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eAkte – elektronische Akten für die öffentliche Verwaltung 

Beschleunigen, vereinfachen und optimieren Sie die Verwaltung von Informationen mit der eAkte von d.velop!

  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv
  • Bessere Bürgerauskunft
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Workflow der digitalen Aktenführung

Die elektronische Akte in der öffentlichen Verwaltung

Elektronische Akten verschaffen Platz und senken Ihre Kosten. Wie? Indem Sie Ihr Papierarchiv digitalisieren. Sie sind nicht in der öffentlichen Verwaltung tätig? Dann finden Sie Informationen zu digitalen Akten hier.

Der Einsatz der elektronischen Akte in der öffentlichen Verwaltung

Das Prinzip der elektronischen Akte

eAkten von d.velop sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung. Sie basieren auf einem Dokumentenmanagement. Das Prinzip hinter der eAkte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen oder die von dieser erzeugt werden, werden entweder direkt (bei E-Mails oder bei elektronisch erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Elektronische Akten können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Sachbearbeiters verfügbar. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige e-Akte und den passenden Vorgang im Aktenplan einsortiert.

Die Vorteile
der elektronischen Akte

  • Nahtlose Integration in Fachverfahren
  • Schnelle Recherche
  • Bessere Bürgerauskunft
  • Standortübergreifend und medienbruchfrei arbeiten
  • Automatische Ablage im digitalen Archiv
  • Wichtige Eckdaten auf virtuellem Aktendeckel sichtbar
Die e-Akte für die öffentliche Verwaltung live erleben

Webinar:
eAkte mit d.velop documents – Prozessdigitalisierung in der öffentlichen Verwaltung

Lernen Sie in dieser Vorstellung die zahlreichen Vorteile und praktischen Funktionen der eAkte für die öffentliche Verwaltung kennen.

Digitale Akten stellen den perfekten Start in die Digitalisierung dar: Sie lösen Ihr Papierarchiv ab, entlasten Ihre Mitarbeitenden und sind die Basis für die Digitalisierung von allen dokumentenbasierten Prozessen in der Behörde. Erfahren Sie jetzt, warum sich die Einführung einer digitalen eAkte für Ihre Organisation lohnt.

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eAkten sind viel sicherer als der Aktenschrank

Die Arbeit mit eAkten ist nicht nur schneller und bequemer, sondern auch wesentlich sicherer als der Umgang mit Ausdrucken in dicken Ordnern. Denn diese können lediglich in einem abschließbaren Aktenschrank vor unerlaubtem Zugriff geschützt werden.

TR-ESOR- und TR-RESISCAN-konform

Das digitale Archiv in den d.velop-Systemen unterstützt dabei selbstverständlich die Anforderung des EGovG an eine rechtskonforme Langzeitarchivierung von Dokumenten. Und die Richtlinien der TR-ESOR zur Beweiswerterhaltung elektronisch signierter Dokumente werden eingehalten.

Standortübergreifender Zugriff auf alle Akten

Die eAkte baut auf der digitalen Aktenführung von d.velop auf. Dadurch können Sie bequem von überall aus Ihr digitales Aktenarchiv einsehen und bearbeiten. Ganz egal ob mit dem Smartphone, Tablet oder Laptop.

Auf Knopfdruck lassen sich neue Akten in dem etablierten Aktenplan erstellen.

eAkten bauen sich anhand Ihres gewohnten Aktenplans auf

Die Struktur der elektronischen Akten von d.velop legt der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan fest. Sie enthält damit alle notwendigen Unterlagen, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren.

Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleiben mit eAkten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet dank der eAkte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Bild: Auf Knopfdruck lassen sich neue Akten in dem etablierten Aktenplan erstellen.

Setzen Sie das E-Government-Gesetz einfach um

Mit der eAkte von d.velop einfach auf eine elektronische Aktenführung umstellen

Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden im Rahmen der “Digitalen Verwaltung 2020” spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und erleichtert die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter. Beenden Sie das Projekt eAkte nicht mit der Einführung! Oftmals lassen sich noch viele Optimierungspotenziale ausmachen und weitere lästige Medienbrüche vermeiden.

Wir helfen Ihnen dabei. Aus zahlreichen Projekten in der öffentlichen Verwaltung verfügen unsere Mitarbeiter über umfangreiche Erfahrungen bei der Umstellung bislang analoger Abläufe auf medienbruchfreie, digitale Prozesse.

Gerne analysieren wir Ihre Prozesse rund um die elektronische Akte und ermitteln weitere Digitalisierungspotenziale. Mit der eAkte und weiteren effizienten d.velop Lösungen zur Umsetzung des E-Government-Gesetzes.

Mehr zur Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung in unserem d.velop Blog

Wie das E-Rechnungsgesetz (nicht nur) die öffentliche Verwaltung auf den Kopf stellt

d.velop Blog

Deutschlands Behörden müssen sich auf den Empfang und Versand von elektronischen Rechnungen einstellen. Dafür sorgt das E-Rechnungsgesetz (Bundesgesetzblatt). Im November 2018 ist es in Kraft getreten. Aber was steckt hinter dem Gesetz und wirkt sich das Gesetz ausschließlich auf die öffentliche Verwaltung aus?

Autorin: Annika Dölle

Haben Sie noch Fragen?

Gerne besprechen wir mit Ihnen die vielfältigen Einsatzmöglichkeiten der elektronischen Akten von d.velop. Füllen Sie dafür das Formular ganz unverbindlich aus.