Elektronische Akte –
einfach Akten digitalisieren

Benötigte Dokumente mit einem Klick direkt im Zugriff – dank digitaler Akten

Nehmen Sie Abschied von Ihrem Papierarchiv! Mit elektronischen Akten von d.velop gehören Papiertürme auf Ihrem Schreibtisch, verstaubte Akten in Ihren Schränken und die zeitraubende Suche nach Dokumenten der Vergangenheit an.


Das Prinzip der elektronischen Akte

Von der Eingangsquelle über das digitale Archiv bis hin zum digitalen Aktenplan. In nur 3 Schritten zur e-Akte.

E-Akte – So funktioniert digitale Aktenführung

Das Prinzip der elektronischen Akte basiert auf bewährten Dokumentenmanagementlösungen. Die digitale Aktenführung ist zentraler Bestandteil eines Dokumentenmanagement Systems und bildet die Basis für ein papierloses Büro.

Dokumenteneingang

E-Akten von d.velop sorgen für einen reibungslosen und kontinuierlichen Workflow, insbesondere in Bezug auf Durchlaufzeiten und Verfügbarkeit Ihrer digitalen Dokumente. Sofern das Dokument nicht bereits in digitaler Form vorliegt, wird es dem Scan-Vorgang zunächst zentral im digitalen Archiv gelagert.

Digitaler Aktenplan

Nachdem Ihre Dokumente im digitalen Archiv zentral archiviert wurden, folgt ein automatisches Einsortieren in den digitalen Aktenplan. Dieser setzt sich aus kategorisch sinnvollen E-Akten zusammen, die wiederum auf Ihren individuell definierten Kriterien basieren. Das Ergebnis ist ein vollautomatisiertes Ablegen in die jeweils richtige elektronische Akte.

Arbeiten mit E-Akten

Navigieren Sie im digitalen Aktenplan von d.velop auf der übersichtlichen und individuell gestaltbaren Benutzeroberfläche zur gesuchten digitalen Akte. Auch der Zusammenhalt hybrider Akten, also teilweise in Papierform und teilweise in digitaler Form vorliegende Aktenbestände, wird durch den digitalen Aktenplan von d.velop ermöglicht.

Workflow der digitalen Aktenführung

Digitales Archiv

Im digitalen Archiv von d.velop werden all Ihre Dokumente sicher und zentral archiviert. Richten Sie sich Ihr elektronisches Archiv einfach, schnell und transparent dank individuell anpassbarer Oberflächen ein. Individuelles Rechtekonzept für den Archivzugriff sowie die Erfüllung sämtlicher Compliance Anforderungen sorgen für einen effizienten Freigabe-Workflow und machen Ihr elektronisches Archiv zu einem digitalen Tresor!

Nutzen Sie unsere kostenlose Demo und lernen Sie die Dokumentenarchivierung von d.velop kennen.

Die Vorteile der elektronischen Akte

  • Schnelle und unkomplizierte Suche
  • Optimale Einbindung in Fachverfahren
  • Automatische Zuordnung in sinnvolle E-Akten
  • Standortübergreifendes Arbeiten & Home Office
  • Minimale Durchlaufzeiten & schnelle Auskunft
  • Hohe Sicherheit & revisionssichere Archivierung

Digitale Akten von d.velop – mehr Transparenz & Sicherheit geht nicht


Individueller Archivzugriff

Stellen Sie mit einem individuellen Rechtekonzept sicher, dass Ihre digitalen Akten und Dokumente nur von jeweils berechtigten Mitarbeitern eingesehen und bearbeitet werden können. So sind beispielsweise wichtige Vertragsakten und private Personalakten Compliance konform aufbewahrt und genießen unter Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsanforderungen höchste Sicherheit.

Elektronische Aktenführung: Gesetzliche Anforderungen

Setzen Sie mit digitalen Akten von d.velop auf maximale Sicherheit. Die rechtssichere Langzeitspeicherung Ihrer Dokumente auf zertifizierten Storage-Systemen sowie die elektronische Aktenführung nach EGovG schützen vor Manipulation und unberechtigtem Zugriff. Aufbewahrungsfristen und Fälligkeiten werden zudem automatisch berücksichtigt.

eAkten sind viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit eAkten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern. Denn diese können lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden.

TR-ESOR- und TR-RESISCAN-konform

Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Und die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten.

