Referentieverhaal Agentschap Landesdomäne
Agentschap Landesdomäne
Het Zuid-Tiroolse agentschap voor staatseigendom beheert en bestuurt de land- en bosbouwgebieden die eigendom zijn van het land en de bijbehorende boerderijen en gebouwen. Het is onderverdeeld in 5 gebieden: het landbouwbedrijf Laimburg met zijn boerderijen, het bosbedrijf van het agentschap met zijn bosinspecties, de bostuin Aicha, de houtzagerij Latemar, de bosschool Latemar, het watercentrum voor de bescherming van soorten en de tuinen van kasteel Trauttmansdorff. De afdelingen administratie en vastgoedbeheer zijn verantwoordelijk voor de organisatie. Het 'Landesdomäne Agentschap' is in 2017 ontstaan uit de fusie van het Laimburgse landgoedbeheer en het regionale bos- en domeinbeheerbedrijf.
14 dagen
was de gemiddelde tijd die nodig was om een papieren factuur handmatig te verwerken.
350 Medewerkers
maakt in zijn bestuur gebruik van het provinciale domein van Bolzano.
20 minuten
zijn sinds de overstap naar de digitale factuurworkflow nu alleen nog maar dagelijks nodig.
Beginpositie
Het handmatig verwerken van digitale inkomende facturen kost enorm veel tijd en brengt hoge kosten met zich mee. Het verwerken van een papieren factuur kost gemiddeld tussen de tien en twaalf euro en kan tot wel 14 dagen in beslag nemen. Een probleem waarvoor Alpin GmbH uit Bozen de juiste oplossing biedt: d.3ecm zorgt ervoor dat de digitale verwerking binnen het boekhoudsysteem van elk bedrijf optimaal verloopt. Dankzij de automat ische verwerking van inkomende facturen wordt de verwerkingstijd aanzienlijk verkort en worden de werkstappen aanzienlijk vereenvoudigd.
Vooral in de publieke sector worden betalingen vaak vertraagd door langdurige processen. Na de succesvolle optimalisatie willen we terugkeren naar de top 10 van snelste betalers in Italië.
Josef Schmiesehofer
Directeur
Agentschap Landesdomäne, Bolzano
Aanzienlijke tijdwinst dankzij digitale factuurverwerking
Hoe goed de software in de praktijk werkt, blijkt uit het voorbeeld van het agentschap ‘Landesdomäne’ in Bolzano. Tot hun taken behoren talrijke activiteiten, waaronder de bescherming en het gebruik van de natuurlijke hulpbronnen van de regio. Dit brede takenpakket gaat gepaard met een grote hoeveelheid digitale inkomende facturen, waarvan het merendeel afkomstig is van de 1.800 bosbouwprojecten. Tijdens de piekperiodes van mei tot oktober zijn dat ongeveer 2.200 facturen per maand.
Volledige optimalisatie van de verwerkingsworkflow
Voor de volledige verwerking van zo’n digitale factuur moest de verantwoordelijke medewerkster, mevrouw Mathá, 23 afzonderlijke stappen doorlopen. Van het handmatig opslaan van de factuur als pdf in een Windows-map, het invoeren ervan in een Excel-lijst en het handmatig opstellen van een e-mail aan de verantwoordelijke afdeling tot het bijwerken van de verwerkingsstatus – de tijd die nodig was voor al deze stappen bedroeg 4 tot 6 uur per dag. Nadat Alpin een situatieanalyse had uitgevoerd en het proces had geoptimaliseerd, werd een aangepaste digitale workflow geïntroduceerd, waardoor de benodigde inspanning werd teruggebracht tot maximaal 20 minuten per dag. Directeur Josef Schmiedhofer is uiterst tevreden: “Vooral in de publieke sector lopen betalingen vaak vertraging op door langdurige processen. Na deze succesvolle optimalisatie willen we terugkeren naar de top 10 van de snelste betalers in Italië”.
whitepaper
Digitale factuurverwerking – tips en valkuilen bij de projectplanning
Wat als het verwerken van AP-facturen goedkoper zou zijn dan velen denken en het implementeren van een oplossing veel eenvoudiger dan verwacht? Waarom zou u niet beginnen met het digitaal verwerken van uw AP-facturen?
Dit witboek legt uit welke voordelen u kunt behalen, welke obstakels u mogelijk tegenkomt en beschrijft de noodzakelijke randvoorwaarden die u moet creëren.
Voordelen voor het agentschap
Dankzij de vele configuratiemogelijkheden bij d.3ecm kunnen de test- en vrijgaveprocessen individueel worden aangepast. Dit verhoogt de transparantie, verkort de doorlooptijden, elimineert transport- en wachttijden en maakt een tijdige maandafsluiting mogelijk. Werken met de slimme software werkt bijna net als op papier - alleen veel intuïtiever, met minder foutbronnen en veel sneller. Voor het bedrijf betekent dit een verlaging van de proceskosten tot 75 procent. Bovendien zijn alle betrokken medewerkers op elk moment in detail op de hoogte van de huidige verwerkingsstatus en kunnen ze op verschillende locaties met elkaar communiceren.
Softwaredemonstratie
Meer informatie over d.velop-software
Vraag met slechts een paar muisklikken uw gepersonaliseerde live demo van de d.velop-software aan. Krijg een live demonstratie van de software en stel direct uw vragen. Vul gewoon het formulier in en wij nemen contact met u op.