Digitaler Rechnungsworkflow
mit Microsoft 365 & SharePoint
Herausforderungen bei der Eingangsrechnungsverarbeitung
Die manuelle Erfassung eingehender Rechnungen ist mit einem enormen Zeit- und Kostenaufwand verbunden. Durch lange Liege- und Bearbeitungszeiten können Skonti beispielsweise nicht gezogen werden. Und nicht nur das: Auch die transparente Übersicht, bei welchem Sachbearbeiter die Rechnung gerade in Bearbeitung ist, fehlt.
Darum ist eine digitale Eingangsrechnungsverwaltung mit Microsoft 365 sinnvoll.
Gute Gründe für die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft 365.
Ein kurzer Einblick in unsere Anwendung d.velop invoices for Microsoft 365.
Optimieren Sie Ihre Kreditorenbuchhaltung mit einer digitalen SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung.
Erzielen Sie dank des Kreditoren-Workflows schnellere Zykluszeiten und erhöhen Sie die Transparenz im gesamten Prozess. Die Lösung für Microsoft SharePoint und Microsoft 365 ist vollständig in Ihr Finanzbuchhaltungssystem integriert, sodass die Verarbeitung von Eingangsrechnungen eine sehr einfache Aufgabe ist.
Erfassung
Eingehende Rechnungen werden einzeln oder stapelweise eingescannt und automatisch inhaltlich erschlossen. Liegen die Dokumente bereits elektronisch vor (zum Beispiel als E-Mail-Anhang), so können auch diese mit Hilfe der Texterkennung erfasst werden. Dabei werden alle buchungsrelevanten Informationen automatisch ausgelesen und an das ERP-System übergeben.
Übergabe an ERP
Die SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung ist direkt mit Ihrer Buchhaltung (ERP-, Fibu- oder WaWi) verbunden und damit voll in Ihr Bestellwesen und Ihre buchhalterischen Abläufe integriert. Über ein von der d.velop speziell entwickeltes Modul werden die digitalisierten Rechnungen an das ERP-System übergeben, vorerfasst und können dort mittels Workflow geprüft werden.
Verarbeitung
Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint und Microsoft 365 automatisiert das Auslesen wie auch die Verarbeitung aller Eingangsrechnungen. Das sorgt für eine einfache, schnelle und transparente Abwicklung aller Rechnungsprozesse: von der sachlichen Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zur Abschlusskontierung. Alles nach den Vorgaben von ZUGFeRD.
Vorteile der digitalen SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung
Kürzere Durchlaufzeiten ohne Transport- und Liegezeiten
Reduzierung der Vorgangskosten um bis zu 75%
Skontoerträge und zeitnaher Monatsabschluss
Geringere Fehlerquoten durch automatische Dubletten-Prüfung
Ihre Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft 365
Nie mehr verpasste Skontofristen, in der Hauspost verloren gegangene Rechnungen oder gar Mahnungen unzufriedener Lieferanten. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 beschleunigen Sie die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen, bilden digitale Kontierungs-, Prüf- und Freigabeprozesse ab und behalten immer den Überblick über Ihre digitalisierten Eingangsrechnungen.
Optimierter Rechnungsworkflow dank nahtloser System-Kommunikation
„Für uns war es vor allem wichtig eine Lösung zu finden, die sich nahtlos in unsere Microsoft SharePoint Unternehmensstrategie integriert. Auf Empfehlung der acoris AG, unser Lösungspartner im Bereich Microsoft SharePoint, wurden wir auf die d.velop AG aufmerksam. Mit d.velop invoices for Microsoft 365 haben wir schließlich die passende Lösungsplattform gefunden, um nach und nach Prozessoptimierungen zu implementieren, die uns in den unternehmenskritischen Bereichen unterstützen.“
Toralf Grimm, IT-Projektleiter IDEAL Automotive GmbH
Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit Microsoft SharePoint & Microsoft 365 – Perfektes Design, perfekter Funktionsumfang
Überprüfung, Genehmigung, Kontierung
Die Arbeit mit dem Kreditorenbuchhaltungstool ist wie das Aufbringen eines Stempels auf Papierdokumente – mit dem Unterschied, dass es so viel einfacher, intuitiver, weniger fehleranfällig, erheblich schneller und bequemer ist.
Die Gründe für den digitalen Rechnungsworkflow mit SharePoint
- Alle Rechnungen und sonstigen wichtigen Informationen werden rechtskonform im digitalen Archiv gespeichert, sodass jederzeit ein unkomplizierter Zugriff möglich ist.
- Moderne, transparente Oberflächen und eine intuitive Benutzerführung gewährleisten, dass Ihre Mitarbeiter alle Rechnungen schnell und bequem bearbeiten können.
