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Papierloses Büro

Ab sofort kein Altpapier mehr

Ein Büro ohne Drucker, mit aufgeräumten Schreibtischen und leerem Altpapier-Eimer: Das papierlose Büro ist das Symbol für nachhaltiges und effizientes Arbeiten.

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Inhaltsverzeichnis

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Was ist ein papierloses Büro?

Das papierlose Büro steht für die Vision, weitestgehend auf papierbasierte Prozesse verzichten. Stattdessen laufen die Arbeitsabläufe sowie die Ablage und Archivierung von Dokumenten digital ab. Gründe liegen vor allem in der Effizienzsteigerung, Kosteneinsparung, der vereinfachten Zusammenarbeit und dem Umweltschutz.

Die Vorteile: papierlos einfach besser

Der Wunsch zu mehr Nachhaltigkeit und Umweltschutz ist allgegenwärtig, die Reduzierung des Papierverbrauchs eine der Maßnahmen. Statt ein Blatt beidseitig zu bedrucken oder auf recyceltes Papier zu setzen, darf die Notwendigkeit des Papiers erst gar nicht auftreten. Die Digitalisierung von Vorgängen ermöglicht den kompletten Verzicht. Dabei entstehen viel mehr Vorteile als bloß ein leerer Altpapier-Eimer.

#1 Kosten sparen

#2 Flexibel delegieren

#3 Arbeiten von überall

#4 Stets der beste Kundenservice

#5 Sofort finden, was Sie suchen

#6 Nachhaltig und umweltschonend

Das papierlose Büro reduziert die Arbeitsgeschwindigkeit und erhöht gleichzeitig die Produktiivität

Die Digitalisierung ist ein Wachstums-Booster

Stellen Sie sich vor, alle Arbeitsabläufe in Ihrem gesamten Unternehmen würden in doppelter Geschwindigkeit bei gleichbleibender oder sogar höherer Qualität ablaufen. Was würde passieren? Mitarbeiter hätten plötzlich Zeit, lang aufgeschobene Aufgaben zu erledigen. Die Auftragskapazität würde steigen und Sie könnten plötzlich mehr Aufträge annehmen und bewältigen. Kunden wären zufriedener, weil Anfragen deutlich schneller bearbeitet werden. Sie selbst als Geschäftsführer hätten plötzlich Zeit, um einen genaueren Blick auf Ihr Unternehmen zu werfen und es besser zu steuern. Und jetzt hören Sie auf, sich dies nur vorzustellen und stellen Sie sich die Frage: Wie erreiche ich das? Die Antwort ist einfach: mit der Digitalisierung Ihres Unternehmens und der Optimierung Ihrer Arbeitsabläufe. Denn durch einfache, standardisierte und papierlose Arbeitsprozesse steigern Sie die Effizienz und Produktivität in Ihrem Unternehmen.

Ein Mitarbeiter hat einen jährlichen Papierverbrauch von 6000 Seiten, was ca. 360 € entspricht

Papierloses Arbeiten ist deutlich günstiger

Der deutsche Arbeitnehmer druckt pro Tag rund 26 Seiten aus. Auf das Jahr gesehen sind das 6000 Seiten. Bei durchschnittlich 6 Cent pro Seite kostet das 360 Euro. Allein im Hinblick auf den Papierverbrauch lassen sich bei 10 Mitarbeitern ganze 3.600 Euro Kosten im Jahr einsparen. Rechnen wir die Arbeitszeit fürs Drucken, Falten, Kuvertieren, Sortieren, Suchen und Abheften hinzu, liegt das Einsparpotenzial nochmal deutlich höher.

Sparen Sie auch indirekte Kosten ein: Weniger Aktenschränke benötigen weniger Bürofläche.

Der digitale Wandel ist da – und was jetzt?

Das papierlose Büro ist die absolute Königsdisziplin in der Digitalisierung. Aber bevor Sie sich so große Ziele stecken, fangen Sie erst einmal an und gehen Schritt für Schritt auf Ihr Ziel zu.

Im Whitepaper geben wir Ihnen Tipps an die Hand, wie Sie den digitalen Wandel in Ihrem Unternehmen anstoßen, ohne sich gleich zu verrennen.

Geballtes Wissen auf nur 10 Seiten.

