsdienst voor onroerend goed verkort de verwerkingstijd van facturen van 5 uur tot 20 minuten met digitale verwerking van inkomende facturen

• Verhoogde transparantie
• Kortere doorlooptijden
• Aanpassing van de controle- en goedkeuringsprocessen

Agentschap Landesdomäne

Het Zuid-Tiroolse agentschap voor staatseigendom beheert en bestuurt de land- en bosbouwgebieden die eigendom zijn van het land en de bijbehorende boerderijen en gebouwen. Het is onderverdeeld in 5 gebieden: het landbouwbedrijf Laimburg met zijn boerderijen, het bosbedrijf van het agentschap met zijn bosinspecties, de bostuin Aicha, de houtzagerij Latemar, de bosschool Latemar, het watercentrum voor de bescherming van soorten en de tuinen van kasteel Trauttmansdorff. De afdelingen administratie en vastgoedbeheer zijn verantwoordelijk voor de organisatie. Het 'Landesdomäne Agentschap' is in 2017 ontstaan uit de fusie van het Laimburgse landgoedbeheer en het regionale bos- en domeinbeheerbedrijf.

Beginpositie

De handmatige verwerking van digitale inkomende facturen kost enorm veel tijd en leidt tot hoge kosten. Het verwerken van een papieren factuur kost gemiddeld tussen de tien en twaalf euro en kan wel 14 dagen duren. Een probleem waarvoor Alpin GmbH uit Bozen de passende oplossing heeft: d.3ecm optimaliseert de digitale afhandeling van het boekhoudsysteem in elk bedrijf. Dankzij de verwerking van inkomende facturen wordt de verwerkingstijd aanzienlijk verkort en worden werkstappen aanzienlijk vereenvoudigd.

Hoe succesvol de software in het dagelijks leven werkt, blijkt uit het voorbeeld van het agentschap 'Landesdomäne' in Bolzano. Hun takenpakket omvat tal van activiteiten, waaronder de bescherming en het gebruik van de natuurlijke hulpbronnen van het land. Dit brede spectrum betekent een grote hoeveelheid digitale inkomende facturen, waarvan de meeste afkomstig zijn van de 1.800 bouwplaatsen voor bosbouw. Tijdens de piekperiodes van mei tot oktober zijn er ongeveer 2200 facturen per maand. Voor de volledige verwerking van een van deze digitale facturen had de verantwoordelijke medewerkster mevrouw Mathá 23 afzonderlijke stappen nodig. Van het handmatig opslaan van de factuur als PDF in een Windows-map, het invoeren in een Excel-lijst, het handmatig opstellen van een e-mail naar de verantwoordelijke afdeling tot het bijwerken van de verwerkingsstatus - de benodigde tijd voor alle vereiste stappen bedroeg 4-6 uur per dag. Nadat Alpin een situatieanalyse had uitgevoerd en het proces had geoptimaliseerd, werd een aangepaste digitale workflow geïntroduceerd, waardoor de vereiste inspanning werd teruggebracht tot maximaal 20 minuten per dag. Directeur Josef Schmiedhofer is zeer tevreden: "Vooral in de publieke sector worden betalingen vaak vertraagd door langdurige processen. Na deze succesvolle optimalisatie willen we terugkeren naar de top 10 van de snelste betalers in Italië".

Voordelen voor het agentschap

Dankzij de vele configuratiemogelijkheden bij d.3ecm kunnen de test- en vrijgaveprocessen individueel worden aangepast. Dit verhoogt de transparantie, verkort de doorlooptijden, elimineert transport- en wachttijden en maakt een tijdige maandafsluiting mogelijk. Werken met de slimme software werkt bijna net als op papier - alleen veel intuïtiever, met minder foutbronnen en veel sneller. Voor het bedrijf betekent dit een verlaging van de proceskosten tot 75 procent. Bovendien zijn alle betrokken medewerkers op elk moment in detail op de hoogte van de huidige verwerkingsstatus en kunnen ze op verschillende locaties met elkaar communiceren.