Maschinenringe Deutschland – Mobiles Büro auf dem Traktor

Maschinenringe Deutschland schafft das digitale Büro für Landwirte

Maschinenringe Deutschland baut wesentlich auf die Werte Gemeinschaft und Innovation. 1950 hat ein Landwirt rund zehn Personen ernährt. Heute sind es bereits über 130. Bauern sollen es allen recht machen: hohe Mengen produzieren, am besten Bio, und bitte recht günstig bleiben. Dabei müssen sie immer länger am Schreibtisch sitzen, um die Bürokratie, die Nachweispflichten und Auflagen in ihren Betrieben zu bewältigen. Das hat eine Umfrage des Deutschen Bauernverbandes ergeben.

„Zum Beispiel muss jede Medikamentengabe dokumentiert werden“, beschreibt Charlotte Stricker, Agraringenieurin mit eigenem Hof und Produktmanagerin beim Maschinenring Deutschland. „Tiere müssen gemeldet, Belege lange aufbewahrt werden. Maßnahmen auf dem Acker sind zu dokumentieren, etwa, wie das Feld gedüngt wird, egal, ob mit Pferdemist oder Kuhmist.“

Gerade im Sommer, wenn sowieso schon viel zu tun ist, sorgt die Bürokratie für weitere Arbeitsspitzen. Die besondere Schwierigkeit: Landwirte dürfen nicht einfach ein x-beliebiges Tool aus dem Internet für ihre Bürotätigkeit einsetzen, das mit ein paar Klicks zu finden ist. Stricker: „Viele Lösungen sind untauglich, denn dem stehen die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern entgegen, den GoBD.“

Für Landwirte ist es auch heute noch Usus, Papier-Dokumente zu bearbeiten, abzuheften, aufzubewahren und auch von Lieferanten oder Partnern Papier zu verlangen. Das galt lange auch für den Hof von Charlotte Stricker, auf dem ganz klassisch mit Papier und Stift dokumentiert wurde. Inklusive hoher und breiter Regale für jede Menge Ordner, nach Jahren und Tätigkeiten sortiert.

Landwirte sind gerne draußen, sie haben den Beruf gewählt, weil sie in der Natur mit der Natur arbeiten wollen. Das Büro ist das notwendige Übel. Daher war es unsere Idee, ein digitales Büro zu schaffen, das praxistauglich ist und einfach auf dem Smartphone funktioniert.

Charlotte Stricker, Agraringenieurin beim Maschinenring Deutschland

Auf der Suche nach dem Ordner mit den Maschinen-Dokumenten

Doch die Arbeit mit Papier und Stift wird besonders dann zum Ärgernis, wenn klar ist, dass es eigentlich auch viel einfacher und leichter geht. Elektronische Dokumente sind naturgemäß leichter zu bearbeiten und zu teilen. Das Hantieren mit Papier ist oft hinderlicher, als die Büroarbeit heutzutage eigentlich noch sein müsste. Beispiel: die Maschinenakte. Stricker: „Dadurch, dass mehrere Personen oder Familien eine Maschine nutzen, ist der Ordner mit den Dokumenten meistens nie da, wo er gerade gebraucht wird.“

So wie der Ordner mit den Papieren für die Großmaschine bieten sich im Agrarbereich viele Dokumente für die Digitalisierung an. Ein weiteres Beispiel: die Berechnungen der Nährstoffbilanz. Das ist eine Anforderung der Düngeverordnung. Die lokalen Maschinenringe bieten Landwirten, die Mitglied in einem Maschinenring sind, an, diese Nährstoffbilanz zu erstellen. „Oft geben wir diese dann immer noch postalisch an den Landwirt weiter“, beschreibt Stricker.

Einer der Gründe, aus denen Unterlagen wie Nährstoffbilanzen noch auf Papier an die Landwirte gehen: nur wenige arbeiten bereits mit digitalen Werkzeugen, die die rechtlichen Anforderungen erfüllen. Zum Beispiel müssen alle Dokumente in der Form archiviert werden, in der sie auch eingegangen sind. Zudem müssen Dokumente wie Rechnungen oder Lieferscheine revisionssicher, also unveränderbar, digital archiviert werden.

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Digitale Postzustellung

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Digitales Büro, das praxistauglich auf dem Smartphone funktioniert bei Maschinenringe

Charlotte Stricker: „Daher war es unsere Idee bei der Maschinenringe Deutschland GmbH, ein digitales Büro zu schaffen, das praxistauglich ist und einfach auf dem Smartphone funktioniert.“ Die Maschinenringe Deutschland GmbH ist die gewerbliche Tochter des Bundesverbandes der Maschinenringe. In einem Maschinenring schließen sich Landwirte zusammen, um unter anderem große Maschinen gemeinsam zu nutzen. Die GmbH schließt deutschlandweit Verträge mit Lieferanten und Großkunden, um die Mitgliederbetriebe zu unterstützen.

Und so machte sich die GmbH an die Arbeit, einen Partner zu finden, um ein digitales Büro für Landwirte zu ermöglichen. Die Suche nach einem passenden Partner war zunächst nicht leicht: „Viele Systeme waren einfach zu viel des Guten“, sagt Stricker, „wir wollten aber ein einfaches Produkt. Daher haben wir uns für die d.velop AG entschieden, die d.velop war offen für Anpassungen.“

Bei der Zusammenarbeit kam ein digitales Büro für Landwirte heraus: „d.velop dialogue“. Mit diesem System können Landwirte ihre Papier-Dokumente digitalisieren und in ihnen suchen, wie bei einer Google-Suche. „Wenn ich neue Dokumente bekomme“, beschreibt Stricker, „fotografiere ich sie mit dem Handy und lege sie in passende Ordner. Das spart das Abheften, und nichts kann mehr verloren gehen.“