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Flexible Arbeitsmodelle sind endlich möglich

Homeoffice und remote Arbeiten sind in aller Munde. 2020 zeigt, zu Hause arbeiten ist mindestens genauso produktiv wie im Büro. Damit wird New Work zum neuen Unternehmenstrend. Doch erst eine steigende Digitalisierung ermöglicht die neuen Arbeitsmodelle. Damit jeder Mitarbeiter zeit- und ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen und Aufgaben bearbeiten kann, ist ein gewisser Digitalisierungsgrad Voraussetzung. Diesen erreichen Sie schon durch die Integration eines Dokumentenmanagement-Systems. Durch die Anbindung weiterer Software und der Entwicklung vollständig digitaler Workflows schaffen Sie ein ausgeklügeltes ECM-System und erreichen damit auch die Königsdisziplin: das papierlose Büro.

New Work

Das Konzept des New Work bezeichnet die Transformation der Arbeitswelt. Durch die Digitalisierung und das papierlose Büro verändern sich die Arbeitsweisen und -formen.

Digitaler Nomade

Digitaler Nomade: Als digitalen Nomaden bezeichnet man einen Unternehmer oder Arbeitnehmer, der seine Arbeit ausschließlich mithilfe digitaler Technologien verrichtet.

Flexwork

Flexwork: Unter dem Begriff Flexwork versteht man Modelle flexiblen Arbeitens, die bezüglich der Arbeitszeiten und -orten von herkömmlichen Modellen abweichen.

Nachhaltigkeit und Umweltschutz

Laut papiernetz.de verbraucht ein deutscher Arbeitnehmer bei 130 Seiten Papier im Jahr ca. 2 Kg Holz. Hinzu kommen knapp 34 Liter Wasser, 6 kWh Energie und es entsteht ein CO²-Ausstoß von 0,7 Kg. Während sich die Umweltbelastung bei kleinen Unternehmen noch in Grenzen hält, kommen bei großen Unternehmen und Konzernen schon jährliche CO²-Werte von ganzen Fuhrparks und Abholzungen kleinerer Wälder zusammen.

Mit dem papierlosen Büro steigern Sie die Effizienz in Ihrem Unternehmen und leisten gleichzeitig Ihren Beitrag zum Umweltschutz.

Auf unserem Blog finden Sie mehr Informationen zum Thema papierloses Büro und Umweltschutz.

Ein einziger Mitarbeiter verbraucht durch seinen Papiergebrauch jährlich 2 Kg Holz, 34 L, 6kWh Strom und produziert einen CO2 Ausstoß von 0,7 Kg

Nie wieder ein Dokument verlieren

Notizzettel, zwischengeschobene Dokumente oder sogar Verträge gehen in einem Zettelchaos schnell verloren. Es beginnt eine lange und manchmal auch erfolglose Suche nach dem Dokument.

Bei einer digitalen Absicherung der Dokumente geht nichts verloren. Ein zentraler Zugriffspunkt und Ablageort für das gesamte Unternehmen unterstützt ein homogenes und somit übersichtliches Dokumentenmanagement. Damit sorgt ein papierloses Büro für eine Ordnerstruktur, die unternehmensübergreifend einheitlich ist. Durch die Suchfunktion ist das Auffinden von Dokumenten ein Leichtes. Gleichzeit ermöglicht ein digitales Dokumentenmanagement, dass dasselbe Dokument in verschiedenen Ordnern gleichzeitig zu finden ist.

Besserer Kundenservice

Die starke interne Vernetzung Ihrer Mitarbeiter und das damit einhergehende einfache, kollaborative Arbeiten sorgt für schnelle und effiziente Auskünfte zu Fragen und Problemen von Kunden. Zudem gewährleistet der digitale Zugriff einen hohen Informationsstand bei jedem Mitarbeiter. Relevante Dokumente und Informationen sind sofort verfügbar – auch während Krankheits- und Urlaubsfällen.

Die Nachteile: Kann papierlos überhaupt schlecht sein?

Ein papierloses Büro überzeugt mit vielen Vorteilen. Da fragt man sich schnell: Gibt es auch Nachteile? Einen „echten“ Nachteil gibt es unserer Meinung nach nicht, vielmehr Hürden, die den Weg zum papierfreien Arbeiten erschweren könnten. Beurteilen Sie selbst.

Vollständig papierlos ist knifflig, aber möglich

Die Rechtsgrundlage macht eine vollständige Digitalisierung aller Dokumente und Workflows schwierig, denn einige Dokumente sind im Original aufzubewahren. So wirklich papierlos ist das Büro dann nicht. Doch wie so oft gibt es auch hier Schlupflöcher, welche die Aufbewahrungspflicht in Papierform auflösen.