- Wird beispielsweise ein Dokument mehrmals gescannt, so wird eine entsprechende Warnung ausgegeben. Für Sie bedeutet dies, dass Sie mögliche Probleme bereits zu Beginn der Kreditorenbearbeitung kennen.
- Darüber hinaus können Sie die Konformität mit § 14 UStG überprüfen, wodurch Sie Rechnungen mit Formfehlern leicht identifizieren können.
KI und SharePoint – ein System das lernt
Die Lösung für die Kreditorenbuchhaltung – d.velop invoices for Microsoft 365 – lernt sogar aus Ihren Eingaben. Ein eingebauter Autotrainer generiert automatisch relevante Extraktionsregeln und verbessert so die Erkennungsmaschine kontinuierlich.
9 Überzeugende Argumente für Ihre IT-Abteilung
Whitepaper
Das Whitepaper “9 Argumente für Ihre IT-Abteilung” gibt Ihnen überzeugende Argumente an die Hand, mit denen Sie alle Vorbehalte ausräumen können. Somit begeistern Sie Ihre Mitarbeiter für die Einführung einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung und ebnen den Weg für die Digitalisierung.
Tipps und Stolperfallen bei der Projektierung
Whitepaper
Starten Sie doch einfach damit, die Verarbeitung der Rechnungen in Ihrem Unternehmen digital durchzuführen. Erfahren Sie in diesem Whitepaper, welche Vorteile dies für Sie bietet und welche Rahmenbedingungen und eventuelle Hemmnisse Sie beachten müssen.
Microsoft SharePoint Eingangsrechnungsverarbeitung – Mehrwerte durch Integration
Rechnungen kommen in praktisch jeder Firma auf die gleiche Weise an. Die Methoden zur Verarbeitung von Rechnungen sind branchenübergreifend sehr ähnlich.
Optimieren Sie Ihre Prozesse – mit welchen Systemen auch immer Sie arbeiten. Ob SAP, Microsoft Dynamics (NAV / AX), Microsoft Dynamics 365 (Business Central / Finance and Operations) oder andere ERP-Systeme, d.velop invoices for Microsoft 365 bietet die optimale Lösung für Ihre Prozesse
Integrieren Sie SAP ERP
Integrieren Sie Dynamics 365
Webinar: Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung mit SharePoint Online
Nutzen Sie die Vorteile von Microsoft Teams und Microsoft 365 für mehr Transparenz und mehr Geschwindigkeit im gesamten Rechnungsworkflow! d.velop invoives for Microsoft 365 bietet hier die perfekte Kombination.
Eingangsrechnungen treffen täglich über unterschiedliche Wege, wie zum Beispiel E-Mail, Post oder Online Portal ein und müssen intern an unterschiedlichste Personen zur Freigabe geleitet werden.
In diesem Webinar stellt Ihnen Sascha Kleine-Boes vor, wie Sie Eingangsrechnungen automatisch analysieren und diese Informationen im ERP und in SharePoint verfügbar machen.
Bereit für eine Live-Demo der Software?
Dann los!
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Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
kleine-boes@d-velop.de
Sie möchten mehr rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung für Microsoft 365 erfahren?
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Optimierte Beschaffungsprozesse mit SAP und SharePoint Online
d.velop blog
Das Unternehmen mehr und mehr daran arbeiten Prozesse durch die Einführung neuer Werkzeuge zu digitalisieren, ist immer wieder zu hören. Schaut man dabei in die Unternehmen hinein, stellt man hingegen häufig fest, dass gerade in der Verwaltung nach wie vor viel Papier vorhanden ist und dass die Einführung zusätzlicher Werkzeuge Mitarbeiter überfordert.
Autor: Sascha Kleine-Boes
Elektronische Rechnungen: Von ZUGFeRD bis XRechnung
d.velop blog
Elektronische Rechnungsformate gibt es viele. Begriffe wie ZUGFeRD, Factur X oder XRechnung hat vermutlich jeder schon einmal gehört – doch was wirklich dahintersteckt, bleibt häufig verborgen. Und warum muss bis 2020 eine Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung und elektronische Rechnungsannahme bei öffentlichen Aufträgen erfolgt sein?
Autor: Jürgen Prummer
Digitale Rechnungsprüfung: in 4 simplen Schritten zum Ziel
d.velop blog
Kommen wir gleich auf den Punkt: in §14 des Umsatzsteuergesetztes ist geregelt, wie eine Rechnung formal sauber auszustellen ist. Zu den Pflichtangaben gehören beispielsweise der vollständige Name des leistenden Unternehmens sowie der Empfänger, die Steuernummer, das Ausstellungsdatum und der Rechnungsbetrag.
Autor: Thomas Buddendick