Standortübergreifender Zugriff auf alle Akten

Die eAkte baut auf der digitalen Aktenführung von d.velop auf. Dadurch können Sie bequem von überall aus Ihr digitales Aktenarchiv einsehen und bearbeiten. Ganz egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Webinar:
In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung.

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Sie möchten erfahren, ob sich der Einsatz von digitalen Akten auch für Ihr Unternehmen lohnt und wie das tägliche Arbeiten damit funktioniert? Unser Webinar “In 30 Minuten zur digitalen Aktenführung” bietet Ihnen einen ersten Einblick in das Arbeiten mit einem digitalen Aktenarchiv.

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Digitale Aktenarten im Überblick


Weitere digitale Akten für Ihre Bedürfnisse

Digitale Kundenakte

Lassen Sie Ihre Kunden mit sekundenschneller Auskunft nicht wartenEinfache Rechnungsbearbeitung
Alle Informationen und Verträge zu Kunden jederzeit zentral verfügbar

Digitale Produktakte

Produktidee, Rohstoffbeschaffung oder Bedienungsanleitung jederzeit verfügbar
Alle Stationen des Produktlebenszyklus standortunabhängig einsehbar

Digitale Maschinenakte

Wartungsprotokolle, Betriebsanleitungen oder Ersatzteilkataloge zentral verfügbar
Standortübergreifender Zugang für Mitarbeiter

Digitale Lieferantenakte

Angebote und Lieferscheine stets gebündelt in Ihrer digitalen Lieferantenakte einsehbar
Wirken Sie Lieferengpässen durch schnelle Reaktion auf Markterfordernisse entgegen

Digitale Vertragsakte

Lassen Sie sich durch die Abonnementfunktion automatisch an wichtige Fristen erinnern
Revisionssicherheit: Vertrauen Sie auf eine revisionssichere Ablage sämtlicher Verträge

Digitale Reklamationsakte

Gehen Sie auf die Bedürfnisse und Beschwerden Ihrer Kunden ein
Behalten Sie Informationen zu einer Reklamation in E-Mails, Dokumenten und Bildern stets im Blick

Aus unserem Blog

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Entdecken Sie die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Akten von d.velop und erfahren Sie, wie Sie die Verwaltung Ihrer Dokumente optimieren können.

Der Experte in der Verwaltung ist codia Software GmbH, ein Tochterunternehmen der d.velop. codia ist in den kommunalen Anwendungsbereichen DMS, elektronische Archivierung, Vorgangsbearbeitung und eGovernment spezialisiert. In mehr als 15 Jahren ist die codia Software GmbH, mit inzwischen mehr als 300 Kunden im Bereich der öffentlichen Verwaltungen sowie Hochschulen, zu einem Spezialisten für den gesamten ECM-Bereich herangewachsen.

Haben Sie noch Fragen?

Gerne beraten wir Sie rund um das Thema „elektronische Akte“. Treten Sie mit uns in Dialog, wir freuen uns auf Sie!

Häufig gestellte Fragen zur elektronischen Akte

Was ist eine elektronische Akte?

Eine elektronische Akte fasst digitale Dokumente thematisch und fachlich sinnvoll zusammen. Das digitale Dokument lässt sich beliebig vielen Akten zuordnen, ohne physisch mehrfach zu existieren. Ihr Vorteil: mehr Platz, schnelle Suche und kein unnötiges Kopieren.

Was gehört in eine digitale Personalakte?

In die digitale Personalakte gehören alle für das Arbeitsverhältnis relevanten Daten. Welche Dokumente in die elektronische Personalakte aufgenommen werden, ist nicht gesetzlich vorgeschrieben, sondern bestimmt der Arbeitgeber. Relevante Dokumente können sein:
– Bewerbungsunterlagen
– Arbeitsvertrag
– Angaben zur Sozialversicherung
– Berichte über Werksunfälle
– Krankheitsbescheide
– Kündigungsschreiben und Arbeitszeugnis

Was ist eine Hybridakte?

Eine Hybridakte ist eine Kombination aus Dokumenten in digitaler und in Papierform. Sie kommt in Fällen zum Einsatz, in denen rechtlichen, wirtschaftlichen oder technischen Gründen nicht auf Papier verzichtet werden kann. Die Hybridakte wird durch einen digitalen Aktenplan ermöglicht.