Bei den Dokumenten handelt es sich hauptsächlich um Verträge, Urkunden, Gerichtsurteile, beglaubigte Dokumente und ähnliches. Diese fallen in Unternehmen ohnehin nicht in einer Vielzahl an und gehören eher weniger in einen alltäglichen Arbeitsprozess. Auch wenn das papierlose Büro nur fast papierlos ist, die Arbeitsprozesse können es trotzdem sein.

Mitarbeitern fehlt die technische Kompetenz

Herr Müller, 58 Jahre, feiert schon sein 30. Jahr Unternehmenszugehörigkeit. All seine Prozesse laufen noch nach der alten Schule ab, so wie es eben schon immer funktioniert hat. Der PC wird nur für das Nötigste eingesetzt.

Wir halten es mit gut aufgebauten Schulungen und viel Geduld für machbar, Einsteiger für die digitale Arbeitswelt zu begeistern. Solche Mitarbeiter abzuholen und auf die digitale Arbeitswelt vorzubereiten kann dennoch schnell zur Herausforderung werden. Idealerweise bringen Ihre Mitarbeiter alle eine digitale Grund-Affinität mit. Durch Smartphones, Tablets und Laptops dürfte das für viele bereits zutreffen.

Eine ideale Umsetzung erfordert Planung

Ein profitables Unternehmen entsteht nicht von heute auf morgen. Unternehmen von analog auf digital zu münzen, braucht ebenfalls seine Zeit. Sie müssen das Rad aber nicht neu erfinden. Für viele Arbeitsprozesse gibt es Standardlösungen nach einem Best Practice. Dienstleister haben sich auf die Unterstützung zur Digitalisierung spezialisiert und bieten beispielsweise einen Scanservice an. Vom analogen zum papierfreien Büro kann es dann in unter drei Monaten gehen.

Doch denken Sie an Ihre Mitarbeiter. Diese müssen an neue Arbeitsumgebungen und Arbeitsabläufe gewöhnt werden. Sind die Mitarbeiter gut geschult, ist der Start nach der Umstellung deutlich leichter und die Mitarbeiter zufriedener. Ein wenig mehr Zeit in die Umstellung zu investieren kann sich auszahlen.

Abhängigkeit von Internet und Strom

Wie bei allen technischen Arbeitsprozessen hängen die Arbeitsgeräte am Strom. Wer die Stromrechnung nicht bezahlt, darf sich auch nicht über eingefrorene Workflows wundern. Und sein wir mal ehrlich: Fällt der Strom wegen einer Störung plötzlich aus und die Kaffeemaschine funktioniert nicht mehr, arbeitet sowieso keiner mehr.

Beim Internet sieht es ähnlich aus. Durch eine vollständig digitale Arbeitsweise ist man vom Internet anhängig. Hier lohnt es sich, einen genauen Blick auf den Anbieter zu werfen, dann gibt es auch keine Probleme.

Deutschland wird digital – auch die Regierung setzt sich ein

Der Zustand der deutschen Digitalisierung ist ernüchternd. Eine repräsentative Umfrage des Bitkom ergab Anfang 2020, dass deutsche Unternehmen dem Fortschritt ihrer Digitalisierung lediglich die durchschnittliche Schulnote „befriedigend“ geben. Bei Mittelständlern fällt diese sogar noch schlechter aus. Dabei setzt sich die Regierung bereits seit Jahren für die Digitalisierung ein und ebnet den Weg.

Das E-Rechnungsgesetz als Wegweiser

Fakt ist: Der Wandel ist da und die Regierung unterstützt ihn. So zielte beispielsweise das E-Rechnungsgesetz darauf ab, den Empfang und die Verarbeitung elektronischer Rechnungen durch öffentliche Auftraggeber des Bundes gesetzlich verpflichtend zu machen. Somit können nur noch Unternehmen, die auf digitale Rechnungen umstellen, diese Art von Aufträgen entgegennehmen.

In der Pflicht liegt die Chance: Unternehmen in ganz Deutschland passen sich an und ermöglichen das Versenden und Verarbeiten von E-Rechnungen – auch untereinander.

Die elektronische Patientenakte – Digitalisierung im Gesundheitswesen

Die Regierung sieht noch weitere Digitalisierungsmaßnahmen in den kommenden Jahren vor. So zieht beispielsweise der medizinische Bereich nach. Ab 2021 gibt es die elektronische Patientenakte. Alle relevanten Befunde zu einem Patienten liegen für die Ärzte zentral bereit. Diagnosen können viel genauer getroffen werden, da das gesamte Krankheitsbild bekannt ist. Die Zusammenarbeit verschiedener Ärzte wird zudem deutlich erleichtert, sogar gefördert.

