Digitales Vertragsmanagement
mit Microsoft 365 und SharePoint
- Keine Fristen verpassen
- Rechtssicher arbeiten
- Gewohnte Oberflächen nutzen
Digitales Vertragsmanagement in SharePoint und Microsoft 365
Verpassen Sie keine Fristen mehr und verlieren Sie nie wieder Verträge. Bringen Sie Ordnung in Ihre Ablage. Sparen Sie sich das ewige Suchen nach einem Vertrag. Beschleunigen Sie die Abläufe rund um die Verwaltung von Verträgen – von der Erstellung des Vertrags, über die Ablage, bis hin zur Wiedervorlage. Setzen Sie auf eine innovative Lösung für die Verwaltung von Verträgen, mit übersichtlichem Lieferanten Vertragsmanagement und Kunden Vertragsmanagement.
Sicherheit
- Nie wieder Verträge verlieren
- Intelligentes Fristenmanagement
- Automatische Berechtigungssteuerung
- Einhaltung rechtlicher Rahmenbedingungen
Transparenz
- Alle Verträge auf einen Blick und flexible Auswertung
- Jederzeit Zugriff – unabhängig von Standort und Abteilungen
- Ihre relevanten Aufgaben, Fristen und Verträge im Überblick
Effizienz
- Schnelle und einfache Vertragsanlage
- Organisationsübergreifende Zusammenarbeit mit bekannten Office-Anwendungen
- Das System verwaltet wichtige Fristen und Ereignisse und erinnert Sie aktiv
Whitepaper: 7 Fakten zu Vertragsmanagement mit Microsoft 365
Die Digitalisierung sollte immer mit einer Optimierung der Prozesse einhergehen. Denn nur dann entfaltet sie ihre Wirkung: mehr Sicherheit, höhere Produktivität und geringere Kosten. Wir nehmen 7 Fakten zum Vertragsmanagement mit Microsoft 365 unter die Lupe, damit Sie Ihre Vertragsverwaltung zum Besten bringen.
- Fakt 1: Mit M365 haben Sie die Grundbausteine bereits in der Hand
- Fakt 2: Sie verlieren nie wieder einen Vertrag
- Fakt 3: Digital ist effizienter …
Einblicke ins Vertragsmanagement in SharePoint und Microsoft 365
Dashboard: SharePoint Vertragsmanagement
- Alle für Sie wichtigen Informationen auf einen Blick.
- Schneller Zugriff auf Verträge und gespeicherte Auswertungen.
- Vertragscockpit / -dashboard mit Verträgen, die Ihre Aufmerksamkeit erfordern.
Anlage & Erstellung von Verträgen – einfach und schnell
- Der integrierte Assistent unterstützt Sie bei der Erfassung aller wichtigen Informationen zum Vertrag.
- Übertragen Sie Informationen zum Vertrag einfach durch Hochladen der Dokumente.
- Speichern Sie Entwürfe, um sie zu einem späteren Zeitpunkt weiter zu bearbeiten.
- NEU: automatisches Generieren von Verträgen durch die Anbindung von dox42.
- Hier geht’s zum Factsheet.
Digitalisierung in Rekordzeit
„Wir hatten von Anfang an ein gutes Gefühl, trotz des straffen und ambitionierten Zeitplans.“ – In sehr konzentrierten Analyseworkshops wurden binnen kürzester Zeit gemeinsam mit der Sana Management Service GmbH die Umsetzungsparameter und Anpassungsleistungen erarbeitet.
Die einzige vollständige Lösung unter SharePoint
„Mit den d.velop-Lösungen für Microsoft 365 konnten alle gewünschten Anforderungen für das Vertragsmanagement und die Eingangsrechnungsverarbeitung erfüllt werden.“ Motor Presse Stuttgart digitalisiert die Eingangs- rechnungsverarbeitung und das Vertragsmanagement.
Betafashion automatisiert Vertragsmanagement
„Alle Daten, die in Verträgen liegen, fließen nun zu 100 Prozent in unser Reporting. Das senkt den administrativen Aufwand auf ein Minimum. Für meine Mitarbeiter bleibt nur die Handarbeit übrig, die auch wirklich nötig ist.“
- 100 % Kontrolle Ihrer Verträge
- 5 % Kostenersparnis durch Nutzung von Fristen
- 1.5 Stunden Zeitersparnis bei der Erfassung von Verträgen
Microsoft SharePoint Vertragsmanagement – Mehrwerte durch Integration
Sie möchten Stammdaten oder Informationen aus Ihrem führenden System wie zum Beispiel SAP, Microsoft Dynamics NAV/AX oder Outlook einbinden? Das digitale Vertragsmanagementsystem mit SharePoint und Microsoft 365 lässt sich flexibel in Ihre Applikationslandschaft integrieren.
Integrieren Sie
Outlook & Office
Integrieren Sie
SAP ERP
Integrieren Sie
Salesforce
Integration in Microsoft Teams
- Vertragsakten & -dokumente einfach in Teams einsehen, ohne die Anwendung zu wechseln.
