Revisionssichere
E-Mail-Archivierung!

Intelligent, rechtssicher und vollautomatisiert – mit der E-Mail-Archivierung von d.velop setzen Sie überquellenden E-Mail Postfächern in Ihrem Unternehmen endgültig ein Ende.

Mail archivieren: Höchste Effizienz bei geringen Kosten.

Durch die Lösung der d.velop AG archivieren Sie alle ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Versenden oder Empfangen rechtskonform. Zu einem späteren Zeitpunkt können Sie die Benutzerpostfächer entlasten. Das Praktische dabei: Eine Dublettenprüfung findet automatisiert statt, sodass dieselben E-Mails nur einmal archiviert und damit Speicher gespart wird.

Darum brauchen Sie die E-Mail-Archivierung

Rechtssicher Mails archivieren – Gesetzliche Anforderungen

Mit der E-Mail-Archivierung von d.velop sind Sie hinsichtlich gesetzlicher Anforderungen stets auf der sicheren Seite. Speichern Sie Ihre Dokumente und Daten rechtssicher und arbeiten Sie Compliance konform. Insbesondere E-Mails, die beispielsweise steuerrechtlich relevant sind, erfordern laut GoBD eine rechtssichere Speicherung im Originalformat.

Elektronische Archivierung – sorgen Sie für Entlastung

Beenden Sie nicht nur die ständige Informationsüberflutung (Information Overload), sondern archivieren Sie Ihre ein- und ausgehenden E-Mails direkt beim Empfangen oder Versenden – und zwar automatisch und revisionssicher. Dadurch entlasten Sie sowohl Ihr Postfach als auch Ihre Mitarbeiter.

Mail Archivierung: Software zur Prozessautomatisierung

Bleiben Sie im Flow – genauer gesagt im Workflow. Sorgen Sie mit der automatischen E-Mail-Archivierung von d.velop für eine reibungslose Digitalisierung Ihrer Unternehmensprozesse. Ihre E-Mails werden sinnvoll Vorgängen und E-Akten [GG1] zugeordnet.

E-Mail-Speicher und Mitarbeiter nachhaltig entlasten.

On Demand-Webinar: E-Mail-Archivierung und -Management.

Die E-Mail-Archivierung ist eigentlich ein sogenannter “no-brainer”. Da denkt man nicht lange drüber nach, denn ab dem ersten Tag der Nutzung bringt diese Ihnen konkrete Vorteile.

In diesem Webinar gibt Ihnen Dirk Wrany, Produktmanager der d.velop AG, Einblicke in folgende Themen:

  • Allgemeine Rechtsgrundlage zur rechtssicheren E-Mail-Archivierung
  • Motivatoren – warum eigentlich E-Mails archivieren?
  • Verschiedene Arten der E-Mail-Archivierung
  • Grundlagen des E-Mail-Managements
  • Einblicke in die Software

Rechtliche Grundlage

Ein zentrales Gesetz zur E-Mail-Archivierung existiert grundsätzlich nicht. Vielmehr geht die rechtliche Grundlage zur Speicherung von E-Mails aus verschiedenen Gesetzen und Vorschriften hervor. Das GoBD formuliert dabei die Anforderungen an die Archivierung von E-Mails, welches sich wiederum auf das Handelsgesetzbuch (HGB) und die Abgabenordnung (AO) bezieht.

Weitere wichtige Gesetze in diesem Zusammenhang sind unter anderem die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GBO), Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) oder das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

Weitere Informationen zu den GoBD-Richtlinien, DSGVO, Aufbewahrungspflicht und Datenschutz finden Sie in unserem Blog: Der Zwang zur Archivierung: Gibt es ein E-Mail-Archivierungsgesetz?

Eine Archivierungssoftware – viele Einsatzmöglichkeiten

So funktioniert Journalarchivierung und regelbasierte E-Mail-Archivierung im Unternehmen

Journalarchivierung

Übermitteln Sie mithilfe der Journalarchivierung Ihre ein- und ausgehenden E-Mails als Kopie in ein separates Journalpostfach. Von dort aus besitzen Sie verschiedenste Möglichkeiten, Ihre E-Mails weiterzuverarbeiten. Beispielsweise können Sie…

  • eine Suchfunktion mit globalem Zugriff für Ihr Unternehmen einrichten
  • Ihre E-Mails durch ein Dokumentenmanagement System  (DMS) sortieren, kategorisieren und in e-Akten ablegen lassen
  • Ihre E-Mails durch ein vordefiniertes Filtersystem selektieren und in digitale Akten ablegen lassen

E-Mail-Management und E-Mailarchivierung mit d.velop Software

Postfacharchivierung

Nutzen Sie die klassische Postfacharchivierung und entlasten Sie Postfach und Mitarbeiter. Verhindern Sie mit der Postfacharchivierung von d.velop überquellende E-Mail-Postfächer und sorgen Sie für einen effizienten Informationsaustausch in Ihrem Unternehmen.