Digitales Planen – Projekte in der Bauindustrie

Seit 2020 ist der Einsatz von BIM (Building Information Modeling) bei allen neuen öffentlichen Infrastrukturprojekten verpflichtend. Mithilfe des BIM baut man erst digital, ehe man tatsächlich baut. In einer Studie von pwc geben Unternehmen effizientere Arbeitsabläufe, die bessere Zusammenarbeit aller Akteure und kürzere Planung- und Bauzeiten als die größten Vorteile durch die Arbeit mit BIM an. Knapp 80% der befragten Unternehmen wollen in den nächsten Jahren BIM einsetzen. Akteure gehen davon aus, dass die Umstellung auf BIM steigende Umsätze mit sich bringen und die Baubranche stark verändern wird.

Digitalisierung gestalten

Wir werden sehen, welche weiteren Pflichten zur Digitalisierung auf uns zukommen. Eines ist jedoch sicher: Wer sich heute schon vorbereitet, hat es morgen deutlich einfacher.

Für wen ist ein papierloses Büro geeignet?

Die schnelle und einfache Antwort auf die Frage ist: Für jedes Unternehmen. Von einem papierlosen Office profitieren alle Unternehmensbranchen und -größen, von KMUs über Start-ups bis hin zu großen Unternehmen. Besonders wertvoll ist die Umstellung aber für kleine und mittelständische Unternehmen: Durch die Reduzierung von Bearbeitungsaufwänden und Kosten wird benötigtes Budget für weitere Wachstums-Booster frei.

Diese Unternehmensformen profitieren vom papierlosen Büro: Start-ups, kleine, mittelständische und große Unternehmen, Konzerne

Der aktuelle Stand in europäischen Unternehmen

Unternehmen unterschiedlichster Branchen und Größen machen deutlich, wie sehr die digitale Transformation benötigt wird und welche Problem mit analogen Prozessen zusammenhängen.

Eine Befragung der PFU LIMITED von Unternehmen ergab:

86 %

sagen, die Verwaltung von Daten stellt eine Herausforderung dar

24 %

haben schon einmal ein wichtiges Dokument verloren

23 %

bekennen, fehlende Informationen führten zu fehlerhaften Entscheidungen

80 %

nutzen einen externen Partner zur Unterstützung

Ein Beispiel: Digitalisierung im Handwerk

Statt den lästigen Stundenzettel auszufüllen, kann ein Handwerker seine benötigte Arbeitszeit noch vor Ort bei dem Kunden in die Mitarbeiter-App eintragen. Noch bevor er beim nächsten Kunden angekommen ist, liegen der Buchhaltung alle relevanten Daten zur Erstellung der Rechnung bereit. Noch am selben Tag verschickt ein Mitarbeiter die Rechnung an den Kunden.

Fehlt ein Ersatzteil, kann der Handwerker dieses digital über den Einkauf anfordern. Der Bestell- und Lieferprozess für Ersatzteile wird direkt angestoßen und der Kunde erhält Leistungen deutlich schneller.

So wird keine Rechnung mehr vergessen und der Kundenservice beschleunigt sich auf ein Maximum.  

Mitarbeiter tragen Ihre Arbeitszeiten direkt vor Ort in die App ein, sodass die Rechnung noch am gleichen Tag erstellt wird

Profitieren Sie von einem papierlosen Büro

„Mit dem Einsatz der digitalen Rechnungsverarbeitung sparen wir etwa 400 Gramm CO² pro elektronisch versendeter Rechnung ein. Damit sind wir unserem Ziel, dem papierlosen Büro, einen deutlichen Schritt näher.“

Tobias Kaus,
Software- und IT-Experte bei FOND OF

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In 7 Schritten zum papierlosen Büro

Ein papierloses Büro muss keine Mammutaufgabe sein. Gehen Sie Schritt für Schritt vor, nehmen Sie einen geeigneten Partner an die Hand und setzen Sie auf ein strukturiertes Konzept.

  • Schritt 1: IST-Zustand und Ziele festhalten
  • Schritt 2: Hard- und Software anpassen
  • Schritt 3: Dokumentenmanagement digitalisieren
  • Schritt 5: Dokumente digitalisieren
  • Schritt 6: Digitale Workflows aufbauen
  • Schritt 7: Workflows optimieren

Schritt 1: IST-Zustand festhalten und Ziele definieren

Bevor es losgeht, sollten Sie erst einmal wissen, wo Sie überhaupt stehen.

