Effizientes Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 und SharePoint

Gestalten Sie Prozesse im DMS optimal


In den Videos erfahren Sie, was Microsoft SharePoint im Standard bietet und wie d.velop diesen Standard für Sie zum Dokumentenmanagement erweitert.

Darum ist ein Dokumentenmanagement mit Microsoft 365 sinnvoll.

Gute Gründe für digitales Dokumentenmanagement mit Microsoft 365.

Ein kurzer Einblick in unsere Anwendung d.velop documents for Microsoft 365.

Kernnutzen Ihrer Microsoft Sharepoint Dokumentenmanagement Strategie:

  • Nutzen Sie Ihre Microsoft 365 Plattform, um mit SharePoint Dokumentenmanagement innovative DMS-Funktionalitäten und digitale Akten (beispielsweise eine SharePoint-Personalakte) abzubilden. Haben Sie zu jeder Zeit, in jeder Applikation einen 360° Blick auf die Informationen Ihrer Kunden.
  • Bringen Sie Transparenz und Standardisierung in Prozesse und Ablagestrukturen.
  • Standardisierte Lösungen sparen Zeit in der Implementierung.
  • Best Practices und Vorlagen aus erfolgreichen Projekten unterstützen Sie bei der Abbildung Ihrer Anwendungsfälle.
  • Anwender fühlen sich abgeholt, weil sich die Anwendung im Kontext der vorhandenen Lösung einbindet.

Greifen Sie schnell auf Informationen zu

Treffen Sie bessere Entscheidungen

Schaffen Sie Zeit für das Wesentliche

Erfüllen Sie Compliance-Anforderungen

Ihren SharePoint als vollwertiges Dokumentenmanagementsystem (DMS) nutzen?


Klar geht das! Mit d.velop documents for Microsoft 365 verleihen Sie ihrem SharePoint die Fähigkeit Dokumente und Informationen in digitalen Akten zu strukturieren und Dokumente workflowbasiert zu verarbeiten.

TECE digitalisiert dokumentengebundene Prozesse mit SharePoint Dokumentenmanagement von d.velop

TECE digitalisiert dokumentengebundene Prozesse mit SharePoint / Microsoft 365

“Mit SharePoint / M365 von Microsoft profitieren wir von einer leistungsstarken Plattform für das Informationsmanagement. Mit der Erweiterung d.velop documents for Microsoft 365 verbinden wir diese Plattform mit SAP ERP und Salesforce, erreichen volle Transparenz über unsere Dokumente und Geschäftsprozesse und haben die rechtskonforme Ablage sichergestellt.”

Reinhard Wiggers | Head of Processes and Systems TECE

Kernfunktionen des
d.velop SharePoint Dokumentenmanagement
für Microsoft 365


Funktionen des d.velop SharePoint Dokumentenmanagement für Microsoft 365
  • Quick Actions: Konfigurierbarer Schnellzugriff auf sinnvolle SharePoint Funktionen und Workflows.
  • Intuitive Navigation: Die benutzerfreundliche Navigation bietet dem Anwender eine 360° Sicht auf Informationen.
  • User Votes: Feedback-Bereich zum Anfragen und Bewerten von neuen Features.
  • Quick Search: Integrierte Schnellsuche um direkt auf weitere SharePoint-Inhalte zuzugreifen.
  • Vorschau: Vorschau von SharePoint-Inhalten mit Editierfunktion im Browser für Office-Formate.
  • Metadaten: Übersicht und automatisierte Vererbung von Metadaten.

Integrieren Sie
Microsoft 365 & SharePoint Online
in führende Applikationen


d.velop documents for Microsoft 365 integriert sich nahtlos in Ihre führenden Anwendungen. Dadurch erhöht sich die Nutzerakzeptanz deutlich, denn alle Nutzer arbeiten in Ihren vertrauten Programmen.

Und Sie haben zu jeder Zeit denselben Informationsstand!
Welche führende Anwendung ist für Sie relevant?

Integrieren Sie
Outlook & Office

Icon Integration SharePoint Outlook Office

Integrieren Sie
Dynamics 365

Icon Integration von SharePoint in Microsoft 365 in Dynamics 365

Integrieren Sie
SAP ERP

Icon Integration Microsoft 365 DMS in SAP ERP

Integrieren Sie
Salesforce

Icon Integration Microsoft 365 Salesforce

d.velop Webinare zum Dokumentenmanagement mit Microsoft 365

Sie möchten mehr rund um digitales Dokumentenmanagement für Microsoft 365 erfahren?


Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.

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Die häufigsten Fragen zu SharePoint DMS mit d.velop documents for Microsoft 365


Was ist der Unterschied, zwischen Sharepoint Online und der d.velop Software für Microsoft 365?