- Aufgaben innerhalb von Microsoft Teams erstellen.
- Freigaben und Vertragsabstimmungen im Chat erledigen.
Finden anstatt Suchen
- Finden Sie schnell die Verträge, die wichtig für Ihre Arbeit sind.
- Nutzen Sie Vertrags-Metadaten oder -inhalte, um schnell Übersichten zu Verträgen zu erstellen.
- Exportieren Sie Daten einfach in Excel und erstellen dort Ihre Reports.
Bereit für eine Live-Demo der Software? Dann los!
- Wählen Sie im Kalender einen Termin aus, der Ihnen zusagt.
- Schreiben Sie uns ein wenig über Ihre derzeitigen Herausforderungen in Ihren Prozessen.
- Gemeinsam leiten wir aus Ihrer Beschreibung ab, wie wir Sie bestmöglich unterstützen kann.
- In einem kurzfristig aufbauenden Termin sehen Sie sich die Lösung live am System an.
Sie möchten lieber per E-Mail mit uns kommunizieren? Kein Problem!
tim.vennhoff@d-velop.de
Die häufigsten Fragen zum digitalen Vertragsmanagement mit M365
Alle Dokumente, die sich im Vertragsmanagement befinden, liegen physisch in Ihrem SharePoint in dahinter liegenden Dokumentbibliotheken. Daher können im Vertragsmanagement alle Dokumenttypen abgelegt werden, die der SharePoint Online unterstützt.
Dokumente können sowohl mit internen als auch mit externen Personen geteilt werden. Dazu gibt es die Möglichkeit entweder einen Link oder eine Kopie des Dokuments zu versenden. Die Person erhält dadurch nur den Zugriff auf das geteilte Dokument und nicht auf andere Inhalte der Vertragsakte.
Vertragsdokumente können in Word bearbeitet werden. Dazu klicken Sie im Kontextmenü des zu bearbeitenden Dokuments auf „In Microsoft Office öffnen“. Das Dokument öffnet sich im Browser mit Word Online und kann dort bearbeitet sowie als Desktop-Version geöffnet werden. Alle Änderungen werden automatisch gespeichert und lassen sich durch die Änderungsnachverfolgung später anzeigen.
Die Suche nach Dokumentinhalten ist über eine Volltextsuche möglich. Diese findet alle Inhalte durchsuchbarer Dokumententypen, wie zum Beispiel Word, Excel, PowerPoint und PDF.
Im Standard sind sieben Vertragstypen vorhanden, um schnell mit dem Vertragsmanagement zu starten. Diese Vertragstypen können Sie umbenennen oder anpassen. Darüber hinaus können Sie weitere Vertragstypen angelegen.
Die digitale Signatur lässt sich in das Vertragsmanagement integrieren, sodass Vertragsdokumente aus der Vertragsakte heraus digital unterzeichnet werden können. Das unterzeichnete Dokument wird anschließend als PDF in der Akte abgelegt.
Auf der Startseite befindet sich ein Dashboard mit „Verträgen, die meine Aufmerksamkeit erfordern“. Dieses Dashboard enthält im Standard die Reiter „Zuletzt geändert“, „Meine Fristen“, „Meine Aufgaben“ und „Unvollständig“. Diese Reiter können Sie im Rahmen des Einführungsprojektes auf Ihre Anforderungen angepassen.
d.velop contracts for Microsoft 365 ist in der Lage die passenden Berechtigungen für eine Vertragsakte zu ermitteln und diese automatisch am Vertrag zu setzen. Dafür sind Berechtigungsprofile zu hinterlegen, die auf Ebene der Vertragstypen festlegen, welche Rolle lesenden oder schreibende Zugriffsrechte erhält. Darüber hinaus kann mit dem Regelwerk flexibel auf Ihre Anforderungen eingegangen werden. Wir beraten Sie hier gerne.
Die Detailfelder können Sie bei der Installation und auch später flexibel angepassen. Bei der Anzahl der Detailfelder empfiehlt sich der Ansatz „so viel wie nötig, so wenig wie möglich“ um eine gewisse Übersichtlichkeit zu gewährleisten und dennoch alles Relevante zu finden.
Die Detailfelder hängen vom gewählten Vertragstyp ab. Bei einem Lieferantenvertrag werden beispielsweise Informationen zu Lieferzeiten oder Skonto abgefragt, wohingegen bei einem Mietvertrag Objektadresse sowie Anzahl der Parkplätze zu hinterlegen sind.
Über das Register „Aufgaben“ haben Sie die Möglichkeit, in einer Vertragsakte mehrere Stichtage zu hinterlegen. Dafür sind bei einer neuen Aufgabe ein Fälligkeitsdatum sowie ein Benachrichtigungsbeginn festzulegen. So erinnert das System Sie rechtzeitig über anstehende Stichtage.