  • Was läuft gut, was läuft schlecht?
  • Welche Prozesse sind besonders fehleranfällig?
  • Welche Prozesse dauern besonders lang?
  • Welche Arbeitsschritte werden regelmäßig wiederholt?
  • Was wird bereits digital erledigt?
  • Wie hoch ist Ihr Papierverbrauch?
  • Wie viel eingehende Post haben Sie?
  • Wie zufrieden sind Ihre Kunden?
  • Was wurde schon häufiger durch Kunden bemängelt?

Allein durch die Beantwortung dieser Fragen werden Sie schnell feststellen, wo der Digitalisierungsbedarf liegt. Denn langsame Prozesse nehmen durch die Digitalisierung an Geschwindigkeit auf, fehleranfällige bekommen durch unterstützte und einheitliche Kontrollen mehr Sicherheit und die Automatisierung nimmt Ihnen lästige, wiederkehrende Aufgaben ab.

Ziele definieren

Im Anschluss definieren Sie Ihre Ziele. Im Future IT Report von Campana & Schott sah die Top 3 Ziele der digitalen Transformation für Unternehmen wie folgt aus:

85.7 %

Effizienz durch Automatisierung steigern

84.6 %

Kundenzufriedenheit steigern

83.4 %

Qualität verbessern

Weitere Ziele des digitalen Wandels sind beispielsweise:

  • Erhöhung der innerbetrieblichen Flexibilität
  • Erhöhung der unternehmensinternen Transparenz
  • Steigerung der Produktivität
  • Steigerung des Markt- und/oder Kundenwissens
  • Senkung der Personalkosten

Je genauer Sie Ihre Ziele definierten, umso leichter fällt es Ihnen später, sich für die passende Software zu entscheiden und Workflows richtig zu konfigurieren.

Mehr Kennzahlen finden Sie in unserem Blog zur Einführung eines DMS.

Schritt 2: Hard- und Software anpassen

Für ein papierloses Büro benötigt jeder Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz. Dies umfasst ein Zusammenspiel aus Hard- und Software. Wie genau die Hardware-Ausstattung aussieht, hängt von den Anforderungen ab. Sollen die Mitarbeiter beispielsweise von Zuhause oder Unterwegs arbeiten, sollten Laptops und evtl. Smartphones gestellt werden. In der Regel verfügen die Mitarbeiter bereits über die entsprechende Hardware.

Viel wichtiger ist jedoch die Entscheidung für oder gegen einen eigenen Server.

Cloud vs. eigener Server

Bei einer Cloud-Lösung werden Daten auf externen Servern gelagert. Dort mieten Sie dann nur Speicherplatz an. Wohingegen Sie bei einem eigenen Server die Hardware anschaffen und betreiben müssen. Dort wird dann auch die angeschaffte Software hinterlegt (On-Premise-Software).

Cloudbasiert

  • Positiv: Keine eigene IT-Infrastruktur nötig
  • Positiv: Dienstleister übernimmt Wartung des Systems
  • Positiv: Verantwortung für Datensicherheit liegt beim Anbieter
  • Positiv: Zugriff von verschiedenen Geräten und von unterwegs
  • Negativ: Abhängigkeit vom Anbieter
  • Negativ: Abhängigkeit von der Internetverbindung

On-Premise

  • Positiv: Volle Kontrolle über das System
  • Positiv: Lokale Speicherung der Daten, somit Zugriff auch ohne Internet
  • Negativ: Zugriff von zu Hause oder unterwegs ist i.d.R. kompliziert & langsam
  • Negativ: Kosten für Hardware, Einrichtung & Installation sowie für Wartung, Support und Updates

Wann sich ein eigener Server lohnt oder nicht, hängt immer von den eigenen Bedürfnissen ab. Doch gerade für kleine und mittelständische Unternehmen ist die Arbeit in der Cloud mit deutlich geringerem Aufwand verbunden. Haben Sie sich hierfür entschieden, geben wir Ihnen noch einen Tipp an die Hand: Augen auf bei der Wahl des Cloud-Anbieters.

Wie Cloud und Datensicherheit zusammenhängen

Bei der Frage nach der Datensicherheit geht es vor allem um zwei zentrale Themen:

1. Was tut der Anbieter des Systems, um den Vorgaben der DSGVO gerecht zu werden?

2. Welche Maßnahmen unternimmt der Anbieter in Bezug auf die Sicherheit Ihrer Daten?

Bei Cloud-Systemen liegen Ihre Daten auf den Servern eines externen Dienstleisters. Die Rechtslage der DSGVO sieht vor, dass sich Unternehmen selbst über die geltenden Datenschutzvorkehrungen eines Providers informieren. Diese müssen den europäischen Datenschutzrichtlinien entsprechen. Gerade bei ausländischen Cloud-Providern sollten Sie dies genaustens prüfen, um nicht Gefahr zu laufen, wegen eines mangelnden Datenschutzes abgestraft zu werden. Informationen dazu finden Sie auf den Webseiten der Anbieter.

