Die digitale Projektakte
Die digitale Projektakte
In Ihrem Unternehmen herrscht oft das totale Papierchaos? Wartungsprotokolle, Projektinformationen und Produktdatenblätter liegen häufig nur in Papierform oder unstrukturiert in digitaler Form vor? Das wird für viele Unternehmen mehr und mehr zum Problem. Denn es bedeutet: Dokumente und Dateien sind weder sofort verfügbar, noch zentral einsehbar und können bei Bedarf auch nicht über Unternehmensgrenzen hinweg vorgehalten oder standortübergreifend geteilt werden.
Die Lösung: Die digitale Projektakte von d.velop. Mit der digitalen Projektakte können Sie alle Dokumente direkt in einem digitalen Archiv an zentraler Stelle verwalten. Dabei ist es egal, über welche Eingangsquelle die Dokumente zu Ihnen gelangen: Ob per E-Mail, per Scan oder per Fachverfahren – alle eingehenden Dokumente werden passend verarbeitet und der Projektakte zugeordnet. So haben Nutzer zu jeder Zeit und von überall Zugriff auf alle projektrelevanten Unterlagen.
Vorteile der digitalen Projektakte auf einem Blick
- Transparente Darstellung für alle Beteiligten
- Jederzeit Zugriff unabhängig von Standort und Abteilung
- Nahtlose Integration in Fachverfahren
- Schnelle, einfache und automatisierte Ablage der Dokumente
- Anwenderfreundliche und intelligente Suche
- Zugriff & Berechtigungen gemäß definiertem Regelwerk
In 30 Minuten zum digitalen Aktenplan
für die Industrie
Im Webinar erfahren Sie, wie schnell und einfach in nur 30 Minuten einen digitalen Aktenplan im Dokumentenmanagement-System erstellen. Erleben Sie live, wie eine digitale Aktenstruktur am Beispiel einer Projektakte für Ihr Unternehmen aussehen könnte.
Umfangreiche Projekte mit zahlreichen Dokumenten lassen sich nun übersichtlich darstellen. Mit einem digitalen Aktenplan können Sie nun standortunabhängig an alle relevanten Informationen, Dokumente und Projektvorlagen gelangen.
Wichtige Funktionen der digitalen Projektakte
Sichere Aufbewahrung:
Erfüllen Sie Compliance-Anforderungen.
Digital archivierte Projektdokumente sind die Grundlage für transparente und sichere Geschäftsprozesse, denn Papierdokumenten verteilen sich häufig unkontrolliert und nicht nachvollziehbar über diverse Ablageordner oder Gruppenlaufwerke. Durch die revisionssichere Dokumentenarchivierung schaffen Sie eine Basis für compliance-konformes Arbeiten. Zudem stellen Sie dank umfassenden Rechtekonzept zu jedem Zeitpunkt sicher, dass wirklich nur berechtigte Mitarbeiter, Dokumente oder ganze Akten einsehen und bearbeiten können.
Einfache Systemintegration:
Nutzen Sie d.velop-Technologien in Ihrer gewohnten Oberfläche.
Sie haben die Möglichkeit, die Struktur der digitalen Akte gemäß Ihren eigenen Projektdefinitionen individuell anzupassen. Die anwenderfreundlichen Strukturen sind übersichtlich und schnell implementierbar. Um medienbruchfreies Arbeiten zu ermöglichen sind Schnittstellen zu allen führenden ERP-Systemen möglich. So erhöhen Sie die Nutzerakzeptanz deutlich, denn alle Nutzer arbeiten in Ihren vertrauten Programmen.
Standortübergreifendes Arbeiten:
Zugriff auf alle digitalen Akten.
Mit der digitalen Projektakte können Sie bequem von überall aus Ihre Dokumente einsehen und bearbeiten oder mittels Vorlagen erstellen. Mithilfe einer vorgefertigten Struktur erleichtern wir Ihnen die Vorarbeit und Konzeptionierung der benötigten Aktenstrukturen. Das standortübergreifende Arbeiten erleichtert den Arbeitsprozess und vermeidet doppelte Versionen eines Dokumentes. So lassen sich effiziente und digitale Arbeitsabläufe gestalten. Dabei ist es ganz gleich, ob Sie mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop darauf zugreifen wollen.
Sie setzen strategisch auf Microsoft 365?
Vermeiden Sie mit Microsoft SharePoint Medienbrüche. Schaffen Sie mit SharePoint-Lösungen ein stabiles und krisensicheres System für die digitale Dokumentenverwaltung.
Mit Microsoft 365 haben Sie mit SharePoint die Basis Ihres DMS schon im Haus. d.velop for Microsoft 365 baut darauf auf und etabliert einfache und clevere Workflows nach Best-Practices. So nutzen Sie Ihren SharePoint als DMS. Dadurch erhöht sich die Nutzerakzeptanz deutlich, denn alle Nutzer arbeiten in Ihren vertrauten Programmen. Und Sie haben zu jeder Zeit denselben Informationsstand!
Erfahren Sie mehr zur Lösung oder erleben Sie die digitale Projetakte für die Industrie in Microsoft 365 im Webinar.
Sie möchten mehr rund um das Thema Projektakte erfahren?
Auf dem d.velop Blog erhalten Sie Ihre regelmäßige Dosis Digitalisierung. Von Best Practices über How-To’s bis hin zu Entscheidungsleitfäden finden Sie hier alles, um den digitalen Wandel erfolgreich zu gestalten.
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Über die Einführung einer digitalen Projektakte
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Aktenplan erstellen: So funktioniert’s im digitalen Zeitalter
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Dokumentenablage automatisiert – Wie “Kollege KI” Ordnung im Akten-Dschungel schafft
Erfahren Sie im Blogartikel, wie Sie die bei Ihnen auflaufenden Dokumente dank KI automatisiert ablegen können.
Häufig gestellte Fragen
Die elektronische Projektakte fasst alle digitalen Dokumente, thematisch und fachlich sinnvoll, zu einem Projekt zusammen. Das digitale Dokument lässt sich beliebig in vielen Akten zuordnen, ohne physisch mehrfach zu existieren. Ihr Vorteil: mehr Platz, schnelle Suche und kein unnötiges kopieren.
Die digitale Projektakte kann beliebig weitläufig eingesetzt werden. Welche Dokumente aufgenommen werden, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern bestimmt der Arbeitgeber. Relevante Dokumente können sein:
Projektvorlagen
Produktstammdatenblätter
Wartungsprotokolle
Bauplanung
QM-Unterlagen
Technische Zeichnungen
Maschinenkonstruktionen
Belegungsplan
Inbetriebnahme
Bedienungsanleitungen
usw.
Bauen Sie eine eigene Aktenstruktur ganz nach Ihren individuellen Anforderungen auf oder greifen Sie auf die von uns mitgelieferten Best-Practice Strukturen zurück. Die Aktenstrukturen der Projektakten lassen sich jederzeit flexibel anpassen.
Der Aufwand fällt geringer aus, als oft erwartet. Über Anpassungen der Schnittstellendateien sind die Aktenstrukturen schnell importierbar. Das Grundgerüst ist vorgegeben, in welchen Ausprägungen und wie vielfältig Sie diese nutzen möchten ist nicht limitiert.
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