Microsoft bietet tolle Basisfunktionen für Dokumentenmanagement, wie z.B. Versionierung, oder die Möglichkeit Metainformationen an Dokumenten zu pflegen. Allerdings müssten diese Metainformationen manuell gepflegt werden. Wichtige Schnittstellen zu ERP-/CRM-Systemen, die Integration in Outlook oder die Möglichkeit mit virtuellen Akten zu arbeiten ist im Microsoft Standard nicht vorhanden. Genau hier kommt d.velop ins Spiel und erweitert Microsoft 365 zu einer vollständigen Plattform für Dokumentenmanagement.

Einen Überblick erhalten Sie in diesem Video.

Wo liegen die Dokumente, wenn ich mich für d.velop documents for Microsoft 365 entscheide?

Alle Dokumente liegen in Ihrem Microsoft 365 Tenant in SharePoint Dokumentbibliotheken. Sie haben zu jeder Zeit vollen Zugriff auf alle Dokumente.

Können eigene Aktenstrukturen für ein Dokumentenmanagment in SharePoint erstellt werden?

Ja. Die Erstellung eigener Aktenstrukturen kann mit etwas Übung selbst vorgenommen werden.

Einen ersten Einblick zu digitalen Akten geben wir Ihnen in diesem Video.

Können Workflows in einer Akte ausgeführt werden?

Ja, es können Nintex- oder Power Automate Workflows eingebunden und ausgeführt werden.
Es bestehen unterschiedliche Optionen, um einen Workflow zu starten:
1. Der Workflow wird manuell gestartet, wie im Bild unten zu sehen.
2. Der Workflow wird über Metainformationen automatisch gestartet. Beispiel: Wenn die Angebotssumme >= € 50.000, dann starte Freigabeworkflow.

Wie werden Metadaten für die Strukturierung von Dokumenten in SharePoint ermittelt?

Es bestehen zwei Möglichkeiten Metadaten zu ermitteln:

1. Dokumente werden via Drag & Drop (z.B. entweder in Outlook oder im Browser) auf eine Akte fallen gelassen.
Werden Dokumente via Drag & Drop fallen gelassen, werden Metainformationen anhand bestehender Akteninformationen ermittelt.

2. Dokumente werden durch unsere Klassifizierungssoftware automatisch ausgelesen.
Mit der Klassifizierungssoftware wird das gesamte Dokument vollständig via OCR ausgelesen und dann detailliert klassifiziert.

Details dazu erläutern wir Ihnen in diesem Video.

Wie können Dokumente gemeinsam mit externen Partnern bearbeitet werden?

Es bestehen zwei Möglichkeiten, um Dokumente mit externen Partnern zu teilen und zu bearbeiten:

1.       Teilen einzelner Dokumente
2.       Teilen von mehreren Dokumenten

In der ersten Variante könnte es sich z.B. um eine Ausarbeitung handeln, die gemeinsam mit einem externen Syndikus oder einem Kunden/Lieferanten erarbeitet wird.
In diesem Fall unterstützt die Teilen-Funktion, welche direkt aus der Akte heraus aufgerufen werden kann:



In Abhängigkeit der Einstellungen auf dem jeweiligen Kunden-System ist das Teilen an externe Personen außerhalb der Organisation aktiviert oder deaktiviert. Ggf. sind hier in der Administration Anpassungen vorzunehmen, um das externe Teilen zu ermöglichen.
 
Die zweite Variante kommt häufig dann ins Spiel, wenn es sich in dem aktuellen Vorgang um ein größeres Projekt handelt. Ein Beispiel wäre, wenn Unterauftragnehmern mehrere Dokumente aus einer Aktenstruktur zum Download oder zur Bearbeitung bereitgestellt werden sollen.
In diesem Fall wäre genauer zu besprechen, worauf es in Ihrem konkreten Fall ankommt. Die häufigste Variante ist, dass Dokumente gesammelt in einem geschützten SharePoint-Bereich zum Download oder zur Bearbeitung angeboten werden können.

Ist die d.velop Lösung weiterhin lauffähig, wenn Microsoft Updates einspielt?

Die Integration durch die d.velop in den SharePoint erfolgt aus technischer Sicht minimalinvasiv. Das bedeutet, dass Microsoft-Updates innerhalb der SharePoint Umgebung die Lauffähigkeit der d.velop Lösung zu keiner Zeit beeinflussen.

Detailliert ist im Bild unten zu sehen, dass eine kleine App im SharePoint App Store eingerichtet wird (markiert durch das grau hinterlegte „d.“ im linken Bereich). Diese App beinhaltet wenige Zeilen Code und dient im Wesentlichen dazu, weitere Programmlogik in Form von Azure Services nachzuladen (rechter Bereich auf der Grafik). Diese Azure Service werden durch d.velop für alle Kunden betrieben. Bei der Nutzung der Software fallen keine Consumption Gebühren an.

d.velop documents for Microsoft 365 Architektur