Auswahl der Software

Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist Pflicht. Daran gibt es nichts zu rütteln. Denn das DMS bildet das Herzstück des papierlosen Büros und macht ein digitales, effizientes und strukturiertes Arbeiten mit Dokumenten überhaupt erst möglich. Bevor Sie also wild spannende Tools zusammensuchen, sollten Sie das Feld von hinten aufräumen. Schaffen Sie die Grundlage und wählen Sie ein DMS, welches Ihren Ansprüchen gerecht wird, flexibel erweiterbar ist und ausreichend DMS Schnittstellen zu den gängigen Tools bietet. Sofern Sie bereits mit verschiedener Software arbeiten, beispielsweise einem ERP-System, sollten Sie erst recht Ihren Blick auf mögliche Schnittstellen und ganzheitlich abbildbare Workflows richten.

Denken Sie auch hier an die Datensicherheit und weitere mögliche gesetzliche Vorschriften.

Ein DMS kann mit folgenden Funktionen zur Datensicherheit beitragen:

  • Verschlüsselung der Daten
  • Passwortschutz
  • Rollenbasierte Zugriffsberechtigungen
  • Zugriffe auf Dateien werden protokolliert
  • Mehrstufige Löschverfahren, um Fehler bei Löschprozessen auszuschließen

Da Sie innerhalb des DMS täglich mit wichtigen Dokumenten arbeiten, sollten Sie beim Punkt Datensicherheit ganz besonders aufmerksam sein.

Wir wollen Ihnen bei der Entscheidung helfen: Mit diesen 6 Kriterien finden Sie einen passenden Anbieter für eine Dokumentenmanagement-Software.

Ist die Grundlage geschaffen, gilt es die Workflows durch weitere Software und Tools zu vervollständigen und zu erweitern.

Unsere Top 6 Tools für ein papierloses Büro

Sage

Schritt 3: Dokumentenmanagement digitalisieren

Während Schritt 1 und 2 sich nur mit der Planung befasst haben, soll es in Schritt 3 endlich zu Sache gehen.

ECM-System integrieren

Ein Enterprise Content Management System (ECM) bildet die dynamische Gesamtheit von unterschiedlichen Technologien und Softwares, die digitale Prozesse insbesondere die Verarbeitung von Dokumenten unterstützen.

Kurz gesagt: Ein ECM ist ein DMS plus ergänzende Tools und Systeme, um ganzheitliche Workflows abzubilden. Dies benötigt ausreichend Zeit in der Planung aber auch viel Fleißarbeit bei der Integration des gesamten ECMs und der Konfiguration der Workflows. Bei besonderen Anforderungen ist sogar die Entwicklung von neuen Funktionen und Schnittstellen nötig.

Hierfür bieten wir individualisierte Lösungen an.

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Schritt 4: Alles auf digital umstellen

Der nächste Schritt besteht darin, Ihre externen Partner, Lieferanten und weitere Dienstleister über die Umstellung zu informieren und darauf einzustellen. Das bedeutet konkret: Stellen Sie den Empfang regelmäßig eingehender Dokumente (z.B. Telefon und Internet, Leasingrechnungen, Kontoauszüge etc.) auf digitalen Empfang um bzw. fordern Sie diese Dokumente in digitaler Form an. Damit reduzieren Sie die eingehende Post auf ein Minimum und ein wichtiger Schritt in Richtung papierloses Büro ist getan.

Durch ein automatisiertes Abholsystem, beispielsweise durch die Anbindung von GetMyInvoices, sammeln Sie die Rechnungen dann zentral an einem Ort und überführen diese einfach in Ihr DMS-System.

Schritt 5: Dokumente digitalisieren

Die eingehende Post ist auf ein Minimum reduziert, doch nun geht es um die Digitalisierung bereits bestehender Papierdokumente. Dies umfasst das gesamte Archiv, alle Unternehmensdokumente sowie alle kunden- und lieferantenbezogenen Dokumente. Nach und nach sind diese Dokumente einzuscannen und mit entsprechenden Meta-Daten (z.B. Kundenname, Adresse, Kundennummer, Dokumentenart etc.) im DMS zu hinterlegen. Sehr viele Dokumente können Sie dann im Original vernichten. Diesen Vorgang nennt man ersetzendes Scannen.