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Digitaler Posteingang ohne Installation

d.velop dialogue funktioniert wie ein digitales Archiv, in dem Landwirte Dokumente revisionssicher und GoBD-konform ablegen, archivieren und mit anderen Personen teilen können. Es ist von unterwegs bedienbar, also nicht nur per PC, sondern auch per Tablet oder Smartphone vom Traktor aus, wenn es sein muss. „d.velop dialogue kann auch als digitale Postzustellung funktionieren“, erklärt Leonie Schlüter, Product Manager bei der d.velop AG. Dokumente, die von den Maschinenringen aktuell noch per Post an den Landwirt zugestellt werden, können digital und rechtssicher in das Archiv zugestellt und langfristig gespeichert werden. Dadurch liegen Rechnungen, Lieferscheine usw. nicht nur sofort digital vor, es entfällt sogar die manuelle Archivierung. Die Belege werden direkt in einem dafür vorgesehenen Ordner revisionssicher und GoBD-konform gespeichert.

Die Software läuft in der Cloud, Landwirte müssen nichts umständlich installieren. „Der Vorteil ist, dass die Anwendung sehr einfach ist“, sagt Schlüter, „sie ist als MeinBüro direkt in das bekannte online Portal vom Maschinenring integriert und von unterwegs erreichbar. So spart man Zeit und die Bürotätigkeiten können dort erledigt werden, wo sie anfallen.“ Nach einer ersten Testphase ist d.velop dialogue nun verfügbar. Die d.velop AG stellt die Software im Auftrag der Maschinenringe Deutschland GmbH bereit. Interessierten Landwirten wird das persönliche Archiv mit einem Onlinezugang zur Verfügung gestellt.

Dokumente mit wenigen Klicks finden

Dokumente wiederzufinden ist für Charlotte Stricker mit MeinBüro viel leichter geworden. Alle Dokumente werden nun an einer Stelle gespeichert. Neben einer Google-ähnlichen Suche können die hochgeladenen Dokumente auch mit weiteren Dokumenteneigenschaften beschrieben werden. Beim Suchen können zum Beispiel alle Saatgut-Rechnungen aus 2019 angezeigt werden. „In der Vergangenheit haben wir die Papiere nach Jahren geordnet und mussten dann auf der Suche nach Details alles durchsuchen, heute können wir die Dokumente durch die Suche im Dokumenteninhalt und in den individuell beschriebenen Eigenschaften viel schneller finden.“

Mit wenigen Klicks hat der Landwirt die Möglichkeit, beispielsweise mit seiner Familie, den Mitarbeitern, dem Tierarzt oder sogar dem Steuerberater Ordner oder einzelne Dokumente zu teilen. So können auch andere Personen einfach, ebenfalls von unterwegs, auf die Dokumente zugreifen. Für die Mitarbeiter ist vor allem die elektronische Suche nach Unterlagen eine Arbeitserleichterung. Praxisbezogen kann bei der Medikamentenvergabe über das Abfotografieren der Dokumentation im gleichen Moment der Tierarzt oder Mitarbeiter darauf zugreifen und alle werden über das neue Dokument benachrichtigt.

Wir haben weniger Arbeit mit Papierkram, und mit d.velop dialogue können wir auch ganz allgemein am digitalen Fortschritt teilhaben. Für unser Büro hat das auch den Vorteil, dass manche manuellen Arbeitsschritte so wegfallen. Es verbessert auch die Arbeit mit dem Steuerberater, mit dem ich zum Beispiel ganze Ordner teilen kann, ohne langwierig Dateien zusammensuchen und per Mail senden zu müssen

Charlotte Stricker
Agraringenieurin mit eigenem Hof und Produktmanagerin bei der Maschinenringe Deutschland GmbH

Revisionssichere, GoBD-konforme Archivierung

Ein weiterer großer Pluspunkt von d.velop dialogue: „Das System deckt die Revisionssicherheit ab und speichert Unterlagen unveränderbar ab, konform mit den GoBD. Das heißt: Wir können nun eingehende digitale Unterlagen mit wenigen Klicks digital archivieren.“ d.velop dialogue erfüllt zudem die Anforderungen an die Cross Compliance, ein entscheidender Punkt in der Dokumentationspflicht. Das betrifft nicht nur Rechnungen oder Lieferscheine, sondern auch viele weitere Dokumente, etwa Handbücher, Prüfprotokolle, Notizen über Arbeiten auf dem Feld, Dokumentationen über Pflanzenschutzmaßnahmen oder von tierärztlichen Handlungen. Bekommt ein Landwirt ein elektronisches Dokument, muss er sich über die rechtssichere Archivierung mit d.velop dialogue keine Gedanken mehr machen.

Strickers Fazit: „Wir habe weniger Arbeit mit Papierkram, und mit d.velop dialogue können wir auch ganz allgemein am digitalen Fortschritt teilhaben. Für unser Büro hat das auch den Vorteil, dass manche manuellen Arbeitsschritte so wegfallen. Es verbessert auch die Arbeit mit dem Steuerberater, mit dem ich zum Beispiel ganze Ordner teilen kann, ohne langwierige Dateien zusammensuchen und per Mail senden zu müssen.“

Digitales Büro für Landwirte bei Maschinenringe

Die Maschinenringe Deutschland GmbH setzt auf d.velop zur nahtlosen Kommunikation mit seinen Mitgliedern deutschlandweit: Die Landwirte erhalten ein d.velop documents light Konto im Branding von Maschinenringe zur revisionssicheren Verwaltung Ihrer steuerrelevanten Dokumente. Gleichzeitig können Dokumente mit dem Maschinenring synchronisiert werden und der Maschinenring kann per d.velop post und API-Anbindung Dokumente an die Mitglieder zustellen.