Dokumentenarchivierung mit d.velop
Dokumente sicher und digital archivieren mit der Archivierungssoftware.
- Gesetzeskonformes Archivieren
- Zertifiziert nach IDW PS880
- Zentrale Verfügbarkeit
Dokumentenarchivierung: Digital. Einfach. Sicher.
Papierdokumente, technische Zeichnungen, Bilder, Office-Dokumente, Dokumente in SharePoint, Belege aus Ihrer Buchhaltung oder E-Mails – welches Dokument auch immer!
Im zentralen Dokumentenmanagement-System von d.velop inklusive Archivierungssoftware findet alles seinen Platz: digital, langzeit- und revisionssicher. Somit natürlich gesetzeskonform und unabhängig vom ursprünglichen Erzeugersystem.
Digital archiviert, lassen sich die gespeicherten Dokumente jederzeit spontan recherchieren. Natürlich nur von berechtigten Nutzern. Und dann selbstverständlich bearbeiten, prüfen und verteilen. Mit mobilem ECM sogar wenn Sie unterwegs sind.
Warum überhaupt eine Archivierungssoftware nutzen?
Gesetzliche Anforderungen
Setzen Sie auf Sicherheit! Durch die rechtssichere und revisionssichere Speicherung Ihrer Dokumente auf Ihren eigenen Storage-Systemen oder in zertifizierten Rechenzentren. Entsprechend dem damit verbundenen Schutz vor Veränderung, schaffen Sie die Basis für compliance-konformes Arbeiten.
Zentrale Verfügbarkeit
Alle Dokumente werden zentral in digitalen Akten archiviert – auch über Standortgrenzen hinweg. So stehen alle Informationen jederzeit und immer aktuell zur Verfügung. Obendrein können Sie in jedem Dokument durch die revisionssichere Archivierung noch nach Jahrzehnten blättern. Denn die Dokumente werden zusätzlich als TIFF oder PDF/A gespeichert.
Prozesse gestalten
Über die Software digital archivierte Dokumente sind die Grundlage für transparente Geschäftsprozesse. Denn nur mit der stetigen und zentralen Verfügbarkeit von Informationen lassen sich effiziente elektronische Arbeitsabläufe gestalten. Womit sich die Bearbeitungszeiten und Bearbeitungskosten von Vorgängen deutlich reduzieren.
Dokumentenarchivierung als zentraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement-Systems.
Die Dokumentenarchivierung von d.velop ist ein fester Bestandteil unseres Dokumentenmanagement-Systems. Durch intuitive, individuell anpassbare Oberflächen richten Sie die Archivierungssoftware schnell, einfach und transparent ein.
Mit einer digitalen Dokumentenarchivierung schaffen Sie die Basis dafür, alle geltenden Compliance-Anforderungen zu erfüllen. Dank individuellem Rechtekonzept für den Archivzugriff erhöhen Sie den Datenschutz. Und Sie haben damit nach der digitalen Archivierung, optional und je nach Aufbewahrungsfrist, die Möglichkeit zur rechtskonformen Vernichtung von Originalbelegen. Das reduziert den “Datenmüll”.
Zur Datenspeicherung nutzen Sie Ihre entweder bereits vorhandene Storage-Hardware oder speichern Ihre Daten über den d.velop cloud storage in der Cloud.
API & Integrationen
Verbinden Sie Ihre Systeme mit unserem Archiv
Daten und Dokumente entstehen in vielen Softwares im Unternehmen. Damit Dokumente im digitalen Dokumentenmanagement abgelegt werden können, wird zu den erzeugenden Softwares eine Verbindung hergestellt.
Nahtlos integriert, greifen Sie dann direkt aus der jeweiligen Anwendung auf die Informationen im digitalen Archiv zu. Anwender nutzen so ihr gewohntes Programm und arbeiten ganz automatisch mit einem zentralen Archiv und einem übersichtlichen Dokumentenmanagement.
Suchen & Finden
Durchsuchen Sie Ihr digitales Archiv im Handumdrehen
d.velop documents unterstützt Sie in Ihren Recherchen im digitalen Archiv auf vielfältige Art und Weise. Jedes Dokument und jede Akte sind mit einer Vielzahl von Schlagworten versehen. Diese Schlagworte nennt man auch Metadaten. Deswegen können Sie gezielt nach Informationen wie z.B. einer Rechnungsnummer suchen. Neben dieser gezielten Suche können Sie in d.velop-Systemen mittels Volltexterkennung auch à la “Google” suchen.
Alle Elemente lassen sich als Favoriten speichern. Ein erneutes Recherchieren der Information wird damit überflüssig. Die Rechercheparameter lassen sich als Suchvorlage abspeichern. So kann die Recherche zu einem späteren Zeitpunkt erneut ausgeführt werden.
Was benötigen Sie für die Dokumentenarchivierung?
Sie haben die Wahl. Speichern Sie Ihre geschäftlichen Informationen entweder On-Premises, Hybrid oder komplett in der Cloud. Unabhängig davon, wie Sie sich entscheiden, sind Ihre Daten bei uns in sicheren Händen.
On-Premises
Sie möchten Ihre Dokumente gerne in Ihren eigenen Systemen archivieren? Dann sind Content Adressed Storage (CAS)-Systeme als Langzeitarchivsystem das Mittel der Wahl. CAS-Systeme sind Festplattensysteme, die durch ihren Aufbau dafür sorgen, dass ein Überschreiben von Dokumenten nicht möglich ist. Für die viele Storage-Systeme sind Verbindungen mit d.velop-Software bereits realisiert.
Hybrid
Wenn Sie Ihr Dokumentenmanagement-System On-Premises betreiben, haben Sie die Möglichkeit den d.velop cloud storage als zusätzliches Backup für Ihr weiterhin bestehendes lokales Storage-System (hybride Variante) oder als komplette Auslagerung Ihres Storagesystems zu nutzen (Cloud-only-Variante). So adaptieren Sie Cloud-Technologien in Ihrem eigenen Tempo.
Cloud
Wenn Sie sich entscheiden, unser Dokumentenmanagement-System aus der Cloud zu beziehen, können Sie ab sofort auf eigene Storagesysteme in Ihrem Rechenzentrum verzichten und Ihre geschäftskritischen Daten sicher, performant und revisionskonform archivieren. So entfallen die für Sie in der Beschaffung, in der Wartung und im Betrieb sehr kostspieligen Sekundärspeicher-Systeme vollständig.
Erfahren Sie auf dem d.velop Blog mehr rund um das Thema Dokumentenarchivierung
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best-Practices, über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den Digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
Definition von Revisionssicherheit
d.velop Blog
„Wer verspricht, mit einer DMS-Lösung Revisionssicherheit für das gesamte Unternehmen auf Knopfdruck zu bieten, der lügt.“ Bereits vor einigen Wochen haben wir mit den fünf größten Mythen rund um das Thema DMS aufgeräumt. Erklärt, wie Unternehmen Revisionssicherheit erreichen können, haben wir damals aber noch nicht.
Autor: Thomas Buddendick
Langzeitarchivierung im Überblick
d.velop Blog
Die Langzeitarchivierung beschreibt den Prozess einer langfristigen Erfassung von Daten und Informationen, deren Aufbewahrung und der Bereitstellung der dauerhaften Verfügbarkeit. Gesetze sind es, die uns dazu verpflichten, eine Langzeitarchivierung bestimmter Informationen und Dokumente im Geschäftsumfeld vorzunehmen.
Autor: Frank Schnittker
Am besten gleich starten
und Ihre ersten Dokumente mit d.velop documents archivieren.