Mehr zum Thema ersetzendes Scannen und dem rechtlichen Rahmen gibt’s in unserem Blogbeitrag: Ersetzendes Scannen – so gelingt die Umsetzung der TR RESISCAN.

Die Ausnahme: Evergreen Dokumente

Eine Ausnahme stellen vor allem Evergreen-Dokumente dar. Das sind Dokumente, die durch eine gesetzliche Vorschrift in jedem Fall im Original aufbewahrt werden müssen. Dazu zählen unter anderem:

  • Verträge
  • Gerichtsurteile
  • Steuererklärungen
  • Urkunden
  • Testamente
  • Beglaubigte Dokumente

Diese größtenteils sehr wichtigen Dokumente sollten dennoch digitalisiert werden, damit sie immer griffbereit sind, wenn ein Kunde oder ein Vertragspartner sie anfragt.

Ein Scanservice nimmt Ihnen die Arbeit ab

Mit dem Einscannen aller Dokumente liegt vermutlich der lästigste Schritt vor Ihnen. Doch auch hier gibt es viele Dienstleister, die sich auf die Digitalisierung spezialisiert haben und alle Dokumente über einen Scanservice digitalisieren. Vergleichen Sie hier die Kosten, um für Ihr Unternehmen die richtige Wahl zu treffen. Haben Sie wie im obigen Schritt beschrieben Ihren Postempfang digitalisiert, so ist dieser Vorgang einmalig bzw. muss nur selten wiederholt werden.

Schritt 6: Digitale Workflows aufbauen

In Schritt 2 und 3 haben Sie sich bereits mit dem Aufbau Ihres ECM-Systems und damit dem Fundament der Workflows befasst. Doch nun geht es um den tatsächlichen Workflow-Aufbau und die Konfiguration im System. Mit dem d.velop Business Process Management (BPM) modellieren Sie Schritt für Schritt ganze Workflows und digitalisieren die bislang analogen Arbeitsabläufe. Die Reihenfolge der Arbeitsabläufe wird definiert, automatisierte Arbeitsschritte werden eingeflochten und Aufgaben bestimmten Personen zugeordnet. Wie das ganz genau aussehen kann, wollen wir Ihnen vereinfacht an einem Beispiel zeigen.

Beispiel: Die digitale Eingangsrechnungsverarbeitung: Zu jeder Zeit ist genau nachvollziehbar, wer gerade an dem Dokument arbeitet und in welchem Schritt sich die Rechnung befindet. Eine Übersicht über alle Rechnungen hinweg zeigt zudem, wie viele Rechnungen gerade im Umlauf sind, welche Beträge bezahlt werden müssen oder wie viel bereits bezahlt wurde. Diese Echtzeit-Reports geben Ihnen mehr Sicherheit in Entscheidungen und zeigen frühzeitig Engpässe auf.

Webinar: Rechnungsprüfung geht auch ortsunabhängig

Der Austausch und das Arbeiten mit Dokumenten sollte auf digitalem Weg für alle möglich sein, um eine reibungslose Zusammenarbeit von überall sicherzustellen. Mit der flexiblen cloudbasierten Software “d.velop smart invoice” realisieren Sie das auch für die Verarbeitung Ihrer Eingangsrechnungen.

jetzt webinar ansehen

Schritt 7: Workflows optimieren

Ihre digitalen Workflows sind implementiert und funktionieren für Ihr Unternehmen? Dann haben Sie sehr gute Arbeit geleistet. Sie sollten dieses Ergebnis allerdings niemals als Endstation verstehen. Beobachten Sie Ihre Workflows weiterhin, finden Sie Optimierungspotenziale und machen Sie Ihre Workflows immer besser.

Flexibel unterschreiben mit digitaler Signatur

Sind Sie beispielsweise mit der digitalen Signatur vertraut? Hiermit können Sie ohne einen Medienbruch und von überall digital Dokumente aller Art unterschreiben, ohne dass Sie diese vorher ausdrucken müssen. Das verkürzt Durchlaufzeiten, sodass zum Beispiel Vertragsabschlüsse schneller vonstattengehen. Bei uns können Sie die digitale Signatur 30 Tage lang kostenlos testen – dank des Cloudservices können Sie direkt loslegen.

Erleichtert die Kommunikation: Mitarbeiter-App

Eine weiteres Tool zur Optimierung Ihrer Prozesse: Eine Mitarbeiter-App erlaubt Ihren Mitarbeitern, auch von unterwegs zu arbeiten und miteinander zu kommunizieren. Der Zugriff auf und das Bearbeiten von Dokumenten ist somit standortunabhängig und „on the go“ möglich. Mit einer Mitarbeiter-App stellen Sie außerdem sicher, dass wichtige Informationen zentral für jeden zugänglich sind und ankommen.