Funktionspostfacharchivierung

Das Funktionspostfach ist ein sogenanntes Groupware-Postfach. Jedes Funktionspostfach bildet eine bestimmte Funktion ab, so dass mehrere Mitarbeiter mit Hilfe eines gemeinsamen Postfachs eine zentrale Funktion ausüben können.

Nutzen Sie die Funktionspostfacharchivierung und sorgen Sie für eine transparente und übersichtliche Kollaboration in Ihrem Unternehmen an gemeinsamen Projekten.

So lässt sich eine Software zur E-Mailarchivierung managen und administrieren

Manuelle Ablage

Ihre E-Mails können Sie selbstverständlich auch jederzeit manuell in die richtige elektronische Akte ablegen. Auch wenn das Automatische Ablagen Ihnen das Arbeitsleben erleichtern soll, behalten Sie nichtsdestotrotz stets die volle Kontrolle über Ihre ein- und ausgehenden E-Mails.

Kombinierte Archivierung

Die E-Mail-Archivierung von d.velop ist so ausgerichtet, dass Sie verschiedene Funktionen problemlos miteinander kombinieren können. Beschränken Sie sich nicht nur auf ein einziges Feature, sondern richten Sie sich Ihre E-Mail-Archivierung nach Ihren individuellen Bedürfnissen ein.

Digitale Archivierung: Software kennenlernen mit kostenloser Demo

Willkommen im digitalen Zeitalter! Speichern Sie Ihre E-Mails revisionssicher im digitalen Archiv und verhindern Sie den Verlust wichtiger Daten. Verkürzen Sie die Dauer der Datensicherung und reduzieren Sie Ihren Speicherbedarf und Ihre Speicherkosten – mit der E-Mail-Archivierung von d.velop.

Profitieren Sie von Zahlreichen Features des Dokumentenmanagement Systems für ein papierloses Büro. Freuen Sie sich unter anderem auf:

  • Versionierung
  • Checkin /-out
  • Individuelle Anpassung Ihrer Benutzeroberfläche
  • Integration von bestehenden Anwendungen wie Outlook oder SharePoint

Archivierungssoftware von d.velop – Ihre Vorteile im Überblick

icon speichern hell grün

Reduzierung des Speicherbedarfs

Einfache Ablage von ein- und ausgehenden E-Mails

Icon Kosten

Reduzierung der Speicherkosten

Intelligente Volltext- oder Volltextsuche

100% Compliance

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Entlastung Ihrer Mitarbeiter

Aus unserem Blog

Erfahren Sie mehr rund um das Thema E-Mail-Archivierung im d.velop Blog

Haben Sie noch Fragen?

Gerne beraten wir Sie rund um das Thema „E-Mail-Archivierung“. Treten Sie mit uns in Dialog, wir freuen uns auf Sie!

Häufig gestellte Fragen


Wie kann man E-Mails archivieren?

E-Mails lassen sich grundsätzlich mit einer entsprechenden Software archivieren. Entscheidend bei der Umsetzung der E-Mail-Archivierung ist dabei, die Ausrichtung der Software, Hardware und der Geschäftsprozesse an der GoBD. Die Basis für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung schaffen die Dokumentenmanagement-Lösungen von d.velop.

Wie lange muss man geschäftliche E-Mails aufbewahren?

Als Handels- oder Geschäftsbriefe einzustufende E-Mails sind nach §147 gemäß Abgabenordnung (AO) 6 Jahre aufzubewahren, sofern in anderen Steuergesetzen nicht abweichende Aufbewahrungsfristen geregelt sind. E-Mails mit enthaltenen Buchungsbelegen, Jahresabschlüssen, Rechnungen, Bilanzen oder Lageberichten sind für 10 Jahre aufzubewahren.

Was muss archiviert werden?

E-Mails müssen dann archiviert werden, wenn es sich um einen Geschäfts- bzw. Handelsbrief handelt. Auch E-Mails mit einem steuerlichen Bezug müssen archiviert werden. Hierzu zählen unter anderem E-Mails mit Inhalten von Jahresabschlüssen, Inventaren, Handelsbüchern und Buchungsbelegen.