Papierloses Büro: 3 Beispiele, die Ihnen den Alltag erleichtern

Arbeit 4.0: Mit Mitarbeiter-App und Collaboration Tools noch digitaler werden

Arbeit 4.0 ist bereits da und verändert unsere Business-Modelle, unsere Arbeitsweisen und -formen. Papier wird zum Relikt und nur noch selten in der Hand gehalten. Modernes Arbeiten rückt den Menschen wieder in den Vordergrund und setzt auf eine barrierefreie Zusammenarbeit. Softskills zählen heute mehr als Hardskills und die Digitalisierung nimmt die lästige Arbeit ab.

Arbeit 4.0 ist mehr als ein Modewort, es spiegelt die neue Arbeitswelt wider.

Kollaboratives Arbeiten

Das Konzept des kollaborativen Arbeitens beschreibt eine intensive Form der Zusammenarbeit. Durch die Digitalisierung arbeiten Mitarbeiter zusammen, ohne im selben Büro zu sein. Es werden Projekt mit Partnern umgesetzt, die man noch nie persönlich gesehen hat. Dokumente gehen in Sekunden einmal um die Welt. Ermöglicht wird dies durch sogenannte Collaboration Tools. Diese bieten Ihnen und Ihren Partnern, Lieferanten und Kunden eine Plattform, in der Sie gemeinsam und strukturiert an Dokumenten arbeiten – papierlos natürlich.

d.velop community connect – die Mitarbeiter-App mit Extras

Bringen Sie Ihr ganzes Unternehmen in nur einer App unter und fördern Sie die Zusammenarbeit: Abteilungsübergreifend, unternehmensübergreifend, zeit- und ortsunabhängig.

Das kann die App:

  • Durch eine unternehmensweite Zusammenarbeit bleibt die Unternehmenskultur auch digital erhalten
  • Mitarbeiter werden langfristig gebunden
  • Mitarbeiter können auch Lieferanten, Partner und Kunden sein – einfach jeder mit dem Sie arbeiten
  • Jeder Ansprechpartner ist nur einen Klick entfernt
  • Dokumentenaustausch geht auch per Smartphone
  • Durch die Ein- und Auscheck-Funktion bearbeitet jeder erst dann Dokumente, wenn er dran ist
  • Das schwarze Brett hält alle auf dem Laufenden
  • Durch Push-Nachrichten kommen wichtige Informationen immer an
  • Schulungsmaterial, Videos und Leitfäden sind jederzeit verfügbar und füllen lästige Wartezeiten
  • Krankmeldungen und Urlaubsanträge gehen per Foto verschlüsselt an die Personalabteilung
  • Und vieles mehr

In der Live-Demo entdecken Sie alle Vorteile, die über eine klassische Mitarbeiter-App hinausgehen.

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Jetzt sind Sie dran: Starten Sie Ihren Weg zum papierlosen Büro.

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Die häufigsten Fragen zum papierlosen Büro 

Was bedeutet papierloses Büro?

Unternehmen, die auf ein papierloses Büro umsteigen, verzichten auf papiergebundene Dokumente und Verfahren. Stattdessen nutzen sie EDV-gestützte Verfahren und verwalten ihre Dokumente mithilfe eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) digital.

Gründe für ein papierloses Büro?

Es gibt zahlreiche Gründe, warum sich die Umstellung auf ein papierloses Büro lohnt. Dazu gehören: Arbeits-, Kosten- und Platzeinsparungen, der flexible, standortunabhängige Zugriff auf Daten, eine Steigerung der internen Effizienz und der Umweltschutz.

Wie funktioniert ein papierloses Büro?

In einem papierlosen Büro laufen so viele Prozesse wie nur möglich digital ab. Dokumente sind digital von überall und jederzeit abrufbar und erlauben damit flexibles Arbeiten. Dokumente werden in einem einheitlichen System zentral abgespeichert, sodass das umständliche Suchen nach Akten in überfüllten Aktenschränken der Vergangenheit angehört.

Welche Software für papierloses Büro nutzen?

Für die Umstellung auf ein papierloses Büro benötigen Sie ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Ein DMS wird für die elektronische, datenbankgestützte Verwaltung von Dokumenten verwendet. Das Ziel eines Dokumenten-Management-Systems ist es, eine zentrale und für alle Mitarbeiter zugängliche Plattform zu schaffen, um unternehmensweit auf Dokumente zugreifen zu können und Arbeitsprozesse so effizienter zu machen.